تابلوی دفترخانه: نکات کلیدی و راهنمایی برای انطباق با بخشنامه سازمان ثبت

راهنمای جامع تابلوهای دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق: الزامات قانونی و مشخصات فنی

تابلوی دفترخانه شما، فراتر از یک معرفی ساده، ویترین اعتبار و پایبندی شما به قانون است؛ آیا با الزامات و استانداردهای جدید آن آشنا هستید؟

مقدمه: اهمیت قانونی و کاربردی تابلوهای دفترخانه

تابلوهای نصب شده در دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق، صرفاً جنبه تزئینی یا معرفی ساده ندارند. این تابلوها حامل اطلاعات مهمی برای مراجعین بوده و دارای اهمیت قانونی قابل توجهی هستند. رعایت استانداردها و ضوابط تعیین شده برای این تابلوها، نه تنها به نظم و زیبایی بصری شهر کمک می‌کند، بلکه نشان‌دهنده پایبندی دفترخانه به مقررات و ایجاد حس اعتماد در مراجعین است.

انواع تابلوهای دفترخانه: بیرونی و داخلی

به طور کلی، تابلوهای مورد استفاده در دفاتر اسناد رسمی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

• تابلوهای بیرونی: این تابلوها در نمای خارجی ساختمان دفترخانه نصب می‌شوند و هدف اصلی آن‌ها اطلاع‌رسانی به عموم مردم در مورد وجود و نوع دفترخانه (اسناد رسمی، ازدواج یا طلاق) و شماره آن است.
• تابلوهای داخلی: این تابلوها در فضای داخلی دفترخانه و معمولاً بالای سر هر یک از کارکنان نصب می‌شوند و وظیفه معرفی سردفتر، دفتریار و سایر کارکنان به مراجعین را بر عهده دارند. نصب این تابلوها طبق قانون الزامی است.

در ادامه به بررسی دقیق الزامات و مشخصات هر دو نوع تابلو می‌پردازیم.

• بیشتر بدانید: مقررات مربوط به عوارض کسب و پیشه برای سردفتران

تابلوهای بیرونی: الزامات قانونی و طرح یکسان‌سازی

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور ایجاد هماهنگی بصری، زیباسازی شهرها و استانداردسازی اطلاع‌رسانی، طرح یکسان‌سازی تابلوهای دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق را ابلاغ کرده است. این طرح از طریق بخشنامه شماره 48925/3/1 و نامه‌های تکمیلی به کانون سردفتران و دفتریاران اعلام شده است.

اهمیت رعایت استانداردها و پیامدهای عدم انطباق

بر اساس این بخشنامه:

• کلیه دفاتر موظفند تابلوهای بیرونی خود را مطابق با نمونه‌های مصوب و مشخصات اعلام شده، تغییر داده و هماهنگ سازند.
• سردفترانی که به تازگی ابلاغ سردفتری دریافت می‌کنند، از ابتدا موظف به رعایت این استانداردها هستند.
• هر دفترخانه مجاز به نصب حداکثر سه تابلو بیرونی در ابعاد مشخص شده است.
• استفاده از هرگونه عبارت تبلیغاتی یا القاب روی تابلوها ممنوع است.
  • ماده ۸ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: تابلو و مهر دفترخانه باید طبق نمونه مصوب سازمان ساخته شود و قید عبارات تبلیغی و القاب در تابلو، مهر و سربرگ دفترخانه ممنوع است.
• مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این بخشنامه بر عهده مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان‌ها و دفتر بازرسی سازمان ثبت است.

مشخصات فنی دقیق تابلوهای بیرونی (ابعاد، رنگ، فونت و…)

جزئیات فنی تابلوهای بیرونی دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق طبق اعلام رسمی به شرح زیر است:

ابعاد مجاز تابلوهای بیرونی

دفاتر می‌توانند یکی از سه اندازه زیر را برای تابلوهای خود انتخاب کنند:

• اندازه اول: طول 120 سانتی‌متر × عرض 90 سانتی‌متر
• اندازه دوم: طول 240 سانتی‌متر × عرض 180 سانتی‌متر
• اندازه سوم: طول 360 سانتی‌متر × عرض 270 سانتی‌متر

رزولوشن طراحی: 200 دی‌پی‌آی (Dpi) برای فایل طراحی.

جزئیات طراحی تابلوهای بیرونی (رنگ، کادر، آرم، نوشته‌ها)

• رنگ زمینه:
  • دفتر اسناد رسمی: کد رنگی C=60, K=30
  • دفتر رسمی ازدواج: کد رنگی C=80, Y=100
  • دفتر رسمی طلاق: کد رنگی M=40, Y=20 یا K=40
• کادر دور تابلو:
  • ضخامت (Stroke): 8 پیکسل (معادل حدود 1 میلی‌متر در چاپ)
  • فاصله از لبه‌های تابلو: 2 سانتی‌متر
  • رنگ: کاملاً سفید (White)
• آرم سازمان در زمینه (بک‌گراند):
  • رنگ: کاملاً سفید
  • شفافیت (Opacity): 20%
  • موقعیت: دقیقاً در مرکز تابلو
  • اندازه: به گونه‌ای که از بالا و پایین تابلو 4 سانتی‌متر فاصله داشته باشد.
• آرم سازمان در بالای تابلو:
  • اندازه خود آرم (بدون نوشته‌ها): عرض 7 سانتی‌متر
  • فونت نوشته‌های “قوه قضائیه” و “سازمان ثبت اسناد و املاک کشور”: چلیپا (Chalipa)، سایز 85
  • ترازبندی: هر سه جزء (آرم و دو خط نوشته) در راستای عمودی تراز باشند.
  • موقعیت: نقطه پایینی آرم روی تلاقی انحنای وسط آرم زمینه قرار گیرد. نوشته “قوه قضائیه” وسط نقطه‌های آرم زمینه باشد.
  • فاصله نوشته‌ها از آرم: 1 سانتی‌متر
• افکت‌های (Effects) آرم بالا و نوشته‌ها:
  • سایه (Drop Shadow): Opacity=75%, Angle=90°, Distance=15, Spread=0, Size=10, Noise=0
  • کادر (Stroke): Size=3, Opacity=100%, Color=K100 (سیاه)
• مشخصات نوشته‌های اصلی تابلو:
  • عنوان تابلو (مثلاً: دفتر اسناد رسمی): فونت چلیپا (Chalipa)، سایز 400، رنگ کاملاً سفید. ارتفاع از لبه پایینی تابلو: 25 سانتی‌متر.
  • شماره دفترخانه و نام سردفتر: فونت چلیپا (Chalipa)، سایز 200، رنگ کاملاً سفید. در یک راستای افقی تراز شوند. هر کدام 8 سانتی‌متر از طرفین (چپ و راست) تا انتهای تابلو فاصله داشته باشند. ارتفاع از لبه پایینی تابلو: 7 سانتی‌متر.
• افکت‌های (Effects) نوشته‌های اصلی:
  • سایه (Drop Shadow): Opacity=75%, Angle=90°, Distance=20, Spread=0, Size=10, Noise=0

تابلوهای داخلی: معرفی کارکنان دفترخانه

علاوه بر تابلوهای بیرونی، نصب تابلوهای داخلی برای معرفی کارکنان نیز الزامی است. این الزام بر اساس ماده 7 آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کد 781 و 479 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی و همچنین بخشنامه شماره ۱۰/۵۸۴۰ مورخ ۷۱/۱/۲۲ معاونت امور اسناد سازمان ثبت تاکید شده است.

الزامات قانونی و نمونه تابلوی داخلی

• هر دفترخانه موظف است مشخصات سردفتر، دفتریار و سایر کارکنان خود را مطابق نمونه مصوب تهیه کند.
• این تابلو باید با خط درشت و خوانا تکمیل شود.
• محل نصب تابلو: در محل کار و بالای سر هر یک از کارکنان (اعم از سردفتر، دفتریار، و سایر پرسنل) به گونه‌ای که در معرض دید مراجعین باشد.
• نمونه محتوای تابلو معمولاً شامل موارد زیر است:
  • محل الصاق عکس پرسنلی
  • بسمه تعالی
  • قوه قضائیه
  • سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
  • دفترخانه اسناد رسمی شماره …
  • نام: …
  • نام خانوادگی: …
  • سمت: … (مثلاً: سردفتر، دفتریار اول، سندنویس، …)
• عدم نصب این تابلوها یا نصب ناقص آن‌ها، در بازرسی‌های ادواری به عنوان ایراد ثبت می‌شود. (همانطور که در نمونه گزارش‌های بازرسی نیز قابل مشاهده است، سوال “تابلو مشخصات سردفتر و دفتریار و پرسنل نصب شده است یا خیر؟” یکی از موارد بررسی است).

سخن آخر

رعایت دقیق ضوابط مربوط به تابلوهای بیرونی و داخلی دفترخانه، نشان‌دهنده نظم، حرفه‌ای‌گری و پایبندی به قانون است. اطمینان حاصل کنید که تابلوهای دفترخانه شما با آخرین استانداردها و بخشنامه‌های سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مطابقت کامل دارد.