کد ۱۰۵۶ بخشنامه‌های ثبتی؛ امضای سند فک رهن پس از صدور اجرائیه و تکلیف اثر انگشت در ثبت الکترونیک
بر اساس نامه شماره ۹۸/۳۳۷۷۷ مورخ ۱۳۹۸/۰۲/۲۵ اداره کل امور اسناد و سردفتران، در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، تأیید نهایی خدمت تبعی فک رهن تنها با اخذ یک اثر انگشت امکان‌پذیر است و در فرض صدور اجرائیه و تودیع بدهی، اخذ اثر انگشت بدهکار یا راهن کفایت می‌کند.
متن اصلی بخشنامه (کد ۱۰۵۶ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
احتراماً، در اجرای دستور مورخ ۱۳۹۸/۰۲/۱۴ جنابعالی ذیل گزارش شماره ۹۸/۱۹۰۱۰ مورخ ۱۳۹۸/۰۲/۰۸ مدیرکل محترم دفتر نظارت بر اجرای اسناد رسمی در خصوص نحوه تنظیم فک رهن، از حیث اخذ اثرانگشت (امضاء) در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، در ارتباط با نامه شماره ۳۳/۳۵۶۳۵ مورخ ۱۳۹۷/۱۲/۰۸ معاون محترم اجرای اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران، به استحضار عالی می‌رساند معاون محترم اداره اجرا به موجب نامه مذکور ضمن اعلام این که اداره سوم اجرا جهت اعزام نماینده به منظور امضای فک رهن فاقد نیروی موردنظر می‌باشد، عنوان نموده است هرچند در خصوص موارد فک رهن که اسناد مربوطه منجر به صدور اجراییه شده صرف اعلام اداره مربوطه مبنی بر فک رهن کفایت می‌نماید و حضور بستانکار در مواردی است که سند رهنی منجر به صدور اجراییه نگردیده است و بایستی این موضوع در سامانه مربوط اصلاح گردد؛ مع‌الوصف پیشنهاد می‌گردد تا اصلاح مذکور، به جهت آن که دفتریار دفترخانه وفق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی نماینده ثبت محسوب می‌گردد، در موارد مذکور فعلاً این‌گونه فک رهن‌ها پس از اعلام اداره اجرا یا اداره ثبت مربوطه توسط دفتریار امضا شود.
در خصوص موضوع، همان‌گونه که قبلاً نیز به موجب گزارش شماره ۹۷/۱۴۴۲۱۶ مورخ ۱۳۹۷/۰۷/۲۲ به عرض رسید، از جمله خدمات تبعی پیش‌بینی‌شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، فسخ سند و فک رهن می‌باشند که تأیید نهایی هر دو خدمت تبعی مذکور، تنها با اخذ یک اثرانگشت امکان‌پذیر می‌باشد. قابل ذکر است امکان مزبور در راستای ماده ۱۴۵ آیین‌نامه اجرا در سامانه پیش‌بینی شده است، به این نحو که در مواردی که اجراییه صادر شده است و بدهکار بدهی خود را تودیع می‌نماید، با توجه به این که تسلیم مدارک به دفترخانه توسط بدهکار انجام می‌شود، لذا دفترخانه جهت تنظیم فک رهن در سامانه می‌تواند تنها بدهکار یا راهن را در قسمت طرفین انتخاب نماید و اثرانگشت وی را جهت تکمیل و تأیید نهایی فک رهن اخذ نماید و اساساً نیازی به امضاء نماینده اجرا یا دفتریار نمی‌باشد. همچنین زمانی که اجراییه صادر نشده باشد و فک رهن با نامه و تقاضای بانک صورت گیرد نیز دفترخانه می‌تواند تنها اثرانگشت راهن را اخذ نماید. مراتب جهت استحضار و صدور دستور مقتضی تقدیم حضور می‌گردد.
محسن مرادی — مدیرکل امور اسناد و سردفتران (نامه شماره ۹۸/۳۳۷۷۷ مورخ ۱۳۹۸/۰۲/۲۵ خطاب به معاونت امور اسناد)
- صورت مسئله: چه کسی باید ذیل سند فک رهن را امضا کند؟
- پاسخ کد ۱۰۵۶: یک اثر انگشت برای تأیید نهایی خدمت تبعی کافی است
- دو فرض عملی فک رهن و شخصی که اثر انگشت او اخذ می‌شود
- جایگاه ماده ۱۴۵ آیین‌نامه اجرا و ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی
- نکات اجرایی و خطاهای رایج دفاتر
- مستندات و مواد قانونی مرتبط
- بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- پرسش‌های متداول
شناسنامه بخشنامه کد ۱۰۵۶
| شاخص | مشخصات بخشنامه |
|---|---|
| موضوع | نحوه اخذ اثر انگشت و امضا در تنظیم سند فک رهن در سامانه ثبت الکترونیک اسناد |
| شماره | ۹۸/۳۳۷۷۷ |
| تاریخ | ۱۳۹۸/۰۲/۲۵ |
| از | مدیرکل امور اسناد و سردفتران سازمان ثبت (محسن مرادی) |
| به | معاونت امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور |
دیدگاه محضرچی؛ تحلیل حقوقی و رویه عملی کد ۱۰۵۶
صورت مسئله: چه کسی باید ذیل سند فک رهن را امضا کند؟
یکی از پرسش‌های همیشگی دفاتر اسناد رسمی این است که در تنظیم سند فک رهن، چه کسی باید در سامانه به عنوان طرف سند انتخاب شود و اثر انگشت چه شخصی اخذ گردد. مسئله زمانی پیچیده‌تر می‌شود که سند رهنی منجر به صدور اجرائیه شده و بدهکار بدهی خود را تودیع کرده باشد؛ در این حالت بستانکار (بانک) عملاً در جریان تنظیم سند حاضر نیست و ادارات اجرا نیز — چنان‌که در متن بخشنامه تصریح شده — برای اعزام نماینده با کمبود نیرو مواجه‌اند.
کد ۱۰۵۶ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی دقیقاً به همین گره اجرایی پاسخ می‌دهد.
پاسخ کد ۱۰۵۶: یک اثر انگشت برای تأیید نهایی خدمت تبعی کافی است
متن نامه تصریح می‌کند که فسخ سند و فک رهن از جمله «خدمات تبعی» پیش‌بینی‌شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد هستند و تأیید نهایی هر دو خدمت تبعی، تنها با اخذ یک اثر انگشت امکان‌پذیر است.
بنابراین پیشنهاد اولیه مبنی بر امضای فک رهن توسط دفتریار به نیابت از اداره اجرا — با این استدلال که دفتریار وفق ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی نماینده ثبت محسوب می‌شود — از منظر سامانه موضوعاً منتفی اعلام شده است. عبارت کلیدی بخشنامه چنین است: «اساساً نیازی به امضاء نماینده اجرا یا دفتریار نمی‌باشد».
دو فرض عملی فک رهن و شخصی که اثر انگشت او اخذ می‌شود
| فرض | تکلیف دفترخانه بر اساس کد ۱۰۵۶ |
|---|---|
| اجرائیه صادر شده و بدهکار بدهی را تودیع کرده است | چون تسلیم مدارک به دفترخانه توسط بدهکار انجام می‌شود، دفترخانه می‌تواند تنها «بدهکار یا راهن» را در قسمت طرفین انتخاب و اثر انگشت وی را برای تکمیل و تأیید نهایی فک رهن اخذ کند. |
| اجرائیه صادر نشده و فک رهن با نامه و تقاضای بانک انجام می‌شود | دفترخانه می‌تواند تنها اثر انگشت راهن را اخذ نماید. |
در هر دو فرض، مبنای اقدام دفترخانه همچنان اعلام کتبی اداره اجرا یا اداره ثبت مربوطه (در فرض صدور اجرائیه) یا نامه و تقاضای بانک بستانکار (در فرض نبود اجرائیه) است. کد ۱۰۵۶ تشریفات امضا را تسهیل کرده، نه مبنای مستندسازی را حذف.
جایگاه ماده ۱۴۵ آیین‌نامه اجرا و ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی
بخشنامه تصریح می‌کند که امکان اخذ یک اثر انگشت «در راستای ماده ۱۴۵ آیین‌نامه اجرا در سامانه پیش‌بینی شده است». منطق حقوقی روشن است: وقتی بدهی تودیع شده و مرجع اجرا فک رهن را اعلام کرده، مبنای فک رهن دیگر توافق طرفین نیست، بلکه اعلام مرجع اجرایی است؛ در نتیجه حضور و امضای بستانکار موضوعیت خود را از دست می‌دهد.
اشاره بخشنامه به ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی نیز شایان توجه است: دفتریار نماینده ثبت محسوب می‌شود، اما این سمت مجوزی برای امضای سند به نیابت از یکی از اصحاب سند نیست؛ و چون سامانه اساساً به چنین امضایی نیاز ندارد، این راهکار جنبه موضوعی پیدا نمی‌کند.
نکات اجرایی و خطاهای رایج دفاتر
- انتخاب نادرست طرفین در سامانه: درج بانک بستانکار به عنوان طرف سند در فرض صدور اجرائیه، موجب توقف فرآیند و انتظار بی‌مورد برای اخذ اثر انگشت نماینده بانک می‌شود.
- مطالبه اعزام نماینده اجرا: ارجاع متقاضی به اداره اجرا برای اعزام نماینده، برخلاف صریح کد ۱۰۵۶ و موجب اطاله کار مراجعان است.
- خلط فک رهن با فسخ سند: هر دو «خدمت تبعی» هستند و از حیث اثر انگشت تابع یک قاعده‌اند، اما آثار حقوقی و تکالیف اطلاع‌رسانی متفاوتی دارند.
- بی‌توجهی به شروط ضمن عقد: پیش از فک رهن باید تکلیف مبالغ مندرج در شروط ضمن عقد رهن روشن شود؛ موضوعی که در بخشنامه پرداخت مبالغ شروط ضمن عقد رهن پیش از فک رهن تحلیل شده است.
مستندات و مواد قانونی مرتبط
- ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب ۱۳۵۴ — جایگاه دفتریار به عنوان نماینده ثبت.
- ماده ۱۴۵ آیین‌نامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم‌الاجرا — مبنای پیش‌بینی امکان مزبور در سامانه.
- نامه شماره ۹۷/۱۴۴۲۱۶ مورخ ۱۳۹۷/۰۷/۲۲ و گزارش شماره ۹۸/۱۹۰۱۰ مورخ ۱۳۹۸/۰۲/۰۸ — سوابق مکاتباتی موضوع.
بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- فک رهن؛ معرفی خدمت و مدارک لازم
- راهنمای جامع صدور اجرائیه از طریق دفاتر اسناد رسمی
- رای وحدت رویه: تکلیف محاسبه کل بدهی بدهکار موضوع سند رهنی
- قابلیت استماع دعوای الزام به فک رهن و ابطال معامله معارض
برای آشنایی مراجعان با مراحل عملی آزادسازی سند، راهنمای فک رهن ملک؛ مراحل کامل آزادسازی سند در دفترخانه در سایت دفتر اسناد رسمی ۹۳۰ تهران منتشر شده است.
پرسش‌های متداول درباره کد ۱۰۵۶ بخشنامه‌های ثبتی
بر اساس کد ۱۰۵۶، خیر. در فرضی که اجرائیه صادر شده و بدهکار بدهی خود را تودیع کرده است، دفترخانه می‌تواند تنها بدهکار یا راهن را در قسمت طرفین انتخاب و اثر انگشت وی را اخذ نماید و اساساً نیازی به امضای نماینده اجرا یا دفتریار نیست. مبنای اقدام، اعلام اداره اجرا یا اداره ثبت مربوطه است.
متن بخشنامه تصریح می‌کند که در این حالت نیز دفترخانه می‌تواند تنها اثر انگشت راهن را اخذ نماید.
این راهکار در مکاتبات به عنوان پیشنهاد موقت مطرح شده بود، اما پاسخ اداره کل امور اسناد و سردفتران روشن است: چون تأیید نهایی خدمت تبعی فک رهن در سامانه تنها با یک اثر انگشت ممکن است، «اساساً نیازی به امضاء نماینده اجرا یا دفتریار نمی‌باشد».
بله. بخشنامه تصریح می‌کند فسخ سند و فک رهن هر دو از خدمات تبعی پیش‌بینی‌شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد هستند و تأیید نهایی هر دو تنها با اخذ یک اثر انگشت امکان‌پذیر است.
منبع متن بخشنامه: مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (بندها، کدها و ردیف‌ها). بازنشر و تحلیل: مرجع بخشنامه‌های ثبتی محضرچی.
