بخشنامه امنیتی سازمان ثبت: وظایف جدید دفاتر اسناد رسمی در شرایط بحرانی
مقدمه: در دنیای پر از تحولات امروز، آمادگی برای شرایط اضطراری و بحرانی یک اصل انکارناپذیر برای تمامی نهادها، به‌ویژه واحدهای خدماتی حساس مانند دفاتر اسناد رسمی است. سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در همین راستا با صدور بخشنامه‌ای به شماره ۱۴۰۴/۶۵۱۷۷، چارچوب‌های مشخصی را برای فعالیت این دفاتر در شرایطی که از آن به عنوان «شرایط جنگی» یاد شده، ابلاغ کرده است. این دستورالعمل‌ها با هدف حفظ امنیت، جلوگیری از سوءاستفاده و تداوم خدمت‌رسانی به مردم تدوین شده‌اند و اجرای دقیق آن‌ها برای تمام سردفتران الزامی است. در ادامه، به بررسی کامل جزئیات این بخشنامه مهم می‌پردازیم.
محدودیت تنظیم وکالت تعویض پلاک برای اتباع بیگانه
یکی از مهم‌ترین بندهای این بخشنامه، به محدودیت در تنظیم اسناد وکالت کاری یا تعویض پلاک برای خودروهای وانت و کامیونت به نام اتباع بیگانه اشاره دارد. بر این اساس، چنانچه مدارک هویتی تبعه بیگانه معتبر نباشد یا اصالت مدارک خودرو مشکوک باشد، سردفتران موظفند از تنظیم سند خودداری کرده و مراتب را فوراً به مراجع انتظامی و امنیتی گزارش دهند. این اقدام با هدف جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی از این نوع خودروها در شرایط خاص صورت می‌گیرد.
الزام به گزارش معاملات مشکوک تجهیزات حساس
سردفتران اسناد رسمی مکلف شده‌اند در صورت مواجهه با اسنادی مرتبط با صلح، خرید یا فروش عمده تجهیزات پهپادی، نظامی، الکترونیکی و شیمیایی که ماهیت مشکوک دارند، مراتب را بدون فوت وقت به مراجع امنیتی و انتظامی اطلاع دهند. این بند نقش دفاتر اسناد رسمی را در زنجیره تأمین امنیت ملی پررنگ‌تر می‌کند.
مدیریت ازدحام و تردد در دفاتر اسناد رسمی
با توجه به لزوم رعایت نکات امنیتی، دفاتر اسناد رسمی باید از پذیرش افراد فاقد سمت در تنظیم سند خودداری کنند. همچنین، سردفتران وظیفه دارند با ارائه تذکرات لازم به مراجعین، از ایجاد ازدحام در فضای دفترخانه جلوگیری کرده و این موضوع را به شکل جدی مدیریت نمایند.
محدودیت‌های جدید برای ثبت ازدواج در شرایط بحرانی
در حوزه ثبت ازدواج نیز تدابیر ویژه‌ای اندیشیده شده است. سردفتران ثبت ازدواج مکلفند برای اجرای صیغه و ثبت نکاح در محل دفترخانه، حضور افراد را به بستگان درجه یک و دو طرفین محدود کنند. این محدودیت با هدف کاهش خطرات احتمالی در شرایط بحرانی اعمال می‌شود.
وظایف عمومی سردفتران در حوزه امنیت
این بخشنامه بر چند وظیفه عمومی دیگر نیز تأکید دارد:
- گزارش ترددهای مشکوک: هرگونه تردد افراد یا رفتارهای مشکوک در اطراف دفترخانه باید به سرعت به نزدیک‌ترین واحد پلیس گزارش شود.
- حفظ اطلاعات رجال سیاسی: ارائه هرگونه اطلاعات مندرج در اسناد تنظیمی مربوط به رجال سیاسی و مهم کشور به اشخاص فاقد صلاحیت اکیداً ممنوع است.
حفاظت از اسناد طبقه‌بندی شده و اطلاعات مهم
بر اساس ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی، رعایت دستورالعمل‌های نهادهای امنیتی و دفاعی در زمان جنگ الزامی است. در همین راستا، تأکید شده است که اسناد طبقه‌بندی‌شده، توکن، اوراق مهم و مهرهای دفترخانه باید همواره در محفظه امن (گاوصندوق) نگهداری شوند تا از دسترسی غیرمجاز یا نابودی آن‌ها جلوگیری شود.
اقدامات لازم در صورت تخریب فیزیکی دفترخانه
چنانچه بر اثر حوادثی مانند جنگ یا خرابکاری، تمام یا بخشی از دفترخانه تخریب شود، رؤسای ادارات ثبت وظیفه دارند با حضور نماینده حفاظت اداره کل، صورت‌جلسه‌ای دقیق تنظیم کنند. در این صورت‌جلسه، وضعیت بقا یا از بین رفتن دفاتر، اسناد و بایگانی گواهی می‌شود. سپس برای جلوگیری از وقفه در خدمت‌رسانی، با قید فوریت یک کفیل برای دفترخانه تعیین شده و سوابق باقی‌مانده به او تحویل داده می‌شود تا دفترخانه در محل جدید مستقر گردد.
مسئولیت نظارت بر اجرای بخشنامه
در پایان، تأکید شده است که مسئولیت نظارت بر حسن اجرای دقیق تمامی بندهای این بخشنامه بر عهده مدیران کل استان‌ها، رؤسای واحدهای ثبتی و واحد بازرسی مربوطه خواهد بود.
نتیجه‌گیری
بخشنامه جدید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، گامی مهم در راستای تقویت زیرساخت‌های حقوقی و امنیتی کشور در مواجهه با شرایط بحرانی است. این دستورالعمل‌ها نه تنها وظایف سردفتران را در حوزه امنیت ملی مشخص‌تر می‌کند، بلکه با پیش‌بینی راهکارهایی برای تداوم خدمات، به حفظ حقوق مردم نیز کمک می‌کند. هوشیاری و همکاری کامل سردفتران در اجرای این تدابیر، نقشی کلیدی در عبور موفق از چالش‌های احتمالی آینده خواهد داشت.
نظر شما در مورد این تدابیر چیست؟ تجربیات و سوالات خود را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
سوالات متداول
متن کامل بخشنامه شماره ۱۴۰۴/۶۵۱۷۷ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
شماره: ۱۴۰۴/۶۵۱۷۷
تاریخ: ۱۴۰۴/۰۴/۱۷
پیوست: ندارد
موضوع: اتخاذ تدابیر لازم در شرایط جنگی از طرف سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق
مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استان‌ها
با سلام و احترام،
در اجرای قسمت اخیر نامه محرمانه شماره ۱۲۴۳۲۴ مورخ ۱۴۰۴/۳/۲۸ معاون محترم نظارت و بازرسی امور سیاسی و قضائی بازرسی کل کشور، اتخاذ تدابیر لازم در شرایط فعلی از طرف سردفتران اسناد رسمی، ازدواج و طلاق در دفاتر تحت تصدی الزامی می‌باشد:
- از تنظیم سند وکالت کاری یا تعویض پلاک به نام اتباع نسبت به خودرو وانت و کامیونت با مدارک مشکوک (قبل از احراز اصالت) یا مربوط به اتباع بیگانه فاقد مدارک هویتی معتبر خودداری نمایند و موضوع را به مراجع انتظامی و امنیتی منعکس نمایند.
- سردفتران اسناد رسمی مکلف به گزارش مراتب ثبت اسناد مربوط به صلح، خرید یا فروش عمده تجهیزات پهپادی، نظامی، الکترونیکی و شیمیائی مشکوک در دفتر تحت تصدی خود به مراجع امنیتی و انتظامی هستند.
- دفاتر اسناد رسمی در خصوص عدم پذیرش افراد فاقد سمت در سند و پرهیز از ازدحام در شرایط فعلی، تذکرات لازم را به مراجعین داده و موضوع را به نحو جدی مدیریت نمایند.
- سردفتران رسمی ثبت ازدواج به جهت احتمال بروز خطر در شرایط بحرانی مکلفند برای اجرای صیغه و ثبت نکاح در محل دفترخانه جز با حضور بستگان درجه ۱ و ۲ طرفین، محدودیت قائل شوند.
- گزارش به موقع و سریع ترددهای مشکوک در دفترخانه به نزدیک‌ترین واحد پلیس.
- عدم ارائه اطلاعات مندرج در اسناد تنظیمی مربوط به رجال سیاسی و مهم کشور به اشخاص فاقد صلاحیت.
- با توجه به ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی و مسئولیت سردفتر، رعایت و بکارگیری دستورالعمل‌های اعلامی از نهادهای امنیتی و دفاعی کشور در زمان جنگ در مورد امنیت و ایمنی فضای واحدهای خدمات‌رسان الزامی است.
- اسناد طبقه‌بندی‌شده، توکن، اوراق مهم و امهار دفترخانه در محفظه (گاوصندوق) نگهداری شود.
- چنانچه بر اثر حادثه تمام یا قسمتی از محل دفترخانه تخریب گردد، رؤسای ادارات ثبت مکلف هستند با حضور نماینده حفاظت اداره کل ضمن تنظیم صورت‌جلسه، بقا یا از بین رفتن دفاتر ثبت اسناد، مستندات بایگانی و… را گواهی و به جهت عدم وقفه در خدمت‌رسانی با قید فوریت کفیلی برای دفترخانه تا استقرار دفترخانه در محل جدید با تحویل دفاتر و سوابق برجای مانده، تعیین نمایند.
- نظارت بر حسن اجرای این بخشنامه بر عهده مدیران محترم، رؤسای واحدهای ثبتی و واحد بازرسی مربوطه است.
سید صادق سعادتیان
معاون امور اسناد
رونوشت:
- جناب آقای دکتر بابائی معاون محترم رئیس قوه قضائیه و ریاست عالی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت مزید استحضار.
- جناب آقای بلندیان معاون محترم نظارت و بازرسی امور سیاسی و قضائی بازرسی کل کشور بازگشت به نامه صدرالذکر جهت استحضار.
- جناب آقای کارگر مدیر کل محترم دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی جهت آگاهی و اقدام لازم.
- جناب آقای خندانی رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران جهت آگاهی و اقدام لازم.
2 دیدگاه. Leave new
سلام آیا 5 شنبه دفاتر اسناد رسمی باز هستند
سلام، خیر، تا پایان شهریور 1404 همه دفاتر اسناد رسمی در روزهای پنجشنبه تعطیل هستند.