مواردی که در بازرسی دفترخانه اسناد رسمی توسط سازمان ثبت بررسی می‌شود شامل: حضور سردفتر و دفتریار، استفاده از کارت بانکی مراجع برای وصول تعرفه، استفاده از دستگاه پوز غیرمتصل به سامانه ثبت آنی، امضای نسخ پشتیبان اسناد، نصب تعرفه حق‌التحریر در تابلو اعلانات، شرایط محل استقرار دفترخانه و بایگانی مرتب، نصب تابلو مشخصات کارکنان، پرداخت سهم دفتریار و کارکنان از حق‌التحریر، تنظیم اسناد در محل دفترخانه، و اخذ استعلامات لازم.
نمونه صورتجلسه بازرسی اجمالی سازمان ثبت از دفاتر اسناد رسمی
به‌روزرسانی: ساعاتی پیش
بازرسی اجمالی دفترخانه اسناد رسمی
نمونه صورتجلسه بازرسی سازمان ثبت شامل 21 بند به شرح زیر است که در هنگام بازرسی دفترخانه توسط بازرسین سازمان ثبت مورد توجه قرار می‌گیرد.
لذا رعایت این موارد توسط سردفتران و دفتریاران لازم و ضروری است.
- آیا سردفتر و دفتریار در دفترخانه حضور دارند یا خیر؟
- موضوع بند ۱۶ و کد ۵۹۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- آیا از کارت بانکی دفترخانه (کارت بانکی سردفتر و دفتریار یا کارکنان) جهت وصول تعرفه اسناد رسمی استفاده شده است یا خیر؟
- از دستگاه پوز غیر متصل به سامانه ثبت آنی استفاده شده است یا خیر؟
- موضوع ماده ۵۶ آیین‌نامه قانون دفاتر و کد ۸۹۲ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- امضاء نسخ پشتیبان اسناد از تاریخ تایید نهایی توسط سردفتر و دفتریار رعایت گردیده است یا خیر؟
- موضوع ماده ۳ شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر و ماده ۳ و تبصره ۱ از ماده ۷ از کد ۱۰۱۶ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- نسخه اسناد نهایی و پشتیبان دریافت شده از سامانه به صورت مجلد یکصد برگی تهیه شده یا خیر و در صورت تهیه شدن در محلی مطمئن در دفترخانه نگه داری می‌شود یا خیر؟
- موضوع تبصره ۴ ماده ۷ شیوه نامه کد ۱۰۱۶مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- دفتر درآمد بسته شده است یا خیر؟ و آیا بعد از بسته شدن تکمیل شده یا خیر؟ (ذکر تعداد اسناد با قید تاریخ بسته شدن)
- موضوع بخشنامه شماره ۹۹/۲۳۳۶۹۸ مورخ 1399/12/26 سازمان
- تعرفه حق التحریر جای مناسب و در منظر دید مراجعین نصب شده یا خیر؟
- موضوع شق ۱ قسمت الف بند ۴۴۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- بایگانی جداگانه در دفتر خانه وجود دارد یا خیر؟ و آیا از شرایط مناسب برخوردار است یا خیر؟ در صورت وجود بایگانی مجزی، آیا از شرایط لازم برخوردار است یا خیر؟
- موضوع بند ۵ و کد ۱۲۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- آیا سقف ثبت اسناد ارجاعی کمیسیون رعایت شده است یا خیر؟
- موضوع کد ۷۳۷ و ۷۴۴ و ۶۷۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و پرسنل نصب شده است یا خیر؟
- موضوع ماده ۷ آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کد ۷۸۱ و ۴۷۹ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی و بخشنامه شماره ۱۰/۵۸۴۰ – ۷۱/۱/۲۲ معاونت امور اسناد و سازمان متبوعه
- توکن در اختیار کارکنان است یا خیر؟
- موضوع کد ۹۹۰ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی و بخشنامه شماره ۹۳/۶۶۹۳۹ – ۹۳/۰۶/۱۷ معاونت اسناد
- 15 درصد سهم دفتریار از حق التحریر پرداخت شده یا خیر؟ و رسید اخذ شده یا خیر؟
- موضوع بند ۹۶ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی و تبصره ۲ ماده ۵۷ آیین‌نامه قانون دفاتر
- اسناد در محل دفترخانه همزمان با حضور اصحاب سند تنظیم و نسخه پشتیبان به امضا افراد مرتبط و سردفتر و دفتریار رسیده است و در نسخه پشتیبان سند از متعاملین عبارت “از مفاد سند مطلع شدم” درج و امضا اخذ گردیده و در دفتر رسید، رسید اخذ گردیده است یا خیر؟
- موضوع ماده ۴۲ و ۳۴ و ۳۳ و بند الف و ب ماده ۳۴ آیین نامه
- هنگام صدور اجراییه هر نوع سند لازم الاجرا مراتب در ملاحظات دفتر الکترونیکی درج گردیده است یا خیر؟
- موضوع ماده ۸ آیین نامه اجرا
- 15 درصد حق التحریر به عنوان پاداش به کارکنان دفتر پرداخت شده یا خیر؟
- موضوع بند ب کد ۶۸۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی موضوع ماده ۳ قانون اصلاح پاره‌ای از مواد قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران
- درج کد ملی و کد پستی در کلیه اوراق و اسناد مورد عمل شده است یا خیر؟
- موضوع کد ۷۴۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
- حق بیمه کارکنان پرداخت شده یا خیر و در صورت پرداخت لیست به اداره تامین اجتماعی ارسال شده است یا خیر؟
- محل استقرار دفترخانه از حیث شرایط مندرج در ماده ۵ و ۶ آیین نامه اصلاحی (از لحاظ مساحت، آسانسور در طبقات سوم به بالا، دوربین، کپسول آتش نشانی، بایگانی) رعایت گردیده است یا خیر؟
- در اسناد تنظیمی باغی و زراعی استعلام جهاد کشاورزی اخذ شده است یا خیر؟
- در اسناد تجاری استعلام از اداره مالیات اخذ شده است یا خیر؟
- سایر مواردی که در هنگام بازرسی توسط بازرس مشاهده می‌گردد
- برای مثال آیا سامانه 1580 در تابلو اعلانات دفترخانه نصب شده است یا خیر؟
این صورتجلسه در ….. نسخه در تاریخ ….. تنظیم گردید، لازم به ذکر است اظهار نظر نسبت به اسنادی که در این صورتجلسه مورد بازرسی قرار گرفته است به منزله رسیدگی قطعی در مورد عدم رعایت قوانین و آیین نامه‌ها و بخشنامه‌ها نمی‌باشد و مانعی جهت رسیدگی مجدد به اسناد مذکور از هر حیث توسط بازرس یا بازرسین دیگر یا هر مرجع صالح دیگری نمی‌باشد.
صورتجلسه به امضاء سردفتر رسید / نرسید. علت عدم امضاء و استنکاف قید گردد.
