آموزش دفاتر اسناد رسمی از زبان کانون سردفتران و دفتریاران

آموزش مستمر سران دفاتر اسناد رسمی؛ زمینه ساز توسعه قضایی (مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان زنجان)

چکیده:

اصلی‌ترین هدف برنامه‌های آموزشی کارکنان سازمان‌ها؛ کم کردن میزان اشتباه و خطاهای ناشی از عدم آگاهی در عمل می‌باشد.

هدف اصلی این مقاله بررسی مقایسه‌ای نیاز به آموزش پیش از خدمت و استمرار آن در طول خدمت است.

آموزش پیش از خدمت در بعضی از موارد به عنوان پیش‌شرط جذب نیرو است.

در قوه‌قضائیه به منظور توسعه قضایی، میزان جذب نیرو در مشاغل حقوقی مرتبط نظیر:

• قضاوت
• وکالت
• سردفتری اسناد رسمی

روز به روز افزایش می‌یابد.

آموزش نیرو و استمرار آن در مشاغل وکالت و قضاوت به صورت جدی و مستمر پیگیری می‌شود ولی به امر آموزش در شغل سردفتری توجه چندانی نگردیده است که سعی می‌شود به قدر کفایت در این یادداشت، به ضرورت آموزش پیش از خدمت، ضمن خدمت و استمرار آن برای این شغل خطیر و پرمسؤولیت و آثار و نتایج مثبت ناشی از آن به عنوان زمینه‌ساز توسعه قضایی اشاره شود.

واژگان کلیدی: سردفتر اسناد رسمی، آموزش، توسعه قضایی، سازمان ثبت، کانون سردفتران و دفتریاران

آموزش، یکی از مسایل روز جوامع بشری است و اغلب کشورهای جهان هنوز هم مبالغ هنگفتی از بودجه سالیانه‌شان را به این امر اختصاص می‌دهند.

خوشبختانه در جمهوری اسلامی ایران هم ۱% از بودجه سالیانه وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی در اجرای ماده ۱۵۰ قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی اجتماعی فرهنگی و در اجرای ماده ۱۱ آیین‌نامه اجرای ماده ۵۴۲  و بندهای «د» و «ه» ماده ۱۴۳۳ قانون برنامه چهارم توسعه را به مسأله آموزش اختصاص داده‌اند و سالیانه این درصد از بودجه باید برای آموزش کارکنان هزینه شود. البته، هزینه نیست بلکه اگر دقیق‌تر نظر کنیم یک سرمایه‌گذاری بلندمدت برای ارتقا و تعالی سازمان به شمار خواهد رفت.

طبق دستورالعمل‌های صادره؛ آموزش عمومی و تخصصی برای کلیه کارکنان دولت حداقل ۴۰ ساعت و برای مدیران حداقل ۶۰ ساعت در سال ضروری است.

همچنین سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، – که متولی ارزشیابی دستگاه‌های دولتی در همه موارد و از جمله امر آموزش است – عملکرد آموزشی، دستگاه‌ها را با برگزاری همایش‌های توجیهی و آموزشی و نظام آموزش کارکنان دولت برای مدیران و کارکنان ضروری دانسته است.

به همین دلیل و انگیزه این مرکز بر مبنای آموزش و پژوهش ایجاد شد تا نحوه آموزش و سطح آن و نیز هماهنگی امر آموزش در مراکز دولتی به صورت مرتبط باشد.

مرکز آموزش مدیریت دولتی با هدف آموزش و تربیت مدیران جمهوری اسلامی ایران و فنون وابسته و فراهم آوردن سازگاری مناسب بین تئوری‌های مدیریت و محیط سازمانی و کاربردی نمودن یافته‌های علمی در سال ۱۳۴۸ با برپایی کنفرانس معاونان وزارتخانه‌ها آغاز به کار کرد.

مواردی که در مرکز مذکور برای آموزش به آن اهمیت ویژه‌ای داده می‌شود عبارتند از:

1. عنوان درس
2. اهداف
3. محتوا
4. میزان ساعت
5. مجری
6. و …

که زیر نظر سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور بوده و مورد تأیید است.

مرکز آموزش مدیریت دولتی مستقر در استان‌ها زمینه ایجاد کلاس‌های آموزشی مخصوصاً در بدو ورود و استخدام کارکنان جدید را فراهم آورده و به عنوان آموزش عمومی قبل از آغاز فعالیت و خدمت رسمی آن را اجباری کرده است و اگر چه هزینه مختصری برای این امر بدواً باید توسط مستخدم پرداخت شود اما پس از اخذ گواهی آموزش از مرکز فوق و ارائه به سازمان متبوع، هزینه‌های آن از محل بودجه آموزشی اداره قابل پرداخت خواهد بود.

بنابراین، با توجه به حساسیت و الزام آموزش کارکنان در بدو ورود و یا در طول خدمت جهت گذراندن دوره‌های تخصصی و استمرار آن برای به روز نگه داشتن اطلاعات کارکنان از اهداف مرکز است.

خوشبختانه در تمامی دستگاه‌های دولتی و سازمان‌ها نسبت به ایجاد شعبه یا دایره‌ای زیر عنوان آموزش، پژوهش، تحقیقات و یا در سازمان‌های مرکزی به عنوان مرکز آموزش و پژوهش اقدام شده است و مراکز مذکور مدام امر آموزش کارکنان و نحوه آن در سطح استان‌ها را پیگیری می‌کنند.

مراکز آموزش استانی هم مکلفند با برنامه‌ریزی دقیق و منظم و سالانه نسبت به آموزش عمومی و تخصصی کارکنان به صورت جدی اقدام نمایند.

هرچند که آموزش برای تمامی پست‌های عمومی ـ اداری لازم است و پا به پای دستگاه اجرایی امر آموزش در قوه قضائیه هم مطمح نظر بوده ولی آموزش‌های خاص در پست‌های تخصصی بسیار ضروری به نظر می‌رسد.

نظام آموزش کارکنان در قوه‌قضائیه بر نظریه‌های علمی و برخی الزامات قانونی استوار است. یعنی قانون، به شکل مستقیم یا غیرمستقیم به آموزش در قوه‌قضائیه اشاره داشته است.

برخی از این الزامات قانونی برای آموزش کارکنان قضایی، قانون اساسی سیاست‌های کلی نظام در امور قضایی؛ قانون برنامه سوم توسعه؛ قانون استخدام کشوری؛ قوانین سازمانی قوه‌قضائیه؛ فرامین مقام معظم رهبری؛ مصوبه‌ها و سیاست‌های ابلاغی رئیس قوه‌قضائیه است.

هدف‌های نظام آموزش کارکنان قوه‌قضائیه به شرح زیر تعیین شده است:

1. افزایش کارایی و اثربخشی در ارائه خدمات قضایی و بهبود تعامل با مراجعان.
2. ارتقای سطح کیفی منابع انسانی بخش قضایی کشور از رهگذر افزایش سطح دانش و مهارت کارکنان قوه‌قضائیه.
3. توسعه آگاهی‌های عمومی کارکنان (قضایی و اداری) به منظور افزایش کیفیت خدمات قضایی.
4. توانمندسازی مدیران قضایی در زمینه بهبود وظایف مدیریت.
5. آماده‌سازی کارکنان (قضایی و اداری) برای انتصاب به مشاغل قضایی و ارتقا به رده‌های شغلی بالاتر.
6. رشد فضایل اخلاقی، فرهنگ سازمانی و بهبود روابط انسانی و اسلامی کارکنان قوه‌قضائیه.
7. ایجاد ارتباط شفاف و مشخص میان نظام آموزش کارکنان با سایر نظام‌های استخدامی.

از همین رو، پس از تصدی ریاست فعلی سازمان ثبت در سال ۱۳۸۳ و با تأکید ریاست قوه‌قضائیه، با اصلاحات انجام شده در تشکیلات ستادی سازمان ثبت، در سال ۱۳۸۴ مرکز آموزش و پژوهش، به صورت مستقل مسؤولیت آموزش تخصصی کارکنان ثبت را برعهده گرفت.

در حالی که، قبلاً آموزش در سازمان ثبت زیر مجموعه دفتر بودجه و برنامه‌ریزی فعالیت داشت و فقط اسم آموزش را یدک می‌کشید ولی در عمل از آموزش مستمر و مثمرثمر خبری نبود و عملکرد آن صرفاً بعد از گذشت چندین سال به برگزاری چندین دوره کوتاه مدت صرفاً در اداره کل ثبت تهران مختصر بود.

در همان سال جهت تمرکززدایی آموزش و تفویض اختیار به ادارات کل استان‌ها، در خصوص اعلام آمادگی برای آموزش کارکنان از استان‌ها استعلام گردید و اسامی اشخاص واجد شرایط برای تدریس به سازمان اعلام شد و مرکز آموزش با بررسی سوابق مدرسین زبده و متخصص مجوز تدریس برای آنها صادر نمود و در نتیجه علاوه بر تمرکز زدایی آموزش در مرکز و تفویض اختیار به استان‌ها، اکنون اغلب آموزش تخصصی کارکنان در تمامی استان‌ها از طرف نیروهای متخصص همان استان صورت می‌گیرد. و در بعضی مواقع چنانچه در یک رشته تخصصی در استان، متخصص مورد نظر وجود نداشته باشد، مرکز آموزش با جدیت تمام نسبت به اعزام مدرس از مرکز اقدام می‌کند.

نکته قابل توجه این که؛ کارکنان جدیدالاستخدام در محیط کار (ادارات ثبت) بسیار ساده امکان دستیابی به تجربیات کارکنان متخصص و زبده فنی را بدون پرداخت هزینه‌ای دارند.
نتیجه این که اکنون، به رغم آموزش اجباری تئوری در بدو استخدام و سهولت دستیابی به منابع اطلاعاتی (نیروهای خبره ثبتی) به صورت کاربردی و در مقام عمل نیاز به استمرار و هماهنگی بحث آموزش، چه به صورت تئوری و چه عملی، در سازمان تخصصی ثبت احساس می‌گردد.
به منظور توسعه قضایی در قوه‌قضائیه؛ در سال‌های اخیر شرایط مناسب برای پذیرش و جذب قضات، وکلا، مشاوران حقوقی، کارشناسان رسمی و سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق از بین دانش‌آموختگان و نخبگان دانشگاهی در رشته حقوق و زیرگروه آن فراهم گردیده که گذراندن دوره کارآموزی برای قضات، وکلا و کارشناسان رسمی توسط قوه‌قضائیه و مرکز آموزش وکلا و کارشناسان موضوع ماده ۱۸۷ قانون برنامه سوم توسعه، کانون وکلا و کانون کارشناسان رسمی حسب مورد از مدت ۶ ماه تا یک سال اجباری است و در این مدت عملکرد کارآموز باید از هر حیث مورد بازبینی و در صورت لزوم تذکر برای رفع نقص و تکمیل گزارش هم توسط سرپرست کارآموزی داده شود.
اما متأسفانه اخیراً در بحث پذیرش سردفتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق دوره کارآموزی ـ آنچنان که باید ـ مورد توجه قرار نگرفته است.
اما با وجود آنکه دفاتر اسناد رسمی زیرنظر قوه‌قضائیه به عنوان یکی از گلوگاه‌های جلوگیری از اطاله دادرسی و دستگاه قوی اجرایی در جهت قضازدایی و رعایت هرچه بهتر بهداشت قضایی محسوب می‌شوند، متأسفانه بعد از قبولی متقاضی سردفتری در آزمون کتبی و اختبار و تأیید صلاحیت‌های مربوطه بلافاصله حکم انتصاب وی برای سردفتری صادر می‌گردد و به موجب قانون،۶ سردفتر باید ظرف مدت ۳ ماه شروع به کار خود را اعلام نماید.
البته بحث اینجاست سردفتر اسناد رسمی که منصوب می‌شود باید بر تمامی قوانین؛ ثبت، دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، تجارت، اوقاف، مسکن و شهرسازی، منابع طبیعی، دارایی، شهرداری، تأمین اجتماعی، راهنمایی و رانندگی و سایر قوانین و بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های رایج مملکتی اشراف کامل داشته باشد و تصور این است که او می‌تواند همه نیازهای ثبتی مردم، چگونگی نقل و انتقالات و تشویق و ترغیب یکایک افراد جامعه برای تنظیم انواع و اقسام اسناد رسمی را وفق قانون جوابگو باشد. حال در عالم واقع؛ این ذهنیت، فعلیت دارد یا خیر، امری قابل تأمل است.
در مقایسه‌ی سردفتری اسناد رسمی با شغل قضاوت، وکالت و کارشناس رسمی می‌توان اذعان داشت که یک قاضی یا یک وکیل یا یک کارشناس با پیش شرط گذراندن دوره اجباری کارآموزی به صورت تخصصی در یک رشته مشغول به کار می‌شود ولی چگونه است که این پیش‌شرط اجباری برای حرفه سردفتری آن هم با آن جایگاهی که در نظام حقوقی جامعه دارد به سکوت برگزار می‌گردد.
از سوی دیگر می‌توان گفت ارباب رجوعی که برای احقاق حق به محاکم ارجاع داده می‌شود یا به وکیلی مراجعه می‌نماید و یا اینکه قاضی در موارد تخصصی از یک کارشناس متخصص نظر کارشناسی طلب می‌نماید در تمام موارد اشاره شده نظر نهایی برحسب تخصص قاضی و یا وکیل و کارشناس مورد توجه می‌باشد ولی ارباب رجوعی که برای ثبت هر سند رسمی به دفتر اسناد رسمی مراجعه می‌نماید سردفتر اسناد رسمی باید قادر باشد هر نوع سند مورد تقاضا را بدون مشکل و موانع قانونی برای مراجعین خود تنظیم نماید که لازمه این عمل، اشراف و آگاهی سردفتر به ضوابط و مقررات و قوانین جاری و ثبتی، شهرداری، دارایی، گمرکی و مسکن و شهرسازی و … است که باید ادبیات خاص فقهی ـ حقوقی داشته باشد. علاوه بر این‌ها سردفتر نیاز به آگاهی از آخرین بخشنامه و دستورالعمل صادره از سازمان ثبت و نهادهای قانونگذاری دارد.
این در حالی است که سردفتر جوان و بی‌تجربه (هر چند با سواد و معلومات و حتی نخبه دانشگاهی) در عمل با مشکل مواجه می‌گردد. زیرا دستِ خالی از تجربیات عملیِ حرفه سردفتری بوده و با انبوهی از مسؤولیت و مشکلات در عمل مواجه می‌گردد که در نتیجه آن انطباق اسناد تنظیم شده با مقررات و رویه جاری مملکت محل تأمل خواهد بود که در مواردی شائبه‌ی تعقیب انتظامی و تحمل مسؤولیت قانونی فعلیت یافته و موجب اضطراب و استرس شغلی و باعث ناکارآمدی دفترخانه و عدم توفیق سردفتر جوان در اداره دفترخانه و امور اسناد رسمی می‌گردد. در حالی که به جرأت می‌توان گفت که سردفتر مزبور هیچ قصوری در عمل نداشته بلکه بزرگترین جرم نابخشوده وی این است که هیچ‌گونه آشنایی قبلی با نحوه تنظیم اسناد نداشته است.
از طرفی دیگر اشتباه در تنظیم اسناد برای مراجعین زمینه را برای ایجاد اختلافات بین اطراف عقود، معاملات و قراردادها در آینده و افزایش بیش از پیش تعداد پرونده‌های قضایی می‌گردد.
حال آنکه اگر قبل از تنفیذ حکم انتصاب، سردفتر ملزم شود به گذراندن دوره‌های آموزشی علمی و عملی (کاربردی، کارآموزی)، اسنادِ مراجعین بدون کمترین مشکل به طور رسمی تنظیم می‌شد که منجر به تأمین امنیت شغلی سردفتر و به نوبه خود باعث رعایت بهداشت قضایی می‌گردید.
(به جدول صفحه بعد مراجعه شود)

جدول زیر به بررسی مقایسه‌ای مشاغل حقوقی و نحوه گزینش آنها در ایران اشاره دارد.
بررسی مقایسه‌ای آموزش در مشاغل حقوقی زیرنظر دستگاه قضایی

پیشنهادها:

با توجه به موارد مذکور در این مقاله، به صورت فهرست‌وار پیشنهادهایی به شرح زیر مطرح می‌گردد:

۱ ـ در صورتی که متقاضی سردفتری دارای مدرک کارشناسی ارشد و از بین نخبگان دانشگاهی باشد الزام به گذراندن دوره کارآموزی قبل از صدور حکم سردفتری به مدت شش ماه و برای سایرین یکسال با ارزشیابی دقیق عملکرد کارآموز در طول دوره.
۲ ـ انتخاب یا اولویت سران دفاتر جدید از بین دفتریاران خوش‌سابقه و بدون سابقه محکومیت انتظامی.
۳ ـ ایجاد کارگاه‌های آموزشی ضمن خدمت برای آشنایی با قوانین و بخشنامه‌های جدید و به روزرسانی دانشِ سران دفاتر در بازه‌های زمانی حداکثر یک سال و ارزیابی دقیق از عملکرد شرکت‌کنندگان در کارگاه. (البته اخیراً با همکاری معاونت امور اسناد و پیگیری مدیران کل ثبت استان‌ها و کانون سردفتران و دفتریاران کارگاه‌های آموزشی برگزار گردیده است. اما هدف اصلی این است که برگزاری کارگاه‌های آموزشی باید برای تمامی سران دفاتر، چه با سابقه و چه بدون سابقه، در دوره‌های زمانی منظم برقرار شود که علاوه بر انسجام جامعه سردفتری نسبت به آشنایی با قوانین و بخشنامه‌های جدید دولتی و آگاهی‌بخشی و ارتقای سطح علمی‌ـ‌تحلیلی سردفتر و حتی دفتریار بسیار مثمرثمر خواهد بود).
۴ ـ ایجاد مرکزی مستقل برای آموزش و رتبه‌بندی سران دفاتر زیر نظر کانون سردفتران و دفتریاران بر طبق بررسی دقیق عملکرد یکساله و ارزیابی اثربخش بودن آموزش در کم کردن میزان اشتباهات ناشی از عدم آگاهی از قوانین در مدت یکسال.

نتیجه‌:

در این مقاله با معرفی ساختار آموزشی تشکیلات قضایی و مقایسه شغل‌های مشابه و بررسی اهمیت شغلی سران دفاتر اسناد رسمی در نظام حقوقی جامعه به موضوع مهم آموزش پیش از خدمت و آموزش ضمن خدمت سران دفاتر اسناد رسمی پرداخته شد.
از طرفی به دلیل نبود نهاد مسؤول آموزش و برنامه آموزشی، عدم طی دوره آموزشی و کارآموزی لازم و به موقع و روزآمد و مشکلات دستیابی به منابع اطلاعاتی عملی در محیط کار (دفترخانه)، سردفتر مبتدی و تازه‌کار را با چالش‌هایی جدی در خصوص اداره این بنگاه خصوصی حقوقی مواجه می‌کند که وارسی و تجدیدنظر در سیاستگذاری‌ها و کارکرد آموزشی جامعه سردفتری را بیش از پیش می‌طلبد تا چه قبول افتد و چه در نظر آید!
منابع
۱ ـ قانون برنامه سوم و چهارم توسعه اقتصادی ـ اجتماعی ـ فرهنگی.
۲ ـ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب تیرماه ۱۳۵۴٫