سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طی بخشنامه‌ای مهم و فوری به شماره ۱۴۰۴/۶۵۱۷۷ مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۱۷، مجموعه‌ای از تدابیر و وظایف الزامی برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در «شرایط جنگی» و بحرانی را ابلاغ کرد. این دستورالعمل که در راستای نامه بازرسی کل کشور صادر شده، شامل محدودیت در تنظیم برخی اسناد برای اتباع بیگانه، تکلیف به گزارش معاملات مشکوک، مدیریت مراجعین، و حفاظت فیزیکی و اطلاعاتی از اسناد و اماکن است.
تدابیر امنیتی و وظایف دفاتر اسناد رسمی در شرایط جنگی
وظایف جدید دفاتر اسناد رسمی در شرایط بحرانی
مقدمه: دفاتر اسناد رسمی به عنوان یکی از مهم‌ترین مراکز ارائه خدمات عمومی و حقوقی، همواره نقشی فراتر از یک واحد اداری صرف داشته‌اند. در شرایط خاص، بحرانی و به تعبیر بخشنامه اخیر، «شرایط جنگی»، این نقش ابعاد امنیتی و حفاظتی نیز پیدا می‌کند. با توجه به اهمیت حفظ امنیت ملی و جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در اقدامی پیشگیرانه و در راستای اجرای نامه محرمانه بازرسی کل کشور، دستورالعملی جامع را به کلیه دفاتر ابلاغ نموده است که عمل به آن برای تمامی سردفتران الزامی است. این مطلب به بررسی دقیق مفاد این بخشنامه و وظایف جدید دفاتر در این شرایط می‌پردازد.
زمینه صدور بخشنامه: لزوم اتخاذ تدابیر در شرایط بحرانی
این بخشنامه به دنبال نامه محرمانه شماره ۱۲۴۳۲۴ مورخ ۱۴۰۴/۳/۲۸ از سوی معاونت نظارت و بازرسی امور سیاسی و قضائی بازرسی کل کشور صادر شده است. هدف اصلی آن، اتخاذ تدابیر پیشگیرانه و ضروری توسط سردفتران اسناد رسمی، ازدواج و طلاق برای مقابله با تهدیدات احتمالی در شرایط خاص و بحرانی است. این دستورالعمل‌ها مجموعه‌ای از اقدامات کنترلی، نظارتی و حفاظتی را در بر می‌گیرد.
محدودیت‌های مربوط به تنظیم اسناد
بخشنامه دو محدودیت و تکلیف مهم را در حوزه تنظیم اسناد مشخص کرده است:
۱. اسناد خودرو برای اتباع بیگانه
دفاتر اسناد رسمی مکلف شده‌اند از تنظیم سند «وکالت کاری» یا «تعویض پلاک» برای خودروهای **وانت و کامیونت** به نام اتباع بیگانه، در صورتی که مدارک آن‌ها مشکوک باشد یا فاقد مدارک هویتی معتبر باشند، خودداری نمایند. همچنین، این موارد باید فوراً به مراجع انتظامی و امنیتی منعکس گردد.
۲. گزارش معاملات تجهیزات حساس
سردفتران موظفند مراتب ثبت اسناد مربوط به «صلح، خرید یا فروش عمده» تجهیزات پهپادی، نظامی، الکترونیکی و شیمیائی مشکوک را که در دفترخانه آن‌ها انجام می‌شود، به مراجع امنیتی و انتظامی گزارش دهند.
مدیریت مراجعین و مراسم در دفاتر
در زمینه مدیریت حضور افراد در دفاتر نیز دو دستورالعمل مهم صادر شده است:
۱. کنترل ازدحام در دفاتر اسناد رسمی
دفاتر باید به نحو جدی موضوع کنترل جمعیت را مدیریت کرده و به مراجعین تذکرات لازم را مبنی بر عدم پذیرش افراد فاقد سمت در سند و پرهیز از ازدحام در شرایط فعلی، ارائه دهند.
۲. محدودیت حضور در مراسم ثبت ازدواج
به جهت احتمال بروز خطر در شرایط بحرانی، سردفتران ازدواج مکلف شده‌اند برای اجرای صیغه و ثبت نکاح در محل دفترخانه، حضور افراد را به بستگان درجه ۱ و ۲ طرفین محدود نمایند.
هوشیاری امنیتی و حفاظت از اطلاعات
دو تکلیف مهم نیز در زمینه هوشیاری و حفاظت از داده‌ها بر عهده دفاتر گذاشته شده است:
۱. گزارش ترددهای مشکوک
هرگونه تردد مشکوک در اطراف دفترخانه باید به موقع و سریع به نزدیکترین واحد پلیس گزارش شود.
۲. حفظ محرمانگی اسناد اشخاص مهم
سردفتران باید از ارائه اطلاعات مندرج در اسناد تنظیمی مربوط به رجال سیاسی و مهم کشور به اشخاص فاقد صلاحیت، اکیداً خودداری کنند.
ایمنی فیزیکی و حفاظت از اسناد و سوابق
این بخشنامه با استناد به ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، مسئولیت سردفتر در رعایت و به‌کارگیری دستورالعمل‌های نهادهای امنیتی و دفاعی در زمان جنگ را یادآوری کرده و بر دو نکته تأکید می‌کند:
- رعایت دستورالعمل‌های ایمنی: اجرای دستورالعمل‌های مربوط به امنیت و ایمنی فضای فیزیکی واحدهای خدمات‌رسان الزامی است.
- نگهداری اسناد و امهار در گاوصندوق: اسناد طبقه‌بندی شده، توکن، اوراق مهم و مهرهای دفترخانه باید الزاماً در محفظه امن (گاوصندوق) نگهداری شوند.
دستورالعمل در صورت تخریب دفترخانه
بخشنامه برای شرایطی که دفترخانه بر اثر حادثه تخریب شود نیز راهکار مشخصی ارائه داده است: در این صورت، رؤسای ادارات ثبت مکلف هستند با حضور نماینده حفاظت اداره کل، صورتجلسه‌ای تنظیم کرده و بقا یا از بین رفتن دفاتر، اسناد و سوابق بایگانی را گواهی نمایند. سپس برای جلوگیری از وقفه در خدمت‌رسانی، باید با قید فوریت یک «کفیل» برای دفترخانه تعیین کرده تا با تحویل سوابق برجای مانده، دفترخانه را در محل جدید مستقر نماید.
نظارت بر حسن اجرا
مسئولیت نظارت بر اجرای دقیق مفاد این بخشنامه مهم بر عهده مدیران کل استانها، رؤسای واحدهای ثبتی و واحدهای بازرسی مربوطه گذاشته شده است.
متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۶۵۱۷۷
به: مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها
موضوع: اتخاذ تدابیر لازم در شرایط جنگی از طرف سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق
شماره: ۱۴۰۴/۶۵۱۷۷
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۴/۱۷
پیوست: نداردبا سلام و احترام،
در اجرای قسمت اخیر نامه محرمانه شماره ۱۲۴۳۲۴ مورخ ۱۴۰۴/۳/۲۸ معاون محترم نظارت و بازرسی امور سیاسی و قضائی بازرسی کل کشور، اتخاذ تدابیر لازم در شرایط فعلی از طرف سردفتران اسناد رسمی، ازدواج و طلاق در دفاتر تحت تصدی، الزامی می‌باشد:
- از تنظیم سند وکالت کاری یا تعویض پلاک به نام اتباع نسبت به خودرو وانت و کامیونت با مدارک مشکوک (قبل از احراز اصالت) یا مربوط به اتباع بیگانه فاقد مدارک هویتی معتبر خودداری نمایند و موضوع را به مراجع انتظامی و امنیتی منعکس نمایند.
- سردفتران اسناد رسمی مکلف به گزارش مراتب ثبت اسناد مربوط به صلح، خرید یا فروش عمده تجهیزات پهپادی، نظامی، الکترونیکی و شیمیائی مشکوک در دفتر تحت تصدی خود به مراجع امنیتی و انتظامی هستند.
- دفاتر اسناد رسمی در خصوص عدم پذیرش افراد فاقد سمت در سند و پرهیز از ازدحام در شرایط فعلی، تذکرات لازم را به مراجعین داده و موضوع را به نحو جدی مدیریت نمایند.
- سردفتران رسمی ثبت ازدواج به جهت احتمال بروز خطر در شرایط بحرانی، مکلفند برای اجرای صیغه و ثبت نکاح در محل دفترخانه جز با حضور بستگان درجه ۱ و ۲ طرفین، محدودیت قائل شوند.
- گزارش به موقع و سریع ترددهای مشکوک در دفترخانه به نزدیکترین واحد پلیس.
- عدم ارائه اطلاعات مندرج در اسناد تنظیمی مربوط به رجال سیاسی و مهم کشور به اشخاص فاقد صلاحیت.
- با توجه به ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و مسئولیت سردفتر، رعایت و بکارگیری دستورالعمل‌های اعلامی از نهادهای امنیتی و دفاعی کشور در زمان جنگ در مورد امنیت و ایمنی فضای واحدهای خدمات‌رسان الزامی است.
- اسناد طبقه‌بندی شده، توکن، اوراق مهم و امهار دفترخانه در محفظه (گاوصندوق) نگهداری شود.
- چنانچه بر اثر حادثه تمام یا قسمتی از محل دفترخانه تخریب گردد، رؤسای ادارات ثبت مکلف هستند با حضور نماینده حفاظت اداره کل ضمن تنظیم صورتجلسه، بقا یا از بین رفتن دفاتر ثبت اسناد و مستندات بایگانی و… را گواهی و به جهت عدم وقفه در خدمت‌رسانی با قید فوریت کفیلی برای دفترخانه تا استقرار دفترخانه در محل جدید (با تحویل دفاتر و سوابق برجای مانده) تعیین نمایند.
- نظارت بر حسن اجرای این بخشنامه بر عهده مدیران محترم، رؤسای واحدهای ثبتی و واحد بازرسی مربوطه است.
سعادتیان
(معاون) امور اسنادرونوشت:
– جناب آقای دکتر بابائی معاون محترم رئیس قوه قضائیه و ریاست عالی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت مزید استحضار.
– جناب آقای بلندیان معاون محترم نظارت و بازرسی امور سیاسی و قضائی بازرسی کل کشور بازگشت به نامه صدرالذکر جهت استحضار.
– جناب آقای کارگر مدیر کل محترم دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی جهت آگاهی و اقدام لازم.
– جناب آقای خندانی رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران جهت آگاهی و اقدام لازم.شناسه نامه: ۷۵۹۳۳۲۲
www.ssaa.ir
نتیجه‌گیری
بخشنامه اخیر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، نشان‌دهنده اهمیت جایگاه دفاتر اسناد رسمی در ساختار امنیت ملی و لزوم آمادگی این واحدها برای ایفای نقش در شرایط بحرانی است. این دستورالعمل‌ها، وظایف سردفتران را از یک مسئولیت صرفاً حقوقی و ثبتی، به یک مسئولیت ترکیبی با ابعاد امنیتی و حفاظتی ارتقا می‌دهد. هوشیاری، دقت در اجرای مقررات، همکاری با نهادهای انتظامی و امنیتی، و حفاظت از اسناد و اطلاعات، تکالیف کلیدی هستند که در این بخشنامه بر عهده جامعه سردفتری گذاشته شده است.
این بخشنامه، مجموعه‌ای از تدابیر و وظایف الزامی امنیتی، حفاظتی و نظارتی را برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق جهت اجرا در «شرایط جنگی» و بحرانی مشخص می‌کند.
بله، دفاتر از تنظیم سند وکالت کاری یا تعویض پلاک برای خودروهای وانت و کامیونت به نام اتباعی که مدارک مشکوک یا فاقد اعتبار دارند، منع شده‌اند و باید موضوع را به مراجع انتظامی و امنیتی گزارش دهند.
سردفتران مکلفند ثبت اسناد مربوط به خرید و فروش عمده و مشکوک تجهیزات پهپادی، نظامی، الکترونیکی و شیمیائی را به مراجع امنیتی و انتظامی گزارش کنند.
بله، در شرایط بحرانی، سردفتران ازدواج مکلفند حضور در مراسم اجرای صیغه و ثبت نکاح در محل دفترخانه را به بستگان درجه ۱ و ۲ طرفین محدود کنند.
رئیس اداره ثبت با حضور نماینده حفاظت، صورتجلسه‌ای از اسناد باقی‌مانده و از بین رفته تهیه می‌کند و برای جلوگیری از وقفه در خدمات، فوراً یک کفیل برای دفترخانه تعیین می‌شود تا با تحویل گرفتن سوابق موجود، فعالیت را در محل جدید ادامه دهد.
سردفتران محترم، اجرای دقیق این دستورالعمل‌ها ضامن امنیت ملی و تداوم ارائه خدمات در شرایط حساس است. نظرات و سوالات خود را در این خصوص با ما و سایر همکاران در بخش نظرات در میان بگذارید.
