دستورالعمل جدید سازمان ثبت: تسریع فوق‌العاده در تبدیل اسناد دفترچه‌ای به حدنگار (تک‌برگ)

دستورالعمل اجرایی تسریع و روان‌سازی فرآیند تبدیل اسناد مالکیت دفترچه‌ای به حدنگار

در ادامه، متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۱۴۲۶۶۴ مورخ ۱۴۰۴/۰۸/۰۳، ابلاغی از سوی ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، جهت اطلاع همکاران و مراجعین ارائه می‌گردد:

به: مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها
شماره: ۱۴۰۴/۱۴۲۶۶۴
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۸/۰۳

با سلام

با عنایت به تأکید فراوان ریاست معزز قوه قضائیه در خصوص ارائه خدمات ارزان و به موقع به مردم شریف کشور و تاکید مجدد ایشان در جلسه شورای عالی قوه قضائیه در مورخه ۱۴۰۴/۰۷/۲۸ پیرامون تسریع و روان سازی فرآیند تبدیل اسناد مالکیت دفترچه ای به حدنگار، دستورالعمل اجرایی زیر جهت اقدام به موقع و ابلاغ به واحدهای ثبتی تابعه ارسال میگردد.

الف) به منظور کاهش زمان و هزینه و نیز نظارت و تطبیق سوابق بانکهای موجود با مورد درخواست پس از وصول تقاضای تبدیل اسناد مالکیت دفترچه ای به تک برگ مقرر فرمایید احدی از همکاران مجرب جهت بررسی وجود و یا عدم وجود نقشه رقومی ملک مورد تقاضا در بانک جامع حدنگار تحت عنوان میز خدمت تعیین گردد سپس ادامه فرآیند رسیدگی به شرح ذیل اقدام گردد.

ب) تبدیل اسناد مالکیت دفترچه ای حدی به حدی به اسناد مالکیت حدنگار
۱- اسناد مالکیت دفترچه ای که نقشه آنها به نحوی از انحا قبلاً تهیه گردیده و در بانک جامع حدنگار موجود میباشند. جهت تثبیت نقشه مذکور صرفاً بازدید به منظور تدقیق نقشه موجود بررسی طول، ابعاد و مساحت و همچنین انجام فرآیندهای قانونی مستند سازی صورت می پذیرد و می بایست از تهیه مجدد نقشه خودداری گردد. لذا در صورت هرگونه تغییر در نقشه موجود این امر تا زمان راه اندازی کارگزاران فنی مهندسی و حقوقی توسط نقشه بردار واحد ثبتی انجام گردیده و از تحمیل هزینه اضافی به مراجعین جلوگیری شود حداکثر مدت زمان مجاز تا پایان فرایند مذکور ۱۰ روز کاری تعیین میگردد.
۲- در خصوص اسناد مالکیت دفترچه ای که فاقد نقشه در بانک جامع حدنگار هستند تهیه نقشه و انجام فرآیندهای قانونی با استفاده از ظرفیت تفاهم نامه سه جانبه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شرکت ملی پست و سازمان نظام مهندسی ساختمان به شماره ۱۰۰/۱۵۴۷۷ پ مورخ ۱۴۰۴/۰۷/۱۷ حداکثر ظرف مدت ۲۰ روز انجام شده و در این زمینه اطلاع رسانی لازم بصورت کتبی به مراجعین صورت پذیرد.

ج) تبدیل اسناد مالکیت دفترچه ای دارای طول و ابعاد به اسناد مالکیت حدنگار :
۱- اسناد مالکیت دفترچه ای که نقشه آنها به نحوی از انحاء قبلاً تهیه گردیده و در بانک جامع حدنگار موجود می باشد در صورتی که نقشه موجود با سوابق ثبتی دارای تطابق کامل است تثبیت نقشه در اسرع وقت و حداکثر ظرف مدت ۲ روز انجام گیرد. و در صورت عدم تطابق نقشه با سوابق ثبتی انجام بازدید به منظور تدقیق نقشه پیدا کردن ادله عدم تطابق اصلاح نقشه و انجام تشریفات قانونی حداکثر ظرف مدت ۱۰ روز کاری اقدام گردد.
۲- در خصوص اسناد مالکیت دفترچه ای که فاقد نقشه در بانک جامع حدنگار هستند تهیه نقشه و انجام فرآیندهای قانونی با استفاده از ظرفیت تفاهم نامه سه جانبه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شرکت ملی پست و سازمان نظام مهندسی ساختمان به شماره ۱۰۰/۱5۴۷۷ پ مورخ ۱۴۰۴/۰۷/۱۷ حداکثر ظرف مدت ۲۰ روز انجام شده و در این زمینه اطلاع رسانی لازم بصورت کتبی به مراجعین صورت پذیرد.

د) تبدیل اسناد مالکیت دفترچه ای آپارتمانی به استاد مالکیت حدنگار :
۱- اسناد مالکیت دفترچه ای که نقشه عرصه آنها در بانک جامع حدنگار تثبیت شده است بدون نیاز به بازدید حضوری حداکثر ظرف مدت ۳ روز کاری سند مالکیت حدنگار صادر گردد.
۲- اسناد مالکیت دفترچه ای که نقشه عرصه آنها در بانک جامع حدنگار تثبیت نشده است مطابق با بند (ب) این دستورالعمل اقدام گردد

ه) در صورت تداخل عرصه متقاضیان با نقشه های موجود در بانک جامع حدنگار (اعم از بستر رودخانه، اراضی ملی و اراضی موات اعلام شده) میبایست اطلاع رسانی لازم بصورت کتبی به مراجعین صورت پذیرد.

نظر به اینکه در فرآیند مستندسازی و طول و ابعاد دار نمودن عرصه املاک می بایست قوانین موضوعه از جمله ماده ۲۵ قانون ثبت بند ۳۸۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی ماده ۱۴ قانون جامع حدنگار رعایت شود لذا در صورت رضایت مجاورین با تنظیم صورتجلسه (موضوع ماده ۱۴ قانون جامع حدنگار) ظرف مدت ۳ روز کاری از زمان تنظیم صورتجلسه توافق سند مالکیت حدنگار صادر گردد و در صورت عدم رضایت مجاورین موضوع تبصره ۳ ماده ۱۴ قانون جامع (حدنگار ضرورت اجرای مقررات ماده ۲۵ قانون ثبت یا بند ۳۸۷ مجموعه بخشنامه های ثبتی اطلاع رسانی لازم بصورت کتبی به مراجعین صورت پذیرد.

لازم به ذکر است جهت جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه و همچنین حفظ حقوق متقاضیان از انجام هرگونه استعلام غیر ضروری اکیداً خودداری گردد.

حسن بابایی
رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

جدول اطلاعات بخشنامه

تحلیل و بررسی دستورالعمل تسریع صدور سند حدنگار

این دستورالعمل یکی از مهم‌ترین اقدامات سازمان ثبت در راستای کاهش بروکراسی اداری، کاهش هزینه‌های مردم و تسریع در اجرای کامل قانون حدنگار (کاداستر) است. این بخشنامه با هدف حذف فرآیندهای موازی، جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه، و ارائه خدمات «ارزان و به‌موقع» (مورد تأکید ریاست قوه قضاییه) صادر شده است.

خلاصه و توضیح ساده دستورالعمل

سازمان ثبت برای سرعت بخشیدن به تعویض اسناد دفترچه‌ای قدیمی با اسناد تک‌برگ (حدنگار)، فرآیندها را دسته‌بندی و برای هر کدام، سقف زمانی مشخصی تعیین کرده است:

1. ایجاد “میز خدمت” (بند الف):
   اولین گام پس از درخواست متقاضی، بررسی فوری توسط یک کارشناس مجرب (“میز خدمت”) است تا مشخص شود آیا ملک مورد نظر از قبل در بانک جامع حدنگار نقشه رقومی دارد یا خیر. این کار از سردرگمی و ارجاعات بعدی جلوگیری می‌کند.
2. جلوگیری از نقشه برداری مجدد (بند ب-۱ و ج-۱):
   بزرگترین مانع قبلی، الزام به تهیه نقشه جدید بود، حتی اگر نقشه در سیستم موجود بود. این دستورالعمل صراحتاً تهیه مجدد نقشه را ممنوع کرده و اعلام می‌کند اگر نقشه موجود باشد، فقط باید “تدقیق” (بررسی و تطبیق) شود.
   • اگر نقشه موجود با سند مطابقت کامل داشت (اسناد دارای طول و ابعاد): حداکثر ۲ روز کاری.
   • اگر نقشه موجود نیاز به تدقیق و اصلاح جزئی داشت: حداکثر ۱۰ روز کاری.
3. فرآیند ملک‌های فاقد نقشه (بند ب-۲ و ج-۲):
   اگر ملک اصلاً نقشه‌ای در سیستم نداشت، تکلیف مشخص شده است. فرآیند تهیه نقشه باید از طریق ظرفیت «تفاهم‌نامه سه‌جانبه سازمان ثبت، شرکت پست و سازمان نظام مهندسی» (ابلاغی در ۱۴۰۴/۰۷/۱۷) انجام شود. برای این فرآیند نیز سقف زمانی حداکثر ۲۰ روز تعیین شده است.
4. تسریع فوق‌العاده در اسناد آپارتمانی (بند د):
   اگر سند آپارتمان دفترچه‌ای باشد و فقط نقشه “عرصه” (زمین اصلی) در سیستم ثبت شده باشد، واحد ثبتی موظف است بدون نیاز به هیچ بازدیدی، سند حدنگار آپارتمان را حداکثر ظرف ۳ روز کاری صادر کند.

بررسی نکات حقوقی و ارتباط با قوانین

این بخشنامه صرفاً یک دستور اداری نیست، بلکه بر نحوه اجرای قوانین مهم ثبتی تأکید دارد:

۱. حل اختلاف با مجاورین (ماده ۱۴ قانون جامع حدنگار)

یکی از بخش‌های کلیدی بخشنامه، نحوه برخورد با حدود ملک و مجاورین است. بخشنامه، مسیر سریع و قانونی ماده ۱۴ قانون جامع حدنگار را فعال کرده است:

• مسیر سریع (توافق مجاورین): اگر مجاورین (همسایگان) بر سر حدود ملک رضایت داشته باشند، با تنظیم یک «صورتجلسه توافق» (موضوع ماده ۱۴)، سند حدنگار باید ظرف ۳ روز کاری پس از این توافق صادر شود. این امر نیاز به شکایت و دادرسی را از بین می‌برد.
• مسیر سنتی (عدم توافق): اگر مجاورین رضایت ندهند (موضوع تبصره ۳ ماده ۱۴)، بخشنامه تکلیف کرده که به متقاضی کتباً اطلاع داده شود که باید از طریق مقررات قدیمی‌تر یعنی ماده ۲۵ قانون ثبت (مربوط به تعیین حدود و رفع اختلاف در هیئت‌های نظارت) یا بند ۳۸۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (مربوط به اصلاح حدود) اقدام کند که فرآیندی طولانی‌تر است.

۲. ممنوعیت استعلام‌های غیر ضروری

دستورالعمل در پایان با تأکید بر «خودداری اکید از انجام هرگونه استعلام غیر ضروری»، راه را بر سلیقه و بروکراسی‌های اضافی در واحدهای ثبتی می‌بندد و هدف اصلی، یعنی حفظ حقوق متقاضیان و جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه را یادآوری می‌کند.

نتیجه‌گیری

این دستورالعمل، با تعیین بازه‌های زمانی مشخص و شفاف‌سازی فرآیندها، گام بزرگی در جهت رضایتمندی مردم و تکمیل طرح ملی حدنگار است. مهم‌ترین دستاوردهای آن عبارتند از:

• کاهش چشمگیر زمان صدور سند حدنگار.
• جلوگیری از تحمیل هزینه‌های اضافی به مردم (مانند هزینه نقشه برداری مجدد).
• ایجاد رویه واحد در سراسر کشور و حذف اقدامات سلیقه‌ای.
• فعال‌سازی ظرفیت‌های قانونی مانند ماده ۱۴ قانون حدنگار برای حل مسالمت‌آمیز اختلافات مرزی.