ممنوعیت تعطیلی خودسرانه دفترخانه در روزهای پنجشنبه و کسر ساعت کاری
گزارش تعطیلی برخی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در روزهای پنجشنبه، سازمان ثبت را به صدور بخشنامه‌ای تأکیدی واداشت؛ کد ۱۱۸۷ تصریح می‌کند جز در تعطیلات رسمی، سردفتر مجاز به تعطیلی یا کسر ساعت کاری نیست و راه قانونی غیبت موجه، استفاده از مرخصی سالانه است.
متن اصلی بخشنامه (کد ۱۱۸۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی)
پیرو بخشنامه شماره ۹۵/۹۲۷۵۱ مورخ ۱۳۹۵/۵/۴، نظر به گزارشهای واصله در خصوص تعطیلی دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق در روزهای پنج شنبه از طرف برخی سردفتران، تاکید می گردد به جهت لزوم استمرار خدمات رسانی به هموطنان موضوع تبصره زیر ماده ۳۰ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ و بند ۱ فراز (ب) مبحث اول از فصل پنجم همان آیین نامه و جلوگیری از اعمال سلیقه و بی نظمی، جز در موارد تعطیل رسمی ایام مزبور و سایر ایام هفته مطابق مصوبه شورای تامین استان یا هیأت محترم وزیران صراحتاً تسری به دفاتر اسناد رسمی داشته باشند سردفتران مجاز بـه تعليق یا کسر ساعت کاری تعیینی یا تعطیلی دفاتر نیستند و رعایت حداقل ساعت حضور در دفتر خانه (در هفته) مقرر در ماده ۵۹ آیین نامه فوق الذکر نیز الزامی می باشد.در صورتی که سردفتر یا دفتر یار به هر علتی مانند حوادث غیر مترقبه برودت یا گرمای هوا و …) از حضور در دفتر خانه معذور باشد، امکان استفاده از مرخصی سالانه برای وی با رعایت قوانین و مقررات ناظر به آن فراهم می باشد.حسن نظارت برای اجرای این بخشنامه و برخورد با دفاتر از حيث عدم رعایت مفاد این مقرره با مدیر کل محترم ثبت استان می باشد.بخشنامه شماره ۲۳۷۱۳ مورخ ۱۴۰۳/۲/۱۱ معاونت امور اسناد سازمان ثبت خطاب به ادارات كل ثبت استانها
پیوست توضیحی مندرج در مجموعه: همچنین رجوع کنید به کد ۱۰۱۷ همین مجموعه.- تبصره ماده ۳۰ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ – سازمان مکلف است ترتیبی اتخاذ نماید تا در مواردی مانند عدم حضور سر دفتر به دلیل مرخصی یا حوادث غیر مترقبه هیچ خللی در کار دفترخانه ایجاد نشود و در هر حال این امر نباید موجب تاخیر در کار مراجعان شود.- بند (ب) ماده ۶۵ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ – ب- تخلفات زیر مستوجب پرداخت جریمه نقدی مطابق قانون بودجه سنواتی و تعدیل آن بر اساس مقررات قانونی است: ۱ – تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی به مراجعان – ماده ۵۹ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ – سردفتران و دفتر یاران مکلفند در وقت اداری که کمتر از ۴۴ ساعت در هفته نباشد، در دفترخانه حضور داشته باشند. سازمان می تواند در صورت ضرورت و افزایش حجم کار برنامه کشیک دفاتر را پیش بینی و ابلاغ کند.
شناسنامه بخشنامه کد ۱۱۸۷
| شاخص | مشخصات بخشنامه |
|---|---|
| موضوع | ممنوعیت تعطیلی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در روزهای پنجشنبه و الزام به رعایت حداقل ساعت حضور |
| شماره | ۲۳۷۱۳ (پیرو بخشنامه شماره ۹۵/۹۲۷۵۱ مورخ ۱۳۹۵/۰۵/۰۴) |
| تاریخ | ۱۴۰۳/۰۲/۱۱ |
| از | معاونت امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور |
| به | ادارات کل ثبت اسناد و املاک استانها |
دیدگاه محضرچی؛ تحلیل حقوقی و رویه عملی کد ۱۱۸۷
صورت مسئله: تعطیلی پنجشنبه‌ها به تشخیص سردفتر
ساعت کار دفترخانه صرفاً یک موضوع اداری نیست؛ بخشی از تکلیف خدمات‌رسانی عمومی سردفتر است. گزارشهای رسیده به سازمان ثبت حکایت از آن داشت که برخی سردفتران، دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق را در روزهای پنجشنبه تعطیل می‌کنند.
کد ۱۱۸۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی، در مقام پاسخ به همین رویه صادر شده است.
حکم بخشنامه: منع تعلیق، کسر ساعت و تعطیلی
متن بخشنامه با استناد به تبصره ذیل ماده ۳۰ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ و مقررات ناظر بر ساعات حضور، تصریح می‌کند سردفتران مجاز به هیچ‌یک از موارد زیر نیستند:
- تعلیق فعالیت دفترخانه؛
- کسر ساعت کاری تعیین‌شده؛
- تعطیلی دفترخانه.
هدف اعلامی بخشنامه نیز صریح است: «لزوم استمرار خدمات‌رسانی به هموطنان» و «جلوگیری از اعمال سلیقه و بی‌نظمی».
تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی به مراجعان، در فهرست تخلفات مستوجب جریمه نقدی آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ آمده است.
استثنای پذیرفته‌شده: تعطیلات رسمی و مصوبات مرجع صالح
بخشنامه دو دسته استثنا را به رسمیت می‌شناسد:
- موارد تعطیل رسمی ایام مزبور؛
- سایر ایام هفته مطابق مصوبه شورای تأمین استان یا هیأت وزیران، مشروط بر آنکه صراحتاً به دفاتر اسناد رسمی تسری داشته باشد.
قید «صراحتاً تسری داشته باشد» اهمیت عملی زیادی دارد: تعطیلی ادارات دولتی به‌خودی‌خود به معنای تعطیلی دفترخانه نیست، مگر آنکه مصوبه به دفاتر اسناد رسمی تصریح کند.
راه قانونی غیبت موجه: مرخصی سالانه
بخشنامه راه‌حل قانونی را نیز نشان داده است: چنانچه سردفتر یا دفتریار به هر علتی — مانند حوادث غیرمترقبه یا شرایط جوی — از حضور در دفترخانه معذور باشد، امکان استفاده از مرخصی سالانه با رعایت قوانین و مقررات ناظر فراهم است.
به بیان دیگر، مسیر مشروع، ثبت مرخصی و تعیین کفیل است؛ نه بستن در دفترخانه.
ضمانت اجرا و مرجع نظارت
- مرجع نظارت: بخشنامه، حسن نظارت بر اجرا و برخورد با دفاتر متخلف را بر عهده مدیرکل ثبت استان گذاشته است.
- مبنای تخلف: تعطیلی دفترخانه در ساعات مقرر اداری و عدم پاسخگویی به مراجعان، تخلف محسوب می‌شود.
- حداقل ساعت حضور: رعایت حداقل ساعت حضور هفتگی مقرر در آیین‌نامه، مستقل از توزیع روزانه ساعات، الزامی است.
برای اطلاع از ساعات کاری اعلام‌شده در آخرین ابلاغیه‌ها، مطلب ساعت کار دفترخانه به‌روزرسانی می‌شود.
مستندات و مواد قانونی مرتبط
- تبصره ذیل ماده ۳۰ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰.
- ماده ۵۹ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ (حداقل ساعات حضور هفتگی).
- بند (ب) ماده ۶۵ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ (تخلفات مستوجب جریمه نقدی).
بخشنامه‌ها و مطالب مرتبط در محضرچی
- ثبت حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران از طریق سامانه
- شیوه‌نامه خدمات غیرحضوری دفاتر اسناد رسمی
- سامانه‌های شکایت از دفاتر اسناد رسمی
- آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ با آخرین اصلاحات
پرسش‌های متداول درباره کد ۱۱۸۷ بخشنامه‌های ثبتی
بر اساس کد ۱۱۸۷، خیر. جز در موارد تعطیل رسمی یا مصوبه شورای تأمین استان یا هیأت وزیران که صراحتاً به دفاتر اسناد رسمی تسری داشته باشد، سردفتران مجاز به تعطیلی یا کسر ساعت کاری نیستند.
متن بخشنامه راه قانونی را استفاده از مرخصی سالانه با رعایت قوانین و مقررات ناظر بر آن دانسته است؛ یعنی موضوع باید در قالب مرخصی ثبت و تعیین تکلیف شود.
بخشنامه، حسن نظارت بر اجرا و برخورد با دفاتر از حیث عدم رعایت مفاد این مقرره را بر عهده مدیرکل ثبت استان قرار داده است.
