بررسی چالش‌های عملی و حقوقی در دفاتر اسناد رسمی
جلسات هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران مرکز، به عنوان یک مرجع غنی برای تبادل دانش و تجربه، همواره راهگشای بسیاری از ابهامات و سوالات روزمره همکاران است. در این گزارش، به تحلیل و بررسی مباحث کاربردی مطرح شده در جلسه مورخ یکشنبه، ۹ شهریور ماه ۱۴۰۴ می‌پردازیم. هدف ما در محضرچی، ارائه نگاهی عمیق‌تر به این موضوعات و تشریح ابعاد حقوقی و اجرایی آن‌هاست. لازم به ذکر است که مطالب این پست، عصاره نظرات و تجربیات حاضرین در جلسه بوده و نباید به عنوان نظر قطعی و لازم‌الاتباع قانونی تلقی شود.
چالش سند انتقال اجرایی: وقتی بازداشت به نفع محکوم‌علیه صادر می‌شود!
یکی از موارد پیچیده‌ای که در جلسه مطرح شد، مربوط به تنظیم سند انتقال اجرایی به درخواست بانک پارسیان (محکومٌ له) بود. پس از استعلام، مشخص شد که دو فقره بازداشت بر روی ملک وجود دارد که به اشتباه به نفع محکومٌ علیه (بدهکار) صادر شده است، در حالی که باید به نفع محکومٌ له (طلبکار) می‌بود. این اشتباه که ظاهراً از سوی اداره ثبت رخ داده، مانع اصلی تنظیم سند انتقال است.
راهکار چیست؟ تا زمانی که این بازداشت‌ها رفع نشود، امکان تنظیم و انتقال سند وجود ندارد. از آنجایی که صدور این دستورات از طریق واحد اجرای ثبت بوده است، راه حل این است که از همان واحد اجرا استعلام و تاییدیه گرفته شود. در صورتی که واحد اجرای ثبت کتباً تایید نماید که بازداشت‌ها مربوط به همین پرونده اجرایی بوده و در راستای منافع محکومٌ له است و مانعی برای انتقال به نام وی وجود ندارد، دفترخانه می‌تواند با استناد به نامه مذکور، سند انتقال اجرایی را تنظیم نماید.
آیا تنظیم سند برای شرکتی که مدیرعامل آن از اقوام سردفتر است، ممنوعیت دارد؟
همانطور که می‌دانیم، سردفتر از تنظیم سند برای خود و اقارب نسبی و سببی خود ممنوع است. سوالی که مطرح شد این بود که آیا این ممنوعیت به اشخاص حقوقی نیز تسری پیدا می‌کند؟ به عنوان مثال، آیا سردفتر می‌تواند سندی برای یک شرکت تنظیم کند که مدیرعامل و صاحب امضای مجاز آن، خواهر سردفتر است؟
پاسخ به این سوال مثبت است و تنظیم چنین سندی بلامانع است. دلیل این امر، اصل تفکیک شخصیت حقوقی از شخصیت حقیقی مدیران آن است. شرکت به عنوان یک شخص حقوقی، دارای شخصیت، نام، دارایی و هویت مستقلی از سهام‌داران و مدیران خود است. در این حالت، طرف معامله دفترخانه، «شرکت» است، نه شخص حقیقی مدیرعامل. بنابراین ممنوعیت مذکور شامل این مورد نمی‌شود.
رویه صحیح تنظیم سند در منزل برای اشخاص بیمار و ناتوان
گاهی یکی از متعاملین به دلیل بیماری یا کهولت سن، قادر به حضور در دفترخانه نیست. در این شرایط، فرآیند تنظیم سند در خارج از محل دفترخانه باید با رعایت کامل جوانب قانونی جهت احراز هویت، سلامت روان و اراده آزاد فرد انجام شود. رویه سابق شامل مکاتبات با اموری اسناد و دخالت پزشکی قانونی بود، اما رویه جدید و صحیح به شرح زیر است:
- دفترخانه با دادگاه عمومی حقوقی محل سکونت شخص ناتوان مکاتبه می‌کند و شرایط را توضیح می‌دهد.
- دادگاه یک پزشک معتمد را برای بررسی وضعیت سلامت عقلی و قدرت تشخیص فرد تعیین می‌کند.
- نماینده دفترخانه به همراه نماینده دادگاه به محل اقامت فرد مراجعه می‌کنند.
- پس از تایید سلامت و اراده فرد توسط پزشک و احراز هویت توسط نماینده دفترخانه، سند به امضای وی می‌رسد.
نکته مهم: در جلسه تاکید شد که برخی دادگاه‌ها به اشتباه مامور کلانتری را برای این کار اعزام می‌کنند که این رویه خلاف قانون و نادرست است، زیرا احراز سلامت روانی و قوه تمیز، امری تخصصی و در صلاحیت ضابط قضایی نیست.
تفاوت استعلام در اجازه بهره‌برداری و انتقال قطعی علامت تجاری
در خصوص اسناد مربوط به علائم تجاری، یک تفکیک مهم وجود دارد. آیا برای تنظیم سند “اجازه بهره‌برداری از علامت تجاری” نیاز به استعلام است؟
پاسخ منفی است. برای تنظیم سند اجازه بهره‌برداری از یک علامت تجاری، نیازی به اخذ استعلام از مرکز مالکیت معنوی نیست. اما این موضوع کاملاً متفاوت از انتقال کامل مالکیت است. برای تنظیم هرگونه سند صلح حقوق یا انتقال قطعی علامت تجاری، اخذ استعلام از مرکز مالکیت معنوی الزامی و ضروری است تا وضعیت مالکیت، عدم بازداشت و اعتبار علامت مشخص گردد.
آیا با وجود سند الکترونیک در سامانه کاتب، ارائه اصل سند مالکیت الزامی است؟
با الکترونیکی شدن اسناد مالکیت و دسترسی به نسخه دیجیتال آن در سامانه کاتب، این سوال مهم ایجاد شده است که آیا هنوز هم رویت اصل و فیزیک سند مالکیت برای تنظیم سند الزامی است؟
نظر غالب و رویکرد محتاطانه در جلسه این بود که بله، رویت اصل سند مالکیت همچنان الزامی است. استدلال این است که قوانین فعلی بر مبنای اسناد فیزیکی تدوین شده‌اند و تا زمانی که قانون صراحتاً نسخه الکترونیک را جایگزین نکند، رویت اصل سند برای اطمینان از عدم وجود محدودیت‌ها، بازداشت‌های احتمالی ثبت شده در سند، یا وثیقه‌های دستی، ضروری است. البته نظر مخالفی نیز در جلسه وجود داشت که معتقد بود با توجه به اعتبار داده‌های سامانه‌های ثبتی، می‌توان به نسخه الکترونیک اکتفا کرد، اما این نظر در اقلیت قرار داشت.
آیا تنظیم وصیت‌نامه تملیکی نیاز به استعلام از اداره امور مالیاتی دارد؟
پاسخ به این پرسش حقوقی، خیر است. وصیت تملیکی، وصیتی است که به موجب آن، فرد عین یا منفعتی از مال خود را برای بعد از فوتش به دیگری تملیک می‌کند. از آنجا که اثر حقوقی وصیت و انتقال مالکیت، پس از فوت موصی (وصیت‌کننده) محقق می‌شود، در زمان تنظیم سند وصیت در دفترخانه، هیچ انتقال مالکیتی صورت نمی‌گیرد. بنابراین، نیازی به اخذ گواهی از اداره امور مالیاتی (مفاصاحساب مالیاتی) در زمان تنظیم سند وصیت وجود ندارد.
الزام تفکیک ثمن در اسناد رهنی با رقبات متعدد (بند ۵۷ بخشنامه‌ها)
در اسناد رهنی که در آن چندین ملک یا رقبه (مثلاً چند آپارتمان) به عنوان وثیقه یک دین معرفی می‌شود، رعایت بند ۵۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی الزامی است. این بند تاکید دارد که:
برای جلوگیری از بروز مشکل در زمان مزایده احتمالی، دفترخانه باید ارزش (ثمن معامله) هر یک از رقبات را به صورت تکفیکی و جداگانه در سند قید کند. این کار به اجرای ثبت کمک می‌کند تا در صورت نیاز به فروش وثیقه، ارزش هر ملک مشخص باشد. حال اگر طرفین معامله (راهن و مرتهن) حاضر به تفکیک ارزش هر ملک نشدند، دفترخانه مکلف است این عبارت را در سند قید نماید: «مدلول بند ۵۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی به طرفین تفهیم گردید، لیکن حاضر به تفکیک ثمن نشدند.»
نتیجه‌گیری
جلسه نهم شهریور ماه نیز همانند جلسات گذشته، مملو از نکات فنی و کاربردی بود که به شفاف‌سازی رویه‌های اجرایی در دفاتر اسناد رسمی کمک شایانی می‌کند. از نحوه برخورد با اشتباهات ثبتی در اسناد اجرایی گرفته تا تفکیک شخصیت حقیقی و حقوقی و رویه‌های جدید تنظیم سند در خارج از دفترخانه، همگی نشان‌دهنده پویایی و اهمیت دانش به‌روز در حرفه سردفتری است. امید است این گزارش‌ها بتواند به عنوان یک راهنمای عملی برای همکاران محترم در سراسر کشور مورد استفاده قرار گیرد.
