سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با صدور بخشنامه‌ای جدید، اجرای طرح حضور و غیاب سردفتران از طریق اخذ اثر انگشت در سامانه ثبت الکترونیک اسناد را به ۱۰ استان دیگر تعمیم داد. این اقدام در راستای اجرای کامل و یکپارچه نظارت بر حضور سردفتران در محل دفترخانه صورت می‌گیرد.
گسترش اجرای طرح حضور و غیاب سردفتران با اثر انگشت در ۱۰ استان جدید (بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۱۴۱۸۲۷)
موضوع: حضور و غیاب سردفتر (متن اصلی بخشنامه ۱۴۰۴/۱۴۱۸۲۷)
آنچه در ادامه می‌خوانید، متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۱۴۱۸۲۷ مورخ ۱۴۰۴/۰۷/۳۰ در خصوص گسترش اجرای طرح حضور و غیاب سردفتران است:
شماره: ۱۴۰۴/۱۴۱۸۲۷
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۷/۳۰
جناب آقای روشنی
مسئول محترم امور دفتر توسعه سامانه ها و خدمات الکترونیک
موضوع: حضور و غیاب سردفتر
با سلام و احترام
عطف به نامه شماره ۱۴۰۴/۱۳۳۳۱۹ – ۱۴۰۴/۷/۲۰ در خصوص حضور و غیاب سران محترم دفاتر اسناد رسمی با اخذ اثر انگشت در ساعاتی از زمان کاری روزانه در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، بدینوسیله استانهای ایلام – بوشهر – خراسان شمالی – خراسان جنوبی – قم – گلستان – لرستان – یزد – مرکزی – هرمزگان نیز جهت اجرای طرح اعلام می گردد.
سید عبدالعزیز الیاسی
مدیر کل امور اسناد و سردفتران
رونوشت:
- جناب آقای سعادتیان معاون محترم امور استاد، جهت استحضار.
- جناب آقای خلوتی مدیرکل محترم حوزه ریاست و امور بین الملل، جهت استحضار.
- جناب آقای آقا جری مدیر کل محترم حفاظت و اطلاعات بازگشت به نامه شماره … جهت استحضار.
- جناب آقای کارگر مدیر کل محترم دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی جهت استحضار و اقدام لازم.
- مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها پیرو نامه شماره ۱۴۰۳/۲۲۵۷۸۷ – ۱۴۰۳/۱۲/۱۲ جهت استحضار و اقدام لازم.
- جناب آقای خندانی ریاست محترم کانون سردفتران و دفتریاران، جهت استحضار.
اطلاعات تکمیلی بخشنامه
| شماره بخشنامه | ۱۴۰۴/۱۴۱۸۲۷ |
| تاریخ صدور | ۱۴۰۴/۰۷/۳۰ |
| موضوع | حضور و غیاب سردفتر (گسترش طرح به ۱۰ استان جدید) |
| فرستنده | مدیر کل امور اسناد و سردفتران (سید عبدالعزیز الیاسی) |
| گیرنده اصلی | مسئول امور دفتر توسعه سامانه ها و خدمات الکترونیک (جناب آقای روشنی) |
| گیرندگان رونوشت | معاونت امور اسناد، حوزه ریاست، حفاظت و اطلاعات، بازرسی، مدیران کل ثبت استانها، کانون سردفتران |
| اشاره به نامه‌های قبلی | ۱۴۰۴/۱۳۳۳۱۹ (۱۴۰۴/۷/۲۰) و ۱۴۰۳/۲۲۵۷۸۷ (۱۴۰۳/۱۲/۱۲) |
تحلیل و بررسی بخشنامه گسترش طرح حضور و غیاب سردفتران
این بخشنامه در ادامه اجرای طرح نظارت الکترونیکی بر حضور و غیاب سران دفاتر اسناد رسمی صادر شده است. بر اساس این دستورالعمل، ۱۰ استان جدید به لیست استان‌هایی اضافه می‌شوند که سردفتران آن‌ها موظفند حضور خود را در ساعات مشخصی از روز کاری از طریق ثبت اثر انگشت در سامانه ثبت الکترونیک اسناد (ثبت آنی) به ثبت برسانند.
کدام استانها به طرح اضافه شدند؟
بر اساس متن بخشنامه، اجرای طرح حضور و غیاب با اثر انگشت در سامانه، علاوه بر استانهای قبلی، در ۱۰ استان زیر نیز الزامی شده است:
- ایلام
- بوشهر
- خراسان شمالی
- خراسان جنوبی
- قم
- گلستان
- لرستان
- یزد
- مرکزی
- هرمزگان
مدیران کل ثبت اسناد و املاک این استانها موظف به اجرای این بخشنامه پیرو نامه‌های قبلی سازمان ثبت هستند.
پیشینه و مبنای قانونی این اقدام
الزام سردفتران به ثبت حضور و غیاب از طریق اثر انگشت، موضوع جدیدی نیست و ریشه در اصلاحات آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی دارد. همانطور که در پست قبلی با عنوان «حضور و غیاب سردفتران با اخذ اثر انگشت» به تفصیل توضیح داده شد، اساس قانونی این اقدام، بخشنامه شماره ۱۴۰۳/۱۵۳۲۹۹ و مهم‌تر از آن، تبصره بند ۷ اصلاحی آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (مصوب ۱۴۰۲) است.
این تبصره به صراحت بیان می‌دارد:
تبصره (الحاقی ۱۴۰۲): سازمان می‌تواند به هر نحو مقتضی، اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه‌های مربوط اعمال نماید.
بنابراین، بخشنامه جدید (۱۴۰۴/۱۴۱۸۲۷) در واقع گامی دیگر در جهت اجرای کامل همین تبصره و بخشنامه‌های پیشین (مانند نامه شماره ۱۴۰۳/۲۲۵۷۸۷) است. این اقدام نشان‌دهنده عزم سازمان ثبت برای نظارت دقیق، الکترونیکی و سیستمی بر حضور فیزیکی سردفتران در محل دفترخانه به منظور تضمین اعتبار و امنیت اسناد تنظیمی و ارائه خدمات مطلوب به مراجعین است.
سردفتران محترم در استانهای ذکر شده باید هماهنگی‌های لازم را جهت اجرای دقیق این بخشنامه به عمل آورند.
