این شیوهنامه در راستای تسهیل و تسریع در فرآیند ثبت و ابلاغ مرخصی و تعیین کفیل برای سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی تدوین شده است. بر اساس این شیوه نامه، تمامی مراحل از درخواست مرخصی تا تحویل و تحول دفترخانه و قطع/وصل دسترسیهای سامانه بهصورت الکترونیک و از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد انجام میشود.
شیوه نامه ثبت و ابلاغ مرخصی و کفالت سردفتر و دفتریار
فرآیند ثبت و ابلاغ مرخصی و کفالت
- توجه: به اطلاع سران محترم دفاتر اسناد رسمی میرساند؛ با عنایت به فراهمآوری امکان ثبت درخواست مرخصی در نسخه جدید سامانه ثبت الکترونیک اسناد، از ابتدای سال 1405 تمامی درخواستهای مرخصی سردفتران و دفتریاران صرفاً باید از طریق سامانه sso.notary.ir ارسال گردند. جهت مشاهده اطلاعات بیشتر اینجا کلیک کنید.
در راستای تسهیل و تسریع در فرآیند ثبت و ابلاغ مرخصی و تعیین کفیل برای سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی، این فرآیند مورد اصلاح قرار گرفته است به گونه ای که سردفتر یا دفتریار متقاضی مرخصی، تقاضای خود را از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت، ارسال و پیگیری نماید.
پس از صدور ابلاغ هاى مرخصى وكفالت، تحويل و تحول های مربوط به قطع و وصل دسترسى هاى سردفتر /دفتریار اصیل و کفیل موقع شروع و پایان مرخصی، همچنین معلق شدن و فعالسازی مجدد گواهی امضای الکترونیک اصيل بصورت الکترونیک انجام خواهد شد.
برای تحقق این منظور رعایت موارد زیر برای ادارات کل استانها، حوزه های ثبتی و دفاتر اسناد رسمی ضروری میباشد:
۱: سردفتر یا دفتریار متقاضی مرخصی لازم است درخواست مرخصی خود را از طریق فرم درخواست مرخصی تعبیه شده در منوی اطلاعات پایه سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت نماید.
۲: پس از ثبت درخواست مرخصی در سامانه لازم است درخواست مرخصی بهصورت الکترونیک به حوزه ثبتی ارسال شود. این کار با استفاده از دکمه تعبیه شده به همین منظور در فرم درخواست مرخصی انجام میشود.
۳: پس از ارسال الکترونیک درخواست مرخصی به حوزه ثبتی، سردفتر یا دفتریار متقاضی مرخصی میتواند با استفاده از فرم کارتابل درخواستهای مرخصی تعبیه شده در منوی اطلاعات پایه سامانه ثبت الکترونیک اسناد، وضعیت صدور ابلاغهای مرخصی یا کفالت خود را پیگیری نماید.
۴: کارشناس حوزه ثبتی پس از انجام بررسیهای معمول مورد نیاز برای تأیید مرخصی میتواند با استفاده از دکمههای تعبیه شده در کارتابل الکترونیک درخواستهای مرخصی، ابلاغهای مرخصی و کفالت مرتبط را تنظیم و این ابلاغها را برای تأیید توسط مدیر کل استان بهصورت الکترونیک ارسال نماید.
۵: در صورتی که سردفتر یا دفتریار متقاضی مرخصی، کفالت اشخاص دیگری را نیز بر عهده داشته باشد، لازم است ابلاغهای کفالت برای تعیین تکلیف این موارد نیز صادر شود.
۶: پس از تأیید ابلاغ مرخصی و کفالت، متقاضی مرخصی با مراجعه به فرم “کارتابل درخواستهای مرخصی” در سامانه ثبت الکترونیک اسناد با استفاده از دکمه “اعلام تحویل به کفیل” نسبت به تحویل دفترخانه به کفیل اقدام مینماید. با انجام این کار، همه دسترسیهای وی به سامانهها بهصورت موقت قطع شده و گواهی امضای الکترونیک وی نیز به حالت تعلیق در خواهد آمد.
۷: پس از اعلام تحویل دفترخانه، کفیل با مراجعه به فرم “کارتابل درخواستهای مرخصی” در سامانه ثبت الکترونیک اسناد و با انتخاب رکورد مرخصی مورد نظر، دکمه “اعلام تحویل گرفتن دفترخانه توسط کفیل” را انتخاب مینماید. با انجام این کار دسترسی کفیل به دفترخانه تحت کفالت بهصورت خودکار ایجاد میگردد.
۸: دسترسی یا عدم دسترسی کفیل برای تنظیم اسناد، تابع فیلد تعبیه شده در ابلاغ کفالت خواهد بود. برای تنظیم اسناد در دفترخانه تحت کفالت به دریافت گواهی امضای الکترونیک جدید نیاز نمیباشد و کفیل با همان گواهی امضای الکترونیک خود اقدام مینماید.
۹: در صورتی که سردفتر یا دفتریاری که به مرخصی میرود، رمز عبور سامانه یا توکن خود را در اختیار کفیل قرار دهد و کفیل با این شناسه کاربری یا توکن اقدام به تنظیم اسناد نماید، چنین موردی تخلف محسوب شده و مورد رسیدگی قرار خواهد گرفت.
۱۰: در انتهای آخرین روز مرخصی، دسترسی کفیل به دفترخانه مورد کفالت بهصورت خودکار قطع خواهد شد. در صورتی که شخص اصیل زودتر از موعد از مرخصی برگردد، کفیل باید با استفاده از دکمه “اعلام عودت دسترسی توسط کفیل” نسبت به تحویل دفترخانه به اصیل اقدام نماید.
۱۱: برقرار کردن مجدد دسترسیهای اصیل پس از بازگشت از مرخصی توسط بازرس واحد ثبتی و پس از انجام بررسیهای معمول انجام خواهد شد. برای انجام این کار بازرس باید از دکمه “تأیید عودت دفترخانه به اصیل توسط کفیل” استفاده نماید.
۱۲: در این فاز، محاسبه و کنترلهای مربوط به مانده مرخصی توسط سامانه انجام نخواهد شد و بایستی کماکان بهصورت دستی انجام شود.
پرسش و پاسخهای متداول
سوال ۱: آیا این شیوهنامه فقط مخصوص دفاتر اسناد رسمی است یا دفاتر ازدواج و طلاق را هم شامل میشود؟
فعلاً اجرای این شیوهنامه فقط برای فرآیند مرخصی سردفتر و دفتریار اسناد رسمی میباشد.
سوال ۲: آیا این شیوهنامه برای مرخصی دفتریاران اسناد رسمی نیز قابل انجام است؟
بله، علاوه بر سردفتران اسناد رسمی، فرآیند مرخصی دفتریاران نیز به همین ترتیب خواهد بود.
سوال ۳: آیا سردفتر یا دفتریار اصیل میتواند قبل از رفتن به مرخصی، رمز عبور سامانه و توکن خود را برای تنظیم اسناد یا ثبت خدمات تبعی در اختیار کفیل قرار دهد؟
خیر، انجام این کار خلاف ضوابط بوده و پیگیری انتظامی خواهد داشت.
سوال ۴: آیا کماکان موقع شروع یا پایان مرخصی نیازی به ثبت و تأیید صورتجلسات تحویل و تحول در سامانه ابلاغ هست؟
خیر، فرآیند جدید مرخصی به گونهای طراحی شده است که تحویل و تحول مربوط به اصیل و کفیل بدون نیاز به تنظیم صورتجلسات رفت و برگشت و توسط خود آنها با نظارت حوزه ثبتی بهصورت الکترونیک انجام خواهد شد.
سوال ۵: آیا سردفتر یا دفتریار متقاضی مرخصی میتواند به روشی غیر از ثبت الکترونیک در فرم درخواست مرخصی، درخواست مرخصی بدهد؟
خیر، با توجه به لزوم ثبت شماره الکترونیک درخواست مرخصی در ابلاغهای مرخصی و کفالت، به درخواستهایی که به غیر از این روش ارائه شود ترتیب اثر داده نخواهد شد.
سوال ۶: درخواست مرخصی سردفتر یا دفتریار در سامانه ثبت الکترونیک اسناد ثبت شده است ولی حوزه ثبتی قادر به مشاهده آن نیست. علت چیست؟
سردفتر یا دفتریار متقاضی مرخصی موظف است پس از ثبت درخواست خود با استفاده از دکمه “ارسال درخواست مرخصی”، درخواست خود را به حوزه ثبتی ارسال کند. تا زمانی که این کار انجام نشود، درخواست برای حوزه ثبتی ارسال نخواهد شد.
سوال ۷: سردفتر یا دفتریار متقاضی مرخصی چگونه میتواند از وضعیت صدور ابلاغ مرخصی خود آگاه شود؟
با مراجعه به فرم “کارتابل درخواستهای مرخصی” در منوی اطلاعات پایه سامانه ثبت الکترونیک اسناد.
سوال ۸: سردفتر یا دفتریاری که بهعنوان کفیل تعیین میشود چگونه میتواند از وضعیت صدور ابلاغ کفالت خود آگاه شود؟
با مراجعه به فرم “کارتابل درخواستهای مرخصی” در منوی اطلاعات پایه سامانه ثبت الکترونیک اسناد.
سوال ۹: آیا با شروع زمان مرخصی دسترسیهای اصیل بهصورت خودکار قطع خواهد شد و آیا دسترسی بهصورت خودکار به کفیل اعطا خواهد شد؟
خیر. با فشار دکمه “اعلام تحویل به کفیل” توسط شخص اصیل، دسترسیهای وی قطع شده و سپس با فشار دکمه “اعلام تحویل گرفتن دفترخانه توسط کفیل” توسط شخص کفیل، دسترسی لازم ایجاد میشود.
سوال ۱۰: آیا با پایان زمان مرخصی دسترسیهای کفیل بهصورت خودکار قطع خواهد شد و آیا دسترسیهای اصیل بهصورت خودکار برگردانده خواهد شد؟
دسترسی کفیل با پایان مرخصی بهصورت خودکار قطع میشود. اما دسترسیهای اصیل بهصورت خودکار برنمیگردد و نیاز به تأیید بازرس دارد.
سوال ۱۱: تکالیف سردفتر یا دفتریار اصیل قبل از شروع مرخصی در رابطه با سامانه ثبت الکترونیک اسناد چیست؟
ثبت و ارسال الکترونیک درخواست، پیگیری صدور ابلاغها، اطمینان از دسترسی دفتریاران و تحویل دسترسیها به سامانه و گواهی امضا.
سوال ۱۲: تکالیف سردفتر یا دفتریار کفیل بعد از شروع مرخصی در رابطه با سامانه ثبت الکترونیک اسناد چیست؟
تحویل گرفتن دسترسیهای دفترخانه اصیل با شناسه کاربری خودش و اقدام به تنظیم اسناد با مشخصات خودش.
سوال ۱۳: تکالیف سردفتر یا دفتریار کفیل بعد از پایان مرخصی در رابطه با سامانه ثبت الکترونیک اسناد چیست؟
قطع دسترسیهای سندنویسان به دفترخانه اصیل و اعلام تحویل دادن دفترخانه مورد کفالت.
سوال ۱۴: تکالیف سردفتر یا دفتریار اصیل بعد از پایان مرخصی در رابطه با سامانه ثبت الکترونیک اسناد چیست؟
مراجعه به حوزه ثبتی برای عودت دسترسیها و فعالسازی مجدد گواهی امضا و بررسی دسترسیهای سندنویسان.
سوال ۱۵: اعطای مجوز به کفیل برای تنظیم اسناد یا صرفاً ثبت خدمات تبعی در دفترخانه مورد کفالت در چه بخشی از سامانه تعیین میشود؟
در هنگام صدور ابلاغ کفالت با استفاده از گزینه “آیا کفیل اجازه تنظیم سند دارد؟”
سوال ۱۶: در صورتی که شخص اصیل قبل از رفتن به مرخصی عملیات مربوط به دکمه “اعلام تحویل به کفیل” را انجام ندهد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
کفیل دکمه تحویل گرفتن را نخواهد دید و باید به حوزه ثبتی مراجعه یا تماس حاصل نماید.
سوال ۱۷: در صورتی که شخص کفیل بعد از شروع مرخصی عملیات مربوط به دکمه “اعلام تحویل گرفتن دفترخانه توسط کفیل” را انجام ندهد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
دسترسی به دفترخانه مورد کفالت را نخواهد داشت.
سوال ۱۸: در صورتی که شخص کفیل بعد از پایان مرخصی عملیات مربوط به دکمه “اعلام عودت دسترسی توسط کفیل” را انجام ندهد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
با پایان زمان مرخصی، دسترسی کفیل بهصورت خودکار قطع خواهد شد.
سوال ۱۹: در صورتی که شخص اصیل قبل از رفتن به مرخصی به دکمه “اعلام تحویل به کفیل” دسترسی ندارد علت چیست؟
تا زمانی که ابلاغ مرخصی و ابلاغهای کفالت تمامی نقشهای تحت مسئولیت وی تأیید نشده باشد، این دکمه فعال نمیشود.
سوال ۲۰: در صورتی که شخص کفیل بعد از شروع مرخصی به دکمه “اعلام تحویل گرفتن دفترخانه توسط کفیل” دسترسی ندارد علت چیست؟
احتمالاً شخص اصیل عملیات “اعلام تحویل به کفیل” را انجام نداده است.
سوال ۲۱: برای شخصی که زودتر از موعد پایان مرخصی از مرخصی برگشته است، دسترسیهای وی چگونه بازگردانده خواهد شد؟
با مراجعه به حوزه ثبتی، دسترسیها و گواهی امضای الکترونیک وی مجدداً فعال میشود.
سوال ۲۲: آیا سردفتری که کفیل سردفتر دیگری شده است برای تنظیم اسناد در دفترخانه مورد کفالت باید برای دریافت گواهی امضای الکترونیک جدید به دفاتر RA مراجعه کند؟
خیر، باید با گواهی امضای الکترونیک خودش اقدام کند.
سوال ۲۳: آیا دفتریاری که کفیل سردفتری شده است برای تنظیم اسناد در دفترخانه مورد کفالت باید برای دریافت گواهی امضای الکترونیک به دفاتر RA مراجعه کند؟
اگر قبلاً دریافت کرده خیر، در غیر این صورت فقط یکبار باید مراجعه کند.
سوال ۲۴: با پایان مدت مرخصی آیا لازم است سردفتر اصیل برای فعالسازی مجدد گواهی امضای الکترونیک خود به یکی از دفاتر RA مراجعه کند؟
خیر، با مراجعه به حوزه ثبتی این کار انجام میشود.
سوال ۲۵: آیا نقش RA از سردفتری که مجوز RA داشته و به مرخصی رفته است به کفیل وی هم اعطا خواهد شد؟
خیر.
سوال ۲۶: آیا دفاتر RA در فرآیند مرخصی سردفتر یا دفتریار وظیفه خاصی بر عهده دارند؟
خیر، صرفاً وظیفه صدور و تمدید گواهی را بر عهده دارند.
سوال ۲۷: سردفتر یا دفتریاری که کفیل سردفتر دیگری شده است برای تنظیم اسناد در دفترخانه مورد کفالت از چه شناسه کاربری و توکنی باید استفاده کند؟
صرفاً باید از شناسه کاربری و امضای الکترونیک خودش استفاده کند.
سوال ۲۸: سردفتر یا دفتریار کفیل که با شماره ملی خود به سامانه وارد میشود چگونه میتواند بین اطلاعات دفترخانه اصیل و مورد کفالت سوئیچ کند؟
در لیستی که پس از ورود ظاهر میشود، میتواند دسترسی مورد نظر را انتخاب کند.
سوال ۲۹: آیا از نظر فنی برای اخذ شناسه یکتا یا تأیید نهایی اسناد دفترخانه مورد کفالت لازم است کفیل در محل دفترخانه مورد کفالت حاضر شود؟
از نظر فنی خیر، میتواند از دفترخانه خودش با دسترسی مربوطه اقدام کند، اما حضور فیزیکی تابع ضوابط ثبتی است.
سوال ۳۰: آیا از نظر فنی کفیل سردفتر میتواند به یکی از دفتریاران یا سندنویسان خود در دفترخانه اصیل دسترسی به دفترخانه مورد کفالت بدهد؟
بله، از طریق فرم مدیریت کاربران در دسترسی مربوط به کفالت.
سوال ۳۱: دفتریاری که کفیل سردفتر دیگری شده است با شماره ملی خود نمیتواند به سامانه متصل شود. علت چیست؟
سردفتر اصیل باید قبل از مرخصی برای شناسه کاربری دفتریار رمز تعیین نماید.
سوال ۳۲: سردفتر یا دفتریاری که کفیل شده است بعد از شروع مرخصی دسترسی به دفترخانه مورد کفالت ندارد. علت چیست؟
احتمالاً اصیل دکمه “اعلام تحویل به کفیل” را فشار نداده است.
سوال ۳۳: در صورتی که شخصی که به مرخصی میرود کفالت اشخاص دیگری را نیز بر عهده داشته باشد چه باید کرد؟
حوزه ثبتی موظف است برای هر یک از آن دفترخانهها ابلاغ کفالت صادر کند.
سوال ۳۴: آیا محاسبه و کنترلهای مربوط به مانده مرخصی توسط سامانه انجام خواهد شد؟
در این فاز خیر و بایستی کماکان بهصورت دستی انجام شود.
