دفاتر اسناد رسمی باید تصویر و صدای طرفین سند را ضبط و نگهداری کنند؟

در اجرای ماده (۶) آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و بند (ب) ماده (۳۴) آیین نامه مذکور که مقرر نموده ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد نظر به اینکه در بازرسی از دفاتر اسناد رسمی از ناحیه بازرسان برای سران دفاتر به دلیل عدم رعایت موارد فوق، تخلف گزارش می‌گردد، لذا با توجه به نامه شماره ۱۴۰۰/۴۲۸۰۹ مورخ ۱۴۰۰/۰۳/۰۵ دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک، چون از لحاظ زیر ساخت فنی هنوز امکان اجرای تبصره مزبور فراهم نشده است، مع‌الوصف در حال حاضر مسئولیتی از این حیث متوجه سران دفاتر نمی‌باشد.

مهدی اقبال، معاون امور اسناد | شماره ۱۴۰۰/۱۳۷۱۶۲ | مورخ 1400/08/05

پانوشت

ماده ۶‏‏ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران: محل دفترخانه باید مجهز به دوربین مداربسته با قابلیت ضبط تصویر، کپسول آتش نشانی و مکان مطمئن برای نگهداری اسناد و دفاتر ثبتی باشد. وجود دوربین مداربسته باید از قبل به اشخاص اعلام شود.

ماده 34‏‏ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران: سردفتر در محل دفترخانه و همزمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد:

• الف – از طریق سامانه اثر انگشت آنها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ و پس از امضا به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.
• ب – مفاد اسناد را به طرف یا طرفین معامله حين امضا اسناد تفهیم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت “از مفاد سند مطلع شدم” درج و به امضای آنها برساند.
  • تبصره – سازمان می‌تواند به هر نحو مقتضی اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه های مربوط اعمال نماید.
• پ ـ ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین نامه صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید، به نحوی که حداقل یکسال پس از تنظیم سند قابل بازخوانی باشد.
  • تبصره ـ قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود.