آیا تحویل نسخه PDF گواهی امضا به ارباب رجوع مجاز است؟

نگهداری نسخه PDF گواهی امضا در دفترخانه: الزامات و محدودیت‌ها

احتراماً باستحضار می‌رساند، برابر ماده ۱۰ شیوه‌نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضا دفاتر اسناد رسمی «سردفتر موظف است نسخه پی دی اف گواهی امضاهایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید»، در حال حاضر شرکت‌هایی نظر مدیران خودرو، شرکت برق و غیره بعد از انجام گواهی امضا، ارباب رجوع را به دفترخانه بازگردانده و تقاضای نسخه pdf بایگانی دفاتر را می‌نمایند و بعضاً همکاران نیز تمکین نموده و نسخه را تحویل اشخاص می‌دهند.

لذا خواهشمند است راهنمایی و اظهار نظر بفرمائید که آیا با توجه به شیوه‌نامه مربوطه، تحویل نسخه pdf بایگانی به ارباب رجوع مجاز می‌باشد یا خیر؟

سوال دفترخانه اسناد رسمی 203 کرج از اداره ثبت اسناد و املاک استان البرز | شماره: ١٤٠٣٨٥٦٥٠٢٠٤٠٠٠٠٥٦ | مورخ: ۱٤۰۳/۰۲/۲۹

احتراماً عطف به نامه شماره: ۱۴۰۳۸۵۶۵۰۲۰۴۰۰۰۰56 مورخ: ۱۴۰۳/۰۲/۲۹ به پیوست تصویر نامه ۱۴۰۳/۴۳۶۵۴ مورخ ۱۴۰۳/۳/۹ مدیر کل محترم امور اسناد سازمان ثبت جهت اطلاع ارسال می‌گردد.

پاسخ مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان البرز به سوال دفترخانه اسناد رسمی 203 کرج | شماره: ١٤٠٣٨٥٦٣١۰۰۰۰۰۱۲۲۳ | مورخ: ۱٤۰۳/۰۳/۱۲

پیوست

بازگشت به نامه شماره ۰۳/۱۰/۳۳۴۴ – ۱۴۰۳/۲/۳۱ اشعار می‌دارد:

ماده ۱۰ شیوه‌نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء صرفا تصریح به ذخیره و نگهداری نسخه pdf گواهی امضاهای الکترونیکی ثبت شده را در دفترخانه دارد.
به عبارتی، نسخه مورد بحث را مختص به دفترخانه مربوطه دانسته است.

سید عبد العزيز الیاسي، مدیر کل امور اسناد و سردفتران | شماره: 1403/23652 | مورخ: 1403/03/09

پانوشت

ماده ۱۰ شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء: سردفتر مکلف است نسخه Pdf گواهی امضاء‌هایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید.