نگاهی عمیق به چالش‌های روز دفاتر اسناد رسمی
جلسات هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران مرکز، همواره فرصتی مغتنم برای هم‌اندیشی و یافتن راهکارهای عملی برای مسائل و ابهامات حقوقی و ثبتی است که همکاران گرامی در سراسر کشور با آن روبرو هستند. در این پست، به بررسی و تحلیل مباحث مطرح شده در جلسه روز یکشنبه مورخ ۲۶ مرداد ماه ۱۴۰۴ می‌پردازیم. هدف ما در محضرچی، بسط و گسترش این مباحث و ارائه توضیحات تکمیلی برای درک بهتر موضوعات است. لازم به تاکید است که مطالب پیش رو، صرفاً بازتاب‌دهنده اجماع نظرات و تجربیات حاضرین در جلسه بوده و جنبه لازم‌الاتباع قانونی ندارد.
تکلیف حق فسخ و انتفاع مصالح در سند صلح عمری هنگام تخریب و نوسازی ملک چیست؟
یکی از چالش‌های مهم در اسناد صلح عمری، زمانی است که متصالح (کسی که ملک به او صلح شده) قصد تخریب و ساخت‌وساز مجدد ملک را دارد، در حالی که برای مصالح (صلح‌کننده) حقوقی مانند حق فسخ و حق انتفاع در نظر گرفته شده است. در این خصوص دو دیدگاه اصلی مطرح شد:
- نظر اول (راهکار پیشنهادی): بهترین و کم‌ریسک‌ترین راهکار این است که مصالح پیش از هر اقدامی، رسماً از حق فسخ و حق انتفاع خود اعراض نماید. پس از آن، می‌توان با خیال آسوده سند تقسیم‌نامه برای واحدهای جدید را تنظیم کرد. این روش از هرگونه اختلاف احتمالی در آینده جلوگیری می‌کند.
- نظر دوم (راهکار حقوقی): بر اساس این دیدگاه، می‌توان موضوع را تحلیل حقوقی کرد. مطابق بند ۲ ماده ۵۱ قانون مدنی، «در صورت تلف شدن مالی که موضوع حق انتفاع است، حق انتفاع زایل می‌شود». بنابراین با تخریب ملک، حق انتفاع مصالح از بین می‌رود. اما حق فسخ همچنان به قوت خود باقی است. برای حل این مشکل، می‌توان در سند تقسیم‌نامه واحدهای جدید قید کرد که «حق فسخ مصالح، صرفاً به واحد یا سهمی تعلق می‌گیرد که به متصالح اولیه اختصاص یافته است» و به سایر واحدها تسری پیدا نمی‌کند. این راهکار پیچیده‌تر است اما حقوق مصالح را تا حد امکان حفظ می‌کند.
آیا تنظیم سند انتقال ملک دولتی خارج از حوزه ثبتی ملک امکان‌پذیر است؟
پرسش مطرح شد که آیا برای ملکی به نام دولت جمهوری اسلامی که در شاهین‌شهر واقع است، می‌توان در تهران سند انتقال قطعی تنظیم کرد؟ با وجود اینکه ممکن است برخی همکاران معتقد باشند به دلیل وجود سوابق و بحث تقسیم اسناد، سند باید در حوزه ثبتی ملک (شاهین‌شهر) تنظیم شود، اما پاسخ قاطع جلسه این بود که هیچ منع قانونی برای تنظیم این سند در تهران وجود ندارد. دفاتر اسناد رسمی از حیث صلاحیت، محدود به حوزه ثبتی خاصی برای تنظیم اسناد املاک نیستند و صلاحیت کشوری دارند. خوشبختانه در حال حاضر، امکان ارسال استعلام الکترونیکی از اداره دارایی برای املاک دولتی در سراسر کشور نیز در سامانه ثبت آنی فراهم شده است که این فرآیند را تسهیل می‌کند.
نحوه رفع محدودیت از «قراردادهای یکسان» در سامانه ثبت چگونه است؟
قراردادهای یکسان (مانند قراردادهای پیش‌فروش و تسهیلات بانکی که توسط شرکت‌های سازنده یا بانک‌ها به صورت فرم‌های استاندارد ارائه می‌شوند) معمولاً محدودیتی را بر روی پلاک ثبتی ایجاد می‌کنند. سوال این بود که دفاتر چگونه می‌توانند این محدودیت را رفع کنند. برخلاف تصور برخی، این محدودیت‌ها مانند محدودیت ناشی از یک قولنامه عادی نیست که دفترخانه بتواند از طریق سامانه CPMS آن را رفع کند. دفاتر اسناد رسمی امکان دخل و تصرف یا ویرایش این قراردادهای یکسان را ندارند. روال صحیح به شرح زیر است:
- اگر سند نهایی (مثلاً سند قطعی) در همان دفترخانه‌ای که در قرارداد یکسان تعیین شده تنظیم شود، محدودیت به صورت خودکار توسط سیستم رفع می‌گردد.
- اما اگر سند نهایی در دفترخانه دیگری تنظیم شود، برای رفع محدودیت ایجاد شده، مالک یا نماینده قانونی او باید به واحد انفورماتیک اداره ثبت اسناد و املاک مربوطه مراجعه کرده و درخواست خود را جهت رفع محدودیت به صورت دستی ثبت نماید.
آیا می‌توان شروط صلح عمری (مانند حق فسخ) را در سند بیع قطعی قید کرد؟
این سوال مطرح شد که آیا می‌توان شروطی که معمولاً در اسناد صلح عمری درج می‌شود (مانند حق فسخ برای فروشنده برای مدت معین) را در یک سند بیع قطعی نیز گنجاند. در این زمینه نیز دو نظر متفاوت وجود داشت:
- نظر موافق: برخی معتقدند این امر بلامانع است. با استناد به مواد ۳۹۹ الی ۴۰۱ قانون مدنی که به مبحث «خیارات» و انواع شروط ضمن عقد می‌پردازد، می‌توان شرط فسخ (خیار شرط) را برای مدت معین در عقد بیع نیز برای فروشنده در نظر گرفت.
- نظر مخالف: دیدگاه دیگر این بود که این کار صحیح نیست. بر اساس ماده ۳۳ قانون ثبت و ماده ۳۰ آیین‌نامه آن، هر حقی باید در قالب سند مخصوص به خود تنظیم شود. ماهیت بیع قطعی، تملیک قطعی و فوری عین و منفعت است، در حالی که درج شروطی مانند حق فسخ مادام‌العمر یا حق انتفاع، ماهیت عقد را تغییر داده و آن را به چیزی شبیه به صلح نزدیک می‌کند. بنابراین، بهتر است این حقوق در قالب سند صلح حقوق یا اسناد مشابه تنظیم گردد تا از ابهامات حقوقی جلوگیری شود.
استعفای وکیل از وکالتنامه مشترک (منفرداً یا متفقاً) به نیابت از خود و وکیل دیگر
در وکالتنامه‌ای، مادر و فرزند به صورت منفرداً یا متفقاً وکیل هستند. حال مادر قصد دارد هم از وکالت خود استعفا دهد و هم با استفاده از وکالتنامه‌ای که از فرزندش دارد، از طرف او نیز استعفا دهد. آیا این کار امکان‌پذیر است؟
پاسخ این است که این امر بستگی به حدود اختیارات وکالتنامه فرزند به مادر دارد. اصل کلی این است که وکیل تنها در حدود اختیارات مصرح در وکالتنامه می‌تواند اقدام کند. بنابراین، مادر تنها در صورتی می‌تواند از طرف فرزندش استعفا دهد که در وکالتنامه‌ای که فرزند به او داده، صراحتاً اختیار «استعفا از وکالتنامه‌های دیگر به نیابت از موکل» به او داده شده باشد. در غیر این صورت، او فقط می‌تواند از وکالت خود استعفا دهد و فرزند باید شخصاً برای استعفای خود اقدام نماید.
آیا اقاله سند پیش‌فروش ساختمان امکان‌پذیر است؟
پاسخ به این سوال کوتاه و روشن بود: بله. اقاله به معنای بر هم زدن معامله با توافق و رضایت طرفین است. همان‌طور که طرفین می‌توانند با اراده خود قراردادی را منعقد کنند، با اراده مشترک نیز می‌توانند آن را منحل نمایند. سند پیش‌فروش نیز از این قاعده مستثنی نیست و طرفین (پیش‌فروشنده و پیش‌خریدار) می‌توانند با مراجعه به دفترخانه و تنظیم سند اقاله، قرارداد پیش‌فروش را فسخ و آثار آن را زایل کنند.
تکلیف اسناد فاقد نسخه نهایی یا امضای الکترونیک دفتریار در دفترخانه تحویلی چیست؟
در مواردی که دفترخانه‌ای به سردفتر جدید تحویل داده می‌شود، ممکن است با اسنادی مواجه شویم که دچار نقص هستند. در جلسه به دو مورد اشاره شد:
- اسناد فاقد نسخه نهایی: برای اسنادی که به هر دلیل نسخه نهایی آن‌ها چاپ و تکمیل نشده است، راهکار عملی این است که برای ارائه به ارباب رجوع، رونوشت برابر با اصل از سند تهیه و به ایشان تحویل گردد.
- اسناد فاقد امضای الکترونیک دفتریار سابق: در مورد اسنادی که امضای الکترونیک سردفتر را دارند اما دفتریار سابق آن‌ها را امضا نکرده است، رویه فعلی ادارات ثبت این است که دفتریار جدید را ملزم به امضای الکترونیک این اسناد می‌کنند. هرچند این رویه ممکن است از نظر حقوقی محل بحث باشد، اما در حال حاضر به عنوان راهکار اجرایی توسط ادارات ثبت پذیرفته شده است تا امور مراجعین با وقفه مواجه نشود.
نتیجه‌گیری
جلسه ۲۶ مرداد ۱۴۰۴ کانون مرکز، بار دیگر نشان داد که حرفه سردفتری سرشار از نکات دقیق و چالش‌برانگیز است که تنها با همفکری، تبادل دانش و بررسی مستمر قوانین و رویه‌ها می‌توان به بهترین شکل از عهده آن‌ها برآمد. موضوعاتی مانند تحلیل حقوقی اسناد صلح عمری، صلاحیت دفاتر، رفع محدودیت‌های سیستمی و تکمیل اسناد ناقص، همگی از دغدغه‌های روزمره همکاران هستند. امید است با به اشتراک‌گذاری این مباحث در وب‌سایت محضرچی، گامی هرچند کوچک در جهت ارتقای دانش حرفه‌ای و یکپارچگی رویه‌ها در دفاتر اسناد رسمی برداشته شود.
