الکترونیکی شدن استعلام، حق‌التحریر آن را منتفی نمی‌کند
پرسشی ساده از یک سردفتر، پاسخی گرفت که دامنه‌اش به همه استعلامات الکترونیکی می‌رسد: شکلِ انجام کار، استحقاق حق‌التحریر را از میان نمی‌برد.
متن اصلی مکاتبه اداره کل امور اسناد و سردفتران
این متن در پورتال جامع کانون سردفتران و دفتریاران برای همه سران دفاتر اسناد رسمی ارسال شده: در پي طرح پرسشي از سوي يكي از سردفتران اسناد رسمي درخصوص امكان وصول حق‌التحرير بابت استعلامات الكترونيكي مورد نياز براي تنظيم و ثبت اسناد، سيد عبدالعزيز الياسي، مديركل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت اسناد و املاك كشور، طي مكاتبه‌اي خطاب به مديركل ثبت اسناد و املاك استان تهران، اعلام كرد:
«الكترونيكي شدن استعلامات ضروري براي تنظيم و ثبت اسناد، به معناي منتفي شدن وصول حق‌التحرير بابت استعلام مربوطه، مطابق بند مربوط در تعرفه حق‌التحرير دفاتر اسناد رسمي نمي‌باشد.
لذا در صورت ضرورت استعلام الكترونيكي در سامانه، بر مبناي الزامات قانوني موضوعه، موضوع مشمول فراز ۱۴ بند «ج» تعرفه يادشده، ابلاغي به موجب بخشنامه شماره 1405/43114 -1405/03/19 اين اداره‌كل، خواهد بود.»
شناسنامه مکاتبه و مستند تعرفه‌ای آن
| شاخص | مشخصات بخشنامه |
|---|---|
| موضوع | استحقاق وصول حق‌التحریر بابت استعلامات الکترونیکی ضروری برای تنظیم و ثبت اسناد |
| شماره | مکاتبه مدیرکل امور اسناد و سردفتران — با ارجاع به فراز ۱۴ بند «ج» تعرفه، ابلاغی به موجب بخشنامه شماره ۱۴۰۵/۴۳۱۱۴ |
| تاریخ | بخشنامه تعرفه مورد ارجاع: ۱۹/۰۳/۱۴۰۵ — متن مکاتبه در پورتال جامع کانون منتشر شده است |
| از | اداره کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت، خطاب به مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان تهران |
| به | دفاتر اسناد رسمی، از طریق پورتال جامع کانون سردفتران و دفتریاران |
دیدگاه محضرچی؛ تعرفه به خدمت تعلق دارد نه به شکل آن
پرسش و پاسخ، در دو جمله
یکی از سردفتران پرسیده بود: وقتی استعلام لازم برای تنظیم سند به‌صورت الکترونیکی و درون سامانه انجام می‌شود، آیا هنوز می‌توان حق‌التحریر آن را وصول کرد؟ پاسخ مدیرکل امور اسناد و سردفتران منفی نیست: «الکترونیکی شدن استعلامات ضروری برای تنظیم و ثبت اسناد، به معنای منتفی شدن وصول حق‌التحریر بابت استعلام مربوطه … نمی‌باشد».
قاعده‌ای که از این مکاتبه بیرون می‌آید
قاعده ساده و قابل تعمیم است: تغییر شکلِ انجام یک خدمت، استحقاق تعرفه آن را از میان نمی‌برد. تعرفه به خدمت تعلق گرفته است، نه به شیوه اجرای آن. اگر استعلامی که پیش‌تر کاغذی انجام می‌شد امروز در سامانه انجام شود، همان خدمت انجام شده است.
این استدلال در سال‌های پیش رو بیش از امروز به کار می‌آید: هر خدمتی که از کاغذ به سامانه منتقل شود، همین پرسش را تکرار می‌کند. معیار پاسخ، مستند تعرفه‌ای آن خدمت است نه حجم کار ظاهری.
دو شرط استحقاق
| شرط | مستند در متن |
|---|---|
| استعلام برای تنظیم و ثبت سند ضروری باشد | «استعلامات ضروری برای تنظیم و ثبت اسناد» |
| ضرورت، بر پایه الزامات قانونی موضوعه باشد | «در صورت ضرورت استعلام الکترونیکی در سامانه، بر مبنای الزامات قانونی موضوعه» |
هر دو شرط، یک چیز را می‌گویند: استعلامی که مستند الزام دارد. استعلام اختیاری یا احتیاطی، موضوع این مکاتبه نیست.
ارجاع به فراز ۱۴ بند «ج» و معنای آن
متن، موضوع را مشمول فراز ۱۴ بند «ج» تعرفه دانسته است؛ همان تعرفه‌ای که به موجب بخشنامه شماره ۱۴۰۵/۴۳۱۱۴ مورخ ۱۹/۰۳/۱۴۰۵ ابلاغ شده. پس برای تعیین رقم، مرجع یکی است: متن ابلاغی تعرفه. در این نوشتار رقمی نقل نمی‌شود، چون ارقام تعرفه هر سال بازنگری می‌شوند و نقل آن در یک تحلیل، به‌سرعت کهنه و گمراه‌کننده می‌شود.
مرز با وصول مضاعف
این مکاتبه استحقاق حق‌التحریر استعلام را تأیید می‌کند، ولی چیزی بر دامنه آن نمی‌افزاید. پرسش جداگانه‌ای که نباید با این یکی مخلوط شود، ممنوعیت دریافت حق‌التحریر مضاعف برای تنظیم اسناد است: استحقاق یک قلم، مجوز وصول دوباره همان قلم نیست.
در میز کار دفترخانه
- برای هر استعلام، مستند الزام قانونی آن مشخص باشد.
- قلم وصول‌شده به فراز و بند متناظر در تعرفه جاری ارجاع داده شود.
- رقم از متن ابلاغی تعرفه همان سال گرفته شود، نه از تحلیل‌ها.
- از وصول دو قلم برای یک خدمت پرهیز شود.
بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- هشدار سازمان ثبت: ممنوعیت دریافت حق‌التحریر مضاعف برای تنظیم اسناد
- اجرای وب‌سرویس استعلام ارزش معاملاتی املاک در سامانه ثبت الکترونیک اسناد
- لزوم اخذ استعلامات لازم قبل از تنظیم سند تعهد به بیع، قولنامه و مبایعه‌نامه
- استعلام سند ملک قبل از خرید؛ چرا ضروری است و چگونه انجام می‌شود
پرسش‌های متداول درباره حق‌التحریر استعلام الکترونیکی
بر پایه این مکاتبه، الکترونیکی شدن استعلام ضروری، وصول حق‌التحریر آن را منتفی نمی‌کند.
خیر؛ متن از استعلام ضروری برای تنظیم و ثبت سند و بر مبنای الزامات قانونی موضوعه سخن گفته است.
از فراز ۱۴ بند «ج» تعرفه حق‌التحریر، ابلاغی به موجب بخشنامه شماره ۱۴۰۵/۴۳۱۱۴ مورخ ۱۹/۰۳/۱۴۰۵، و در هر سال از متن ابلاغی همان سال.
خیر؛ استحقاق یک قلم با مجوز وصول مضاعف همان قلم یکی نیست و آن موضوع مستند جداگانه دارد.
