حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی: ممنوعیت هزینه اضافی برای قراردادهای پیش‌نویس شده
با اجرایی شدن “قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول مصوب ۱۴۰۳”، چارچوب جدیدی برای ثبت معاملات، به‌ویژه در حوزه املاک و مستغلات، تعریف شده است. این قانون نقش مهمی برای مشاوران املاک در تهیه و ارسال پیش‌نویس قراردادها از طریق سامانه الکترونیک به دفاتر اسناد رسمی و همچنین برای دفاتر اسناد رسمی در تنظیم نهایی و ثبت رسمی این معاملات قائل شده است. در این میان، ابهاماتی در خصوص نحوه محاسبه حق‌التحریر دفاتر، خصوصاً زمانی که پیش‌نویس قرارداد از قبل تهیه و ارائه شده، به وجود آمده بود. مدیرکل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با صدور بخشنامه‌ای شفاف و قاطع، به این ابهامات پاسخ داده و هرگونه دریافت وجه اضافی تحت عنوان حق‌التحریر مضاعف برای این موارد را غیرقانونی و تخلف انتظامی اعلام کرده است.
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات و نقش دفاتر اسناد رسمی و مشاورین املاک
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول مصوب ۱۴۰۳، با هدف اصلی افزایش شفافیت، کاهش اختلافات ملکی، و تثبیت مالکیت‌ها، بر ثبت رسمی معاملات در دفاتر اسناد رسمی تأکید می‌کند. ماده ۳ این قانون، تکالیفی را برای دلالان معاملات املاک (اعم از مشاوران املاک و بنگاه‌ها) مشخص کرده است. آن‌ها مکلفند پس از مذاکرات مقدماتی، پیش‌نویس قرارداد را در سامانه ثبت الکترونیک اسناد درج و جهت تنظیم سند رسمی به دفاتر اسناد رسمی منعکس نمایند. با این حال، این ماده صراحتاً بیان می‌کند که “این امر مانع مراجعه مستقیم مردم به دفاتر اسناد رسمی نیست.” بنابراین، شهروندان همچنان می‌توانند مستقیماً برای تنظیم اسناد خود به دفترخانه مراجعه کنند.
ابهام در خصوص هزینه تنظیم سند با ارائه پیش‌نویس
با توجه به تکلیف مشاورین املاک به ارائه پیش‌نویس از طریق سامانه، و همچنین امکان مراجعه مستقیم افراد با پیش‌نویس خود یا بدون آن، این سوال برای برخی مطرح شد که آیا دفتر اسناد رسمی می‌تواند در مواردی که پیش‌نویس قرارداد از قبل تهیه شده (چه توسط مشاور املاک و چه توسط خود متعاملین)، هزینه بیشتری نسبت به زمانی که قرارداد از ابتدا در دفترخانه تنظیم می‌شود، دریافت نماید یا خیر. این ابهام، زمینه صدور بخشنامه اخیر سازمان ثبت بوده است.
مفاد اصلی بخشنامه: یک خدمت، یک حق‌التحریر
بخشنامه مدیرکل امور اسناد و سردفتران به روشنی اعلام می‌کند:
- ثبت رسمی پیش‌نویس قرارداد ارائه شده، ایجاد تکلیف اضافی برای طرفین معامله محسوب نمی‌شود.
- مشاور املاک برای خدمات خود (که شامل تهیه و ارسال پیش‌نویس قرارداد از طریق سامانه نیز می‌شود) مستحق اجرت مصوب طبق ضوابط قانونی است و سردفتر اسناد رسمی نیز برای خدمت واحدِ تنظیم و ثبت نهایی سند، مستحق حق‌التحریر مصوب و تعیین شده می‌باشد.
- هرگونه “تغییر عنوان خدمت” و دریافت “حق‌التحریر مضاعف” به دلیل تفسیر ناصواب از مفاد تعرفه حق‌التحریر، فاقد هرگونه محمل و مبنای قانونی است.
پیام کلیدی این است که دفتر اسناد رسمی برای یک خدمت واحد (تنظیم و ثبت رسمی معامله) فقط یک بار حق‌التحریر دریافت می‌کند و نحوه رسیدن پیش‌نویس به دفترخانه (چه از طریق سامانه توسط مشاور املاک، چه توسط خود فرد) نباید منجر به دریافت هزینه اضافی شود.
مستندات قانونی مورد استناد در بخشنامه و ارتباط آن با وظایف مشاورین املاک
این بخشنامه مهم، مستند به مواد قانونی زیر صادر شده است:
- تبصره ۲ ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول مصوب ۱۴۰۳: این تبصره تأکید دارد که “متعاملین در صورتی که قصد ثبت عمل حقوقی خارج از قالب‌های مذکور (قالب‌های نمونه و یکسان سامانه) را داشته باشند می‌توانند به دفاتر اسناد رسمی مراجعه نمایند.” این ماده نشان می‌دهد که مراجعه به دفترخانه با درخواست‌های خاص یا پیش‌نویس‌های متفاوت از نمونه‌های استاندارد، یک مسیر قانونی است و نباید منجر به هزینه اضافی شود.
- ماده ۷ آیین‌نامه اجرایی ماده ۳ قانون مذکور: این ماده نیز بیان می‌دارد که تکلیف مشاورین املاک به درج پیش‌نویس در سامانه، “مانع مراجعه مستقیم اصحاب معامله به دفاتر اسناد رسمی برای انعقاد قرارداد نمی‌باشد.” این ماده، که در بخشنامه به آن استناد شده (“عدم تنظیم پیش نویس را مانع مراجعه مستقیم اشخاص به دفاتر اسناد رسمی جهت تنظیم سند رسمی ندانسته”)، مجدداً بر این نکته صحه می‌گذارد که چه با پیش‌نویس از سامانه، چه با پیش‌نویس شخصی و چه بدون هیچ پیش‌نویسی، خدمت دفترخانه در تنظیم سند رسمی، یک خدمت واحد است.
لازم به ذکر است که طبق ماده ۳ قانون الزام و تبصره ۱ آن، مشاورین املاک برای خدمات خود، از جمله درج پیش‌نویس قرارداد در سامانه، تعرفه مشخصی دارند که توسط هیئت وزیران تعیین می‌شود و صراحتاً دریافت هر مبلغی تحت عنوان حق‌التحریر یا حق‌الزحمه درج پیش‌نویس قرارداد در سامانه توسط مشاورین املاک ممنوع است. بنابراین، پیش‌نویس ارائه شده از سوی مشاور املاک، بخشی از خدمات اوست که هزینه آن در کمیسیون کلی وی لحاظ شده و نباید دلیلی برای دریافت هزینه مجدد یا مضاعف توسط دفتر اسناد رسمی باشد.
تفسیر بخشنامه برای سردفتران و مراجعین
این بخشنامه به این معناست که دفاتر اسناد رسمی باید صرفاً بر اساس تعرفه مصوب برای “تنظیم و ثبت سند رسمی” حق‌التحریر دریافت کنند. اینکه پیش‌نویس سند چگونه به دست آن‌ها رسیده (از طریق سامانه مشاورین املاک، ارائه مستقیم توسط متعاملین، یا تنظیم از ابتدا در دفترخانه) نباید تغییری در اصل حق‌التحریر ایجاد کند. خدمت اصلی دفترخانه، بررسی ارکان معامله، احراز هویت، حصول اطمینان از رعایت مقررات قانونی و در نهایت، ثبت رسمی معامله است. ارائه پیش‌نویس می‌تواند به تسریع فرآیند کمک کند، اما ماهیت خدمت اصلی و هزینه آن را تغییر نمی‌دهد.
پیامدهای دریافت حق‌التحریر مضاعف برای دفاتر متخلف
بخشنامه با قاطعیت اعلام می‌کند که تغییر عنوان خدمت و دریافت حق‌التحریر مضاعف “فاقد محمل و مبنای قانونی بوده و مستوجب تعقیب انتظامی می‌باشد.” این یک هشدار جدی برای سردفترانی است که ممکن است با تفسیرهای شخصی، هزینه‌هایی فراتر از تعرفه قانونی از مراجعین دریافت کنند. مراجعین در صورت مواجهه با چنین درخواستی، حق پیگیری و گزارش تخلف را به مراجع نظارتی سازمان ثبت و کانون سردفتران و دفتریاران خواهند داشت.
متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۳۸۹۵۳ سازمان ثبت
در این بخش، متن کامل نامه شماره ۱۴۰۴/۳۸۹۵۳ مورخ ۱۴۰۴/۰۲/۳۰ مدیر کل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ارائه می‌گردد.
قوه قضائیه
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
شماره: ۱۴۰۴/۳۸۹۵۳
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۲/۳۰
پیوست: ندارد
جناب آقای پیرهادی مدیر کل محترم ثبت اسناد و املاک استان همدان
موضوع: ابهام در هزینه جهت تنظیم قرارداد ماده ۲ قانون الزام و تنظیم سند انتقال
با سلام و احترام
بازگشت به نامه شماره ۱٤۰۳/۱۱۱/۱۸۹۸۱ – ۱٤۰۳/۱۰/۰۸؛ به استناد تبصره ی ۲ ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول مصوب ۱٤۰۳ که مقرر داشته: “متعاملین در صورتی که قصد ثبت عمل حقوقی خارج از قالب‌های مذکور را داشته باشند می‌توانند به دفاتر اسناد رسمی مراجعه نمایند” و ماده ۷ آیین‌نامه ماده ۳ قانون التزام [قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیر منقول] که عدم تنظیم پیش‌نویس را مانع مراجعه مستقیم اشخاص به دفاتر اسناد رسمی جهت تنظیم سند رسمی ندانسته، بنابراین ثبت رسمی پیش‌نویس قرارداد ارائه شده، ایجاد تکلیف اضافی برای طرفین محسوب و از آنجا که هر یک مشاور املاک و سردفتر اسناد رسمی بابت خدمت واحد، مستحق اجرت و حق‌التحریر مصوب و تعیین شده خواهند بود، تغییر عنوان خدمت و دریافت حق‌التحریر مضاعف به جهت تفسیر ناصواب از مفاد مصوبه حق‌التحریر فاقد محمل و مبنای قانونی بوده و مستوجب تعقیب انتظامی می‌باشد.
سید عبدالعزیز الیاسی
مدیر کل امور اسناد و سردفتران
شناسه نامه: ۷۴۷۵۹۶۷
www.ssaa.ir
نتیجه‌گیری
صدور این بخشنامه از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اقدامی مهم در جهت شفاف‌سازی هزینه‌ها، حمایت از حقوق شهروندان و جلوگیری از دریافت‌های غیرقانونی در دفاتر اسناد رسمی است. با توجه به چارچوب جدید قانون الزام به ثبت رسمی معاملات، این بخشنامه به روشنی مشخص می‌کند که اصل بر دریافت حق‌التحریر برای خدمت واحد تنظیم و ثبت سند است و ارائه پیش‌نویس، نباید بهانه‌ای برای تحمیل هزینه‌های اضافی به مردم باشد. رعایت دقیق این بخشنامه توسط سردفتران محترم، به ارتقای اعتماد عمومی به نظام ثبتی کشور کمک شایانی خواهد کرد.
آیا شما تجربه‌ای در این زمینه داشته‌اید یا سوالی در مورد این بخشنامه دارید؟ لطفاً نظرات و دیدگاه‌های خود را در بخش زیر با ما و سایر کاربران محترم محضرچی در میان بگذارید.
