شیوه‌نامه رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی

در اجرای ماده ۵۸ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و راهکار اول از مأموریت ۵ سند تحول و تعالی قوه قضائیه و در راستای آگاهی عموم و خدمات‌رسانی مطلوب سردفتران اسناد رسمی به مراجعین، شیوه‌نامه اجرایی ماده مزبور به شرح زیر تعیین و ابلاغ می‌گردد:

ماده ۱- تعاریف:

الف- سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ب- سردفتر: شخص تعریف‌شده در ماده ۲ قانون دفاتر اسناد رسمی که مسئولیت اداره امور دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد.
پ- کانون: کانون سردفتران و دفتریاران
ت- دفترخانه: دفتر اسناد رسمی موضوع ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی
ث- آیین‌نامه: آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۴۰۰ و اصلاحی آن
ج- قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۵۴
چ- هیأت: هیأتی که به منظور رسیدگی به اعتراض در خصوص رتبه سردفتر تشکیل می‌شود.
ح- رتبه: نمره‌ای است که بر اساس ارزیابی عملکرد عمومی و اختصاصی سردفتر احراز می‌شود.
خ- سامانه رتبه‌بندی: سامانه‌ای است که به منظور رتبه‌بندی دفترخانه بر اساس شاخص‌های موضوع ماده ۵۸ آیین‌نامه مندرج در این شیوه‌نامه تعیین و در بانک جامع اطلاعات سردفتران و دفتریاران بارگذاری می‌گردد.

ماده ۲- معاونت توسعه فناوری سازمان مکلف است رتبه هر سردفتر را با توجه به شاخص‌های مربوطه تعیین و به صورت برخط و در سامانه‌های مربوطه برای مشاهده عموم بارگذاری نماید.

• تبصره: اداره کل امور اسناد و سردفتران، کانون، دادگاه‌های بدوی و تجدیدنظر انتظامی سردفتران و دفتریاران و اداره کل بازرسی که اطلاعات شاخص‌های مربوط به آنها بر اساس ماده ۶ این شیوه‌نامه ملاک تعیین رتبه‌بندی است، مکلفند اطلاعات لازم را به صورت برخط به منظور اختصاص رتبه سردفتر در سامانه ثبت اعمال نمایند.

ماده ۳- رتبه اکتسابی، قائم به شخص سردفتر بوده و در صورت انتقال سردفتر، تأثیری در رتبه مذکور نخواهد داشت.

ماده ۴- به جهت ایجاد انگیزه و تشویق به کسب شاخص‌های مطلوب و ارتقاء عملکرد سردفتران، کاهش تخلفات و جرائم و شفافیت عملکرد دفاتر، سردفترِ حائز رتبه عالی از امتیازات زیر برخوردار است:

۱-۴. ارجاع اسناد دارای تحریر بالاتر از سقف مقرر سالیانه به ترتیب اولویت با هماهنگی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوطه و سازمان.
۲-۴. اولویت در اخذ ابلاغ کفالت، سیاری، صدور مجوز نقل و انتقال کشتی‌ها و اسناد زندانیان.
۳-۴. ارجاع اسناد تا ۲ برابر بیشتر از سقف مقرر در مورد اسناد دولتی موضوع تصویب‌نامه شماره ۱/۲۷۷۳۷ مورخ ۱۳۵۶/۱۲/۱ هیأت وزیران.

ماده ۵- در صورت اعتراض به رتبه اکتسابی، موضوع در هیأت استانی متشکل از مدیرکل، معاون امور اسناد، مسئول حفاظت اداره کل و رئیس کانون استان بررسی و اتخاذ تصمیم می‌گردد که در صورت ورود شکایت، مراتب به سازمان اعلام تا در سامانه مربوطه اصلاح شود.

ماده ۶- پس از اجرای مقدمات فنی این شیوه‌نامه، عملکرد سردفتران به‌طور ماهیانه و بر اساس شاخص‌های زیر مورد ارزیابی قرار گرفته و نتیجه آن جهت اطلاع عموم در سامانه‌های مربوطه بارگذاری خواهد شد:

• الف – شاخص‌های مربوط به عدم رضایت مراجعین:
  • برخورد نامناسب سردفتر، دفتریار و کارکنان دفترخانه: ۵ نمره منفی
  • اخذ وجه اضافی: ۳ نمره منفی
  • اخذ وجه به صورت نقدی یا کارت به کارت: ۵ نمره منفی
  • فضای نامناسب دفترخانه: ۳ نمره منفی
  • عدم رعایت شئونات: ۳ نمره منفی
• ب – سایر شاخص‌های مؤثر:
  • هر محکومیت قطعی انتظامی به ترتیب:
    1. توبیخ کتبی: ۱ نمره منفی
    2. جریمه نقدی: ۲ نمره منفی
    3. انفصال ۳ تا ۶ ماه: ۳ نمره منفی
    4. انفصال ۶ ماه تا ۲ سال: ۵ نمره منفی
  • محکومیت به انفصال تبصره ذیل ماده 42 قانون دفاتر اسناد رسمی: ۳ نمره منفی
  • محکومیت به موجب آراء محاکم قضایی:
    1. جزای نقدی: ۳ نمره منفی
    2. منع اشتغال: ۵ نمره منفی
  • عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه:
    1. هر ماه تا ۸ ساعت: ۲ نمره منفی
    2. بالای ۸ ساعت: ۳ نمره منفی
  • وصول شکایت و گزارش بازرسی مراجع ذی‌صلاح: هر مورد: ۱ نمره منفی
  • عدم رعایت الزامات فناوری اطلاعات سازمان:
    • از جمله عدم به‌روزرسانی سیستم و عدم رفع آلودگی آن: ۶ نمره منفی

• تبصره ۱: رتبه‌بندی دفاتر با انتصاب سردفتر و پس از دو سال از شروع به کار در سمت سردفتری لحاظ خواهد شد.
• تبصره ۲: تأثیر رتبه‌بندی دفاتر در محکومیت‌های درجه ۲ به بالا به میزان مدت انفصال از تاریخ اشتغال مجدد استمرار خواهد داشت.
• تبصره ۳: نمره منفی مندرج در بند (الف) این ماده به نسبت تعداد خدمات‌گیرندگان محاسبه خواهد شد.

ماده ۷- از نمره ۱۰۰ اختصاص‌یافته به سردفتران مشمول:

• رتبه متوسط: مختص دفاتر دارای ۵۰ تا ۷۰ نمره
• رتبه خوب: دفاتر دارای نمره ۷۱ تا ۸۵
• رتبه عالی: دفاتر دارای نمره ۸۵ به بالا خواهد بود.

ماده ۸- نتیجه ارزیابی سردفتران دفاتر رسمی تا بیستم اسفند ماه هر سال توسط سازمان به کانون سردفتران و دفتریاران مرکز اعلام می‌گردد.

ماده ۹- سردفتر مکلف است رتبه مکتسبه را در دید مراجعین الصاق نماید.

ماده ۱۰- در صورت اقتضاء، شاخص‌ها و امتیازات مقرر در این شیوه‌نامه توسط سازمان، مورد تجدید نظر قرار خواهد گرفت.

ماده ۱۱- این شیوه‌نامه در ۱۱ ماده و ۴ تبصره به تصویب رسید.

حسن بابانی | سازمان ثبت اسناد و املاک کشور | شماره: 1403/165414 مورخ: 1403/09/05