شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء

ماده ۱ – از تاریخ ۱۳۹۵/۱۱/۱۶ دفتر الکترونیک گواهی امضاء در تمامی دفاتر اسناد رسمی مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد.

از این تاریخ، ثبت گواهی امضاء صرفاً از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد و در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت در دفتر دست نویس گواهی امضاء ممنوع است.

ماده ۲ – سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آخرین گواهی امضای ثبت شده در دفتر را مسدود نموده و اطلاعات گواهی امضای مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دست نویس گواهی امضاء، در “فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک” که در سامانه تعبیه شده، ثبت و با امضای الکترونیک خود صحت آن را تأیید نماید.

• تبصره ۱ – سردفتران مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس بوده و هرگونه حذف، اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور مشمول مقررات مواد ۶۲ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود.
• تبصره ۲ – روسای واحدهای ثبتی مکلفند با همکاری کانون‌ها و جوامع سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی استان با ایجاد گروه‌های بازرسی مشترک بر اساس چک لیست تنظیم شده توسط معاونت امور اسناد، نسبت به بررسی روند بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس گواهی امضاء و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تأیید نمایند.

ماده ۳ – سردفتر مکلف است برای انجام گواهی امضاء پس از احراز هویت متقاضی نسبت به فراخوانی فرم تنظیم گواهی امضاء در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام و اطلاعات لازم را در سامانه وارد نماید.

ماده ۴ – سردفتر مکلف است در محل دفترخانه، اثر انگشت شخصی که امضای وی گواهی می‌شود و سایر اشخاصی که اخذ امضای آنها در دفتر الزامی است را صرفاً از طریق سامانه، اخذ و در دفتر الکترونیک ثبت نماید.

• تبصره – شیوه اخذ اثر انگشت تابع مقررات ذکر شده در ماده ۴ شیوه‌نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی و تبصره‌های آن مصوب ۱۳۹۵/۰۵/۲۳ شماره ۹۵/۱۰۵۷۵۸ می‌باشد.

ماده ۵ – اخذ امضاء و اثرانگشت اشخاص مرتبط با گواهی امضاء در خارج از محل دفترخانه ممنوع است. در خصوص زندانیان و بیماران مطابق قوانین و مقررات مربوط اقدام خواهد شد.

ماده ۶ – در مواردی که حضور افرادی نظیر معتمد، معرف، مترجم و امثالهم به موجب مقررات الزامی است سردفتر مکلف است اطلاعات مربوط به این افراد را در قالب اقلام اطلاعات هویتی تعبیه شده در سامانه ثبت و ارتباط آنها را با اشخاص متقاضی گواهی امضاء معین نموده و اثر انگشت آنها را در دفتر الکترونیک ثبت نماید.

• تبصره – ثبت اطلاعات هویتی اشخاص مرتبط با گواهی امضاء در بخش توضیحات ممنوع است.

ماده ۷ – سردفتر مکلف است پس از ثبت اثر انگشت اشخاص مرتبط با گواهی امضاء در سامانه و اخذ امضای متقاضی بر روی برگ گواهی امضاء و ممهور نمودن آن به مهر دفترخانه و امضاء سردفتر، در قسمت “تصویر گواهی امضاء” نسبت به اسکن آن براساس استاندارد تعریف شده در سامانه اقدام نماید.

ماده ۸ – پس از اخذ اثر انگشت اشخاص و ثبت تصویر برگ گواهی امضاء در سامانه، سردفتر مکلف است با امضای الکترونیک خود، گواهی امضاء را تأیید نهایی نموده و شناسه یکتای مربوط را از سامانه دریافت نماید.

ماده ۹ – سردفتر مکلف است پس از تأیید گواهی امضاء، شناسه یکتا و رمز تصدیق و شماره ترتیب اختصاص داده شده توسط سامانه را بر روی برگ گواهی امضاء به صورت دستی درج نماید.

اطلاعات مذکور پس از تایید نهایی سردفتر از طریق پیام کوتاه توسط سامانه برای متقاضی ارسال می‌گردد.

ماده ۱۰ – سردفتر مکلف است نسخه Pdf گواهی امضاء‌هایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید.

ماده ۱۱ – نظارت بر اجرای صحیح این شیوه نامه بر عهده معاونت امور اسناد، معاونت توسعه فناوری اطلاعات و خدمات الکترونیک ثبتی، دفتر بازرسی و مدیریت عملکرد و مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها می‌باشد.

احمد تویسرکانی، معاون رییس قوه قضاییه و رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور | شماره ۹۵/۲۳۲۶۸۰ | مورخ: ۹۵/۱۱/۱۲