الزام دفاتر اسناد رسمی به نصب دوربین و متن دیالوگ متعاملین: بخشنامه جدید (اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول)

الف) متن کامل بخشنامه‌های سازمان ثبت در خصوص ضبط صدا و تصویر

بروزرسانی: بخشنامه تکمیلی (شماره ۱۴۰۴/۱۸۹۶۳۰) حاوی مشخصات سخت‌افزاری دوربین و متن دیالوگ‌های اجباری به این پست اضافه شد. لازم به ذکر است که معافیت موقت سال ۱۴۰۰ کاملاً لغو گردیده است.

۱. بخشنامه تکمیلی و دستورالعمل اجرایی (شماره ۱۴۰۴/۱۸۹۶۳۰ مورخ ۱۴۰۴/۱۰/۰۷)

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
شماره: ۱۴۰۴/۱۸۹۶۳۰ | تاریخ: ۱۴۰۴/۱۰/۰۷
مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استان‌ها
موضوع: اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضائیه

با سلام و احترام
پیرو بند «ج» بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۱۴۴۹۲۸ – ۱۴۰۴/۸/۵ و در اجرای بند ب ماده ۳۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران که مقرر می‌دارد «ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد» و با توجه به راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضائیه، سردفتران مکلفند در محل اخذ امضاء اصحاب سند نسبت به نصب دوربین با مشخصات مورد تایید دفتر توسعه فناوری و خدمات الکترونیک اقدام و ضبط صدا و تصویر در زمان اخذ امضا از متعاملین صورت گیرد.

در این مورد سردفتران اسناد رسمی مکلفند به شرح زیر اقدام نمایند:
۱- با توجه به نامه شماره ۱۴۰۴/۱۸۵۴۷۴ – ۱۴۰۴/۱۰/۱ مدیر کل محترم دفتر توسعه زیرساخت‌های فناوری، دوربین با مشخصات زیر توسط سردفتر در محل اخذ امضا نصب گردد:

الف – مستند به ماده ۶۳ قانون ثبت و بند ب ماده ۳۴ آیین‌نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ به منظور ضبط صدا و تصویر در زمان اخذ امضاء اصحاب سند به متقاضی اعلام که عبارت: «از مفاد سند شماره شناسه …… با موضوع …… مطلع شدم» را رو به دوربین منصوب (تمام رخ) به صورت رسا قرائت نماید.
تذکر: در این مورد و بندهای زیر ذکر ۴ شماره آخر شناسه یکتا کفایت می‌کند.

ب – مستند به مواد ۶۴، ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت و بند ب ماده ۳۴ آیین‌نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ در موارد خاص از جمله اشخاص نابینا و بی‌سواد که معتمد به عنوان یکی از امضاءکنندگان سند می‌باشد، ابتدا معتمد عبارت: «سند شماره شناسه …… با موضوع …… به خانم / آقای …… تفهیم شد و نامبرده را از مفاد سند مطلع نمودم»، سپس شخص اصلی عبارت: «با توجه به تفهیم معتمد از مفاد سند با موضوع …… مطلع شدم» را قرائت نمایند.

ج – مستند به ماده ۶۴ قانون ثبت و بند ب ماده ۳۴ آیین‌نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ در مورد اشخاص کر و لال، ابتدا معتمد عبارت: «سند شماره شناسه …… با موضوع …… به خانم / آقای …… تفهیم شد و نامبرده را از مفاد سند مطلع نمودم» را قرائت، سپس شخص اصلی با زبان اشاره مراتب «تفهیم سند توسط معتمد و اطلاع از مفاد سند» را رو به دوربین منصوب اعلام نماید.

د – مستند به ماده ۶۱ قانون ثبت و بند ب ماده ۳۴ آیین‌نامه اصلاحی قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ در مورد اشخاصی که به زبان فارسی مسلط نیستند و نیاز به مترجم دارند، ابتدا مترجم عبارت: «سند شماره شناسه …… با موضوع …… به خانم / آقای …… تفهیم و متقاضی را از مفاد سند مطلع نمودم»، سپس شخص اصلی عبارت: «سند توسط مترجم آقای / خانم …… به اینجانب تفهیم شد و از مفاد سند شماره …… با موضوع …… مطلع شدم» را به زبان اصلی خود قرائت نماید.

در مورد اشخاص بیمار و زندانی موضوع ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و تبصره ذیل آن با توجه به حضور نماینده دادستان در محل مطابق مقررات ماده مذکور اقدام گردد.
مسئولیت نظارت و پیگیری بر روند نصب دوربین و ضبط صدا و تصویر بر عهده مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استان‌ها می‌باشد.

صادق سعادتیان – معاون امور اسناد

رونوشت:
– جناب آقای دکتر صاحبکار معاون محترم راهبردی قوه قضاییه عطف به نامه شماره ۹۰۰۰/۹۶۱۶/۹۰۰ – ۱۴۰۴/۸/۱۸ جهت استحضار.
– مشاوران محترم ریاست عالی سازمان جهت استحضار.

۲. بخشنامه اولیه مهلت ۶ ماهه (شماره ۱۴۰۴/۱۴۴۹۲۸ مورخ ۱۴۰۴/۰۸/۰۵)

به: مدیر کل محترم ثبت اسناد و املاک استان…
موضوع: اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضائیه

با سلام و احترام
در اجرای ماده ۳۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (اصلاحی سال ۱۴۰۲) که مقرر می‌دارد: سردفتر در محل دفترخانه و همزمان با اخذ امضای هر یک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف به انجام اقدامات زیر می‌باشد:
الف: از طریق سامانه، اثر انگشت اصحاب معامله را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک، دفتر را تایید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی‌ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.
ب: مفاد اسناد را به طرف یا طرفین معامله حین امضا تفهیم و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت “از مفاد سند مطلع شدم” درج و به امضای آنها برساند.
ج: ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد.

مع‌الوصف در اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول و تعالی قوه قضائیه و مقرره مذکور، سردفتران مکلفند ظرف شش ماه از تاریخ ابلاغ این بخشنامه در محل اخذ امضا و اثر انگشت اصحاب سند نسبت به نصب دوربین با مشخصات مورد تایید دفتر توسعه فناوری و خدمات الکترونیک اقدام و ضبط صدا و تصویر در زمان اخذ امضا و اثر انگشت از متعاملین صورت گیرد.
مسئولیت نظارت و پیگیری بر روند نصب دوربین و ضبط صدا و تصویر بر عهده مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استان‌ها می‌باشند.

سید صادق سعادتیان – معاون امور اسناد

ب) شناسنامه بخشنامه‌ها

ج) تحلیل کاربردی و حقوقی نصب دوربین در محضر

اجرای راهکار ۱۴۲ سند تحول قوه قضاییه، یکی از بزرگترین تغییرات رویه‌ای در تاریخ دفاتر اسناد رسمی است. سازمان ثبت با صدور بخشنامه دی ماه، به تمام ابهامات پایان داد و سناریوی دقیق فیلم‌برداری از فرآیند امضا را ترسیم کرد.

نکات کلیدی برای همکاران سردفتر:

• حذف نویز (Noise Canceling): با توجه به شلوغی معمول محیط دفترخانه، الزام به استفاده از میکروفون دارای قابلیت حذف نویز در متن بخشنامه گنجانده شده است تا وضوح صدای اقرارکننده تضمین شود.
• کاهش بار حفظیات شناسه: سازمان ثبت با هوشمندی، در تبصره بند «الف» بخشنامه دی ماه قید کرده است که ذکر تمامی اعداد شناسه یکتای ۱۸ رقمی الزامی نیست و تلفظ ۴ رقم آخر شناسه برای جلوگیری از اشتباه ارباب رجوع کفایت می‌کند.
• پوشش شکاف‌های حقوقی: تعیین تکلیف دقیق برای افراد نابینا، ناشنوا (با زبان اشاره)، اتباع خارجی (قرائت به زبان مادری) و افراد بی‌سواد، مانع از ابطال اسناد رسمی در دادگاه‌ها به بهانه «عدم تفهیم مفاد سند» خواهد شد.

د) مستندات و قوانین مرتبط با این رویه

• بند «ب» و «ج» ماده ۳۴ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی: الزام اخذ اثر انگشت، تفهیم مفاد سند و ذخیره فایل صوتی و تصویری متعاملین.
• مواد ۶۱، ۶۳، ۶۴، ۶۶ و ۶۷ قانون ثبت اسناد و املاک: قوانین مربوط به اخذ امضا، نحوه احراز هویت اشخاص بی‌سواد، کر و لال و اتباع نیازمند مترجم.
• ماده ۴۲ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی: نحوه تنظیم سند برای بیماران و زندانیان با حضور نماینده دادستان.