سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با ابلاغ بخشنامه مهم شماره ۱۴۰۴/۱۴۴۹۲۸، کلیه دفاتر اسناد رسمی را مکلف به نصب دوربین و ضبط صدا و تصویر اصحاب سند در حین اخذ امضا و اثر انگشت کرد. این اقدام که ۶ ماه برای اجرای آن فرصت تعیین شده، در راستای اجرای ماده ۳۴ آییننامه اصلاحی دفاتر اسناد رسمی و راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضاییه صورت میگیرد.
الزام دفاتر اسناد رسمی به نصب دوربین: بخشنامه جدید سازمان ثبت (اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول)
موضوع بخشنامه: اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضائیه
در ادامه، متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۱۴۴۹۲۸ مورخ ۱۴۰۴/۰۸/۰۵، ابلاغی از سوی معاونت امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، ارائه میگردد:
به: مدیر کل محترم ثبت اسناد و املاک استان…
موضوع: اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضائیه
با سلام و احترام
در اجرای ماده ۳۴ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران ( اصلاحی سال ۱۴۰۲) که مقرر می دارد : سردفتر در محل دفترخانه و همزمان با اخذ امضای هر یک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف به انجام اقدامات زیر می باشد.
الف: از طریق سامانه، اثر انگشت اصحاب معامله را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک، دفتر را تایید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.
ب: مفاد اسناد را به طرف یا طرفین معامله حین امضا تفهیم و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت “از مفاد سند مطلع شدم” درج و به امضای آنها برساند.
ج: ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد.
مع الوصف در اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضائیه و مقرره مذکور، سردفتران مکلفند ظرف شش ماه از تاریخ ابلاغ این بخشنامه در محل اخذ امضا و اثر انگشت اصحاب سند نسبت به نصب دوربین با مشخصات مورد تایید دفتر توسعه فناوری و خدمات الکترونیک اقدام و ضبط صدا و تصویر در زمان اخذ امضا و اثر انگشت از متعاملین صورت گیرد.
مسئولیت نظارت و پیگیری بر روند نصب دوربین و ضبط صدا و تصویر بر عهده مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها می باشند.
سید صادق سعادتیان
معاون امور اسناد
جدول اطلاعات بخشنامه
| عنوان | اطلاعات |
| شماره بخشنامه | ۱۴۰۴/۱۴۴۹۲۸ |
| تاریخ ابلاغ | ۱۴۰۴/۰۸/۰۵ |
| موضوع | اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی (الزام به نصب دوربین در دفاتر اسناد رسمی) |
| فرستنده | معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور |
| گیرنده | مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها |
تحلیل و بررسی حقوقی بخشنامه نصب دوربین در دفاتر اسناد رسمی
این بخشنامه یکی از مهمترین گامها در جهت افزایش شفافیت، امنیت اسناد رسمی و مستندسازی فرآیند تنظیم سند محسوب میشود. ابلاغیه حاضر، صرفاً یک توصیه اداری نیست، بلکه اجرای مستقیم تکالیف قانونی است که پیشتر در آییننامه دفاتر اسناد رسمی و اسناد بالادستی قوه قضاییه تعیین شده بود.
خلاصه و توضیح ساده بخشنامه
به زبان ساده، این بخشنامه به تمام دفاتر اسناد رسمی دستور میدهد که:
- در محلی که ارباب رجوع سند را امضا و اثر انگشت میزند، دوربین نصب کنند.
- این دوربینها باید قابلیت ضبط صدا و تصویر را همزمان داشته باشند.
- مشخصات فنی این دوربینها باید مورد تأیید «دفتر توسعه فناوری و خدمات الکترونیک» سازمان ثبت باشد.
- دفاتر اسناد رسمی ۶ ماه از تاریخ این بخشنامه (۱۴۰۴/۰۸/۰۵) فرصت دارند تا این سیستم را راهاندازی کنند (مهلت تا حدوداً ۱۴۰۵/۰۲/۰۵).
- هدف از این کار، مستندسازی لحظهی امضای سند و اطمینان از آگاهی و رضایت کامل امضاکنندگان است.
بررسی مبانی قانونی و مقررات مرتبط
صدور این دستورالعمل مستند به دو منبع قانونی و اجرایی مهم است:
۱. ماده ۳۴ آییننامه قانون دفاتر اسناد رسمی (اصلاحی ۱۴۰۲)
هسته اصلی این تکلیف در بند «ج» ماده ۳۴ آییننامه اصلاحی سال ۱۴۰۲ نهفته است. این ماده در اصلاحات جدید، تکالیف سردفتر در لحظه اخذ امضا را بهروزرسانی و فناورانه کرد:
- بند الف: الزام به اخذ اثر انگشت در دفتر الکترونیک و استفاده از امضای الکترونیک.
- بند ب: الزام به تفهیم مفاد سند به اصحاب معامله و اخذ امضای “از مفاد سند مطلع شدم”.
- بند ج: تکلیف به ضبط و ذخیره صدا و تصویر طرفین حین تنظیم سند (با مهلت ۶ ماهه از تصویب آییننامه) و نگهداری فایلها حداقل به مدت یک سال.
این بخشنامه در واقع مهلت اجرایی بند «ج» را (که قبلاً از تاریخ تصویب آییننامه بود) یادآوری و نهایی کرده و ۶ ماه فرصت جدید از تاریخ ابلاغ بخشنامه به دفاتر داده است.
۲. راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضاییه
«سند تحول و تعالی» نقشه راه قوه قضاییه برای مدرنسازی و افزایش کارآمدی است. راهکار ۱۴۲ این سند به طور خاص بر «نظارت هوشمند بر عملکرد ضابطان، کارشناسان رسمی و دفاتر اسناد رسمی» و «بهرهگیری از فناوریهای نوین» برای ارتقاء شفافیت و کارآمدی تأکید دارد.
نصب دوربین و ضبط صوتی و تصویری فرآیند امضا، مصداق بارز این نظارت هوشمند و استفاده از فناوری برای اهداف زیر است:
- جلوگیری از جعل امضا یا اثر انگشت.
- پیشگیری از تنظیم اسناد تحت فشار، اکراه یا بدون اطلاع کامل (بهویژه در مورد افراد کهنسال یا کمسواد).
- ایجاد یک مستند غیرقابل انکار برای مراجع قضایی در صورت بروز اختلاف در مورد اصالت سند یا رضایت طرفین.
نتیجهگیری و اهمیت اجرا
الزامی شدن ضبط صدا و تصویر در دفاتر اسناد رسمی، اعتبار اسناد رسمی را به شدت تقویت میکند. این اقدام، امنیت حقوقی جامعه را افزایش داده و به سردفتران نیز کمک میکند تا در برابر ادعاهای واهی مبنی بر عدم تفهیم سند یا اجبار در امضا، مستندات دفاعی محکمی داشته باشند.
مدیران کل ثبت استانها موظف شدهاند که بر حسن اجرای این بخشنامه و نصب دوربینها در مهلت مقرر نظارت دقیق داشته باشند.
