بخشنامه دادستانی کل درباره اسناد زندانیان: الزامات و نکات کلیدی
حفظ حقوق قانونی افراد، حتی در شرایطی که آزادی آن‌ها به واسطه حکم قضایی سلب شده، یکی از اصول بنیادین نظام حقوقی است. زندانیان نیز از این قاعده مستثنی نیستند و حق دارند امور حقوقی و مالی خود را، از جمله تنظیم اسناد رسمی مانند وکالت‌نامه، قراردادها، عقد نکاح و اجرای صیغه طلاق، پیگیری نمایند. با این حال، فرآیند تنظیم این اسناد برای زندانیان به دلیل شرایط خاص آن‌ها، همواره با چالش‌ها و ابهاماتی همراه بوده است.
به منظور رفع این چالش‌ها و ایجاد یک رویه واحد و شفاف، معاونت دادستان کل کشور در امور دادسراها و ضابطین، بخشنامه‌ای مهم و کاربردی صادر کرده است. این بخشنامه که مستند به آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها است، جزئیات دقیقی را در خصوص نحوه انتخاب دفتر اسناد رسمی، نقش مقامات قضایی، محل تنظیم سند و سایر موارد مرتبط بیان می‌کند.
هدف و مبنای صدور بخشنامه
این بخشنامه با توجه به گزارش‌های واصله و اشکالات مطرح شده در خصوص تنظیم اسناد رسمی مربوط به زندانیان و با استناد به ترتیب و روش کار مصرح در تبصره ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران (مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ با اصلاحات بعدی) و بند “ث” ماده ۸ آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها صادر شده است. هدف اصلی، ایجاد رویه‌ای واحد، قانونی و شفاف برای حفظ حقوق زندانیان و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده یا تضییع حق است.
تعیین دفتر اسناد رسمی مشخص برای هر زندان
بر اساس بند ۱ بخشنامه، مدیر کل ثبت اسناد و املاک هر استان موظف است برای هر یک از مؤسسات کیفری (زندان‌ها) در حوزه قضایی خود، یکی از دفاتر اسناد رسمی محل را به طور مشخص برای تنظیم اسناد رسمی زندانیان آن مؤسسه تعیین نماید. این دفترخانه باید به دادستان مرکز استان جهت انعکاس به سایر دادستان‌ها، قضات اجرای احکام، ناظر زندان و مدیر کل زندان‌های استان معرفی شود. این اقدام به تمرکز و سهولت در نظارت کمک می‌کند.
تنظیم اسناد زندانیان در صورت حضور خارج از زندان
نکته مهمی که در بند ۲ بخشنامه به آن اشاره شده، این است که اگر زندانی به هر دلیل قانونی (مانند بهره‌مندی از مرخصی) در خارج از زندان حضور داشته باشد، برای تنظیم اسناد رسمی وی نیازی به مداخله دادستان‌ها نیست و فرد می‌تواند مانند سایر شهروندان به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کند.
نظارت بر اسناد خاص (قراردادها، نکاح و طلاق)
طبق بند ۳ بخشنامه، نظارت بر تنظیم اسنادی که مربوط به قراردادها، تعهدات، انعقاد عقد نکاح و اجرای صیغه طلاق است و یک طرف آن زندانی می‌باشد، بر عهده قاضی اجرای احکام ناظر زندان است. این قاضی مطابق ماده ۲۵ آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها، توسط دادستان شهرستان مربوطه یا دادستان مرکز استان (به عنوان رئیس شورای طبقه‌بندی زندان) انتخاب و معرفی می‌شود.
محل تنظیم سند: الزاماً داخل مؤسسه کیفری
بند ۴ بخشنامه به صراحت تأکید می‌کند که تنظیم اسناد مربوط به زندانی باید با مراجعه سردفتر اسناد رسمی (که توسط مدیر کل ثبت استان تعیین شده) به داخل زندان یا مؤسسه کیفری انجام شود. بنابراین، هیچ نیازی به اعزام زندانی تحت هر عنوانی به دفاتر اسناد رسمی خارج از زندان وجود ندارد. این امر به حفظ امنیت و جلوگیری از مشکلات احتمالی کمک می‌کند.
نقش قاضی اجرای احکام ناظر زندان به عنوان نماینده دادستان
بند ۵ بخشنامه توضیح می‌دهد که با توجه به اینکه تنظیم اسناد رسمی زندانیان در مؤسسه کیفری با حضور نماینده دادستان انجام می‌شود، و این نقش معمولاً بر عهده قاضی اجرای احکام ناظر زندان است، عملاً نمایندگی دادستان نیز با ایشان خواهد بود. در نتیجه، نیازی به مداخله دادستان‌های سایر شهرستان‌ها در این فرآیند نیست و امور به صورت متمرکز توسط قاضی ناظر زندان مربوطه پیگیری می‌شود.
اقدام در صورت عدم امکان حضور قاضی ناظر زندان
چنانچه قاضی اجرای احکام ناظر زندان به هر دلیلی نتواند به عنوان نماینده دادستان در زمان تنظیم سند حضور یابد، بند ۶ بخشنامه راهکاری ارائه داده است. در این شرایط، با هماهنگی دادستان، یکی از کارکنان دادسرا این وظیفه را ایفا خواهد کرد و باید به طور رسمی برای این امر معرفی شود.
تأکید بر ضرورت حضور نماینده دادستان و هماهنگی قبلی
در بخش پایانی بخشنامه، با توجه به حساسیت و اهمیت اسناد رسمی و با عنایت به تأکید تبصره ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، بر نقش نظارتی دادستان تأکید ویژه‌ای شده است. به مدیران کل زندان‌ها و ثبت اسناد و املاک استان‌ها دستور داده شده که بدون حضور نماینده دادستان، از تنظیم هرگونه سند رسمی برای زندانیان خودداری شود. همچنین، پیش از حضور سردفتر اسناد رسمی در مؤسسه کیفری، باید هماهنگی لازم برای حضور همزمان نماینده دادستان به عمل آید.
مستندات قانونی مورد اشاره در بخشنامه
این بخشنامه بر پایه قوانین و آیین‌نامه‌های زیر صادر گردیده است:
- تبصره ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ با اصلاحات و الحاقات بعدی: این ماده و تبصره آن به چگونگی تنظیم اسناد در خارج از دفترخانه و شرایط خاص می‌پردازد.
- بند “ث” ماده ۸ آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها و اقدامات تأمینی و تربیتی کشور: این بند احتمالاً به حقوق زندانیان در زمینه ارتباط با خارج از زندان و انجام امور قانونی اشاره دارد.
- ماده ۲۵ آیین‌نامه اجرایی سازمان زندان‌ها و اقدامات تأمینی و تربیتی کشور: این ماده به وظایف و نحوه انتخاب قاضی ناظر زندان و شورای طبقه‌بندی زندان می‌پردازد.
متن کامل بخشنامه دادستانی کل کشور
در این بخش، متن کامل بخشنامه شماره ۹۰۰۰/44۵۶/۱404/۱4۰ مورخ ۱404/۰۱/۲۵ دادستانی کل کشور جهت اطلاع و بهره‌برداری ارائه می‌گردد:
بسمه تعالی
از: دادستانی کل کشور (عباس منصوری، معاون نظارت بر امور دادسراها و ضابطین)
به: دادستان‌های محترم عمومی و انقلاب مراکز استان
سلام علیکم
با احترام، نظر به این که درباره‌ی تنظیم اسناد رسمی مربوط به زندانیان بعضاً گزارش‌هایی واصل و اشکالاتی مطرح می‌شود و با توجه به اینکه ترتیب و روش کار در تبصره‌ی ماده‌ی ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ با اصلاحات و الحاقات بعدی و بند “ث” ماده‌ی ۸ آیین‌نامه‌ی اجرایی سازمان زندان‌ها بیان شده، بنابراین لازم است:
۱- در اجرای تبصره‌ی ماده‌ی ۴۲ آیین‌نامه‌ی قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان برای هر یک از مؤسسات کیفری یکی از دفاتر اسناد رسمی محل را برای تنظیم اسناد رسمی زندانیان تعیین و به جناب عالی (برای انعکاس به دادستان‌ها و قضات اجرای احکام، ناظر زندان و مدیر کل زندان‌های استان) معرفی نماید.
۲- در مواردی که زندانی با بهره‌مندی از مرخصی یا به هر روش قانونی دیگر در بیرون از زندان حضور دارد، نیازی به مداخله دادستان‌ها نمی‌باشد.
۳- نظارت بر تنظیم اسناد مربوط به قراردادها و تعهدات، انعقاد عقد نکاح و اجرای صیغه‌ی طلاق که یک طرف آن زندانی می‌باشد با قاضی اجرای احکامی (ناظر زندان) است که در اجرای ماده‌ی ۲۵ آیین‌نامه‌ی اجرایی سازمان زندان‌ها، حسب مورد از سوی دادستان شهرستان مربوط یا دادستان مرکز استان به عنوان رییس شورای طبقه‌بندی زندان انتخاب و معرفی شده است.
۴- نظر به اینکه برابر مقررات صدرالذکر، تنظیم اسناد مربوط به زندانی با مراجعه سردفتر مشخص شده از سوی مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان به زندان به عمل می‌آید بنابراین نیازی به اعزام زندانی تحت هر عنوان به دفاتر اسناد رسمی بیرون از زندان نمی‌باشد.
۵- با توجه به اینکه درباره‌ی زندانیان، تنظیم اسناد رسمی در مؤسسه‌ی کیفری با حضور نماینده‌ی دادستان به عمل می‌آید (با حضور قاضی اجرای احکام (ناظر زندان) عملاً نمایندگی دادستان نیز با ایشان خواهد بود) و با این کیفیت نیازی به مداخله‌ی دادستان‌های سایر شهرستان‌ها نمی‌باشد.
۶- چنانچه قاضی اجرای احکام (ناظر زندان) به هر دلیل نتواند به عنوان نماینده‌ی دادستان حضور یابد، با هماهنگی دادستان یکی از کارکنان دادسرا این وظیفه را ایفا می‌نماید و رسماً نیز باید برای این امر معرفی شود.
۷- با توجه به حساسیت و اهمیت اسناد رسمی و توجهاً به تأکید تبصره ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران و نظر به نقش نظارتی دادستان در این موارد، به مدیران کل زندان‌ها و ثبت اسناد و املاک استان تأکید شود بدون حضور نماینده‌ی دادستان از تنظیم هرگونه سند رسمی خودداری شود و پیش از حضور سردفتر اسناد رسمی در مؤسسه کیفری، هماهنگی لازم برای حضور همزمان نماینده دادستان به عمل آید.
رونوشت به: جناب آقای دکتر بابایی رییس محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برای استحضار و صدور دستور لازم.
نتیجه‌گیری
بخشنامه اخیر دادستانی کل کشور در خصوص نحوه تنظیم اسناد رسمی زندانیان، یک اقدام مهم و ضروری در راستای استانداردسازی رویه‌ها، تضمین حقوق زندانیان و پیشگیری از هرگونه تخلف یا سوءاستفاده است. اجرای دقیق مفاد این بخشنامه توسط تمامی مسئولین ذی‌ربط، از جمله مدیران کل ثبت اسناد و املاک و زندان‌های استان‌ها، دادستان‌ها، قضات اجرای احکام و ناظرین زندان، و به‌ویژه سردفتران اسناد رسمی که وظیفه تنظیم این اسناد را بر عهده دارند، امری حیاتی است. هماهنگی پیش از اقدام، حضور الزامی نماینده دادستان در محل تنظیم سند (داخل زندان) و انتخاب دفترخانه معین برای هر مؤسسه کیفری، از نکات کلیدی این بخشنامه است که می‌تواند به شفافیت و سلامت فرآیند کمک شایانی نماید.
امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد. نظرات، سوالات و تجربیات خود را در خصوص اجرای این بخشنامه و تنظیم اسناد رسمی زندانیان، در بخش دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید.
