واگذاری امتیاز دفتریاری دفاتر اسناد رسمی

‌ماده 7 قانون دفاتر اسناد رسمی: دارندگان دانشنامه لیسانس را بدون کارآموزی و دارندگان دیپلم کامل متوسطه را به شرط یک سال کارآموزی می‌توان به دفتریاری دفاتر‌اسناد رسمی انتخاب نمود.

‌ماده 12 قانون دفاتر اسناد رسمی: اشخاص زیر را نمی‌توان به سمت سردفتری یا دفتریاری انتخاب یا ابقاء کرد.

1. اتباع بیگانه.
2. کسانی که تحت قیمومت یا ولایت هستند.
3. محکومین به انفصال دائم از خدمات دولتی یا قضایی یا وکالت دادگستری و همچنین محکومین به انفصال موقت از خدمات و مشاغل مزبور‌در مدت انفصال یا تعلیق.
4. محکومین به جنایات عمدی و محکومین به ارتکاب جنحه‌های منافی عفت و همچنین محکومین به جنحه‌هایی که مطابق قانون مستلزم‌محرومیت از بعضی حقوق اجتماعی مذکور در ماده 15 قانون مجازات عمومی است و همچنین اشخاصی که احراز شود به اتهامات جنایات عمدی‌تحت محاکمه هستند.
5. اشخاص مشهور به فساد عقیده و معتادین به مواد مخدر و کسانی که فاقد صلاحیت اخلاقی باشند.

ماده 13: سردفتران و دفتریاران که به اتهام ارتکاب جنایت عمدی مطلقاً و یا به اتهام ارتکاب جنحه‌های مذکور در ماده 19 قانون مجازات عمومی‌از طرف مراجع قضایی علیه آنها کیفر خواست صادر شود تا صدور حکم قطعی معلق خواهند شد و در صورتی که سردفتر معلق شود دفترخانه تا روشن‌شدن تکلیف نهایی سردفتر معلق به کفالت دفتریار واجد شرایط یا سردفتر دیگری اداره خواهد شد و در صورت برائت از اتهام منتسب سازمان ثبت‌اسناد و املاک کشور مکلف است بلافاصله اجازه اشتغال مجدد او را صادر نماید.

‌ماده 15 قانون دفاتر اسناد رسمی: 

مشاغل زیر منافی شغل سردفتری و دفتریاری است.

1. قضاوت و وکالت دادگستری و عضویت در مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و شهرداریها.
2. اشتغال به امر تجارت بنا به تعریف ماده یک قانون تجارت.
3. عضویت در هیأت مدیره و مدیریت عامل شرکتهای تجاری و بانکها و یا مؤسسات بیمه و مؤسسات دولتی و یا وابسته به دولت.
4. مدیریت روزنامه یا مجله اعم از مدیر مسئول یا مدیر داخلی و صاحب امتیاز و سردبیر (‌به استثناء نشریه کانون سردفتران و مجلاتی که صرفاً‌جنبه علمی داشته باشد).

‌تبصره 1 – تدریس در دانشکده‌ها و مدارس عالی با اجازه وزارت دادگستری مانع از اشتغال به شغل سردفتری و یا دفتریاری نخواهد بود.

‌تبصره 2 – سردفتر یا دفتریار در صورت انتخاب به نمایندگی مجلسین یا شهردار انتخابی با حفظ سمت از اشتغال به سردفتری معذور خواهد بود و‌در این مدت دفترخانه به تصدی دفتریار واجد شرایط که از طرف سردفتر معرفی می‌شود اداره خواهد شد.

مدت نمایندگی سردفتر در مجلسین یا‌خدمت در سمت شهردار انتخابی جزء سنوات خدمات او محسوب می‌شود.

‌ماده 9 قانون دفاتر اسناد رسمی: ..سن دفتریاران در بدو اشتغال نباید کمتر از 20 سال و بیشتر از 50 سال باشد.

‌ماده 10 قانون دفاتر اسناد رسمی: پس از تصویب این قانون هر یک از سردفتران و دفتریاران اول که دارای سی سال سابقه خدمت اعم از متوالی یا متناوب (‌اعم از سردفتری و دفتریاری اول) باشد می‌تواند تقاضای بازنشستگی کند. نحوه استفاده این اشخاص از مزایای بازنشستگی به موجب آیین‌نامه موضوع ماده 68 این‌قانون تعیین خواهد شد.

‌ماده 11: سردفتران و دفتریاران اول پس از رسیدن به سن 65 سال تمام بر اساس مقررات این قانون بازنشسته خواهند شد.

بند 21 مجموعه بخشنامه های ثبتی: نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیرماه 1354 مادام كه حكم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید به كار خود ادامه دهد.

ماده 6 قانون دفاتر اسناد رسمی: اشخاص زیر را می‌توان به سردفتری دفترخانه اسناد رسمی تعیین نمود.

1. اشخاصی که دارای لیسانس حقوق … باشند.
2. سایر لیسانسیه‌ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتریاری.
3. دفتریارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری … باشند به شرط داشتن پنج سال سابقه دفتریاری.
4. دفتریارانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند به شرط داشتن هفت سال سابقه دفتریاری اول.
5. دفتریاران اول که در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و 15 سال سابقه دفتریاری اعم از متناوب و مستمر داشته باشند.

البته در هر حال مطابق ماده 5 همین قانون باید در آزمون سردفتری شرکت نمود.

کد ۶۰۶ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: دفتریاران شاغل مادام که به سن بازنشستگی (مادتین ۱۰ و ۱۱ قانون دفاتر اسناد رسمی…) نرسیده‌اند، در صورت داشتن سایر شرایط قانونی، میتوانند به سردفتری دفترخانه اسناد رسمی تعیین شوند ولو اینکه بیش از پنجاه سال سن داشته باشند.

ماده ۵۹ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: سردفتران و دفتریاران مکلفند در وقت اداری که کمتر از ۴۴ ساعت در هفته نباشد، در دفترخانه حضور داشته باشند. سازمان می‌تواند در صورت ضرورت و افزایش حجم کار برنامه کشیک دفاتر را پیش‌بینی و ابلاغ کند.

کد ۵۹۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: ساعات کار دفترخانه‌ها از ساعت 07:30 تا 14:30 است و پس از آن بایستی درب محل دفترخانه بسته و از پذیرفتن ارباب رجوع جدا خودداری شود.

دفاتر اسناد رسمی متقاضی انجام امور دفتری و ثبت سند در خارج از وقت اداری با هماهنگی اداره ثبت محل، مجاز به فعالیت هستند.

مفتوح بودن دفاتر اسناد رسمی در ساعات غیراداری و مبادرت به تنظیم سند خلاف موازین و مقررات می باشد.

بند 16 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و به استناد ماده 19 آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب سال 1317 (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یك جلسه تنظیم و به امضاء اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد. بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر كاركنان دفترخانه در مورد انجام كار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست.

ماده 10 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: سردفتر موظف است حداکثر ظرف 2 ماه پس از آغاز به کار شخص واجد شرایط را برای تصدی سمت دفتریاری اول موضوع ماده ۳ قانون به سازمان معرفی نمایند.

تبصره ۱: داشتن کارت پایان خدمت وظیفه عمومی یا کارت معافیت دائم از خدمت وظیفه عمومی برای آقایان الزامی است.

تبصره 2: شخص معرفی شده توسط سردفتر در صورت قبولی در آزمون کتبی، مراحل گزینش، مصاحبه و احراز صلاحیت، با حکم رئیس سازمان منصوب می‌شود و در صورت عدم انتخاب شخص معرفی شده به عنوان دفتریار، سردفتر مکلف است شخص دیگری را معرفی نماید. شرکت دفتریار در دوره‌های آموزشی که در ابتدای شروع به‌کار و یا در ضمن خدمت توسط سازمان یا کانون برگزار می‌شود الزامی است.

تبصره ۳: در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود.

دقت در پیشنهاد دفتریار موضوع کد 810 مجموعه بخشنامه های ثبتی: مشاهده می شود که سران دفاتر اسناد رسمی بدواً شخصی را به عنوان دفتریار به سازمان ثبت پیشنهاد می نمایند سپس از این تصمیم عدول و فرد دیگری را برای تصدی شغل دفتریاری پیشنهاد می کنند.

از آنجائی که این اقدام علاوه بر تضییع حقوق فرد مزبور، بعضا باب سوء استفاده را فراهم و موجب اتلاف وقت مسئولان امر نیز می‌گردد لذا مقرر می دارد مراتب به کلیه سران دفاتر اسناد رسمی ابلاغ شود تا نهایت دقت را در هنگام پیشنهاد دفتریار معمول و تا تعیین تکلیف فرد معرفی شده قبلی، از معرفی شخص دیگر خودداری نمایند. بدیهی است از تاریخ صدور این بخشنامه به پیشنهادهائی که بدون رعایت مراتب فوق به عمل آید ترتیب اثر داده نخواهد شد. بخشنامه شماره ۱/۳۴/۲۹۷۷ مورخ ۱۳۷۹/۹/۱۲ سازمان ثبت

ماده ۸ شیوه‌نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر: پس از اخذ امضای اشخاص مرتبط با سند و ثبت اثر انگشت آنها در سامانه، سردفتر باید با امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را از طریق سامانه چاپ و پس از امضاء به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذیربط را تحویل نماید.

تبصره ۱– دفتریار مکلف است پس از تأیید نهایی دفتر الکترونیک توسط سردفتر، با استفاده از گواهی امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را امضاء نماید.

تبصره ۲- اخذ امضاء از اشخاص مرتبط، روی نسخه نهایی سند دریافت شده از سامانه، ممنوع است.

تبصره ۳- سردفتر مکلف است نسخه الکترونیک اسنادی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید.

تبصره ۴ – سردفتر مکلف است یک نسخه از سند نهایی دریافت شده از سامانه را به همراه نسخه پشتیبان مربوط، به صورت مجلدات حاوی یک صد سند تنظیم و در محلی مطمئن در دفترخانه نگهداری نماید.

ماده 15 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی:

شروع به کار سردفتران و دفتریاران اول و دوم منوط به معرفی ضامن می‌باشد و این کار باید به موجب سند رسمی انجام شود. در صورت معرفی ضامن، مسئولیت سردفتر یا دفتریار با ضامن خود تضامنی است. مبلغ مورد ضمانت در مورد سردفتر یک میلیارد ریال، دفتریار اول  500 میلیون ریال و  دفتریار دوم 300 میلیون ریال است.

مشمولان این ماده می‌توانند به جای معرفی ضامن معادل مبالغی که مقرر گردیده به ایداع وثیقه نقدی یا ملکی یا ضمانت‌نامه بانکی مبادرت کنند.

تبصره۱ـ ضمانت یا ایداع وثیقه نقدی یا ملکی و یا ضمانت‌نامه بانکی برای جبران خسارت وارده به اشخاص و دولت از طرف سردفتران و دفتریاران و یا پرداخت جرایم نقدی دادگاه انتظامی است و باید این موضوع در سند رسمی تصریح شود. تبدیل تضمین مجاز می‌باشد.

تبصره۲ـ چنانچه ضمانت یا وثیقه یا ضمانت‌نامه بانکی به جهتی از بین برود یا کلاً یا بعضاً به مصرف برسد و یا اعتبار و یا ارزش آن به نحو فاحشی کاهش یابد. سردفتر و دفتریار موظف است با اخطار اداره ثبت ظرف یک ماه نسبت به تبدیل ضمانت یا ایداع وثیقه یا ارائه ضمانت‌نامه بانکی اقدام نماید. در غیر این صورت، سازمان ابلاغ او را لغو می‌نماید.

تبصره۳ـ کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تضمین خود با آیین‌نامه خواهند بود.

تبصره۴ـ رییس سازمان می‌تواند در صورت اقتضاء هر سه سال متناسب با شاخص بهای کالاها و خدمات مصرفی که توسط بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران به طور رسمی اعلام می‌شود، تعدیل مبالغ تضمین را به رییس قوه قضائیه پیشنهاد نماید.

کد ۱۱۰۳ مجموعه بخشنامه های ثبتی: با عنایت به ماده ۱۷ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۲۵ تیر ماه ۱۳۵۴ و تبصره ۳ ماده ۱۵ آیین نامه قانون مزبور مصوب ۱۴۰۰/۱/۱۰ که مقرر داشته است کلیه سردفتران و دفتریاران ملزم به رعایت تطبیق تضمین خود با آیین نامه میباشند لذا مقتضی است به کلیه سردفتران و دفتریاران شاغل در حوزه ثبتی آن اداره کل ابلاغ گردد تا نسبت به تطبیق وضعیت تضمین خود اقدام نمایند ضمناً ضمانت سردفتران و دفتریاران از یکدیگر بلااشکال خواهد بود. لذا نتیجه اقدامات به همراه مدارک و مستندات مربوطه به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال شود.

احتراماً با عنایت به این که طبق ماده ۱۷ قانون دفاتر اسناد رسمی از سردفتران و دفتریاران قبل از شروع به کار باید ضامن معتبر اخذ شود و براساس بندهای ۱ و ۲ ماده ۹ آیین نامه اصلاحی قانون مذکور معرفی ضامن باید به موجب سند رسمی باشد لذا خواهشمند است دستور فرمایید پس از واریز مبلغ مورد ضمانت توسط متقاضیان انتصاب به سمت سردفتری اسناد رسمی و دفتریاری به حساب سپرده آن اداره کل نسبت به اخذ سند تضمین مربوطه اقدام لازم معمول و نتیجه را به این اداره کل ارسال نمایند.

دفتریار اول معاون سردفتر و نماینده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در دفترخانه است که بیمه او از کانون سردفتران و دفتریاران پرداخت می‌شود و ۱۵ درصد از حق التحریر دفترخانه به حساب وی واریز می‌گردد.

دفتریار دوم در حقیقت کارمند دفترخانه است که مزایای دفتریار اول را ندارد و حقوق و بیمه او بر اساس قانون کار محاسبه می‌شود. در صورت انتخاب دفتریار دوم، پرداخت حقوق وی طبق مقررات بر عهده سردفتر خواهد بود. که در هر حال نباید از حداقل حقوق وزارت کار کمتر باشد.

کد ۷۵۰ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: سران دفاتر اسناد رسمی مکلفند همه ماهه حداکثر تا پنجم ماه بعد ۱۵درصد سهم دفتریار از حق التحریر وصولی را به حساب بانکی دفتریار واریز و قبض رسید را در سابقه بایگانی و کانون سردفتران و دفتریاران و به دفتر یار اعلام نمایند.

دفتریاران اول دفاتر اسناد رسمی مکلفند در یکی از شعب بانکهای نزدیک به دفترخانه، حساب بانکی افتتاح و شماره آنرا به سردفتر و کانون… اعلام نمایند.

مسئولیت نظارت و مراقبت بر اجرای این بخشنامه به عهده مدیران کل ثبت استانها و کانون… می باشد.

آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی:

ماده۵۹ ـ سردفتران و دفتریاران مکلفند در وقت اداری که کمتر از ۴۴ ساعت در هفته نباشد، در دفترخانه حضور داشته باشند. سازمان می‌تواند در صورت ضرورت و افزایش حجم کار برنامه کشیک دفاتر را پیش‌بینی و ابلاغ کند.

ماده۶۰‏ ـ سردفتر یا دفتریار به‌ شرح زیر مجاز به استفاده از مرخصی می‌باشد:

الف‏‏‏‌ـ مرخصی استحقاقی:

۱ـ میزان مرخصی سالانه یک ماه در سال و مدت مرخصی ساعتی حداکثر ۳ ساعت در روز است و نباید از ۹۶ ساعت در سال تجاوز نماید.

۲ـ تقاضای مرخصی از طریق اتوماسیون به اداره ثبت محل ارسال می‌شود و پس از تعیین دفتریار واجد شرایط سردفتری یا کفیل، در صورت موافقت مدیرکل ثبت استان یا رییس ثبت محل به‌صورت الکترونیکی به متقاضی ابلاغ می‌شود.

۳‏‏‏ـ در صورتی که سردفتر یا دفتریار از مرخصی استفاده نکند مرخصی مزبور برای او ذخیره می‌شود و می‌تواند از مجموع آن‌ها به شرط آنکه از ۴ ماه تجاوز نکند یکجا یا به دفعات استفاده کند.

تبصره۱ـ سردفتری که به‌عنوان عضو اصلی هیأت مدیره کانون­ انتخاب می‌شود با درخواست سردفتر متقاضی و تصویب و پیشنهاد هیأت مدیره کانون و موافقت رییس سازمان، در مدت عضویت، با حفظ سمت از اشتغال در دفترخانه معذور است و در این مدت دفترخانه به کفالت اداره می‌شود. مدت معذوریت جزء سابقه اشتغال محسوب و درآمد دفترخانه پس از کسر هزینه­ ها بین کفیل و سردفتر معذور بالسویه تقسیم می‌شود. حق‌الزحمه سردفتر معذور بابت ایام معذوریت، با تصویب هیأت مدیره کانون مربوط و پس از موافقت سازمان قابل پرداخت است.

تبصره۲ـ مدت زمانی‌که سردفتر یا دفتریار جهت انجام اموری که توسط سازمان و یا کانون به آن‌ها محول می‌شود و در دفتر حضور ندارد جزء ایام مرخصی آن‌ها محاسبه نمی‌گردد.

ب‌ـ مرخصی تحصیلی:

۱‏‏‏ـ سردفتران و دفتریارانی که در هر یک از رشته‌های تحصیلی حقوق قضایی، علوم ثبتی، الهیات و معارف اسلامی با گرایش فقه و مبانی حقوق اسلامی در مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری در یکی از مراکز دانشگاه آزاد اسلامی و یا مؤسسات آموزش عالی و دانشگاه­ های داخل یا خارج کشور مورد تأیید وزارت علوم و تحقیقات و فناوری و یا در سطح چهار و بالاتر در حوزه‌های علمیه پذیرفته می‌شوند، می‌توانند از مرخصی تحصیلی استفاده نمایند.

تبصره۱ـ حکم مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران پس از بررسی و تأیید مدارک دال بر پذیرش آنان در مراکز مربوط، با رعایت آیین‌نامه صادر خواهد شد.

تبصره۲ـ سردفتران و دفتریارانی که دارای محکومیت مؤثر کیفری و محکومیت قطعی انتظامی از درجه ۳ به بالا موضوع ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی در پنج سال اخیر می‌باشند مشمول مزایای این ماده نخواهند بود.

۲ـ اعطاء مرخصی به سردفتران و دفتریاران صرفاً برای یک‌بار و برای یک مقطع تحصیلی امکان‌پذیر خواهد بود و در آن مدت سردفتر و دفتریار استحقاق مرخصی سالانه را نخواهد داشت. حداکثر مدت مرخصی تحصیلی سردفتران و دفتریاران در مقطع کارشناسی ارشد دو سال و در مقطع دکتری سه سال می‌باشد و تمدید آن منوط به تأیید و موافقت سازمان خواهد بود. مدت ایام مرخصی تحصیلی جزء سنوات خدمت سردفتر و دفتریار اول محاسبه نمی‌گردد.

تبصره‌ ـ سازمان می‌تواند در صورت صلاحدید طبق مقررات با ادامه تحصیل متقاضی در یک مقطع تحصیلی بالاتر نیز موافقت نماید.

۳‏‏‏ـ نظارت بر نحوه تحصیل سردفتر و دفتریار در طول مدت مرخصی از حیث اشتغال به تحصیل با سازمان و کانون سردفتران و دفتریاران خواهد بود و سردفتر یا دفتریار مشغول به تحصیل موظف است که در پایان هر ترم گزارشی از وضعیت تحصیلی خود را به سازمان و کانون ارائه نماید.

۴‏‏‏ـ صدور ابلاغ مرخصی تحصیلی مشروط به رسیدگی به دوران تصدی و اعلام نتیجه بازرسی امور مالی دفترخانه و ارائه گواهی تسویه‌حساب امور مالی و مالیاتی سردفتر و یا دفتریار خواهد بود.

۵‏‏‏ ـ در مدت مرخصی تحصیلی سردفتر، کفیل دفترخانه از بین دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی توسط اداره کل ثبت استان مربوط تعیین می‌گردد؛ و درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه‌ها و کسورات قانونی بین سردفتر و کفیل بالسویه تقسیم خواهد شد.

۶‏‏‏ ـ در صورت اتمام تحصیل، انصراف، اخراج یا قطع رابطه تحصیلی به هر علت و همچنین عدم گزارش بند ۳ قسمت (ب) این ماده سردفتر یا دفتریار موظف است حداکثر ظرف ده روز مراتب را به سازمان اعلام تا نسبت به لغو مرخصی و تحویل و تحول امور سردفتری یا دفتریاری و شروع به کار اقدام گردد. در غیر این صورت، برابر مقررات اقدام می‌شود.

ماده۶۱ ـ در صورتی که سردفتر یا دفتریار به علت بیماری قادر به انجام وظیفه نباشد، می‌تواند با ارسال گواهی پزشک معالج به واحد ثبتی محل، مرخصی استعلاجی درخواست نماید. چنانچه مدت بیماری بیش از یک ماه به طول انجامد، صدور مجوز استفاده از مرخصی استعلاجی منوط به ارائه تأییدیه کمیسیون پزشکی موضوع ماده (۸۶)  آیین نامه خواهد بود.

تبصره‌ ـ مدت مرخصی زایمان سردفتر و دفتریار 9 ماه تمام می‌باشد. پرداخت حقوق آنان با استفاده از تمام مزایای متعلقه بر اساس قوانین و مقررات مرتبط است.

ماده۶۲ ـ مجوز استفاده از مرخصی استحقاقی یا استعلاجی برای خروج از کشور مشروط به اعلام نتیجه بازرسی از دفترخانه و ارائه گواهی تصفیه‌حساب است.

تبصره ‌ـ در موارد اضطراری که انجام بازرسی ممکن نیست، مجوز فوق‌الذکر پس از تعهد کفیل به پرداخت بدهی­ های احتمالی سردفتر یا پس از اخذ تضمین کافی از سردفتر، توسط سازمان صادر می‌شود.

ماده۶۳ ـ ثبت محل مکلف است در موارد مرخصی، معذوریت و تعلیق و انفصال موقت سردفتر، از میان دفتریاران واجد شرایط سردفتری و یا سردفتران همان حوزه ثبتی، کفیل دفترخانه را تعیین نماید.

ماده۶۴‏ ـ در صورت انفصال، تعلیق یا معذوریت سردفتر چنانچه دفترخانه منحصر به ‌فرد و فاقد دفتریار واجد شرایط باشد، کفالت دفترخانه به سردفتر یکی از دفترخانه‌های نزدیک به محل دفترخانه مذکور، واگذار می‌گردد. در صورت عدم تعیین کفیل، به‌طور موقت دفاتر، اسناد و مدارک ثبتی دفترخانه به اداره ثبت محل تحویل می‌شود.

مجموعه بخشنامه‌های ثبتی:

بند 15– به منظور تسریع در كار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در كلیه مواردی كه سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی كند و یا معلق نمی شود صورتمجلس تحویل و تحول را خود سردفتران و دفتریاران بشرحی كه حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پرداخت هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یك نسخه آن را به این اداره کل ارسال دارند.

کد 1018 – در راستای بخشنامه های موجود مبنی بر لزوم هماهنگی کارکنان با حفاظت و اطلاعات قبل از خروج از کشور، بدینوسیله اعلام می گردد برابر دستور مدیرکل محترم حفاظت و اطلاعات سازمان ثبت، کلیه سران دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق و دفتریاران موظفند قبل از خروج از کشور مراتب را ۳ ماه قبل از عزیمت به این حفاظت اعلام و فرم مربوطه توسط افراد فوق تکمیل تا مجوز لازم در این خصوص اخذ گردد، لذا مقتضی است مراتب طی بخشنامه ای به نامبردگان اعلام و از نتیجه این حفاظت را مطلع نمائید.

کد ۱۰۵۷– در خصوص سامانه مرخصی سران دفاتر و دفتریاران به استحضار می رساند: ترتیبی اتخاذ نمائید تا نامبردگان درخواست های مرخصی خود را حداکثر ظرف ۷۲ ساعت قبل از شروع مرخصی داخل کشور و حداکثر تا دو هفته قبل از شروع مرخصی خارج از کشور به این اداره کل ارسال نمایند. لازم به ذکر است به درخواست های بعد از مدت یاد شده به استثناء موارد اضطراری ترتیب اثر داده نخواهد شد.