کد ۱۰۹۴ بخشنامه‌های ثبتی؛ ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی از مراجعان دفاتر اسناد رسمی
بخشنامه شماره ۹۹/۲۳۱۴۲۱ مورخ ۱۳۹۹/۱۲/۲۴ معاونت توسعه مدیریت و منابع سازمان ثبت، بخشنامه سازمان اداری و استخدامی کشور درباره ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی از خدمت‌گیرندگان را ابلاغ کرده و تهیه رایگان رونوشت را در موارد ضروری بر عهده دستگاه اجرایی گذاشته است.
متن اصلی بخشنامه (کد ۱۰۹۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
به پیوست تصویر نامه شماره ۳۹۴۶۹۵ مورخ ۱۳۹۹/۱۲/۰۹ سازمان اداری و استخدامی کشور در خصوص ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی توسط دستگاه‌های اجرایی از خدمت‌گیرندگان، ارسال می‌گردد. مقتضی است دستور فرمایید بر اساس مفاد بخشنامه فوق‌الذکر اقدام نمایند.
(بخشنامه شماره ۹۹/۲۳۱۴۲۱ مورخ ۱۳۹۹/۱۲/۲۴ معاونت توسعه مدیریت و منابع خطاب به مدیران کل استان‌ها — علی هادی، معاون توسعه مدیریت و منابع)
متن بخشنامه شماره ۳۹۴۶۹۵ مورخ ۱۳۹۹/۱۲/۰۹ سازمان اداری و استخدامی کشور خطاب به دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری — موضوع: ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی توسط دستگاه‌های اجرایی از خدمت‌گیرندگان:
پیرو بخشنامه شماره ۳۰۹۶۲۸ مورخ ۱۳۹۹/۰۶/۱۷ این سازمان، موضوع ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی توسط دستگاه‌های اجرایی از خدمت‌گیرندگان، ضمن تأکید بر اجرای مفاد بخشنامه مذکور توسط دستگاه‌های اجرایی، چنانچه به دلیل مشکل سیستمی در دریافت سرویس استنادپذیر استعلام هویت برخط سازمان ثبت احوال کشور یا هر نوع مانع دیگر، امکان ارائه خدمات بدون دریافت رونوشت مدارک هویتی برای دستگاه‌های اجرایی فراهم نشده یا به صورت مقطعی با اشکال مواجه شود و یا بنا بر الزامات قانونی و حقوقی، دریافت کپی مدارک هویتی در ارائه برخی خدمات دستگاه ضرورت دارد، دستگاه اجرایی موظف است رأساً نسبت به تهیه رونوشت (کپی‌برداری) از مدارک هویتی خدمت‌گیرندگان بدون دریافت هزینه و به صورت رایگان اقدام نماید و از درخواست رونوشت از خدمت‌گیرندگان اجتناب گردد.
لازم به توضیح است جهت دریافت سرویس مذکور به صورت برخط، دستگاه‌های اجرایی ستادی می‌بایست نسبت به انعقاد تفاهم‌نامه با سازمان ثبت احوال کشور اقدام نموده و سرویس دریافت‌شده را در اختیار کلیه ادارات تابعه خود در سراسر کشور قرار دهند.
- قاعده اصلی: مراجع‌کننده مکلف به ارائه کپی نیست
- سه استثنا که در بخشنامه پیش‌بینی شده است
- تکلیف جایگزین: تهیه رایگان رونوشت توسط دستگاه اجرایی
- نسبت کد ۱۰۹۴ با احراز هویت برخط و سرویس استنادپذیر ثبت احوال
- جمع‌بندی عملی برای دفاتر اسناد رسمی
- مستندات و مواد قانونی مرتبط
- بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- پرسش‌های متداول
شناسنامه بخشنامه کد ۱۰۹۴
| شاخص | مشخصات بخشنامه |
|---|---|
| موضوع | ممنوعیت دریافت کپی مدارک هویتی از خدمت‌گیرندگان و تکلیف دستگاه اجرایی به تهیه رایگان رونوشت در موارد ضروری |
| شماره | ۹۹/۲۳۱۴۲۱ (پیرو بخشنامه ۳۹۴۶۹۵ سازمان اداری و استخدامی کشور) |
| تاریخ | ۱۳۹۹/۱۲/۲۴ |
| از | معاونت توسعه مدیریت و منابع سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (علی هادی) |
| به | مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان‌ها |
دیدگاه محضرچی؛ تحلیل حقوقی و رویه عملی کد ۱۰۹۴
قاعده اصلی: مراجع‌کننده مکلف به ارائه کپی نیست
کد ۱۰۹۴ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی، بخشنامه سازمان اداری و استخدامی کشور را در بدنه سازمان ثبت اسناد و املاک ابلاغ کرده است. قاعده کلی روشن است: دستگاه‌های اجرایی موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری حق ندارند دریافت کپی مدارک هویتی را به خدمت‌گیرنده تحمیل کنند.
مبنای این سیاست، جایگزینی رونوشت کاغذی با سرویس استنادپذیر استعلام هویت برخط سازمان ثبت احوال کشور است؛ همان مسیری که در ادامه با سامانه‌هایی نظیر آنچه در گزارش سامانه هدا و حذف کامل کپی مدارک هویتی منتشر شده، دنبال شد.
سه استثنا که در بخشنامه پیش‌بینی شده است
متن بخشنامه سه فرض را از قاعده مستثنا نمی‌کند، بلکه برای آن‌ها راه‌حل جایگزین تعیین می‌کند:
- مشکل سیستمی در دریافت سرویس استنادپذیر استعلام هویت برخط سازمان ثبت احوال.
- هر نوع مانع دیگر که امکان ارائه خدمت بدون رونوشت را به‌صورت مقطعی مختل کند.
- الزامات قانونی و حقوقی که دریافت کپی مدارک هویتی را در ارائه برخی خدمات ضروری می‌سازد.
فرض سوم برای دفاتر اسناد رسمی اهمیت ویژه دارد؛ زیرا در بسیاری از اسناد، بایگانی رونوشت مدارک هویتی اصحاب سند مبنای قانونی و نظارتی دارد.
تکلیف جایگزین: تهیه رایگان رونوشت توسط دستگاه اجرایی
در هر سه فرض بالا، بخشنامه تکلیف را جابه‌جا می‌کند نه حذف: «دستگاه اجرایی موظف است رأساً نسبت به تهیه رونوشت از مدارک هویتی خدمت‌گیرندگان بدون دریافت هزینه و به صورت رایگان اقدام نماید و از درخواست رونوشت از خدمت‌گیرندگان اجتناب گردد.»
نکته کلیدی: ممنوعیت در بخشنامه دو وجه دارد — نخست، منع مطالبه کپی از مراجع‌کننده؛ دوم، منع دریافت هزینه بابت رونوشتی که خود دستگاه تهیه می‌کند. رعایت هم‌زمان هر دو وجه لازم است.
نسبت کد ۱۰۹۴ با احراز هویت برخط و سرویس استنادپذیر ثبت احوال
بخشنامه در بخش پایانی تصریح می‌کند که دستگاه‌های اجرایی ستادی باید با سازمان ثبت احوال کشور تفاهم‌نامه منعقد کنند و سرویس دریافت‌شده را در اختیار کلیه ادارات تابعه در سراسر کشور قرار دهند. بدین ترتیب، اجرای کامل بخشنامه یک پیش‌نیاز زیرساختی دارد و صرفاً یک دستور رفتاری نیست.
این رویکرد با تحولات بعدی در حوزه احراز هویت دفاتر اسناد رسمی هم‌راستاست؛ از جمله الزامات مندرج در راهنمای مدارک شناسایی معتبر برای احراز هویت که فهرست مدارک قابل پذیرش را تعیین می‌کند.
جمع‌بندی عملی برای دفاتر اسناد رسمی
| وضعیت | اقدام صحیح |
|---|---|
| سرویس استعلام هویت برخط در دسترس است | احراز هویت از مسیر برخط؛ مطالبه کپی از مراجع‌کننده موضوعیت ندارد. |
| سرویس برخط به‌صورت مقطعی قطع است | تهیه رونوشت توسط دفترخانه به‌صورت رایگان؛ عدم ارجاع مراجع‌کننده به کپی‌فروشی. |
| الزام قانونی به بایگانی رونوشت وجود دارد | تهیه رونوشت توسط دفترخانه به‌صورت رایگان و بایگانی مطابق مقررات. |
| مراجع‌کننده خود کپی همراه دارد | پذیرش بلامانع است، اما نمی‌توان ارائه آن را شرط ارائه خدمت قرار داد. |
رعایت این چارچوب، افزون بر انطباق با بخشنامه، اثر مستقیمی بر رضایت مراجعان و در نتیجه بر شاخص‌های شیوه‌نامه رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی دارد.
مستندات و مواد قانونی مرتبط
- ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری — تعریف دستگاه‌های اجرایی مخاطب بخشنامه.
- بخشنامه شماره ۳۰۹۶۲۸ مورخ ۱۳۹۹/۰۶/۱۷ سازمان اداری و استخدامی کشور — بخشنامه اصلی که کد ۱۰۹۴ پیرو آن است.
- بخشنامه شماره ۳۹۴۶۹۵ مورخ ۱۳۹۹/۱۲/۰۹ سازمان اداری و استخدامی کشور — متن مبنای ابلاغ.
بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- تصدیق کپی برابر با اصل شناسنامه توسط دفاتر اسناد رسمی
- برابر اصل کردن شناسنامه و سایر اسناد؛ وظایف دفاتر اسناد رسمی
- مسئولیت سردفتر در احراز هویت متقاضی در فرض عدم مطابقت اثر انگشت
- خروج شناسنامه کاغذی از رده و تحولات مدارک هویتی
برای اطلاع مراجعان از مدارکی که واقعاً باید همراه داشته باشند، فهرست مدارک لازم برای انتقال سند ملک در دفترخانه در سایت دفتر اسناد رسمی ۹۳۰ تهران در دسترس است.
پرسش‌های متداول درباره کد ۱۰۹۴ بخشنامه‌های ثبتی
بر اساس کد ۱۰۹۴، دستگاه اجرایی باید از درخواست رونوشت از خدمت‌گیرندگان اجتناب کند. اگر به دلیل مشکل سیستمی یا الزام قانونی، رونوشت لازم باشد، خود دستگاه موظف است رأساً و به‌صورت رایگان آن را تهیه کند.
خیر. متن بخشنامه تصریح دارد که تهیه رونوشت باید «بدون دریافت هزینه و به صورت رایگان» انجام شود.
بخشنامه این فرض را پیش‌بینی کرده است: «بنا بر الزامات قانونی و حقوقی، دریافت کپی مدارک هویتی در ارائه برخی خدمات دستگاه ضرورت دارد». در این حالت تکلیف تهیه رونوشت بر عهده دستگاه اجرایی است، نه مراجع‌کننده.
بخشنامه تصریح می‌کند دستگاه‌های اجرایی ستادی باید با سازمان ثبت احوال کشور تفاهم‌نامه منعقد کرده و سرویس استعلام هویت برخط را در اختیار کلیه ادارات تابعه خود در سراسر کشور قرار دهند.
منبع متن بخشنامه: مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (بندها، کدها و ردیف‌ها). بازنشر و تحلیل: مرجع بخشنامه‌های ثبتی محضرچی.
