سیستم سازی کسب و کار در دفترخانه و افزایش درآمد تا سقف تحریر سالانه

سیستم سازی دفترخانه اسناد رسمی

سیستم‌ در لغت به مجموعه عناصر به هم پیوسته ای گفته می شود که خروجی مشخصی دارد.

و ما هم قصد داریم در سیستم سازی کسب و کار دفترخانه با عناصری که در اختیار داریم خروجی مشخصی که شامل درآمد بیشتر و آرامش بیشتر در کار هست را به دست آوریم.

و شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی و بدون خطا و اشتباه پیش برود.

سیستم‌ سازی علمی است که به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند.

لیست کارهای قابل انجام در دفترخانه

1. سند نویسی
2. بایگانی
3. پاسخ به تلفن ها
4. پذیرایی
5. پذیرش
6. اخذ امضا و اثر انگشت
7. تایید نهایی اسناد
8. احراز هویت
9. کارهای بیرون از دفتر
10. پاسخ به نامه های مکانیزه
11. ارسال استعلام ثبت
12. ارسال استعلام دارایی
13. ارسال استعلام بیمه
14. پذیرش اسناد قطعی غیر منقول
15. پذیرش اسناد منقول – وسایل نقلیه

مقدمه

اگر دچار فرسایش کاری شده اید و یا حداقل قصد پیشگیری از فرسایش کاری را دارید حتما تا انتهای این مطلب را بخوانید!

• خودتان را اسیر کسب و کارتان کرده اید و هر روز مجبور به تکرار مکررات و آموزش به کارمندان و تذکر به آنها در خصوص نحوه صحیح کار هستید؟
• روزی چند ساعت کار میکنید؟
• آیا به اندازه ای که کار می کنید نتیجه هم میگیرید؟ یا فقط بدون نتیجه تکرار مکررات می کنید؟
• اگر فقط 1 ساعت دیر به دفترکار خود بیایید با کوهی از مشکلات روبرو می شوید؟
• و سوال اصلی اینکه آیا تابحال اسم سیستم سازی کسب و کار به گوشتان خورده است؟

دیگر کافیست..!

از اسارت خارج شوید و وابستگی کسب و کارتان را به خودتان کمتر کنید.

این کارها فقط شما را دچار خستگی و کار زدگی و بی انگیزگی و در یک کلام دچار فرسایش کاری و در نتیجه افت شدید درآمد دفتر می کند.

قصد داریم شما را با سیستم سازی کسب و کار آشنا کنیم و سپس نحوه سیستم سازی در دفترخانه را به شما آموزش دهم.

• چند سوالی که بین همه سردفتران و دفتریاران مشترک است:

1. چرا با وجود تلاش بیشتر تحریرمان بیشتر نمی شود؟
2. چرا هر چه به کارمندان در مورد نحوه تنظیم سند گوشزد میکنم بازهم کار خودشان را میکنند؟
3. و سوال اصلی، چرا برخی دفاتر اسناد رسمی به نیمه سال نرسیده سقف تحریر را می زنند در حالی که بسیاری از دفاتر به نیمه سقف تحریر خود هم نمیرسند؟

محتوای دوره سیستم سازی

این دوره چه چیزی به ما یاد می دهد؟

بعد از مشاهده این دوره رایگان یاد می گیرید وابستگی کسب‌و‌کارتان را به خودتان کمتر کنید و با وجود کار کمتر، به نیمه سال نرسیده سقف تحریر را بزنید.

از فرسایش کاری جلوگیری می کنید. (هم برای خودتان و هم برای کارمندانتان)

از شب و روز کار بی نتیجه دوری می کنید.

شاید اصطلاح “اگر از مغز کمک بگیرید نیازی به زور بازو نیست” را شنیده باشید..!

سردفتران و دفتریاران و حتی کارمندان موفق می‌دانند که با بیشتر کار کردن یا سریع‌تر کار کردن نمی‌توان به موفقیت‌های بزرگ رسید. و چیزی بیش از اینها نیاز است.

و آن، سیستم سازی در کسب و کار دفترخانه است.

برای چه کسانی مناسب است؟

برای آن دسته از سردفترانی که با وجود تلاش های بسیار هنوز هم به نتیجه دلخواه نرسیده اند و با پایان سال نصف سقف تحریرشان را هم پر نکرده اند.

برای آن دسته از کارمندانی که در انجام کارهای اساسی به سردفتر کمک می کنند و به اصطلاح کارمند کلیدی هستند.

(لذا با این توضیحات این دوره برای کسانی که هنوز به این مرحله نرسیده اند و سردفتر یا دفتریار یا کارمند کلیدی نیستند مناسب نیست)

شروع به کار

گفتیم سیستم‌ در لغت به مجموعه عناصر به هم پیوسته ای گفته می شود که خروجی مشخصی دارد.

و ما هم قصد داریم در سیستم سازی کسب و کار دفترخانه با عناصری که در اختیار داریم خروجی مشخصی که شامل درآمد بیشتر و آرامش بیشتر در کار هست را به دست آوریم.

 

عناصر سیستم

1. افراد
2. ابزار
3. دستوالعمل ها

افراد

که شامل خودمان، کارکنان و تمام تامین‌کنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسب‌و‌کار ما اثرگذار هستند می شود.

ابزار

مجموعه ابزاری که باعث پیشروی کسب‌و‌کار می‌شوند.

مانند: کامپیوتر، پرینتر، سیستم تلفنی، نرم‌افزارها و … که بخشی از سیستم کسب‌و‌کار ما هستند.

دستور العمل ها

رابطه بین افراد و ابزار را دستورالعمل مشخص می کند و تمام فرایندهای کسب‌و‌کار را توضیح داده است.

بگذارید کارها توسط دیگران انجام شود و شما فقط مدیریت کنید.

یاد بگیرید تیم بسازید. تیم قدرتمند.

و با استفاده از افراد و ابزار و دستورالعمل ها سیستمی سود آور برای خودتان درست کنید.

 

سیستم سازی دفترخانه » عناصر » افراد

نکاتی که باید در این بخش یاد بگیریم:

1. چطور افراد نا مناسب را اخراج کنیم

   • اگر کارمند سطح متوسطی دارید کمک کنید که به کارمند خوب تبدیل شود و اگر نشد او را اخراج کنید.
   • از اخراج افراد نامناسب نترسید و با آنها رودربایستی نداشته باشید.
   • اگر به هر علتی از اخراج کردن او ناراحت هستید یک پیشنهاد خوب بدهید. (چه پیشنهادی؟)
     • به او بگویید با توجه به سیستم کاری جدیدتان نمی توانید با وی همکاری کنید اما برای مدت 1 یا 3 ماه حقوق او را پرداخت می کنید تا کار مناسب با خود را پیدا کند. با این وجود نه او ناراحت خواهد شد و نه شما.

2. چطور به افراد تیم آموزش های لازم را دهیم

   • آموزش تیم از فاکتورهای بسیار مهم در سیستم سازی به شمار می رود.
   • افراد حال حاضر شما و افرادی که حال یا آینده استخدام میکنید، همه باید آموزش ببینند. با این کار سطح انتظارتان را با سطح سوادشان بالا خواهید برد.
   • آموزش هایی که به آنها اشراف دارید را می توانید در قلب یک فایل PDF تهیه کنید و از کارمندان خود بخواهید آنها را مطالعه کنند و پس از آن آزمونی از آنها بگیرید.
   • یا می توانید آموزش های خود را به صورت فایل های ویدئویی یا صوتی تهیه کنید.
   • در صورت تمایل می توانید از آموزش های مقدماتی و پیشرفته ما استفاده کنید و از تیم تان بخواهید آنها را مشاهده کنند و در پایان از آنها امتحان بگیرید. برای دانلود اینجا کلیک کنید!

3. چطور به افراد تیم انگیزه دهیم

   • بسیاری از سردفترانی که هم اکنون مشغول به کار هستند هیچ وقت کارمند نبودند و انگیزه هنگام کار را درک نمی کنند
   • بسیار مهم است به کارمند خود توجه کنید و انگیزه کاری میان آنها ایجاد کنید.
   • برای مثال هر روز ساعت 11:00 آلارم موبایل خود را فعال کنید که به شما یادآوری کند که از یکی از کارمندان خود بابت همکاریش با شما تشکر کنید.
   • بین کارمندان هم سطح تفاوتی قائل نشوید و توجهتان را به یک اندازه به همه آنها معطوف کنید.
   • پاداش بابت اضافه کاری و تشویق به تنظیم اسناد بیشتر با پرداخت سهمی از تحریرِ دریافتی کمک بسیاری می کند.
   • همچنین می توانید آخر هفته ها را با آنها به اردو بروید مثل کوه نوردی و…
   • این عوامل ممکن است کم به نظر برسند اما در بلند مدت شاهد معجزه آن خواهید بود

4. چطور افراد جدید و بالیاقت را به تیم اضافه کنیم

   • پس از پرسیدن سوال هایی که از قبل آماده کرده اید (چه در زمینه های رفتاری و شخصیتی و چه شخصی و خانوادگی و…) از او سوال های تخصصی بپرسید و در آخر بخواهید که به آموزشهایی که قبلا تهیه کرده اید و توضیح آن گذشت گوش دهد و برای حسن ختام سوالاتی در مورد آموزش ها بپرسید.
   • استخدام یک فرد باهوش کمک بسیاری به شما خواهد کرد. به صورتی که با تفویض برخی کارها به او خواهید دید که حتی بهتر از خودتان آن را انجام می دهد.
   • با این کار و تفویض برخی اختیاراتتان به وی وقت بسیار خوبی برای خود می خرید و می توانید از آن وقت برای بهترشدن سیستمتان استفاده کنید. (چراکه سیستم شما برای خروجی بهتر نیاز به بهتر شدن و آپدیت دارد)
   • سوالی که برای برخی به وجود می آید این است که ما پول و منابع کافی برای استخدام افراد جدید نداریم و چه باید بکنیم؟
     • جواب ما به آنها این است که اولاً شما باید افراد نامناسب را اخراج کنید که خود این موضوع کمک میکند که برای پرداخت حقوق ماهیانه فرد جدید مشکلی نداشته باشید و دوماً دیدتان را موضوع تغییر دهید و به چشم سرمایه گذاری به آن نگاه کنید. درست است که ممکن است آن فرد حتی نتواند حقوق چند ماه اول خود را تامین کند اما به زودی خواهید دید که چندین برابر حقوق خودش درآمد زایی خواهد کرد.
   • از استخدام افراد باهوش نترسید و سعی کنید بهترین را برای خودتان داشته باشید. (و این نکته را هم بدانید که صرف داشتن یک فرد باهوش در دفترخانه کافی نیست و باید تیم کاری شما سیستم داشته باشد. پس تا انتها با ما همراه باشید…)

سیستم سازی دفترخانه » عناصر » ابزار

همانطور که یک نقاش ماهر به ابزار ماهرانه ای مانند قلمو و رنگ و کاغذ و … خوبی احتیاج دارد، ماهم برای انجام دقیق کارهایمان به ابزار مناسبی مانند کامپیوتر و پرینتر و اینترنت و… خوبی احتیاج داریم.

از جمله ابزار هایی که به پیشبرد اهدافان در دفترخانه کمک خواهند کرد به شرح زیر است:

1. کامپیوتر

   • برخلاف گذشته، دفترخانه ای بدون کامپیوتر خوب قابل تصور نیست.
   • داشتن حداقل سیستمی که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کرده از ضروریات است.
   • برای دانلود دستور العمل امنیتی سازمان ثبت در خصوص حداقل سیستم مورد نیاز دفاتر اسناد رسمی برای کار با سامانه ثبت الکترونیک اسناد اینجا کلیک کنید. (برای دسترسی از طریق سامانه ثبت آنی در قسمت رهنما روی دستورالعمل امنیتی کلیک کنید)
   • اگر قصد خرید کامپیوتر مطابق با دستورالعمل سازمان ثبت را دارید به فروشگاه سایت محضرچی مراجعه کنید. (و یا اینجا کلیک کنید)

2. پرینتر

   • نتیجه کار دفترخانه و سندی که تحویل مشتری می شود در گرو یک پرینتر خوب است.
   • پرینتری که حداقل نیازهای دفاتر اسناد رسمی را نداشته باشد هم مشتری را ناراضی میکند و هم دفترخانه را.
   • ظرفیت سینی و مخزن کارتریج مناسب برای چاپ برگه های بیشتر
   • کیفت چاپ حداقلی 600dpi
   • تکنولوژی چاپ لیزری
   • توان کار ماهانه حداقل 10.000 برگه در ماه
   • از مشخصات یک پرینتر خوب برای دفترخانه هستند.

   • برای خرید پرینتر مناسب دفترخانه از فروشگاهی که به صورت تخصصی فقط برای دفاتر اسناد رسمی است اینجا کلیک کنید.

3. اینترنت

   • سرعت کار دفترخانه ارتباط مستقیمی با سرعت اینترنت دارد.
   • اگر روی خط تلفن دفتر اینترنت خریداری کرده اید سعی کنید از شرکت های مطرحی مانند شاتل، آسیاتک و … باشد.
   • پیشنهاد می شود یک خط تلفن جدا (ترجیحاً فیبر نوری) برای اینترنت خریداری کنید. چراکه با هر بار تماس از خط تلفنی که دارید ممکن است قطعی کوتاهی ایجاد شود که با توجه به اینکه برای ارتباط با سامانه ثبت آنی از وی پی ان استفاده میشود، قطعی کوتاه در ارتباط با اینترنت، کل سامانه ثبت آنی را قطع می کند و باید مجددا وی پی ان را وصل نمود.
   • اگر در محل دفترخانه شما اینترنت با کیفیتی روی خط تلفن ارائه نمی شود می توانید از مودم های شرکت هایی مانند ایرانسل و همراه اول و مبین نت و… استفاده کنید.
   • در آخر اگر هیچ یک از موارد بالا کارساز نبود می توانید از سرویس های پوینت تو پوینت استفاده کنید. (برای اطلاعات بیشتر با شرکت های ارائه دهنده اینترنت تماس بگیرید)
   • مودم اینترنت، بر خلاف تصور، بسیار حائز اهمیت است.
   • با توجه به اینکه کلیه دستگاه های پوز ثبت آنی (پوز متصل به سامانه ثبت آنی {دستگاه پوز آپ} – پوز متصل به سامانه پرداخت وجوه اینترنتی بانک ملی ایران – پوز متصل به سامانه تکبرگی اسناد) بر روی شبکه نصب می شوند و نه بر روی کامپیوتر بسیار مهم است که مودمی با کارکرد عالی این اتصال را بین کامپیوتر و دستگاه های پوز برقرار کند.
   • و یا حتی ارتباط بین کامپیوتر ها باهم در یک شبکه را مودم برقرار میکند.
   • در مواردی که قصد دارید از یک دستگاه کپی برای 2 کامپیوتر استفاده کنید، ارتباط بین کامپیوتر دوم با دستگاه کپی را مودم برقرار میکند.
   • همه کارهای فوق فقط با یک مودم مناسب کار دفترخانه قابل انجام است.

   • جهت خرید مودم های پیشنهادی برای کار دفتر اسناد رسمی اینجا کلیک کنید

4. دستگاه اثر انگشت

   • از سال 1395 دستگاه های اثر انگشت عضو جدیدی از ابزارهای ضروری دفاتر اسناد رسمی شدند.
   • در همان سال سازمان ثبت 4 مدل از دستگاه های اثر انگشتی که با سامانه ثبت الکترونیک اسناد سازگار بودند را معرفی کرد.
   • دستگاه هایی نظیر: سوپریما، فوترونیک، ویردی، جی اس اس
   • در فروشگاه سایت انواع دستگاه های اثر انگشت سازگار با سیستم ثبت آنی دفاتر اسناد رسمی که برخی از آنها قابلیت خواندن اطلاعات کارت هوشمند ملی را برای تطبیق اثر انگشت موجود در کارت هوشمند ملی با اثر انگشت دریافتی از طریق ثبت آنی را دارند موجود است.

   • برای خرید انواع دستگاه های اثر انگشت اینجا کلیک کنید.

   • برای مشاهده آموزش تصویری نحوه نصب دستگاه اثر انگشت اینجا کلیک کنید.

      

5. پرداخت عوارض و بیمه خودرو

   • یکی از مدارک لازم هنگام تنظیم سند وسایل نقلیه  عوارض خودرو می باشد.
   • بسیاری از مواقع مشتری هایی که از این امر نا آگاه هستند قبل از دریافت مفاصاحساب عوارض خودرو به دفترخانه مراجعه می کنند و وقتی به آنها می گوییم که باید به یکی از دفاتر خدمات الکترونیک شهر مراجعه کنند و عوارض خودرو خود را تسویه کنند جا می خورند.
   • در صورتی که به راحتی می توانید این کار را در دفترخانه خود انجام دهد.
   • با این روش که با مراجعه به وبسایت cartax.ir و یا تماس با شماره 02142673 می توانید درخواست دسترسی به سامانه پرداخت الکترونیک عوارض را دهید.
   • آنها پس از بررسی مدارک، و آموزش های لازم که به صورت آنلاین برگزار می گردد، نام کاربری و رمز عبور را به شما تحویل می دهند و از این پس میتوانید خودتان نسبت به پرداخت عوارض همه انواع وسایل نقلیه اقدام کنید. که این کار کمک بسیاری به حفظ مشتری فعلیتان خواهد کرد.
   • بیمه انواع وسایل نقلیه را هم مانند عوارض می توانید خودتان در دفترخانه محاسبه و پرداخت نمایید.
   • بسیاری از سایت ها مانند آسان پرداخت و ازکی و بیمیتو و … در این کار به شما کمک خواهند کرد.

6. سایر ابزارهای ضروری و مورد نیاز

   • بسیاری دیگر از ابزار ریز و درشت هستند که در پیشبرد هدفتان به شما کمک می کنند.
   • ابزارهایی مانند: کاغذ، منگنه، خودکار، استامپ و… که همگی آنها و بسیاری دیگر از ابزارهای مهم و ضروری را میتوانید از فروشگاه تخصصی دفاتر اسناد رسمی که به دقت نیازهای یک دفترخانه را بررسی و تحلیل می کند سپس ابزار مناسب را ارائه می دهد خریداری کنید.

   • برای خرید انواع ابزارهای ریز و درشت و ضروری دفترخانه اسناد رسمی و مشاهده دسته بندی های فروشگاه محضرچی اینجا کلیک کنید

 

سیستم سازی دفترخانه » عناصر » دستورالعمل ها

دستوالعمل روش انجام کار است که کمک می کند افراد به وسیله ابزار کارها را پیش ببرند.

دفترخانه ها معمولا در این عنصر ضعف دارند که باید با روش سیستم سازی اصلاح شود.

تمام فرآیند های دفترخانه باید به صورت دستورالعمل مکتوب گردد.

برای شروع لیستی از کارهای قابل انجام را تهیه کنید و مشخص کنید که چه افرادی باید کارهای موجود در لیست را انجام دهند.

• در واقع باید به سه “چه؟” پاسخ دهید:
  • مشخص میکنیم که چه کسی، با چه ابزاری، چه کار مشخصی را انجام دهد!

 

• با این روش تشویق ها و تنبیه ها وارد عمل می شوند.
  • تشویق ها برای انجام اصولی دستورالعمل ها
  • تنبیه ها برای سرپیچی از دستور العمل ها

 

فیلم پیشنهادی ما برای مشاهده و یادگیری سیستم سازی: بنیان‌گذار (به انگلیسی: The Founder) است، فیلمی آمریکایی محصول ۲۰۱۶ در ژانر زندگی‌نامه‌ای درام است. این فیلم داستان ری کراک و ماجرای به دست آوردن فست فود زنجیره‌ای مک‌دونالد را به تصویر می‌کشد.

حرف آخر

علم سیستم سازی روشی نیست که امروز اجرا شود و فردا نتیجه اش نمایان گردد.

این روش بسته به تلاش شما برای نمایان شدن به 3 ماه تا یکسال زمان نیاز دارد.

همین الآن شروع کنید به سیستم سازی. و این تنها تفاوت یک فرد موفق و یک فرد ناموفق است. اینکه کارها را برای فردا نمیگذارد. اینکه همین الآن کاغذ و قلم را آماده نوشتن دستورالعمل می کند.

برای شروع

بعد از اینکه لیستی از کارها را تهیه کردید نوبت به مشخص کردن کلیدی ترین کارمند است.

کلیدی ترین کارمند و کلیدی ترین کاری که آن کارمند انجام می دهد را مشخص کنید.

بگذارید تمام تمرکزش روی کار کلیدیش باشد نه کارهای متفرقه.

همچنین مطابق لیستتان که در آن مشخص کردید چه کارمندی موظف به چه کاری با چه اصولی است یک قانون داخلی برای دفترتان بنویسید.

برای مثال

ماده 1: همه باید با حسن اخلاق باهم برخورد کنند و همچنین با مشتری

ماده 2: ساعت کار دفتر از ساعت 8:00 تا 15:00 برای روزهای شنبه تا چهارشنبه و از ساعت 8:00 تا 13:00 برای روزهای پنج شنبه است.

ماده 3: کارمند الف موظف است برابر دستور العمل … کار … را انجام دهد و…

اگر دستورالعمل یا قانونی را شبیه به این نوشتید و یا هر نوع دیگری را زیر این پست برای ما در قسمت دیدگاه ها قرار دهید که همه بتوانند از تجربیات شما هم استفاده کنند.

بدانید که باید ذره ذره این تغییرات را به تیمتان تزریق کنید و نه یکباره. چرا که افراد معمولاَ با تغییرات ناگهانی کاملا مخالفند.

صحبتی با کارمندان دفترخانه

همه اینها برای سیستم سازی دفترخانه توسط سردفتر بود و توجه بسیار کمی به کارمندان شد.

حتی در برخی مواقع تاکید داشتیم بر اخراج کارمندان ضعیف یا متوسط.

بی پرده چقدر از کارمندان دفاتر اسناد رسمی در حد ضعیف یا متوسط هستند؟ و چرا؟

اصلی ترین دلیلش خود کارمند است.

آنجا که فرصتی برای یادگیری بیشتر بود آیا تلاشی کردی؟

درست است که سیستم آموزشی بدون توجه به بازار کار به شما آموزش میدهد.

اما بدانید که همه کارمندان مجرب و کلیدی با همان سیستم فارق التحصیل شده اند.

برای مشاهده فرصت یادگیری کار دفترخانه به صورت اصولی و تبدیل شدن به کارمند کلیدی اینجا کلیک کنید.

همچنین قصد داریم با اقتباس از کتاب “مهره حیاتی – آیا غیرقابل جایگزین هستید؟” به نویسندگی ست گادین و ترجمه علیرضا خاکساران فیلمی شبیه به همین فیلم درست کنیم و به شما یاد دهیم که چطور کارمند کلیدی و غیر قابل جایگزین شوید.