راهنمای جامع تابلوهای دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق: الزامات قانونی و مشخصات فنی
تابلوی دفترخانه شما، فراتر از یک معرفی ساده، ویترین اعتبار و پایبندی شما به قانون است؛ آیا با الزامات و استانداردهای جدید آن آشنا هستید؟
مقدمه: اهمیت قانونی و کاربردی تابلوهای دفترخانه
تابلوهای نصب شده در دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق، صرفاً جنبه تزئینی یا معرفی ساده ندارند. این تابلوها حامل اطلاعات مهمی برای مراجعین بوده و دارای اهمیت قانونی قابل توجهی هستند. رعایت استانداردها و ضوابط تعیین شده برای این تابلوها، نه تنها به نظم و زیبایی بصری شهر کمک می‌کند، بلکه نشان‌دهنده پایبندی دفترخانه به مقررات و ایجاد حس اعتماد در مراجعین است.
انواع تابلوهای دفترخانه: بیرونی و داخلی
به طور کلی، تابلوهای مورد استفاده در دفاتر اسناد رسمی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
- تابلوهای بیرونی: این تابلوها در نمای خارجی ساختمان دفترخانه نصب می‌شوند و هدف اصلی آن‌ها اطلاع‌رسانی به عموم مردم در مورد وجود و نوع دفترخانه (اسناد رسمی، ازدواج یا طلاق) و شماره آن است.
- تابلوهای داخلی: این تابلوها در فضای داخلی دفترخانه و معمولاً بالای سر هر یک از کارکنان نصب می‌شوند و وظیفه معرفی سردفتر، دفتریار و سایر کارکنان به مراجعین را بر عهده دارند. نصب این تابلوها طبق قانون الزامی است.
در ادامه به بررسی دقیق الزامات و مشخصات هر دو نوع تابلو می‌پردازیم.
تابلوهای بیرونی: الزامات قانونی و طرح یکسان‌سازی
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور ایجاد هماهنگی بصری، زیباسازی شهرها و استانداردسازی اطلاع‌رسانی، طرح یکسان‌سازی تابلوهای دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق را ابلاغ کرده است. این طرح از طریق بخشنامه شماره 48925/3/1 و نامه‌های تکمیلی به کانون سردفتران و دفتریاران اعلام شده است.
اهمیت رعایت استانداردها و پیامدهای عدم انطباق
بر اساس این بخشنامه:
- کلیه دفاتر موظفند تابلوهای بیرونی خود را مطابق با نمونه‌های مصوب و مشخصات اعلام شده، تغییر داده و هماهنگ سازند.
- سردفترانی که به تازگی ابلاغ سردفتری دریافت می‌کنند، از ابتدا موظف به رعایت این استانداردها هستند.
- هر دفترخانه مجاز به نصب حداکثر سه تابلو بیرونی در ابعاد مشخص شده است.
- استفاده از هرگونه عبارت تبلیغاتی یا القاب روی تابلوها ممنوع است.
- ماده ۸ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: تابلو و مهر دفترخانه باید طبق نمونه مصوب سازمان ساخته شود و قید عبارات تبلیغی و القاب در تابلو، مهر و سربرگ دفترخانه ممنوع است.
- مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این بخشنامه بر عهده مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان‌ها و دفتر بازرسی سازمان ثبت است.
مشخصات فنی دقیق تابلوهای بیرونی (ابعاد، رنگ، فونت و…)
جزئیات فنی تابلوهای بیرونی دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق طبق اعلام رسمی به شرح زیر است:
ابعاد مجاز تابلوهای بیرونی
دفاتر می‌توانند یکی از سه اندازه زیر را برای تابلوهای خود انتخاب کنند:
- اندازه اول: طول 120 سانتی‌متر × عرض 90 سانتی‌متر
- اندازه دوم: طول 240 سانتی‌متر × عرض 180 سانتی‌متر
- اندازه سوم: طول 360 سانتی‌متر × عرض 270 سانتی‌متر
رزولوشن طراحی: 200 دی‌پی‌آی (Dpi) برای فایل طراحی.
جزئیات طراحی تابلوهای بیرونی (رنگ، کادر، آرم، نوشته‌ها)
- رنگ زمینه:
- دفتر اسناد رسمی: کد رنگی C=60, K=30
- دفتر رسمی ازدواج: کد رنگی C=80, Y=100
- دفتر رسمی طلاق: کد رنگی M=40, Y=20 یا K=40
- کادر دور تابلو:
- ضخامت (Stroke): 8 پیکسل (معادل حدود 1 میلی‌متر در چاپ)
- فاصله از لبه‌های تابلو: 2 سانتی‌متر
- رنگ: کاملاً سفید (White)
- آرم سازمان در زمینه (بک‌گراند):
- رنگ: کاملاً سفید
- شفافیت (Opacity): 20%
- موقعیت: دقیقاً در مرکز تابلو
- اندازه: به گونه‌ای که از بالا و پایین تابلو 4 سانتی‌متر فاصله داشته باشد.
- آرم سازمان در بالای تابلو:
- اندازه خود آرم (بدون نوشته‌ها): عرض 7 سانتی‌متر
- فونت نوشته‌های “قوه قضائیه” و “سازمان ثبت اسناد و املاک کشور”: چلیپا (Chalipa)، سایز 85
- ترازبندی: هر سه جزء (آرم و دو خط نوشته) در راستای عمودی تراز باشند.
- موقعیت: نقطه پایینی آرم روی تلاقی انحنای وسط آرم زمینه قرار گیرد. نوشته “قوه قضائیه” وسط نقطه‌های آرم زمینه باشد.
- فاصله نوشته‌ها از آرم: 1 سانتی‌متر
- افکت‌های (Effects) آرم بالا و نوشته‌ها:
- سایه (Drop Shadow): Opacity=75%, Angle=90°, Distance=15, Spread=0, Size=10, Noise=0
- کادر (Stroke): Size=3, Opacity=100%, Color=K100 (سیاه)
- مشخصات نوشته‌های اصلی تابلو:
- عنوان تابلو (مثلاً: دفتر اسناد رسمی): فونت چلیپا (Chalipa)، سایز 400، رنگ کاملاً سفید. ارتفاع از لبه پایینی تابلو: 25 سانتی‌متر.
- شماره دفترخانه و نام سردفتر: فونت چلیپا (Chalipa)، سایز 200، رنگ کاملاً سفید. در یک راستای افقی تراز شوند. هر کدام 8 سانتی‌متر از طرفین (چپ و راست) تا انتهای تابلو فاصله داشته باشند. ارتفاع از لبه پایینی تابلو: 7 سانتی‌متر.
- افکت‌های (Effects) نوشته‌های اصلی:
- سایه (Drop Shadow): Opacity=75%, Angle=90°, Distance=20, Spread=0, Size=10, Noise=0
تابلوهای داخلی: معرفی کارکنان دفترخانه
علاوه بر تابلوهای بیرونی، نصب تابلوهای داخلی برای معرفی کارکنان نیز الزامی است. این الزام بر اساس ماده 7 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کد 781 و 479 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی و همچنین بخشنامه شماره ۱۰/۵۸۴۰ مورخ ۷۱/۱/۲۲ معاونت امور اسناد سازمان ثبت تاکید شده است.
الزامات قانونی و نمونه تابلوی داخلی
- هر دفترخانه موظف است مشخصات سردفتر، دفتریار و سایر کارکنان خود را مطابق نمونه مصوب تهیه کند.
- این تابلو باید با خط درشت و خوانا تکمیل شود.
- محل نصب تابلو: در محل کار و بالای سر هر یک از کارکنان (اعم از سردفتر، دفتریار، و سایر پرسنل) به گونه‌ای که در معرض دید مراجعین باشد.
- نمونه محتوای تابلو معمولاً شامل موارد زیر است:
- محل الصاق عکس پرسنلی
- بسمه تعالی
- قوه قضائیه
- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
- دفترخانه اسناد رسمی شماره …
- نام: …
- نام خانوادگی: …
- سمت: … (مثلاً: سردفتر، دفتریار اول، سندنویس، …)
- عدم نصب این تابلوها یا نصب ناقص آن‌ها، در بازرسی‌های ادواری به عنوان ایراد ثبت می‌شود. (همانطور که در نمونه گزارش‌های بازرسی نیز قابل مشاهده است، سوال “تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و پرسنل نصب شده است یا خیر؟” یکی از موارد بررسی است).
سخن آخر
رعایت دقیق ضوابط مربوط به تابلوهای بیرونی و داخلی دفترخانه، نشان‌دهنده نظم، حرفه‌ای‌گری و پایبندی به قانون است. اطمینان حاصل کنید که تابلوهای دفترخانه شما با آخرین استانداردها و بخشنامه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مطابقت کامل دارد.
