استرداد فوری مدارک اصحاب معامله؛ ممنوعیت نگهداری در دفترخانه
مدارک هویتی و اسناد اصحاب معامله ودیعه‌ای نزد دفترخانه نیستند؛ این بند قاعده استرداد فوری و استثنای محدود آن را تعیین کرده است.
متن اصلی بخشنامه (کد بند ۶۳ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
اسناد و مدارك اصحاب معامله كه ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد باید بلافاصله مسترد شود و اگر نگهداری آن ضروری باشد، باید سردفتر شخصاً به ذینفع رسید داده و بلافاصله پس از انجام معامله مسترد نماید. نگهداری اسناد و مدارك اصحاب معامله پس از انجام معامله ممنوع است مگر آنكه طبق آئین نامه باید نزد سردفتر بماند.
شناسنامه بخشنامه کد بند ۶۳
| شاخص | مشخصات بخشنامه |
|---|---|
| موضوع | تکلیف استرداد فوری اسناد و مدارک اصحاب معامله و ممنوعیت نگهداری آنها پس از انجام معامله |
| شماره | در متن مجموعه برای این بند شماره‌ای درج نشده است |
| تاریخ | در متن مجموعه درج نشده است |
| از | سازمان ثبت اسناد و املاک کشور |
| به | سردفتران اسناد رسمی |
دیدگاه محضرچی؛ تحلیل حقوقی و رویه عملی کد بند ۶۳
چرا مدارک در دفترخانه می‌ماند
در جریان تنظیم سند، شناسنامه، کارت ملی، سند مالکیت، گواهی‌ها و اوراق دیگرِ اصحاب معامله به دفترخانه ارائه می‌شود. گاه این مدارک تا پایان کار — و حتی پس از آن — نزد دفترخانه می‌ماند. بند ۶۳ برای همین وضعیت سه قاعده مقرر کرده است.
قاعده نخست: استرداد بلافاصله
حکم پایه صریح است: اسناد و مدارک اصحاب معامله که ملاحظه آن برای ثبت سند ضرورت دارد، باید بلافاصله مسترد شود. یعنی ملاحظه مدرک، مجوز نگهداری آن نیست.
تفکیک دو مفهوم: «ملاحظه» یعنی سردفتر مدرک را می‌بیند و آنچه لازم است در سند منعکس می‌کند؛ «نگهداری» یعنی مدرک نزد دفترخانه باقی می‌ماند. بند، اولی را لازم و دومی را جز در موارد معین ممنوع دانسته است.
قاعده دوم: رسید شخصی سردفتر
اگر نگهداری مدرک ضروری باشد، بند دو شرط گذاشته است:
- سردفتر شخصاً به ذینفع رسید بدهد؛
- و بلافاصله پس از انجام معامله مدرک را مسترد نماید.
قید «شخصاً» اهمیت دارد: مسئولیت رسید بر عهده خود سردفتر گذاشته شده است.
قاعده سوم: ممنوعیت نگهداری و استثنای آن
| وضعیت | حکم بند |
|---|---|
| مدارک لازم برای ملاحظه | بلافاصله مسترد شود |
| نگهداری ضروری پیش از انجام معامله | با رسید شخصی سردفتر، و استرداد بلافاصله پس از معامله |
| نگهداری پس از انجام معامله | ممنوع |
| مدارکی که طبق آیین‌نامه باید نزد سردفتر بماند | استثنای مصرّح؛ نزد سردفتر باقی می‌ماند |
متن بند، دایره استثنا را به موارد آیین‌نامه‌ای محدود کرده است: «مگر آنکه طبق آیین‌نامه باید نزد سردفتر بماند». هر نگهداری دیگری خارج از این استثناست.
مستندات و مواد قانونی مرتبط
- مقررات آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی، ناظر بر مدارکی که باید در پرونده سند ضبط شود.
- مقررات ناظر بر ملاحظه اسناد و مدارک متعاملین هنگام تنظیم سند.
- مقررات ناظر بر تکالیف سردفتر در برابر ارباب رجوع.
بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- دفاتر اسناد رسمی (محضر، دفترخانه) + سند رسمی
- نمونه صورتجلسه بازرسی اجمالی سازمان ثبت از دفاتر اسناد رسمی
- قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران ۱۳۵۴
- دریافت کپی برابر اصل وکالتنامه میخک و مدارک سامانه تاک
پرسش‌های متداول درباره کد بند ۶۳ بخشنامه‌های ثبتی
پس از انجام معامله خیر؛ بند نگهداری را ممنوع دانسته مگر مدارکی که طبق آیین‌نامه باید نزد سردفتر بماند.
سردفتر باید شخصاً به ذینفع رسید بدهد و بلافاصله پس از انجام معامله مدرک را مسترد کند.
باید بلافاصله مسترد شوند.
