قوانین و مقررات مرتبط با تکلیف دفاتر اسناد رسمی
در حوزه معاملات ملکی و تنظیم اسناد رسمی، دفاتر مشاورین املاک و دفاتر اسناد رسمی نقش مکمل یکدیگر را ایفا می‌کنند.
بر اساس مقررات جاری، دفاتر مشاورین املاک موظف‌اند پیش‌نویس قرارداد یا قولنامه را جهت تنظیم سند رسمی به دفاتر اسناد رسمی ارسال کنند.
در این میان، سردفتران دفاتر اسناد رسمی نیز مکلف‌اند ظرف مدت مشخصی حضور طرفین را تأیید و فرایند تنظیم سند را آغاز نمایند. این فرایند که در آیین‌نامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و دیگر مصوبات مرتبط مورد تأکید قرار گرفته است، شامل تأیید پیش‌نویس، اخذ استعلامات و نهایتاً تنظیم سند رسمی بر اساس اراده و توافق طرفین معامله است.
مفهوم پیش‌نویس ارسالی از دفاتر مشاورین املاک
پیش‌نویس ارسالی از سوی دفاتر مشاورین املاک در واقع قالب اولیه قرارداد یا قولنامه است که پس از توافق مقدماتی میان طرفین تنظیم می‌شود.
این پیش‌نویس دارای اطلاعاتی همچون مشخصات طرفین، موضوع معامله، مبلغ و شرایط عمومی قرارداد است.
طبق ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، این پیش‌نویس نقش واسطه را داشته و باید جهت رسمی شدن به دفترخانه اسناد رسمی ارسال شود.
اهمیت ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول تأکید می‌کند که تمامی معاملات مرتبط با اموال غیرمنقول باید در دفاتر اسناد رسمی به ثبت برسند. این امر برای حفظ حقوق قانونی طرفین و جلوگیری از نزاعات احتمالی ضروری است. بر این اساس، زمانی که پیش‌نویس از دفتر مشاور املاک دریافت می‌شود، دفترخانه موظف است در مهلت پنج روز، حضور طرفین را تأیید و روند تنظیم سند رسمی را آغاز کند.
چهارچوب حقوقی تنظیم سند رسمی بر اساس پیش‌نویس
پس از تأیید پیش‌نویس و ثبت حضور طرفین در دفترخانه، سردفتر موظف است اقدامات لازم برای استعلام‌ها (مانند استعلام از اداره ثبت، شهرداری، دارایی و غیره) را انجام دهد.
این استعلام‌ها به‌منظور احراز صحت مالکیت، نبود محدودیت معاملاتی و اطمینان از بلامانع بودن انتقال ملک ضروری هستند. بدیهی است که رعایت این چهارچوب حقوقی، امنیت و سلامت حقوقی معامله را تضمین می‌کند.
تایید و ثبت حضور طرفین در دفترخانه
دفاتر اسناد رسمی بعد از دریافت پیش‌نویس و مراجعه طرفین، طی حداکثر پنج روز باید حضور آنان را تأیید کنند. در این مرحله، شناسه‌های هویتی، اهلیت معامله و سایر شرایط عمومی بررسی می‌شود.
تأخیر در انجام این روند می‌تواند مشکلات جدی از جمله ادعای طرفین درباره عدم حضور به‌موقع یا تضییع حقوق اشخاص ثالث را در پی داشته باشد؛ ازاین‌رو مسئولیت سردفتر در این خصوص بسیار بالا است.
اقدامات لازم پس از تایید پیش‌نویس و وظایف سردفتر
پس از تأیید پیش‌نویس و ثبت حضور طرفین، سردفتر مکلف است بر اساس مفاد قرارداد و طبق توافقات طرفین، نسبت به انجام امور زیر اقدام نماید:
- دریافت و بررسی استعلامات ضروری از مراجع ذی‌ربط
- تطبیق موضوع معامله با مقررات جاری (مانند بررسی کاربری ملک، وضعیت پایان کار و …)
- تنظیم سند رسمی و رعایت تمامی قواعد نگارشی و قانونی
- توضیح مفاد قرارداد به طرفین و اخذ امضاها و اثر انگشت‌های لازم
بررسی تکمیلی ماده ۱۳ آیین‌نامه ماده ۳ قانون الزام
ماده ۱۳ آیین‌نامه ماده ۳ قانون الزام تأکید می‌کند: «پیش‌نویس قرارداد قبل از ثبت در سامانه توسط سردفتر فاقد آثار حقوقی قرارداد است». از این‌رو، صرف ارائه پیش‌نویس از سوی مشاور املاک، ایجاد تعهدی برای طرفین نمی‌کند.
تنها در صورت تأیید سردفتر و ثبت آن در سامانه، پیش‌نویس رسمیت پیدا کرده و می‌توان براساس آن، سند رسمی نظیر قولنامه رسمی یا سند قطعی تنظیم نمود. پس نقش سردفتر در اعتبار بخشیدن به پیش‌نویس تعیین‌کننده است.
نتیجه‌گیری و اقدامات پایانی
طبق مصوبه هیئت مدیره شورای عالی کانون‌ها و جوامع سردفتری کشور و قوانین مرتبط، دفاتر اسناد رسمی پس از دریافت پیش‌نویس از دفاتر مشاورین املاک، موظف‌اند ظرف مدت پنج روز حضور طرفین را تأیید کرده و به محض جمع‌آوری استعلامات لازم، سند رسمی مورد نظر را تنظیم نمایند.
این فرایند موجب تثبیت حقوق خریدار و فروشنده، حفظ امنیت معاملاتی و جلوگیری از هرگونه سوء‌استفاده احتمالی خواهد شد.
سوالات متداول
نسخه کامل متن رسمی
تکلیف دفاتر اسناد رسمی پس از دریافت پیش‌نویس ارسالی از دفاتر مشاورین املاک
نامه شماره 9/ ع ش /۰۲ مورخ ۱۴۰۳/۱۰/۱۵
نامه دفتر حقوقی درخصوص تکلیف دفاتر اسناد رسمی پس از دریافت پیش‌نویس ارسالی از دفاتر مشاورین املاک
با سلام و احترام خدمت کلیه همکاران گرامی
پیرو سوالات مکرر همکاران سراسر کشور و متعاقب مصوبه هیات مدیره شورای عالی کانون‌ها و جوامع سردفتری کشور در جلسه مورخ سیزدهم دی ماه سال جاری در خصوص تکلیف دفاتر اسناد رسمی پس از دریافت پیش‌نویس ارسالی از دفاتر مشاورین املاک، یادآوری می‌نماید:
حسب ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، پیش‌نویس توسط مشاورین املاک جهت تنظیم سند به دفترخانه ارسال می‌گردد و پس از مراجعه طرفین به دفترخانه سردفتر مکلف است ظرف مدت پنج روز نسبت به تایید و ثبت حضور طرفین اقدام و سپس در اسرع وقت استعلامات لازم را انجام و پس از فراهم شدن مقدمات لازم برابر با اراده طرفین اقدام به تنظیم سند نماید. علی‌ای‌حال مطابق با ماده ۱۳ آیین‌نامه ماده ۳ قانون الزام که مقرر نموده “پیش‌نویس قرارداد قبل از ثبت در سامانه توسط سردفتر فاقد آثار حقوقی قرارداد است” پس از تایید پیش‌نویس، سردفتر مکلف است بر اساس شرایط قراردادی و توافقات طرفین حسب مورد نسبت به تنظیم سند رسمی مد نظر متعاملین نظیر قولنامه رسمی با سند قطعی اقدام نماید.
دفتر حقوقی شورای عالی کانون‌ها و جوامع سردفتری کشور
دکتر سیامک بهارلویی
