وکالت با چند موکل: وقتی یکی از موکلین از امضا خودداری می‌کند چه باید کرد؟
در بسیاری از امور حقوقی و معاملاتی، چندین نفر با هم دارای حق یا مالکیت مشترک هستند؛ مانند ورثه یک ملک، شرکای یک شرکت یا کسب‌وکار، یا مالکین مشاعی یک آپارتمان. این افراد برای تسهیل امور، معمولاً تصمیم می‌گیرند به یک نفر وکالت دهند تا به نمایندگی از همه، کارها را پیگیری کند. اما چالشی که گاهی در دفاتر اسناد رسمی رخ می‌دهد این است که پس از حضور همه افراد و تنظیم پیش‌نویس وکالتنامه، یک یا چند نفر از موکلین به دلایل مختلف از امضای نهایی سند و دفتر ثبت امتناع می‌ورزند. در این لحظه، این سوال حیاتی پیش می‌آید که آیا وکالتنامه به طور کلی باطل و بی‌اثر می‌شود؟ رای وحدت رویه ردیف ۱۰۹ کانون سردفتران و دفتریاران، راهکار قانونی و دقیقی را برای این وضعیت پیش‌بینی کرده است تا حقوق افرادی که همچنان بر تصمیم خود باقی هستند، حفظ گردد.
سناریوی رایج: امتناع از امضا توسط یکی از موکلین در دفترخانه
تصور کنید چهار برادر که ملکی را از پدر خود به ارث برده‌اند، تصمیم می‌گیرند برای فروش آن به برادر بزرگتر وکالت دهند. همگی در دفتر اسناد رسمی حاضر می‌شوند، مدارک هویتی و گواهی حصر وراثت ارائه می‌شود و سردفتر متن وکالتنامه را تنظیم و برای آن‌ها قرائت می‌کند. سه برادر با مفاد وکالتنامه موافق هستند، اما برادر چهارم در آخرین لحظه به دلیلی (مثلاً اختلاف نظر بر سر قیمت فروش یا حدود اختیارات وکیل) اعلام می‌کند که حاضر به امضای سند نیست. در این وضعیت چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا کل فرآیند متوقف می‌شود؟
پرسش کلیدی: آیا امتناع یک نفر، وکالت را برای همه باطل می‌کند؟
سوال اصلی حقوقی در اینجا این است که آیا اعطای وکالت از سوی چند موکل، یک «عقد واحد و غیرقابل تجزیه» است که رضایت و امضای همگی شرط صحت آن است، یا می‌توان آن را به عنوان چند ایجاب و قبول مستقل در نظر گرفت که هر کدام جداگانه معتبر هستند؟ اگر حالت اول صحیح باشد، با امتناع یک نفر، کل وکالتنامه از اساس باطل خواهد بود. اما اگر حالت دوم صحیح باشد، وکالتنامه می‌تواند برای کسانی که امضا کرده‌اند، معتبر باقی بماند.
پاسخ روشن ردیف ۱۰۹: اعتبار نسبی وکالت برای امضاکنندگان
رای وحدت رویه ردیف ۱۰۹، با اتخاذ رویکرد دوم، راهکاری عملی و منصفانه ارائه می‌دهد. این رای به صراحت بیان می‌کند:
«…چنانچه همان زمان امضاء، مراتب امتناع در ذیل سند قید گردد نسبت به اشخاصی که ثبت و سند را امضاء نموده‌اند، صحيح و نافذ می شود.»
این یعنی وکالتنامه باطل نمی‌شود، بلکه به صورت «نسبی» معتبر است. در مثال چهار برادر، وکیل (برادر بزرگتر) از طرف آن سه برادری که سند را امضا کرده‌اند، وکالت معتبر و قانونی خواهد داشت و می‌تواند نسبت به سهم‌الارث همان سه نفر اقدامات وکالتی را انجام دهد. اما نسبت به سهم‌الارث برادر چهارم که امضا نکرده، هیچ‌گونه وکالت و اختیاری نخواهد داشت.
وظیفه سردفتر چیست؟ نحوه مستندسازی امتناع از امضا
برای اینکه این اعتبار نسبی به صورت قانونی و شفاف برقرار شود، رای وحدت رویه تکلیفی را بر عهده سردفتر قرار داده است. سردفتر باید مراحل زیر را طی کند:
- پس از امضای سند و دفتر توسط موکلین موافق، سردفتر باید امتناع سایرین را به طور رسمی مستند کند.
- او باید در انتهای سند وکالتنامه و همچنین در ستون ملاحظات دفتر ثبت مربوطه، عبارتی دقیق و روشن را قید نماید. برای مثال:
«مراتب امتناع آقای/خانم ………………… فرزند ………………… به شماره ملی ………………… از امضای سند وکالت و ثبت دفتر گواهی می‌گردد.»
- پس از قید این عبارت، سردفتر سند را تکمیل کرده و به مهر و امضای خود می‌رساند و آن را به وکیل تحویل می‌دهد.
این اقدام، ضمن حفظ اعتبار وکالت برای امضاکنندگان، به طور شفاف مشخص می‌کند که وکیل هیچ اختیاری از جانب شخص یا اشخاصی که امضا نکرده‌اند، ندارد و از هرگونه سوءاستفاده یا ادعای آتی جلوگیری می‌کند.
یک اصل مهم و خدشه‌ناپذیر: لزوم حضور کلیه موکلین
رای وحدت رویه در انتها بر یک اصل بدیهی و بسیار مهم تأکید می‌کند:
«بدیهی است سردفتر حق تنظیم سند وكالت بدون حضور موکلین را ندارد.»
این تأکید به این معناست که تمام فرآیند فوق، یعنی حضور، موافقت برخی و امتناع برخی دیگر، باید در حضور فیزیکی کلیه موکلین در محل دفترخانه و پس از احراز هویت دقیق آن‌ها توسط سردفتر صورت گیرد. تنظیم وکالتنامه بر اساس تماس تلفنی، کپی مدارک هویتی، یا وعده حضور و امضای بعدی، مطلقاً غیرقانونی و فاقد اعتبار است.
اجرای این رویه در سیستم ثبت آنی (سامانه ثبت الکترونیک اسناد)
رای وحدت رویه ردیف ۱۰۹ در سال ۱۳۸۲ و در زمان حاکمیت ثبت سنتی و دفاتر کاغذی صادر شده است. خوشبختانه، با پیشرفت تکنولوژی و استقرار سامانه ثبت الکترونیک اسناد (معروف به ثبت آنی)، این فرآیند بسیار ساده‌تر و شفاف‌تر شده است.
در سیستم ثبت آنی، امکان تعریف چندین موکل برای یک وکالتنامه وجود دارد. پس از ورود اطلاعات و اخذ اثر انگشت از موکلین حاضر، سردفتر می‌تواند وضعیت هر یک از موکلین را به صورت مجزا تعیین کند. برای اشخاصی که با رضایت اثر انگشت خود را ثبت می‌کنند، وضعیت «اصیل» ثبت می‌شود و برای شخصی که از امضا (و ثبت اثر انگشت) امتناع می‌کند، گزینه‌ای برای ثبت «امتناع از امضا» وجود دارد. سیستم به طور هوشمند، سند نهایی را به گونه‌ای تولید می‌کند که فقط نام و مشخصات موکلینی که امضا کرده‌اند در آن به عنوان موکل قید شده و وکالت فقط از جانب آن‌ها به وکیل اعطا می‌گردد. این کار، ضمن اجرای دقیق مفاد رای وحدت رویه ۱۰۹، از هرگونه خط خوردگی یا توضیح دستی در سند نیز جلوگیری می‌کند.
پانوشت: توضیح اینکه در سیستم ثبت آنی هم این امکان فراهم است که با مشاهده این آموزش‌ها (کلیک کنید) چگونگی انجام کار را متوجه خواهید شد.
نتیجه‌گیری: حفظ حقوق موکلین موافق
رای وحدت رویه ردیف ۱۰۹ یک راهکار عملی و عادلانه برای یک مشکل رایج در دفاتر اسناد رسمی است. این رای با اصل «اعتبار نسبی سند»، مانع از آن می‌شود که مخالفت یا امتناع یک یا چند نفر از شرکا، حقوق و اراده سایر افرادی را که بر تصمیم خود برای اعطای وکالت ثابت‌قدم هستند، ضایع کند.
مهم‌ترین پیام این رای این است که:
- امتناع یک موکل، وکالت را برای سایر موکلینی که امضا می‌کنند، باطل نمی‌کند.
- سردفتر مکلف است این امتناع را به طور شفاف در سند و دفتر قید نماید.
- این راهکار قانونی اکنون به سادگی و به صورت الکترونیکی در سامانه ثبت آنی قابل اجراست.
متن کامل رای وحدت رویه ردیف ۱۰۹
تکلیف دفترخانه در اسناد وکالتنامهای که بعضی از موکلین امضاء نکرده‌اند
در مواردی که تعدادی از موکلین سند وكالت و ثبت دفتر از امضاء سند وکالت و ثبت دفتر امتناع می‌ورزند، چنانچه همان زمان امضاء، مراتب امتناع در ذیل سند قید گردد نسبت به اشخاصی که ثبت و سند را امضاء نموده‌اند، صحيح و نافذ می شود.
سردفتر با قید مراتب عدم امضاء سایر موکلین که از امضاء سند خودداری نموده‌اند در ذیل ثبت و سند مربوطه، مبادرت به تکمیل سند می‌نماید.
بدیهی است سردفتر حق تنظیم سند وكالت بدون حضور موکلین را ندارد.
مستند به: بند (۳) بخشنامه شماره ۲۹/ ۴۶۹۴۳ مورخ ۱۳۸۲/ ۱۲ / ۳ کانون سردفتران و دفتریاران (مورد تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طبق نامه های شماره ۳۴/۱۳۶۹۵ – ۸۲ / ۱۰ / ۲۰ و ۳۴/ ۱۳۷۰۳ – ۸۲/ ۱۱ / ۱ و ۳۴/ ۱۳۶۹۱ – ۸۲/ ۱۱ / ۵ اداره کل امور اسناد و سردفتران).
ارجاع: این رای وحدت رویه در ردیف ۱۰۹ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (منتشر شده توسط کانون سردفتران و دفتریاران) چاپ شده و مستند به بند (۳) بخشنامه شماره ۲۹/۴۶۹۴۳ مورخ ۱۳۸۲/۱۲/۳ کانون می‌باشد.
برای مشاهده سایر آرای وحدت رویه و بخشنامه‌های مرتبط، می‌توانید به دسته‌بندی زیر در سایت محضرچی مراجعه نمایید:
آرای وحدت رویه کانون سردفتران در سایت محضرچی
