جلسه هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران تهران (29 تیر 1404) به بررسی تحولات سامانه کاتبان، نقش جدید سردفتر در قراردادهای یکسان و دغدغه‌های مربوط به آموزش و جایگاه دفاتر پرداخت. همچنین، موضوعاتی نظیر تعطیلی پنجشنبه‌ها، افزایش تحریر، بخشنامه اثر انگشت سردفتر، و جایگزینی سامانه کاتب با ثبت آنی مورد بحث قرار گرفت. این تغییرات با هدف هوشمندسازی و تسهیل فرآیندهای ثبتی صورت می‌گیرد، اما نگرانی‌هایی نیز در بین سردفتران ایجاد کرده است.
آخرین تحولات دفاتر اسناد رسمی: سامانه کاتب، قراردادهای یکسان و دغدغه‌های سردفتران (جلسه 29 تیر 1404)
آینده دفاتر اسناد رسمی: فرصت‌ها و چالش‌ها در سایه تحولات جدید (جلسه کانون، 29 تیر 1404)
جلسات هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران تهران، فرصتی مغتنم برای تبادل نظر و هم‌اندیشی سردفتران، دفتریاران و کارمندان دفاتر اسناد رسمی است.
در این گردهمایی‌ها، مسائل روزمره و چالش‌های پیش روی حرفه مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد. خلاصه‌ای که در ادامه ارائه می‌شود، بازتاب مهم‌ترین مباحث مطرح شده در جلسه یکشنبه 29 تیر 1404 است و صرفاً به عنوان اجماع نظرات حاضران در جلسه بوده و جنبه قانونی یا لازم‌الاتباع ندارد. هدف از انتشار این گزارش، اطلاع‌رسانی و افزایش آگاهی جامعه سردفتری و عموم مردم از تحولات جاری در حوزه اسناد رسمی است.
فهرست مطالب
- کاتبان بالعدل و قراردادهای یکسان: تحولات جدید در تنظیم اسناد
- درخواست تفکیک و افراز: لزوم ثبت در سامانه کاتبان
- استعلام دارایی با شناسه جام: سهولت دسترسی به اطلاعات
- دغدغه آموزش و جایگاه دفاتر اسناد رسمی: چالش‌ها و نگرانی‌ها
- اثرانگشت سردفتر و آینده حرفه: ابهامات و احساس خطر
- تعطیلی پنجشنبه‌ها: نظم بخشی به فعالیت دفاتر
- سامانه کاتب و آینده درآمدزایی: فرصت‌های پیش رو
- اظهارات رئیس کانون سردفتران و دفتریاران (آقای خندانی)
- افزایش تحریر و سقف تحریر دفاتر: آخرین پیگیری‌ها
- پیامک‌های ارسالی به مشتریان و سیستم رتبه‌بندی
- جایگزینی کاتب با ثبت آنی و مزایای آن
- داده‌آمایی اسناد قدیمی و سهولت دسترسی
- نتیجه‌گیری
کاتبان بالعدل و قراردادهای یکسان: تحولات جدید در تنظیم اسناد
با توجه به قانون الزام، تغییرات قابل توجهی در فرآیند ثبت قراردادها و تنظیم اسناد رسمی در سامانه کاتب ایجاد شده است. در گذشته، سردفتر نقش محوری در تایید قراردادهای ارسالی از سوی بنگاه‌های املاک داشت. اما با تحولات اخیر و جایگزینی “سامانه بالعدل” به جای “کاتبان بالعدل”، عملاً نقش سردفتر در تایید اولیه قراردادهای یکسان محدود شده است. به این معنا که اگر بنگاهی قراردادی را از طریق سامانه جدید ارسال کند، پیامکی برای سردفتر ارسال می‌شود که نشان می‌دهد قرارداد مذکور “تایید شده” تلقی شده و سردفتر امکان اعمال تغییر یا عدم تایید آن را به صورت مستقیم ندارد. در این شرایط، مسئولیت اصلی سردفتر، استعلامات لازم و سپس تنظیم سند قطعی است، زیرا قرارداد یکسان به منزله «عقد منعقد شده» تلقی می‌شود. این تغییرات، نگرانی‌هایی را در خصوص جایگاه و مسئولیت سردفتران به وجود آورده است، چرا که به نظر می‌رسد بخشی از اختیارات و نظارت‌های قبلی آنها سلب شده است.
درخواست تفکیک و افراز: لزوم ثبت در سامانه کاتبان
از این پس، تمامی درخواست‌های مربوط به تفکیک و افراز املاک نیز باید منحصراً از طریق سامانه کاتبان ثبت و پیگیری شوند. این الزام به منظور یکپارچه‌سازی فرآیندها و افزایش شفافیت در این حوزه اعمال شده است. انتظار می‌رود با این اقدام، سرعت و دقت در رسیدگی به پرونده‌های تفکیک و افراز افزایش یابد.
استعلام دارایی با شناسه جام: سهولت دسترسی به اطلاعات
خبر خوش برای سردفتران این است که به زودی امکان استعلام دارایی با استفاده از “شناسه جام” فراهم خواهد شد. این قابلیت جدید، نیاز به وارد کردن اقلام اطلاعاتی متعدد و زمان‌بر را که در گذشته برای استعلام دارایی لازم بود، برطرف می‌کند. با فعال شدن این ویژگی، دسترسی به اطلاعات مالیاتی و دارایی افراد و املاک، سریع‌تر و آسان‌تر خواهد شد که به نوبه خود، به تسریع فرآیند تنظیم اسناد کمک خواهد کرد.
دغدغه آموزش و جایگاه دفاتر اسناد رسمی: چالش‌ها و نگرانی‌ها
یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مطرح شده در جلسه، مربوط به آموزش‌های ناکافی برای سردفتران در مقابل آموزش‌های جامع ارائه شده به مشاوران املاک (بنگاه‌ها) بود. سردفتران حاضر در جلسه ابراز نگرانی کردند که این روند می‌تواند منجر به حذف دفاتر اسناد رسمی از فرآیند انتقال قطعی املاک شود، اتفاقی مشابه آنچه در مورد اسناد خودرو رخ داد. نگرانی عمده دیگر این است که بسیاری از بنگاه‌های املاک از سواد حقوقی کافی برخوردار نیستند و ممکن است قراردادهایی را تنظیم کنند که سردفتران مجبور به تایید آنها باشند، حتی اگر دارای اشکالات حقوقی باشند. این وضعیت، مسئولیت سنگینی را بر عهده سردفتران می‌گذارد و ضرورت دفاع از جایگاه دفاتر اسناد رسمی در این فرآیند را بیش از پیش نمایان می‌سازد.
اثرانگشت سردفتر و آینده حرفه: ابهامات و احساس خطر
موضوع الزام سردفتران به ثبت اثر انگشت خود پس از دریافت اثر انگشت مراجعین نیز از دیگر مباحث داغ جلسه بود. سردفتران حاضر در جلسه نسبت به این بخشنامه و روندی که صنف سردفتری در پیش گرفته، احساس خطر کردند. این نگرانی به این دلیل است که ممکن است این الزام، بار مسئولیت و چالش‌های جدیدی را برای سردفتران ایجاد کند.
تعطیلی پنجشنبه‌ها: نظم بخشی به فعالیت دفاتر
درباره تعطیلی پنجشنبه‌ها، بحث و گفت‌وگوی مفصلی صورت گرفت. نظر عمومی این بود که دفاتر نباید به صورت کشیک فعال می‌شدند و می‌بایست تمامی دفاتر تعطیل باشند تا نظم و عدالت در این زمینه برقرار شود. فعالیت برخی دفاتر و تعطیلی برخی دیگر، ابهاماتی را برای مراجعین و سردفتران ایجاد کرده بود.
سامانه کاتب و آینده درآمدزایی: فرصت‌های پیش رو
جناب آقای رضایی، رئیس جلسه، تاکید کردند که سامانه کاتب بهترین تصمیم کانون بوده و در آینده نزدیک به درآمدزایی خواهد رسید. ایشان این موضوع را به پلتفرم‌های آنلاین خرید و فروش ملک تشبیه کردند که برای هر آگهی، هزینه‌ای برای استعلامات لازم دریافت می‌کنند. این دیدگاه نشان می‌دهد که کانون سردفتران به دنبال استفاده از ظرفیت‌های سامانه کاتبان برای ایجاد منابع درآمدی جدید برای صنف است.
اظهارات رئیس کانون سردفتران و دفتریاران (آقای خندانی)
حضور آقای خندانی، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران در این جلسه، فرصتی را برای طرح دیدگاه‌های کلان‌تر فراهم آورد:
-
کمک به همکاران آسیب‌دیده:
ایشان اشاره کردند که به همکارانی که در جریان “جنگ 12 روزه اسرائیل” آسیب دیده‌اند، از سوی کانون وام‌هایی اعطا شده است که نشان از حمایت کانون از اعضای خود در شرایط دشوار است.
-
توسعه سامانه کاتب:
آقای خندانی توضیح دادند که اگر شرایط جنگی پیش نمی‌آمد، بخش‌های زیادی از سامانه کاتبان در هفته قوه قضاییه راه‌اندازی می‌شد، اما این روند به تعویق افتاده است. این موضوع نشان می‌دهد که کانون در حال توسعه و بهبود مستمر سامانه کاتب است.
-
تعطیلی پنجشنبه‌ها:
درباره تعطیلی پنجشنبه‌ها، ایشان بیان کردند که این موضوع از دیرباز مورد پیگیری بوده ولی عملی نشده است. با وجود اینکه دولت به منظور کاهش مصرف انرژی، پنجشنبه‌ها را تعطیل کرده بود، دفاتر اسناد رسمی به دستور سازمان ثبت، همچنان در این روز فعالیت می‌کنند و باید تمکین کنند. برای ساماندهی فعالیت در پنجشنبه‌ها، اعلام شد که دفاتر به صورت زوج و فرد و به صورت کشیک فعالیت خواهند کرد؛ به این صورت که دفاتر زوج یک هفته و دفاتر فرد هفته بعد به صورت کشیک فعالیت خواهند داشت و این طرح از هفته اول مردادماه آغاز می‌شود. همچنین تاکید شد که حضور سردفتری که به عنوان کشیک انتخاب می‌شود، الزامی نیست.
-
اثر انگشت سردفتر:
خندانی همچنین اظهار داشتند که اجرای بخشنامه اخذ اثر انگشت از سردفتر ممکن است به تعویق افتد و باید منتظر بخشنامه جدید در این خصوص بود. ایشان خبر دادند که در اصلاحیه آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی، اخذ اثر انگشت از سردفتر حذف شده است.
افزایش تحریر و سقف تحریر دفاتر: آخرین پیگیری‌ها
درباره افزایش تحریر (حق‌التحریر) که موعد سالیانه آن در پایان مردادماه است، پیگیری‌های لازم انجام شده و نامه‌نگاری با سازمان ثبت صورت گرفته است. مقرر شده که افزایش تحریر بر اساس ضریب تورم بانک مرکزی صورت گیرد. اما با توجه به شرایط موجود در کشور و دستور از بالادست، احتمالاً این افزایش تحریر تا زمانی که کشور از حالت “جنگ” خارج شده و شرایط “پایدار” شود، به تعویق خواهد افتاد.
در مورد سقف تحریر دفاتر که در دیوان عدالت اداری ابطال شده و سقف برداشته شده بود، آقای خندانی توضیح دادند که بندی که در رای دیوان به آن اشاره شده (بند 7) اشتباه است و سازمان ثبت فعلاً قائل به اجرای آن نیست. سازمان ثبت نامه‌نگاری‌هایی با دیوان انجام داده و منتظر پاسخ دیوان هستند. بنابراین، سردفتران باید منتظر دستورات بعدی سازمان ثبت در این خصوص باشند.
پیامک‌های ارسالی به مشتریان و سیستم رتبه‌بندی
موضوع پیامک‌های ارسالی به مشتریان که ممکن است به نوعی آنها را به شکایت از سردفتر ترغیب کند، نیز مورد بحث قرار گرفت. این دستورالعمل در چارچوب “دولت الکترونیک” لحاظ شده و هدف آن ارسال پیامک به مشتریان است. همچنین، قرار است پیامک‌های دیگری برای مشتریان ارسال شود که از آنها درخواست شود به دفترخانه امتیاز دهند تا در بحث رتبه‌بندی دفاتر مورد استفاده قرار گیرد. این اقدام می‌تواند به بهبود کیفیت خدمات دفاتر و ایجاد رقابت سالم بین آنها کمک کند.
جایگزینی کاتب با ثبت آنی و مزایای آن
خبر مهم دیگر این است که سامانه جدید کاتب به زودی جایگزین سامانه ثبت آنی خواهد شد. این جایگزینی مزایای متعددی را به همراه خواهد داشت، از جمله سهولت بیشتر برای سردفتران در دریافت مرخصی و بهبود کلی در فرآیندهای کاری دفاتر. این امر نشان از تلاش برای هوشمندسازی و تسهیل امور در دفاتر اسناد رسمی دارد.
داده‌آمایی اسناد قدیمی و سهولت دسترسی
در نهایت، اعلام شد که داده‌آمایی اسناد قدیمی دفاتر اسناد رسمی به زودی فعال خواهد شد. این اسناد به صورت OCR در سامانه قرار خواهند گرفت و سردفتران باید نام و مشخصات سند را تایید کرده و تیک بزنند که متن OCR به درستی تبدیل شده است یا خیر. این اقدام، دسترسی به سوابق و اسناد قدیمی را بسیار آسان‌تر کرده و به حفظ و نگهداری بهتر اطلاعات کمک خواهد کرد.
نتیجه‌گیری
جلسه هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران تهران، بار دیگر اهمیت هم‌اندیشی و تبادل نظر در جامعه سردفتری را نمایان ساخت. تحولات اخیر در سامانه‌های ثبت اسناد، به ویژه سامانه کاتب و جایگزینی آن با ثبت آنی، نشان از حرکت به سمت هوشمندسازی و تسهیل فرآیندها دارد. با این حال، دغدغه‌هایی نظیر آموزش ناکافی، ابهامات در جایگاه سردفتران در فرآیندهای جدید و نگرانی‌ها در خصوص برخی بخشنامه‌ها، نیازمند توجه و پیگیری مستمر از سوی کانون و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است. امید است با همکاری و تعامل سازنده بین تمامی دست‌اندرکاران، آینده‌ای روشن‌تر برای دفاتر اسناد رسمی و ارائه خدمات بهینه به مردم رقم بخورد.
