مستنبط از ماده ۷۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، محاکم دادگستری مکلف شده‌اند هرگاه رأی بر بی اعتباری سند رسمی (اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی) صادر نمودند، مراتب را جهت اقدامات بعدی به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام دارند.
نظر به این که در اعلام مراتب مذکور، رویه‌های متفاوتی از سوی محاکم محترم اعمال می گردد. لذا مقتضی است به منظور تعامل و هماهنگی بیشتر و اتخاذ شیوه‌ای واحد، موضوع را در جلسه شورای قضائی استان مطرح تا مورد توجه قرار گیرد:
- احکام ابطال سایر اسناد و مدارک (از قبیل ابطال سند مالکیت اعم از اصلی یا المثتی، پلاک ثبتی ملک، مبایعه نامه‌ی عادی، اظهارنامه‌ی ثبت ملک، صورت مجلس تفکیکی، پیش نویس سند انتقال اجرایی، قرارداد انتقال پلاک یا ملک، آراء هیأت حل اختلاف موضوع مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ اصلاحی قانون ثبت، آرای کمیسیون ماده ی ۱۲ قانون زمین شهری و… همچنین حکم اصلاح مفاد سند رسمی که بعد از تنظیم آن، مندرجات و مشخصات بعضی از مستندات مربوطه تغییر یافته است، قرار اجرایی موقت یا قرار منع آن، حکم به الزام تنظیم سند و نظایر آنها) جملگی از شمول و موضوع مادهی مرقوم خارج می‌باشد و ضرورتی به ارسال آن به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور وجود ندارد، لذا چون این گونه احکام اولاً راجع به ملک (غیر منقول) است و ثانياً جنبه ی اعلامی دارد، مقتضی است در اجرای مادهی ۴ قانون اجرای احکام مدنی مستقیماً به اداره کل ثبت استان مربوطه ارسال و از آنجا نیز باید به اداره ثبت محل وقوع ملک ارسال شود.
- به منظور تکریم ارباب رجوع و جلوگیری از مراجعات غیر ضروری به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و همچنین با توجه به رسمی بودن اسناد ازدواج و طلاق (نکاحيه و طلاق نامه) موضوع ماده ۲ قانون ازدواج، مقتضی است در ادارات کل ثبت اسناد و املاک استانها ضمن اعمال و اجرای ماده 71 قانون مذکور اقدام قانونی لازم نسبت به احکام بی اعتباری یا ابطال کلیه اسناد رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق را معمول و چنانچه تخلفی از طرف ادارات ثبت محل و یا هریک از دفترخانه‌های تابعه (حسب مورد) واقع شده، مراتب در اسرع وقت جهت تعقیب قانونی متخلفین احتمالی، به دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام شود.
مسئولیت حسن اجرای مفاد این بخشنامه بر عهده مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها و مسئولیت نظارت بر حسن اجرای آن بر عهده دفتر بازرسی و پاسخگویی به شکایات سازمان و اداره کل امور اسناد و سردفتران می باشد.
احمد تویسرکانی | بخشنامه شماره ۹۰/۵۹۷۱۱ مورخ ۱۳۹۰/۴/۱ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور | کد ۹۱۶ مجموعه بخش‌نامه‌های ثبتی
