شیوه‌نامه اصلاحی داده‌آمایی دفاتر اسکن‌شده؛ هفت ماده و چهار مرحله
اسکن دفاتر، گام نخست بود؛ داده‌آمایی گام دوم است. شیوه‌نامه اصلاحی تعیین می‌کند چه اقلامی، برای چه اسنادی و با چه اولویتی وارد سامانه شود.
متن اصلی شیوه‌نامه اصلاحی ۱۴۰۵/۷۱۴۰۷
شماره: ۱۴۰۵/۷۱۴۰۷ — تاریخ ۱۴۰۵/۰۵/۰۵
شیوه نامه اصلاحی داده آمایی دفاتر اسکن شده دفترخانه اسناد رسمی
پیرو شیوه نامه شماره ۱۴۰۳/۱۶۱۶۶۹ مورخ ۱۴۰۳/۸/۲۹ در اجرای تبصره ماده ۳۵ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و فراهم آوردن امکان ارائه خدمات تمام الکترونیکی در دفاتر اسناد رسمی داده آمایی اسناد تنظیم شده در دفتر اسناد رسمی بشرح زیر اقدام خواهد شد.
ماده (1) تعاریف و اختصارات : الف – سازمان : سازمان ثبت اسناد و املاک کشور. ب – آئین نامه : آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن . ج – سامانه : سامانه ثبت الکترونیک اسناد. د – دفتر: دفتر اسناد رسمی که به موجب ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران سال ۱۳۵۴ تشکیل می شود. هـ – سردفتر: شخصی است که با رعایت مقررات از طرف رئیس قوه قضائیه برای اداره امور دفترخانه منصوب می شود.
ماده ۲ ( سردفتر مکلف است اقلام اطلاعاتی مشخص شده برای هر نوع سند را با تطبیق مندرجات اسکن دفتر سردفتر در سامانه داده آمایی وارد نماید .
ماده (۳) کلیه اسناد تنظیمی قبل از تاریخ ۹۲/۶/۲۶ بایستی داده آمایی شوند عناوین اصلی عبارتند از : ۱ – قطعی غیر منقول ۲ قطعی منقول ٣ – رهنی ۴ – اجاره ۵ – وصیت نامه ۶ – تقسیم نامه ۷- هبه ۸ – ودیعه ۹ – مشارکت مدنی ۱۰- وقف ۱۱ قرارداد پیش فروش ۱۲ حق انتفاع ۱۳ انواع صلح ( اعم از انتقال پلاک ثبتی ، سرقفلی ، حق کسب و پیشه و تجارت و…) ۱۴ – انواع وکالت ( اعم از کلی با موضوع خاص، تعویض پلاک خودرو – تقویض وکالت ) تبصره – چنانچه سندی در گزینههای موجود در سامانه پیش بینی نشده. از سرفصل ) سایر اسناد ) استفاده گردد .
ماده ۴ – داده آمایی اسناد به شرح زیر است : الف … در تمام اسناد، نام و نام خانوادگی – شماره ملی – اصحاب سند و اشخاص ثالث که سند را امضا نمودند وارد گردد. در صورتی که شماره ملی موجود نباشد. نام پدر و شماره شناسنامه وارد گردد.
ب – استادی که در خصوص ملک باشد پلاک ثبتی (فرعی/ اصلی /بخش ) و اسنادی که خودرو باشد ( نوع مدل / پلاک خودرو وارد گردد.
تبصره – چنانچه هر یک از اقلام مورد نیاز در بند الف و ب در متن سند موجود نباشد ، ورود اطلاعات آن گزینه الزامی نیست.
ماده ۵ – بعد از ورود اقلام اطلاعاتی مورد نظر سردفتر اسناد رسمی صحت داده آمایی را به صورت موردی یا کلی از طریق امضای الکترونیکی خود تصدیق نماید.
تبصره – نظر به اینکه بعد از تایید سردفتر امکان ویرایش و اصلاح اطلاعات وجود نخواهد داشت . در صورت نیاز سردفتر فقط یک مرتبه میتواند اصلاحات مورد نیاز را اعمال نمایند. چنانچه مجدد نیاز به اصلاح باشد پس از کسب مجوز از معاونت امور اسناد اداره کل ثبت استان مربوطه میسر است. اصلاحی اول و دفعات بعدی فقط به عنوان اطلاعات اصلاحی همزمان با اطلاعات اولیه نمایش داده می شود و تمام اطلاعات وارد شده در هیچ مرحله ای قابل حذف، ویرایش و غیره نمی باشد.
ماده ۶ اولویت بندی داده آمایی اسناد تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی بر اساس تعداد اسناد تنظیم شده به شرح ذیل است:
مرحله اول اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۳۹۲/۶/۲۶ الی ۱۳۸۰/۱/۱ به مدت ۱۵ ماه از تاریخ امکان بهره برداری از سامانه داده آمایی و ابلاغ سازمان
مرحله دوم – اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۳۷۹/۱۲/۳۰ الی ۱۳۶۰/۱/۱ یک سال بعد از اتمام مدت مرحله اول
مرحله سوم – اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۳۵۹/۱۲/۳۰ الی ۱۳۴۰/۱/۱ یک سال بعد از اتمام مدت مرحله دوم
مرحله چهارم – اسناد تنظیم شده از تاریخ ۱۱۳۳۹/۱۲/۳۰ به قبل یک سال بعد از اتمام مدت مرحله سوم
ماده ۷- این شیوه نامه در ۷ ماده و ۳ تبصره تنظیم و به تصویب رسید.
حسن بابائی
- جایگاه این شیوه‌نامه و نسبت آن با نسخه ۱۴۰۳
- مبنا: تبصره ماده ۳۵ آیین‌نامه و خدمات تمام‌الکترونیکی
- دامنه زمانی و چهارده عنوان سند
- اقلام اطلاعاتی: چه چیزی وارد می‌شود
- تصدیق با امضای الکترونیکی و قاعده یک‌بار اصلاح
- چهار مرحله اولویت‌بندی و مهلت‌ها
- یک ابهام در متن که باید از منبع رسمی پیگیری شود
- بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
شناسنامه شیوه‌نامه ۱۴۰۵/۷۱۴۰۷
| شاخص | مشخصات بخشنامه |
|---|---|
| موضوع | اصلاح شیوه‌نامه داده‌آمایی اسناد تنظیم‌شده در دفاتر اسناد رسمی بر پایه دفاتر اسکن‌شده، در هفت ماده و سه تبصره |
| شماره | شیوه‌نامه شماره ۱۴۰۵/۷۱۴۰۷ — پیرو شیوه‌نامه شماره ۱۴۰۳/۱۶۱۶۶۹ |
| تاریخ | ۰۵/۰۵/۱۴۰۵ — شیوه‌نامه پیشین: ۲۹/۰۸/۱۴۰۳ |
| از | سازمان ثبت اسناد و املاک کشور — به امضای ریاست سازمان |
| به | دفاتر اسناد رسمی |
دیدگاه محضرچی؛ خوانش ماده‌به‌ماده شیوه‌نامه
جایگاه این شیوه‌نامه و نسبت آن با نسخه ۱۴۰۳
این متن شیوه‌نامه اصلاحی است و خود را «پیرو شیوه‌نامه شماره ۱۴۰۳/۱۶۱۶۶۹ مورخ ۲۹/۰۸/۱۴۰۳» معرفی می‌کند. پس نسخه پیشین، شیوه‌نامه داده‌آمایی دفاتر اسکن‌شده دفترخانه اسناد رسمی، نقطه آغاز است و این متن، صورت اصلاح‌شده همان کار. متن تصریحی به نسخ نسخه پیشین ندارد و من چیزی بر آن نمی‌افزایم؛ در عمل باید هر دو را کنار هم خواند.
مبنا: تبصره ماده ۳۵ آیین‌نامه و خدمات تمام‌الکترونیکی
مستند، تبصره ماده ۳۵ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی است و هدف اعلامی، «فراهم آوردن امکان ارائه خدمات تمام الکترونیکی در دفاتر اسناد رسمی». ماده ۱ نیز تعاریف را می‌بندد و «آیین‌نامه» را آیین‌نامه مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن می‌داند.
منطق پروژه دو گام دارد: نخست دفاتر اسکن می‌شوند تا تصویر موجود باشد؛ سپس داده‌آمایی می‌شود تا تصویر قابل جست‌وجو شود. بدون گام دوم، اسکن یک آرشیو خوانا نیست.
دامنه زمانی و چهارده عنوان سند
ماده ۳ دامنه را تعیین می‌کند: کلیه اسناد تنظیمی پیش از ۲۶/۰۶/۱۳۹۲ باید داده‌آمایی شوند. عناوین اصلی چهارده‌گانه‌اند:
| # | عنوان | # | عنوان |
|---|---|---|---|
| ۱ | قطعی غیرمنقول | ۸ | ودیعه |
| ۲ | قطعی منقول | ۹ | مشارکت مدنی |
| ۳ | رهنی | ۱۰ | وقف |
| ۴ | اجاره | ۱۱ | قرارداد پیش‌فروش |
| ۵ | وصیت‌نامه | ۱۲ | حق انتفاع |
| ۶ | تقسیم‌نامه | ۱۳ | انواع صلح |
| ۷ | هبه | ۱۴ | انواع وکالت |
تبصره همان ماده، درِ خروج را باز گذاشته است: سندی که در گزینههای سامانه پیش‌بینی نشده، زیر سرفصل «سایر اسناد» وارد می‌شود.
اقلام اطلاعاتی: چه چیزی وارد می‌شود
- در همه اسناد: نام و نام خانوادگی و شماره ملی اصحاب سند و اشخاص ثالثی که سند را امضا کرده‌اند. اگر شماره ملی موجود نباشد، نام پدر و شماره شناسنامه.
- در اسناد ملکی: پلاک ثبتی به تفصیل فرعی، اصلی و بخش.
- در اسناد خودرو: نوع، مدل و پلاک خودرو.
تبصره ماده ۴ گره مهمی را می‌گشاید: اگر قلمی از این اقلام در متن سند موجود نباشد، ورود آن الزامی نیست. اسناد دهه‌های گذشته شماره ملی ندارند و بی این تبصره، داده‌آمایی آن‌ها در سامانه بن‌بست می‌شد.
تصدیق با امضای الکترونیکی و قاعده یک‌بار اصلاح
ماده ۵ تصدیق صحت داده‌آمایی را — به صورت موردی یا کلی — با امضای الکترونیکی سردفتر خواسته است. تبصره آن سخت‌گیرانه است و باید با دقت خوانده شود:
- پس از تأیید سردفتر، امکان ویرایش و اصلاح وجود ندارد.
- سردفتر فقط یک مرتبه میتواند اصلاحات لازم را اعمال کند.
- اصلاح بعدی، موکول به کسب مجوز از معاونت امور اسناد اداره کل ثبت استان است.
- اصلاحی اول و دفعات بعدی، تنها به عنوان «اطلاعات اصلاحی» همزمان با اطلاعات اولیه نمایش داده می‌شود.
- هیچ اطلاعاتِ وارد‌شده در هیچ مرحله‌ای قابل حذف یا ویرایش نیست.
نتیجه عملی: سامانه دفتر ورود داده را مانند یک دفتر رسمی می‌بیند — افزودنی هست، پاک‌کردنی نیست. پس کنترل پیش از امضای الکترونیکی، نه یک توصیه، بلکه تنها فرصت است.
چهار مرحله اولویت‌بندی و مهلت‌ها
| مرحله | دامنه اسناد | مهلت |
|---|---|---|
| اول | اسناد میان ۱/۱/۱۳۸۰ و ۲۶/۶/۱۳۹۲ | ۱۵ ماه از تاریخ امکان بهره‌برداری از سامانه و ابلاغ سازمان |
| دوم | اسناد میان ۱/۱/۱۳۶۰ و ۳۰/۱۲/۱۳۷۹ | یک سال پس از پایان مرحله اول |
| سوم | اسناد میان ۱/۱/۱۳۴۰ و ۳۰/۱۲/۱۳۵۹ | یک سال پس از پایان مرحله دوم |
| چهارم | اسناد قدیمی‌تر (به شرح بند بعد) | یک سال پس از پایان مرحله سوم |
نکته‌ای که مهلت‌ها را شکل می‌دهد: مرحله اول از تاریخ امکان بهره‌برداری از سامانه و ابلاغ سازمان آغاز می‌شود، نه از تاریخ خود شیوه‌نامه. پس مبدأ شمارش، یک رویداد بعدی است.
یک ابهام در متن که باید از منبع رسمی پیگیری شود
در متنی که در اختیار ماست، تاریخ مرحله چهارم «۱۱۳۳۹/۱۲/۳۰» درج شده است — عددی با یک رقم اضافه که با ترتیب مراحل نمی‌خواند. از آنجا که تعیین تاریخ درست، حدس زدن است و نه خواندن، در این نوشتار آن را تصحیح نمی‌کنیم: برای تعیین دقیق دامنه مرحله چهارم باید به متن ابلاغی سازمان مراجعه شود.
ماده ۷ نیز اعلام می‌کند که شیوه‌نامه در هفت ماده و سه تبصره تنظیم و تصویب شده است.
بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- شیوه‌نامه داده‌آمایی دفاتر اسکن‌شده دفترخانه اسناد رسمی
- سیر تا پیاز آموزش سیستم جدید ثبت آنی دفاتر اسناد رسمی
- غیرحضوری شدن ۱۲ خدمت کلیدی سازمان ثبت از طریق سامانه کاتب
- درخواست اصلاح سند مالکیت در سامانه کاتب
پرسش‌های متداول درباره داده‌آمایی دفاتر اسکن‌شده
ماده ۳ کلیه اسناد تنظیمی پیش از ۲۶/۰۶/۱۳۹۲ را در دامنه داده‌آمایی آورده و چهارده عنوان اصلی را برشمرده است.
ماده ۴ در آن صورت نام پدر و شماره شناسنامه را جایگزین کرده و تبصره آن، ورود قلمی که در متن سند نیست را الزامی ندانسته است.
تبصره ماده ۵ فقط یک مرتبه اصلاح را به سردفتر داده و اصلاح بعدی را موکول به مجوز معاونت امور اسناد اداره کل ثبت استان کرده است.
خیر؛ متن تصریح کرده که اطلاعات وارد‌شده در هیچ مرحله‌ای قابل حذف یا ویرایش نیست و اصلاحات همزمان با اطلاعات اولیه نمایش داده می‌شود.
تاریخ امکان بهره‌برداری از سامانه داده‌آمایی و ابلاغ سازمان، نه تاریخ خود شیوه‌نامه.
تبصره ماده ۳ استفاده از سرفصل «سایر اسناد» را پیش‌بینی کرده است.
