بسمه تعالی تاریخ 1395/11/04 شماره 95001/2932 دفتر اسناد رسمی شماره … در اجرای شق ۲ ماده ۶۶ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، اینک موضوعاتی که در کمیسیون وحدت رویه مطرح و منجر به اظهار نظر گردیده و به موجب نامه شماره ۹۵ / ۲۰۷۵۳۸ – ۱۰ / ۱۲ / 95 اداره کل دفتر حقوقی و امور مجلس مورد تایید معاونین و مشاورین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور قرار گرفته و یا منصرف از نظر کمیسیون منجر به اظهارنظر گردیده است جهت اطلاع و رعایت مفاد آن ذیلاً ابلاغ می شود. بحث و بررسی لازم بعمل آمد و بدین شرح اظهارنظر گردید: بحث و بررسی لازم بعمل آمد و بدین شرح اظهارنظر گردید: محمد عظیمیان – نایب رئیس کانون سردفتران و دفتریاران(1) در خصوص سوال:
با توجه به رویه های مختلف دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت اسناد و املاک، اعلام نمایید آیا قید حدود اربعه در تنظیم اسناد ضروری است یا با ارجاع به مفاد صورتمجلس تفکیکی می توان سند تنظیم نمود؟
با توجه به این که در موقع تنظيم سند رسمی حدود اربعه ملک از سامانه املاک فراخوانی و در بنچاق درج می شود بنابراین درج حدود اربعه در دفاتر دست نویس سردفتر ضرورتی ندارد
(2) در خصوص سوال
نظر به این که به موجب ماده ۱۲ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی از فتوکپی اوراق گواهی امضا شده به هزینه متقاضی فتوکپی تهیه و نگهداری می گردد. با توجه به مقررات جدید ثبت آنی و وجود دستگاه اسکنر در دفاتر و همچنین دستورالعمل مربوط به امکان اسکن اوراق در دفاتر ازدواج و طلاق و سپس امحاء آن ها اعلام فرمائید آیا می توان به جای تهیه و نگهداری فتوکپی نسبت به اسکن اوراق گواهی امضا شده اقدام و سپس مبادرت به امحاء آن ها نمود؟
نظر به این که عبارت (رونوشت، فتوکپی) در ماده ۱۲ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ طریقت داشته و در حال حاضر با وجود اسكنر و امکان اسکن اوراق، مراد قانونگذار محقق گردیده و با توجه به بند ب ماده ۴۸ قانون برنامه پنجم توسعه کشور دایر بر اعتبار اسناد الکترونیکی و جایگزینی روش های بایگانی مکانیزه و اعتبار یکسان فتوکپی و اسکن، نگهداری اوراق گواهی امضاء در اسکنر و امحاء اورال سنتی مغایرتی با مقررات ندارد
