اختیارات تفویضی هیئت نظارت به رؤسای واحدهای ثبتی؛ فهرست کامل موارد
این بند مفصل‌ترین سند تفویض اختیار در رفع اشتباهات ثبتی است و اشتباهات را به مؤثر و غیرمؤثر و به مرحله آگهی، عملیات و املاک ثبت‌شده تقسیم می‌کند.
متن اصلی بخشنامه (کد بند ۳۸۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
چون منظور از تصویب مواد اصلاحی قانون ثبت و آئین‌نامه‌ها انجام مراجعات و مشکلات ارباب رجوع می‌باشد و از طرفی در امور جاری هیئت نظارت ملاحظه می‌شود نسبت به بعضی موارد که اتخاذ تصمیم از ناحیه رؤسای واحدهای ثبتی (با اجازه این هیئت) در ظرف مدتی اندک امکان دارد و با رد و بدل شدن گزارش‌ها و احیاناً مکاتبات متعددی که برای روشن شدن مطالب به عمل می‌آید مدتها وقت مأمورین محلی و هیئت نظارت اشغال و طبعاً اتخاذ تصمیم مدتی به تأخیر می‌افتد، علیهذا هیئت نظارت ثبت منطقه مرکزی با اختیار حاصله از ماده ۱۰ آئین‌نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت در جلسه مورخ ۲۸ خرداد ۱۳۵۳ ضمن تعیین موارد جدیدی علاوه بر موضوعات مذکور در دستور شماره ۳۷۰۰ – ۵۲/۸/۲۴ کلیه مواردی که اتخاذ تصمیم درباره آنها طبق نظریه کلی این هیئت به عهده آقایان رؤسای واحدهای ثبتی گذارده می‌شود به شرح زیر تأیید و تصویب می‌نماید: الف: اشتباهات مؤثر در آگهی‌های نوبتی: اشتباه در نام متقاضی ثبت یا قائم‌مقام قانونی او. اشتباه در نام خانوادگی متقاضی ثبت در مواردی که نام خانوادگی اساساً آگهی نشده و یا تمام نام خانوادگی اشتباه شده باشد. اشتباه در محل وقوع ملک در صورتی که طوری ذکر شده باشد که منطبق با محل دیگری گردد. اشتباه در نوع ملک. اشتباه در شماره اصلی ملک یا عدم ذکر آن. اشتباه در شماره فرعی ملک در مواردی که اشتباه در اظهارنامه هم به عمل آمده باشد. اشتباه در نام قریه یا مزرعه یا قنات مورد تقاضای ثبت. در مواردی که تقاضا به دیگری منتقل شده و پرونده حاکی از امر انتقال بوده معهذا اشتباهاً آگهی‌های نوبتی به نام انتقال دهنده منتشر شده باشد ب: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی‌های نوبتی: اشتباه در شماره فرعی ملک که در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در آگهی اشتباه شده باشد. اشتباه در مضاف‌الیه نام خانوادگی یا عدم ذکر مضاف‌الیه عدم قید نام خانوادگی مالک در صورتی که نام پدر قید شده باشد. هرگاه آگهی زائد بر میزان مورد تقاضای ثبت منتشر شده باشد. هرگاه اطلاع اداره ثبت از وقوع معامله بعد از انتشار آگهی‌ها بوده و مورد تقاضا به نام انتقال دهنده آگهی شده باشد. اشتباه در ذکر شهرت ملک یا عدم ذکر آن ج: اشتباهات مؤثر در آگهی تحدیدی: اشتباه در شماره پلاک اعم از اصلی یا فرعی یا عدم ذکر هر یک از آنها. اشتباه یا عدم ذکر نام یا نام خانوادگی متقاضی ثبت یا قائم‌مقام قانونی وی اشتباه در محل وقوع ملک و همچنین عدم ذکر محل وقوع ملک. اشتباه در نوع ملک همچنین عدم ذکر نوع ملک عدم رعایت ماده ۱۴ قانون ثبت به این ترتیب که در انتشار آگهی تحدیدی رعایت ترتیب شماره املاک نشده باشد. عدم رعایت ماده ۶۷ آئین‌نامه قانون ثبت که باید فاصله انتشار آگهی تحدید و روز تحدید حدود، کمتر از بیست روز و بیش از ۶۰ روز نباشد. در صورتی که با وجود اطلاع اداره از وقوع معامله قبل از انتشار آگهی تحدیدی اشتباهاً آگهی تحدیدی به نام فروشنده منتشر شده باشد. د: اشتباهات غیر مؤثر در آگهی تحدیدی: اشتباه در مضاف‌الیه نام خانوادگی یا عدم قید آن. عدم قید و یا اشتباه در ذکر نام و نام خانوادگی بعضی از شرکا مشروط بر اینکه حداقل نام و نام خانوادگی یکی از متقاضیان صحیح آگهی شده باشد. اشتباه در ذکر مقدار مورد تقاضا اعم از اینکه بیشتر یا کمتر آگهی شده باشد. اشتباه در نشر آگهی به نام فروشنده در صورتی که اطلاع اداره از وقوع معامله پس از انتشار آگهی تحدیدی باشد. انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی قبل از آگهی انتشار ماده ۱۴ قانون ثبت. هـ: اشتباهات در عملیات ثبتی: هرگاه صرفاً در ذکر جهات اربعه ملک در صورتمجلس تحدید حدود اشتباه شده از تطبیق با مجاورین که تحدید آنها به عمل آمده و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوارع اصلاح صورتمجلس تحدید بلامانع است هرگاه تحدید حدود ملکی به معرفی مالک یا نماینده قانونی او در وقت مقرر به عمل آمده و اشتباهاً صورتمجلس تحدید حدود به امضاء مالک یا نماینده قانونی او نرسیده باشد در صورتی که با مجاورین اختلافی در بین نباشد مانعی ندارد که صورتمجلس تحدیدی با حضور نماینده ثبت به امضاء متقاضی یا قائم‌مقام قانونی او برسد. هرگاه تحدید حدود در غیر روز مذکور در آگهی تحدیدی به عمل آمده و همچنین در صورتی که صورتمجلس تحدیدی به امضاء نماینده محدد نرسیده باشد در هر دو مورد عملیات تحدیدی با انتشار آگهی تحدیدی تجدید خواهد شد. در مواردی که نقشه بردار در عملیات تحدیدی حاضر بوده و نقشه مربوطه را تهیه و امضاء و تسلیم نموده است و صورتمجلس تحدیدی هم با ذکر طول اضلاع تنظیم شده ولی اشتباهاً صورتمجلس تحدیدی به امضاء نقشه بردار نرسیده باشد در صورتی که نقشه با صورتمجلس تحدیدی از هر حیث منطبق بوده و هیچگونه اختلافی نداشته باشد ادامه عملیات ثبتی بلامانع است. و: اشتباهات در املاک ثبت شده: هرگاه شماره و یا شهرت و یا نوع ملک و یا محل وقوع آن و همچنین نام یا نام خانوادگی مالک در اظهارنامه و آگهی‌های نوبتی صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا سند مالکیت یا در یکی از موارد مذکور اشتباهی شده باشد پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه مراتب در ستون ملاحظات ثبت و سند مالکیت توضیح داده شود. هرگاه نام پدر مالک یا شماره شناسنامه مالک یا محل صدور آن در اظهارنامه صحیحاً قید ولی در موقع ثبت ملک در دفتر املاک یا در سند مالکیت اشتباهی شده باشد، پس از رسیدگی و تطبیق شناسنامه متقاضی با اظهارنامه و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه در رفع اشتباه به طریق فوق اقدام گردد. هرگاه نام یا نام خانوادگی یا شماره شناسنامه مالک در اظهارنامه و آگهی یا یکی از آنها اشتباه شده و با همان اشتباه ملک به ثبت رسیده باشد پس از انطباق شناسنامه متقاضی به وسیله تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز تصرفات مالکانه و بلامعارض بودن آن و نبودن اختلافی در سایر مشخصات شناسنامه به ترتیب فوق در رفع اشتباه اقدام گردد. هرگاه سهم مالک اشتباهاً زائد بر میزانی که تقاضا و آگهی شده یا مورد انتقال واقع کتباً این گردیده ثبت و سند مالکیت صادر و تسلیم شده باشد و مالک در اداره حاضر و موضوع را گواهی و سند مالکیت را برای اصلاح تسلیم نماید با قید توضیح لازم در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام شود. هرگاه در تعیین شماره ملک یکی از مجاورین در صورتمجلس تحدیدی و ثبت ملک یا یکی از آنها اشتباه شده باشد با معاینه محل و تطبیق با پرونده مجاور و احراز وقوع اشتباه و نبودن اختلاف و تعارض در صورتی که در حدفاصل تغییری داده نشود و اقدام به رفع اشتباه خللی به حق نرساند در رفع اشتباه یا قید شماره صحیح ملک در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت اقدام شود. هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن اشتباهاً به عنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاک شده باشد و یا بالعکس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتی که سند مالکیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد دفتر املاک اصلاح والا پس از مطالبه و ملاحظه سند مالکیت یکجا اقدام گردد. در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک به استناد سند انتقال رسمی بوده و در یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد و با همان اشتباه ملک به نام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادر شده باشد باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید شود و در صورت عدم حضور طرف معامله با تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه به شرح فوق اقدام گردد. هرگاه در سند مالکیت و ثبت دفتر املاک به واسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه مربوط دائر بر اینکه سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام گردد در مواردی که حدود اربعه ملک در صورتمجلس تحدید یا صورتمجلس تفکیک یا تقسیم نامه رسمی یا دادنامه افراز به طور صحیح قید شده لیکن در موقع ثبت ملک در دفتر املاک حدی ساقط یا اشتباه شود پس از احراز وقوع اشتباه با توجه به سوابق مربوطه و انطباق با مجاور و نبودن اختلاف مراتب در ملاحظات ثبت و سند مالکیت قید شود. هرگاه در ذکر جهات اربعه ملک اشتباه شده و با همان اشتباه ملک در دفتر املاک ثبت شده باشد پس از احراز اشتباه به شرط اینکه اختلافی با مجاورین و همچنین اختلافی در حدفاصل نباشد اصلاح آن بلامانع است. ز: امور متفرقه: هرگاه در نتیجه تغییر وضع مجاور املاک ثبت شده و تبدیل حد به کوچه اصلاح سند مالکیت در حدی که قبلاً به ملک مجاور و فعلاً به کوچه محدود است تقاضا شود در صورتی که کوچه مورد بحث بن بست نباشد و شهرداری نیز عمومی بودن کوچه را تأیید نماید اصلاح ثبت دفتر املاک و سند مالکیت از این جهت مانعی نخواهد داشت. در مورد کسر مساحت و طول اضلاع چنانچه مالک کتباً تقاضای اصلاح سند مالکیت خود را بنماید و با کسر مساحت و طول اضلاع موافق باشد و مورد ثبت در وثیقه و بازداشت و بند (ز) نباشد اصلاح ثبت ملک و سند مالکیت بلامانع است. در مواردی که مساحت و طول اضلاع ملکی به منظور اجرای طرح شهرداری کسر و ثبت دفتر املاک و سند مالکیت اصلاح شده باشد و بعداً شهرداری از طرح اصلاحی انصراف حاصل نماید و مالک تقاضای اصلاح سند مالکیت را به صورت اولیه بنماید اصلاح ثبت و سند به وضع اولیه به شرط موافقت شهرداری بلامانع است. به منظور حسن اجرای تصمیمات فوق تذکرات ذیل برای توجه رؤسای واحدهای ثبتی ضروری به نظر می‌رسد: دقت فرمایند که موارد موضوعاً با هر یک از اختیارات تفویضی کاملاً و بدون ابهام منطبق باشد و اگر کوچکترین تردیدی در عدم انطباق مورد با موارد اختیارات به نظرشان می‌رسد اصل را بر عدم انطباق گذارده مراتب را به هیئت نظارت گزارش نمایند. تصمیماتی که به استناد این اختیارات اتخاذ می‌فرمایند باید با اشاره به هر یک از موارد اختیارات و رعایت کامل موازین قانونی و ثبتی باشد. در مواردی که بر حسب تشخیص رئیس ثبت مقرر شود که آگهی‌های نوبتی تجدید گردد طبق تبصره یک ماده ۲۵ قانون اصلاحی ثبت آگهی نوبتی فقط یک نوبت با قید اینکه مدت اعتراض ظرف سی روز از تاریخ انتشار آگهی مجدد خواهد بود، منتشر خواهد شد. در مواردی هم که مقرر شود آگهی تحدیدی تجدید شود مفاد تبصره اصلاحی ماده ۱۵ قانون ثبت و ماده ۷۶ آئین‌نامه که مربوط به اجرای تبصره مزبور است بایستی کاملاً رعایت شود به این توضیح که هرگاه حدود مجاورین از لحاظ عملیات ثبتی تثبیت و معین باشد تحدید حدود بدون انتشار آگهی با تبعیت از حدود مجاورین به عمل خواهد آمد.
شناسنامه بخشنامه کد بند ۳۸۷
| شاخص | مشخصات بخشنامه |
|---|---|
| موضوع | تعیین مواردی که اتخاذ تصمیم درباره آنها با اجازه هیئت نظارت به عهده رؤسای واحدهای ثبتی گذارده می‌شود |
| شماره | ناظر بر دستور شماره ۳۷۰۰ مورخ ۲۴/۸/۱۳۵۲ و افزودن موارد جدید به آن |
| تاریخ | جلسه مورخ ۲۸ خرداد ۱۳۵۳ هیئت نظارت ثبت منطقه مرکزی |
| از | هیئت نظارت ثبت منطقه مرکزی، به استناد ماده ۱۰ آئین‌نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت |
| به | رؤسای واحدهای ثبتی |
دیدگاه محضرچی؛ تحلیل حقوقی و رویه عملی کد بند ۳۸۷
چرا این تفویض اختیار انجام شد؟
متن بند، انگیزه خود را صریح بیان کرده است: در امور جاری هیئت نظارت مواردی دیده می‌شد که تصمیم‌گیری درباره آنها در مدتی اندک از عهده رئیس واحد ثبتی برمی‌آمد، اما رفت‌وبرگشت گزارش‌ها و مکاتبات متعدد، وقت مأموران محلی و هیئت را می‌گرفت و تصمیم را به تأخیر می‌انداخت.
هدف اعلام‌شده، کاهش زمان رسیدگی به مراجعات ارباب رجوع است؛ نه کاستن از دقت. چنان‌که در پایان بند خواهیم دید، شرط استفاده از این اختیارات، انطباق کامل و بدون ابهام مورد با یکی از بندهای فهرست است.
مبنای قانونی و مرجع تصویب
| عنصر | آنچه متن بند گفته است |
|---|---|
| مرجع تصویب | هیئت نظارت ثبت منطقه مرکزی |
| مستند اختیار | ماده ۱۰ آئین‌نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت |
| تاریخ جلسه | ۲۸ خرداد ۱۳۵۳ |
| نسبت با گذشته | افزودن موارد جدید به موضوعات دستور شماره ۳۷۰۰ مورخ ۲۴/۸/۱۳۵۲ |
هفت گروه موضوعی بند
فهرست بند با حروف الفبا تفکیک شده است:
- الف: اشتباهات مؤثر در آگهی‌های نوبتی؛
- ب: اشتباهات غیرمؤثر در آگهی‌های نوبتی؛
- ج: اشتباهات مؤثر در آگهی تحدیدی؛
- د: اشتباهات غیرمؤثر در آگهی تحدیدی؛
- هـ: اشتباهات در عملیات ثبتی؛
- و: اشتباهات در املاک ثبت‌شده؛
- ز: امور متفرقه.
تفاوت اشتباه مؤثر و غیرمؤثر در آگهی‌ها
محور تفکیک، این است که آیا اشتباه، هویت ملک یا متقاضی را جابه‌جا می‌کند یا صرفاً یک جزء فرعی را ناقص می‌گذارد. نمونه‌هایی از متن:
| گروه | نمونه از متن بند |
|---|---|
| مؤثر (نوبتی) | اشتباه در نام متقاضی، در نوع ملک، در شماره اصلی ملک یا عدم ذکر آن، در محل وقوع ملک به نحوی که با محل دیگری منطبق شود |
| غیرمؤثر (نوبتی) | اشتباه در شماره فرعی که در اظهارنامه صحیح قید شده، عدم ذکر مضاف‌الیه نام خانوادگی، آگهی زائد بر میزان مورد تقاضا |
| مؤثر (تحدیدی) | اشتباه در شماره پلاک، عدم رعایت ترتیب شماره املاک موضوع ماده ۱۴ قانون ثبت، عدم رعایت فاصله انتشار موضوع ماده ۶۷ آئین‌نامه |
| غیرمؤثر (تحدیدی) | اشتباه در مقدار مورد تقاضا، عدم قید نام برخی شرکا مشروط بر صحت نام یکی از متقاضیان |
نکته مهم در گروه «الف» و «ج»، معیار زمان اطلاع اداره از وقوع معامله است: اگر اداره پیش از انتشار آگهی از انتقال مطلع بوده و آگهی به نام انتقال‌دهنده منتشر شده، اشتباه مؤثر است؛ اگر اطلاع پس از انتشار حاصل شده، در شمار اشتباهات غیرمؤثر آمده است.
اشتباهات در عملیات ثبتی: کدام قابل اصلاح و کدام مستلزم تجدید است؟
گروه «هـ» مرز روشنی می‌کشد:
- قابل اصلاح: اشتباه صرف در ذکر جهات اربعه در صورتمجلس تحدید، پس از تطبیق با مجاورینِ تحدیدشده و احراز عدم تجاوز به مجاورین و شوارع؛
- قابل تکمیل: نرسیدن صورتمجلس تحدید به امضای مالک، در فرضی که تحدید به معرفی او و در وقت مقرر انجام شده و اختلافی با مجاورین نیست؛
- قابل تکمیل: نرسیدن صورتمجلس به امضای نقشه‌بردار، در فرضی که نقشه تهیه و امضا و تسلیم شده و با صورتمجلس از هر حیث منطبق است؛
- مستلزم تجدید: انجام تحدید در غیر روز مذکور در آگهی، و نیز نرسیدن صورتمجلس به امضای نماینده محدد — در هر دو مورد عملیات با انتشار آگهی تحدیدی تجدید می‌شود.
اشتباهات در املاک ثبت‌شده و شیوه اصلاح
در گروه «و»، شیوه غالبِ اصلاح یکی است: توضیح مراتب در ستون ملاحظات ثبت و سند مالکیت پس از رسیدگی و احراز وقوع اشتباه. متن برای هر فرض، شرط احراز خاص خود را گذاشته است؛ برای نمونه تطبیق شناسنامه با اظهارنامه، تحقیق از اداره ثبت احوال، احراز تصرفات مالکانه و بلامعارض بودن، یا اعلام کتبی دفترخانه دائر بر صحت تنظیم سند.
در فرضی که ملک به استناد سند انتقال رسمی ثبت شده و اشتباه از مشخصات شناسنامه انتقال‌گیرنده در همان سند برخاسته است، متن ترتیب را معکوس نمی‌کند: نخست در صورت امکان سند رسمی به وسیله دفترخانه اصلاح می‌شود و سپس مراتب در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید می‌گردد.
چهار تذکر پایانی برای رؤسای واحدها
- انطباق مورد با اختیار تفویضی باید کامل و بدون ابهام باشد؛ کوچکترین تردید، اصل را بر عدم انطباق می‌گذارد و گزارش به هیئت نظارت را لازم می‌کند.
- تصمیم باید با اشاره به مورد اختیار و با رعایت کامل موازین قانونی و ثبتی اتخاذ شود.
- در تجدید آگهی نوبتی، طبق تبصره یک ماده ۲۵ قانون اصلاحی ثبت، آگهی فقط یک نوبت و با قید مهلت اعتراض سی‌روزه از تاریخ انتشار آگهی مجدد منتشر می‌شود.
- در تجدید آگهی تحدیدی، تبصره اصلاحی ماده ۱۵ قانون ثبت و ماده ۷۶ آئین‌نامه باید رعایت شود؛ و اگر حدود مجاورین از لحاظ عملیات ثبتی تثبیت و معین باشد، تحدید حدود بدون انتشار آگهی و با تبعیت از حدود مجاورین انجام می‌شود.
بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- قانون ثبت اسناد و املاک + آخرین اصلاحات
- چگونه اشتباهات سند رسمی را با اقرارنامه اصلاحی تصحیح کنیم؟ (راهنمای کامل رای وحدت رویه کانون سردفتران)
- انواع ملک از نظر قانون ثبت: جاری، ثبت شده، مجهول المالک
- درخواست اصلاح سند مالکیت (اصلاح مشخصات ملک یا مالک) در سامانه کاتب
پرسش‌های متداول درباره کد بند ۳۸۷ بخشنامه‌های ثبتی
ماده ۱۰ آئین‌نامه ماده ۲۵ اصلاحی قانون ثبت.
اصل بر عدم انطباق گذاشته می‌شود و مراتب به هیئت نظارت گزارش می‌گردد.
وقتی تحدید در غیر روز مذکور در آگهی انجام شده باشد و وقتی صورتمجلس تحدیدی به امضای نماینده محدد نرسیده باشد.
