تنظیم سند برای اموال موروثی: آیا ذکر شماره مدارک کافی است یا اصل آن‌ها لازم است؟
انتقال اموال به جا مانده از متوفی توسط ورثه، یکی از امور رایج و در عین حال حساس در دفاتر اسناد رسمی است. این انتقال، چه مستقیماً توسط خود ورثه انجام شود و چه از طریق وکیلی که ورثه انتخاب کرده‌اند، نیازمند ارائه مدارک قانونی مشخصی است که هویت و تعداد دقیق ورثه، میزان سهم‌الارث هر یک، و وضعیت پرداخت یا معافیت از مالیات بر ارث را به طور قطعی اثبات کند. دو مدرک کلیدی در این فرآیند، «گواهی انحصار وراثت» و «گواهی مربوط به مالیات بر ارث» است.
حال سوالی که گاهاً پیش می‌آید و می‌تواند منشاء اشتباه یا سوءاستفاده شود، این است: اگر مشخصات این مدارک (مانند شماره و تاریخ صدور) در سند دیگری، مثلاً در وکالتنامه‌ای که ورثه به وکیل داده‌اند، صرفاً “ذکر” شده باشد، آیا دفتر اسناد رسمی می‌تواند به همین اطلاعات نوشتاری اکتفا کرده و سند انتقال را تنظیم نماید، یا اینکه قانوناً مکلف است پیش از هر اقدامی، اصل آن گواهی‌ها را رؤیت و بررسی کند؟ بند (۳) بخشنامه شماره ۲۶/۱۱۷۰۰ کانون سردفتران و دفتریاران پاسخی قاطع و مبتنی بر لزوم احتیاط و رعایت کامل مقررات به این پرسش می‌دهد.
وضعیت مورد بحث: انتقال سهم‌الارث توسط ورثه یا وکیل آن‌ها
پس از فوت هر شخص، دارایی‌های او که اصطلاحاً “ماترک” نامیده می‌شود، طبق قواعد شرعی و قانونی به ورثه‌اش منتقل می‌گردد. ورثه برای اینکه بتوانند به صورت رسمی مالکیت این اموال را به نام خود ثبت کنند یا آن را به اشخاص دیگر منتقل نمایند (مثلاً سهم خود از یک ملک موروثی را بفروشند یا سهم سایر ورثه را خریداری کنند)، باید مراحلی را طی کرده و مدارکی را تهیه نمایند.
گاهی تمامی ورثه با هم برای انجام معامله و امضای سند در دفتر اسناد رسمی حاضر می‌شوند. اما در بسیاری موارد، به دلیل تعداد زیاد ورثه، سکونت در شهرهای مختلف، یا دلایل دیگر، ورثه ترجیح می‌دهند به یک نفر (که ممکن است یکی از خودشان باشد یا یک وکیل دادگستری یا فرد معتمد دیگر) وکالت دهند تا به نمایندگی از طرف آن‌ها، اقدامات لازم برای فروش، تقسیم، یا انتقال سهم‌الارث را انجام دهد.
مدارک کلیدی: گواهی حصر وراثت و گواهی مالیات بر ارث
برای انجام قانونی و بی‌نقص انتقال اموال موروثی در دفاتر اسناد رسمی، ارائه و بررسی دو دسته مدرک کلیدی توسط سردفتر الزامی است:
- ۱. گواهی انحصار وراثت (یا گواهی حصر وراثت): این گواهی یک رأی یا تصمیم قضایی است که توسط شورای حل اختلاف آخرین محل اقامت متوفی (و در گذشته توسط دادگاه‌ها) پس از انجام تشریفات قانونی (مانند نشر آگهی) صادر می‌شود. در این گواهی به طور رسمی و قطعی اشخاصی که ورثه متوفی محسوب می‌شوند و میزان سهم‌الارث هر یک از آن‌ها بر اساس طبقات ارث، مشخص و اعلام می‌گردد. ارائه اصل این گواهی برای احراز هویت و سمت ورثه و تعیین میزان دقیق سهم هر یک در معامله، کاملاً ضروری است.
- ۲. گواهی مربوط به مالیات بر ارث: بر اساس قوانین مالیاتی کشور، اموال به جا مانده از متوفی مشمول مالیات بر ارث می‌شوند (البته با معافیت‌ها و نرخ‌های متفاوت بسته به طبقه وراث و نوع مال). ورثه مکلفند در مهلت قانونی، اظهارنامه مالیات بر ارث را تسلیم کرده و مالیات متعلقه را پرداخت نمایند. برای انجام انتقال رسمی اموال موروثی، ارائه گواهی معتبر از اداره امور مالیاتی مربوطه که نشان‌دهنده پرداخت مالیات بر ارث آن مال یا کل ماترک (در قوانین قدیم) یا تعیین تکلیف آن باشد، الزامی است.
(نکته مهم: قوانین مالیات بر ارث برای متوفیان از ابتدای سال ۱۳۹۵ به بعد تغییرات اساسی داشته است. لطفاً به بخش مربوطه در ادامه مطلب توجه فرمایید.)
پرسش رایج: کفایت ذکر شماره مدارک در وکالتنامه؟
حال سناریویی را در نظر بگیرید که ورثه به شخصی وکالت داده‌اند تا سهم‌الارث آن‌ها را بفروشد و در متن این وکالتنامه، صرفاً شماره و تاریخ صدور گواهی انحصار وراثت و گواهی مالیات بر ارث مربوط به ماترک ذکر شده است. آیا دفتر اسناد رسمی می‌تواند به اعتبار این اطلاعات مندرج در وکالتنامه رسمی، سند قطعی فروش سهم‌الارث را تنظیم کند؟ یا اینکه علی‌رغم ذکر این اطلاعات در وکالتنامه، باز هم مکلف است اصل آن گواهی‌ها را از وکیل یا ورثه مطالبه و رؤیت نماید؟
پاسخ صریح بخشنامه: خیر، ارائه و ملاحظه اصل مدارک الزامی است!
بند (۳) بخشنامه شماره ۲۶/۱۱۷۰۰ کانون سردفتران و دفتریاران، پاسخی کاملاً قاطع، صریح و بدون هیچ‌گونه جای ابهامی به این پرسش می‌دهد:
«هنگام تنظیم سند قطعی و کلیه اسنادی که نیاز به گواهی حصر وراثت و مالیات بر ارث دارد، مطالبه و ملاحظه اصل گواهی های حصر وراثت و واریز مالیات بر ارث ضروری است.»
بنابراین، پاسخ منفی است. صرف ذکر شماره یا تاریخ مدارک در وکالتنامه یا هر سند دیگری، به هیچ عنوان رافع تکلیف سردفتر در مطالبه (خواستن) و ملاحظه (دیدن و بررسی کردن) اصل این گواهی‌ها نیست.
چرا ملاحظه اصل مدارک ضروری است؟ (مسئولیت سردفتر)
این تأکید بر لزوم رؤیت اصل مدارک، دلایل مهم حقوقی، فنی و مبتنی بر مسئولیت سردفتر دارد:
- احراز اصالت و اعتبار در زمان تنظیم سند: اولین و مهم‌ترین دلیل، اطمینان از اصالت و جعلی نبودن گواهی‌ها و همچنین اعتبار داشتن آن‌ها در لحظه تنظیم سند است. ممکن است اطلاعات ذکر شده در وکالتنامه قدیمی یا نادرست باشد، یا گواهی حصر وراثت بعداً اصلاح شده باشد (مثلاً ورثه دیگری شناسایی شده باشد)، یا گواهی مالیاتی مربوط به بخش دیگری از ماترک باشد.
- بررسی دقیق محتوا و جزئیات: سردفتر با دیدن اصل گواهی حصر وراثت، می‌تواند اسامی دقیق ورثه، نسبت آن‌ها با متوفی، میزان دقیق سهم‌الارث هر یک (که مبنای محاسبه سهم در معامله است)، و همچنین وجود یا عدم وجود ورثه محجور، صغیر یا غایب مفقودالاثر را که ممکن است نیاز به مجوز یا تشریفات قانونی خاصی (مانند اجازه دادستان یا قیم) داشته باشند، به دقت بررسی کند.
- اطمینان از وضعیت مالیاتی: رؤیت اصل گواهی یا مفاصاحساب مالیات بر ارث (با توجه به تاریخ فوت و قوانین حاکم)، به سردفتر اطمینان می‌دهد که تکلیف مالیاتی مال مورد انتقال مشخص شده و مانعی از این بابت برای تنظیم سند وجود ندارد.
- پیشگیری از دعاوی و اختلافات آتی: بررسی دقیق اصول مدارک، احتمال بروز خطا در تعیین ورثه، سهم‌الارث، یا مسائل مالیاتی را به حداقل رسانده و از این طریق، از ایجاد دعاوی و اختلافات بین ورثه یا بین ورثه و خریدار در آینده جلوگیری می‌کند.
- مسئولیت قانونی سردفتر: مطابق قانون، سردفتر اسناد رسمی در قبال صحت تنظیم اسناد و رعایت قوانین و مقررات، مسئولیت انتظامی، مدنی و گاهی کیفری دارد. عدم مطالبه و ملاحظه اصول مدارک لازم، تخلف محسوب شده و می‌تواند عواقب جدی برای سردفتر به همراه داشته باشد. اتکای صرف به اطلاعات مندرج در سند دیگر، این مسئولیت را از بین نمی‌برد.
تذکر مهم: تغییرات قوانین مالیات بر ارث و مدارک لازم
همانطور که اشاره شد، قانون مالیات بر ارث برای متوفیان از تاریخ ۱۳۹۵/۱/۱ به بعد دستخوش تحولات مهمی شده است. قبل از این تاریخ، ورثه مکلف بودند ظرف مهلت معینی (ابتدا شش ماه، سپس یک سال) اظهارنامه مالیاتی برای کل ماترک تسلیم و مالیات متعلقه را بپردازند و سپس “گواهی واریز مالیات بر ارث” کلی دریافت می‌کردند که برای انتقال هر یک از اموال لازم بود. بخشنامه کانون که در سال ۱۳۸۲ صادر شده، عمدتاً ناظر به همین گواهی کلی است.
اما بر اساس اصلاحیه قانون مالیات‌های مستقیم مصوب ۱۳۹۴ (که از ابتدای ۹۵ لازم‌الاجرا شد)، تکلیف ارائه اظهارنامه کلی برای همه ماترک برداشته شد و مالیات بر ارث عمدتاً در زمان انتقال هر یک از اقلام ماترک، بر اساس نرخ‌های جدید (موضوع ماده ۱۷ قانون) و توسط دفترخانه یا مرجع انتقال دهنده محاسبه و کسر و به حساب اداره مالیات واریز می‌شود، یا اینکه ورثه پیش از انتقال، مالیات مربوط به همان مال را پرداخت و گواهی لازم را دریافت می‌کنند.
نتیجه عملی این تغییر چیست؟ برای متوفیان ۹۵/۱/۱ به بعد، دیگر “گواهی واریز مالیات بر ارث” به شکل سابق (برای کل ماترک) ممکن است وجود نداشته باشد. به جای آن، برای انتقال هر مال موروثی، نیاز به ارائه “گواهی موضوع ماده ۳۴ آیین‌نامه اجرایی ماده ۲۶ قانون مالیات‌های مستقیم” یا گواهی‌های مشابهی است که نشان دهد مالیات بر ارث مربوط به *همان مالِ مورد انتقال* پرداخت شده یا آن مال از پرداخت معاف است، یا اینکه تکلیف مالیاتی آن روشن شده است.
نکته مهم این است که علی‌رغم تغییر شکل مدرک مالیاتی لازم، اصلِ حکمِ بخشنامه کانون مبنی بر لزوم «مطالبه و ملاحظه اصل مدارک مورد نیاز قانونی» همچنان پابرجاست. یعنی سردفتر مکلف است اصل گواهی انحصار وراثت و اصل گواهی/مدارک مالیاتی معتبری که قانون فعلی (با توجه به تاریخ فوت) برای انتقال آن مال خاص الزامی می‌داند را رؤیت و بررسی نماید.
مستندات قانونی: بخشنامه کانون و تاییدیه‌های سازمان ثبت
الزام دفاتر اسناد رسمی به مطالبه و ملاحظه اصل گواهی حصر وراثت و مدارک مالیاتی، مستند به منابع زیر است:
- بند (۳) بخشنامه شماره ۲۶/۱۱۷۰۰ مورخ ۱۳۸۲/۳/۱۷ کانون سردفتران و دفتریاران.
- نامه‌های تاییدیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به شماره‌های ۳۴/۱۵۷۰۹ – ۸۱/۱۱/۲۹، ۳۴/۱۱۶۷۱ – ۸۱/۱۱/۱۰ و ۳۴/۸۷۳ – ۸۲/۲/۱۰ که نشان‌دهنده هماهنگی و اتفاق نظر نهاد نظارتی با کانون در این خصوص است.
- مقررات عام مربوط به وظایف و مسئولیت‌های سردفتر در قوانین ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی.
- قوانین مربوط به ارث در قانون مدنی و قوانین مالیات‌های مستقیم.
نتیجه‌گیری: تاکید بر لزوم ارائه اصول مدارک
بخشنامه کانون سردفتران و دفتریاران در خصوص لزوم مطالبه و ملاحظه اصل گواهی حصر وراثت و مالیات بر ارث، یک قاعده مهم و خدشه‌ناپذیر را برای تنظیم اسناد مربوط به ماترک تعیین می‌کند:
- صرف ذکر شماره یا مشخصات این گواهی‌ها در وکالتنامه یا هر سند دیگری، برای تنظیم سند انتقال قطعی یا سایر اسناد مرتبط با ماترک، به هیچ عنوان کافی نیست.
- سردفتر اسناد رسمی مکلف است اصل گواهی انحصار وراثت و اصل گواهی/مدارک معتبر مالیاتی (مطابق با قانون حاکم بر اساس تاریخ فوت) را از ورثه یا وکیل آن‌ها مطالبه کرده و به دقت مورد ملاحظه و بررسی قرار دهد.
- این اقدام برای اطمینان از صحت معامله، احراز هویت و سمت ورثه، تعیین تکلیف مالیاتی، پیشگیری از دعاوی آتی، و رعایت کامل مسئولیت قانونی سردفتر، امری ضروری و اجتناب‌ناپذیر است.
متن کامل پرسش و پاسخ مندرج در بخشنامه ۲۶/۱۱۷۰۰ (بند ۳)
مطالبه و ملاحظه اصل گواهی های حصر وراثت و واریز مالیات بر ارث
سئوال : «اگر در اسناد وکالت شماره انحصار وراثت و گواهی مالیات بر ارث ذکر شده باشد به استناد آن می توان سند قطعی تنظیم نمود یا خیر؟»
رأی وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران: هنگام تنظیم سند قطعی و کلیه اسنادی که نیاز به گواهی حصر وراثت و مالیات بر ارث دارد، مطالبه و ملاحظه اصل گواهی های حصر وراثت و واریز مالیات بر ارث ضروری است.
مستند به: بند (۳) بخشنامه شماره ۲۶/ ۱۱۷۰۰ مورخ ۱۳۸۲/ ۳ / ۱۷ کانون سردفتران و دفتریاران (مورد تأیید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طبق نامه های شماره ۳۴/۱۵۷۰۹ – ۸۱ / ۱۱ / ۲۹ و شماره ۳۴/ ۱۱۶۷۱ – ۸۱/ ۱۱ / ۱۰ و شماره ۳۴/ ۸۷۳ – ۸۲/ ۲ /۱۰ اداره کل امور اسناد و سردفتران).
ارجاع: این رای وحدت رویه بخشی از بخشنامه شماره ۲۶/۱۱۷۰۰ مورخ ۱۳۸۲/۳/۱۷ کانون سردفتران و دفتریاران (بند ۳) می‌باشد که به تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز رسیده است.
این رای وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران در ردیف 97 مجموعه بخشنامه های ثبتی درج شده است، برای مشاهده سایر آرای وحدت رویه و بخشنامه‌های مرتبط، می‌توانید به دسته‌بندی زیر در سایت محضرچی مراجعه نمایید:
آرای وحدت رویه کانون سردفتران در سایت محضرچی
