روش اقدام دفاتر اسناد رسمی نسبت به پیش‌نویس‌های ارسالی مشاوران املاک (قانون الزام)
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور روش اقدام سردفتران در خصوص پیش‌نویس‌های ارسالی از سوی مشاوران املاک را ابلاغ کرد. بر این اساس، تحمیل هزینه مضاعف به متعاملین از طریق تنظیم سند تعهد به بیع یا قولنامه ثانویه ممنوع اعلام شده است.
دستورالعمل تبدیل پیشنویس مشاوران املاک به سند رسمی
متن بخشنامه
شماره: ۱۴۰۴/۱۹۷۷۷۷
تاریخ: ۱۴۰۴/۱۰/۲۱
مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استان‌ها
موضوع: روش اقدام سردفتران اسناد رسمی نسبت به پیشنویس موضوع بند ج ماده ۱ آیین‌نامه اجرایی ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
با سلام و احترام؛
نظر به گزارش‌های واصله و عملکرد برخی از سردفتران اسناد رسمی در راستای اقدام به ماده ۳ و تبصره ۲ ماده مزبور و ثبت قرارداد پیرو پیشنویس درج شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد موضوع بند ج ماده ۱ آیین‌نامه اجرایی ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و پرهیز از تحمیل هزینه‌های مضاعف به طرفین، لازم است کلیه سردفتران اسناد رسمی به محض درج پیش‌نویس‌ها در سامانه ثبت الکترونیک اسناد با رعایت موارد زیر اقدام نمایند:
- توجهاً به بند “ب” اصلاح موادی از آیین‌نامه ماده (۳) قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول منتشره در ویژه‌نامه شماره ۲۱۰۳ – ۱۴۰۴/۰۹/۱۳ روزنامه رسمی کشور و ماده ۱۱ آیین‌نامه فوق‌الذکر، سردفتر مکلف است در اجرای مقررات ماده ۱۰ آیین‌نامه با مراجعه طرفین ظرف مهلت ۵ روز از درج پیشنویس در سامانه، ضمن تأیید و ثبت حضور طرفین با انجام تکالیف قانونی از قبیل استعلامات (به صورت الکترونیکی و آنی) نسبت به ادامه فرآیند سند رسمی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام نماید.
- الف) با توجه به اینکه به محض تأیید حضور اصحاب معامله در دفتر اسناد رسمی سردفتر می‌بایست نسبت به استعلامات و تنظیم سند اقدام نماید، تا تصویب تعرفه هرگونه اخذ وجه برای ثبت حضور وجاهت ندارد.
- ب) به محض فراهم شدن بستر الکترونیکی مربوطه، حضور طرفین می‌بایست با اثر انگشت طرفین ثبت و تأیید شود.
- ج) با توجه به اینکه عبارت: «…ضمن تایید و ثبت حضور طرفین سند رسمی قرارداد را تنظیم و در سامانه ثبت میکند» مندرج در ماده ۱۰ اصلاحی آیین‌نامه صدرالذکر به جز شرط مراجعه طرفین به دفترخانه ظرف ۵ روز، ثبت حضور در سامانه و استعلامات لازم، مقید به امر دیگری نشده و امکان ثبت کلیه معاملات در سامانه ثبت الکترونیک اسناد نیز فراهم میباشد؛ لذا از تنظیم تعهد به بیع یا قولنامه رسمی علیحده یا مستقل پیرو پیشنویس واصله در سامانه که موجب تحمیل هزینه‌های اضافی به طرفین میشود جداً خودداری نمایند.
- حذف پیشنویس قرارداد از سامانه و فقدان آثار حقوقی برای این‌گونه پیش‌نویس‌ها موضوع قسمت اخیر ماده ۱۰ و مواد ۱۲ و ۱۳ آیین‌نامه فوق‌الذکر در صورتی است که حسب مورد طرفین در مهلت ۵ روزه مراجعه ننمایند و یا قرارداد در سامانه ثبت رسمی نشود. بنابراین در صورت مراجعه و درخواست طرفین در موعد مزبور و تأیید و ثبت حضور آنان، چنانچه مقدمات قانونی برای ثبت رسمی قرارداد موضوع ماده ۱۱ از آیین‌نامه مزبور فراهم نباشد، سردفتر می‌بایست بدون تنظیم تعهد به بیع یا قولنامه رسمی تبعی و مانند آن… و در راستای ثبت پیشنویس درج شده در سامانه، در اسرع وقت مقدمات لازم برای تنظیم سند را فراهم و فرآیند ثبت قرارداد در سامانه را به استناد ماده ۱۲ از آیین‌نامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول تکمیل نماید.
- در صورتی که مبنای توافق طرفین بر معامله مؤجل یا ثمن معامله حال نباشد، بنا به تجویز ماده ۱۲ آیین‌نامه مارالذکر سردفتر مکلف است صرفاً پیشنویس درج شده در سامانه را مطابق اراده طرفین اصلاح و شرایط مورد توافق طرفین را در قرارداد رسمی لحاظ نماید.
سیدصادق سعادتیان
معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
شناسنامه فنی و اداری بخشنامه
| فیلد اطلاعاتی | محتوا و مستند |
|---|---|
| شماره بخشنامه ابلاغی | ۱۴۰۴/۱۹۷۷۷۷ |
| تاریخ صدور | ۱۴۰۴/۱۰/۲۱ |
| مرجع صادرکننده | معاونت امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور |
| مخاطبان هدف | کلیه دفاتر اسناد رسمی و ادارات کل ثبتی استان‌ها |
| موضوع بنیادین | منع تنظیم اسناد تبعی (تعهد به بیع یا قولنامه) و تکالیف دفاتر در مواجهه با پیش‌نویس‌های الکترونیک |
تحلیل فرآیندی و حقوقی بخشنامه (دیدگاه تخصصی محضرچی)
با اجرایی شدن قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، زنجیره متصلی میان مشاوران املاک و دفاتر اسناد رسمی شکل گرفته است. این بخشنامه دقیقاً برای پاسخ به ابهامات کاربری و رویه‌های نادرست برخی دفاتر اسناد رسمی صادر شده که به بهانه‌های مختلف، هزینه‌های اداری زائد و موازی به مراجعین تحمیل می‌کردند. تحلیل گام‌به‌گام این دستورالعمل حیاتی به شرح زیر است:
۱. قانون مهلت ۵ روزه و تکلیف ثبت حضور
به محض اینکه مشاور املاک پیشنویس قرارداد را در سامانه ثبت و به کارتابل دفترخانه ارسال میکند، طرفین معامله ۵ روز کاری مهلت دارند تا به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند. سردفتر مکلف است حضور آنان را در سیستم ثبت و استعلامات آنی (مالیاتی، ثبتی و…) را آغاز کند.
تذکر مهم مالی: سردفتران تا زمان تصویب و ابلاغ تعرفه رسمی، حق دریافت هیچ‌گونه وجهی بابت «ثبت حضور متعاملین» در سامانه را ندارند و این فرآیند در این مرحله کاملاً رایگان است. همچنین در آینده نزدیک این حضور منوط به اخذ اثر انگشت الکترونیک خواهد بود.
۲. ممنوعیت مطلق تنظیم «تعهد به بیع» و «قولنامه رسمی تبعی»
مهم‌ترین فراز این بخشنامه، برچیدن رویه موازی‌کاری است. برخی دفاتر اسناد رسمی پس از دریافت پیشنویس از بنگاه، اقدام به تنظیم یک سند رسمی جداگانه تحت عنوان «تعهد به بیع» یا «قولنامه رسمی» می‌کردند و بابت آن تحریر جداگانه اخذ می‌نمودند. سازمان ثبت صراحتاً اعلام کرده است که سیستم کاداستر و سامانه ثبت الکترونیک اسناد پتانسیل ثبت مستقیم قرارداد نهایی را دارد و سردفتران باید مستقیماً پیشنویس را به سند نهایی قرارداد تبدیل کنند. تنظیم سند تعهد به بیع علیحده، تخلف انتظامی محسوب میشود.
۳. مدیریت زمان در صورت آماده نبودن پاسخ استعلامات
اگر طرفین در مهلت ۵ روزه مراجعه کنند اما پاسخ استعلام‌هایی نظیر شهرداری یا دارایی آماده نباشد، پیشنویس نباید حذف یا ملغی شود. سردفتر موظف است حضور آن‌ها را گواهی کرده، سیستم را فعال نگه دارد و به محض وصول پاسخ استعلامات، بر اساس ماده ۱۲ آیین‌نامه، فرآیند ثبت نهایی همان پیشنویس را تکمیل کند (بدون نیاز به نوشتن قرارداد واسطه‌ای).
۴. نحوه برخورد با معاملات مؤجل و اقساطی
چنانچه ثمن معامله حال نباشد (مثلاً پرداخت به صورت چک‌های مواج یا مراحل ساخت باشد)، سردفتر نیاز به تغییر ساختار ندارد؛ بلکه طبق قانون مجاز است مفاد پیشنویس دریافتی از سامانه را بر اساس تراضی جدید طرفین ویرایش، شروط مؤجل را اضافه و سپس آن را به سند قطعی تبدیل نماید.
مستندات و مواد قانونی مرتبط
این ابلاغیه بر پایه اسناد بالادستی و اصلاحیه‌های زیر صادر شده است:
- ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات: تکالیف دلالان املاک و دفاتر در بستر سامانه‌های الکترونیک مراجع ثبتی.
- مواد ۱۰، ۱۱، ۱۲ و ۱۳ آیین‌نامه اجرایی ماده ۳ قانون الزام: تبیین بازه‌های زمانی بطلان پیش‌نویس‌ها و رویه ویرایش مفاد متون ارسالی.
- اصلاحیه آیین‌نامه ماده ۳ قانون الزام: منتشره در ویژه‌نامه شماره ۲۱۰۳ مورخ ۱۴۰۴/۰۹/۱۳ روزنامه رسمی کشور.
32 دیدگاه. Leave new
با سلام ما یه آپارتمان تو رشت از طریق پیش نویس کاتب معامله کردیم و 500 میلیون حق فسخ گذاشتیم ولی در مهلت مقرر 5 روزه نه خریدار و نه فروشنده به دفتر خونه برای ثبت توافقات اولیه مراجعه نکردیم اگه من که فروشنده هستم نخواهم ادامه بدم و از فروش منصرف بشم طبق قانون ماده 3 وقتی ثبت قانونی صورت نگرفته پیش نویس فاقد آثار حقوقی میباشد من باید ضرر و زیان بدم؟
با سلام و احترام؛ طبق بخشنامه مندرج در همین مطلب، اگر طرفین در مهلت ۵ روزه مراجعه نکنند و قرارداد در سامانه ثبت رسمی نشود، پیشنویس از سامانه حذف شده و فاقد آثار حقوقی است. با این حال، اینکه توافق یا سند دیگری خارج از سامانه میان طرفین تعهدی ایجاد کرده باشد و مطالبه خسارت قابل طرح باشد یا نه، به مدارک پرونده بستگی دارد و باید توسط وکیل دادگستری بررسی شود.
سلام بعد از ارسال پیش نویس از املاک به دفترخانه پیامکی مبنی بر پذیرش پیش نویس توسط دفترخانه اومد و مبلغ زیادی از ثمن معامله به فروشنده طی چک دادم آیا این پیامک که پیش نویس پذیرش شده کفایت میکند؟ اگر فروشنده بعد از گرفتن پول برای زدن سند همکاری نکنه چی؟
با سلام و احترام؛ اگر این پیامک صرفاً مربوط به دریافت پیشنویس در کارتابل دفترخانه باشد، کافی نیست. طبق بخشنامه مندرج در همین مطلب، طرفین باید ظرف مهلت ۵ روزه به دفترخانه مراجعه کنند تا حضورشان ثبت و قرارداد در سامانه ثبت رسمی شود؛ در غیر این صورت پیشنویس حذف و فاقد آثار حقوقی است. برای ارزیابی وضعیت پرداخت‌های انجام‌شده و اقدام در صورت عدم همکاری فروشنده، با وکیل دادگستری مشورت کنید.
سلام .من پیش نویس قولنامه را از بنگاه دریافت کردم و به دفتر خانه رفتم و کارهای نقل انتقال سند را انجام دادم الانم خونه به اسم مت هست و پیام اومده که دفترخانه ثبت اسناد مهلت ۵ روزه اش تموم شد و پیش نویس از سامانه حذف شده.
کلی پیگیری کردم که یک نسخه از پیش نویس دریافت کنم قبلش ولی سر دفتر دار نمی‌دونست باید چیکار کنه فقط گفت من سند رو به نامت ثبت کردم و مدرک سندی هم تویلم داد.ولی هر کاری کردم نتونستم جزئیات قولنامه رو بهم بده.الانم پیام اومده که مهلت ۵ روزه تموم شده و از سامانه حذف شده
من چیکار کنم که کد رهگیری قولنامه بگیرم؟
با سلام و احترام؛ اگر سند رسمی انتقال در دفترخانه تنظیم و ملک به نام شما منتقل شده است، مالکیت شما به موجب همان سند رسمی است و حذف پیشنویس از سامانه اصولاً اثری بر آن ندارد و نیازی به کد رهگیری قولنامه نیست. سند رسمی دارای شناسه یکتا است و اصالت آن از طریق سامانه ثبت من (my.ssaa.ir) قابل استعلام است. برای اطمینان، نسخه سند انتقال و وضعیت صدور سند مالکیت را از دفترخانه پیگیری کنید.
سلام خسته نباشید ، پیش نویس کاتب رو برای دفترخانه فرستادیم ثبت نهایی هم کردیم ، ولی پولی برای خرید خونه پرداخت نکردیم و حالا پشیمون شدیم دفترخانه میگه هیچ گزینه ای برای فسخ قرارداد نداریم چکار باید بکنیم ؟
با سلام و احترام؛ اگر قرارداد پس از ثبت حضور طرفین به‌صورت رسمی در سامانه ثبت نهایی شده باشد، قراردادی الزام‌آور است و صرف پرداخت نشدن ثمن یا پشیمانی یکی از طرفین موجب انحلال آن نمی‌شود. چنین قراردادی اصولاً با توافق هر دو طرف (اقاله) یا در صورت وجود حق فسخ قانونی یا قراردادی قابل انحلال است. برای بررسی شروط قرارداد و راه‌حل مناسب، با وکیل دادگستری یا سردفتر مشورت کنید.
درود
در خصوص اسناد سبز يا اسنادي كه بعد از پنجم تير ماه چهارصدو سه به چاپ رسيدن آيا بعد از تاييد پيش نويس در سامانه توسط سر دفتر طرفين معامله حتما بايد در دفترخانه قول نامه تنظيم كنند يا خير نيازي نيست؟
با سلام و احترام؛ خیر. طبق بند «ج» بخشنامه مندرج در همین مطلب، پس از درج پیشنویس در سامانه و ثبت حضور طرفین، سردفتر باید همان پیشنویس را مستقیماً به قرارداد رسمی در سامانه تبدیل کند و از تنظیم تعهد به بیع یا قولنامه رسمی جداگانه یا تبعی که موجب تحمیل هزینه اضافی به طرفین میشود، جداً خودداری نماید.
در صورت مراجعه طرفین ظرف مدت ۵ روز دفترخانه فراموش کند پيش نويس رو تایید کند تکلیف چیه
با سلام و احترام؛ طبق بخشنامه، در صورت مراجعه طرفین ظرف مهلت ۵ روزه، سردفتر مکلف است حضور آنان را تأیید و ثبت کند و فرآیند تنظیم سند را ادامه دهد. اگر به دلیل کوتاهی دفترخانه پیشنویس حذف شود، می‌توانید با مستندات مراجعه موضوع را به بازرسی ثبت گزارش کنید و آثار آن بر رابطه طرفین را با وکیل دادگستری بررسی نمایید. روش‌های شکایت در مطلب زیر آمده است: https://mahzarchi.ir/education/19771/
درخواست پيش‌نويس قرارداد (ماده 3 قانون الزام) به شماره فلا توسط دفترخانه اسناد رسمي شهر كرج استان البرز پذیرش شد.
پیش نویسی که نوشتیم یک متمم داره این پیامی که اومده پذیرش متمم پیش نویس رو هم شامل میشه؟ چون توی متمم شرایط پرداخت و میزان وجه التزام درج شده.
میخوام بدونم الان بعد از این پیام برای طرفین تعهد ایجاد شده؟ یعنی الان فسخ کنم باید جریمه بدم؟
با سلام و احترام؛ طبق بخشنامه مندرج در این مطلب، پیشنویس زمانی به قرارداد رسمی تبدیل میشود که طرفین ظرف مهلت ۵ روزه به دفترخانه مراجعه کنند، حضورشان ثبت شود و قرارداد در سامانه ثبت رسمی شود؛ در غیر این صورت پیشنویس فاقد آثار حقوقی است. اینکه متمم جزء متن ثبت‌شده بوده و وجه التزام در وضعیت فعلی شما الزام‌آور است یا خیر، به محتوای ثبت‌شده بستگی دارد و نیازمند بررسی مدارک نزد دفترخانه یا وکیل دادگستری است.
سلام اگر قبل از ارسال پیش نویس املاک به دفتر خانه استعلامات توسط دفتر اخذ شده باشد و پس از آن پیش نویس ارسال گردد میتوان با همان استعلام اخذ شده سند قطعی زد ؟ مذارک قبلا به دفتر آورده شده و استعلامات اخذ شده بعدا املاک با اصرار طرفین پیش نویس ارسال کرده به دفتر و دفتر تایید کرده میخواهم بدانم با ارسال پیش نویس و تایید در کاتب محدودیت در دفتر املاک ثبت ایجاد میشود یانه ؟ و با همان استعلام قبلی میتوان تنظین سند قطعی نمود؟
با سلام و احترام؛ طبق بخشنامه، پس از ثبت حضور طرفین، سردفتر باید فرآیند ثبت همان پیشنویس را در سامانه تکمیل کند. اینکه استعلامات قبلی قابل استفاده باشد، به مدت اعتبار پاسخ استعلام‌ها و الزامات سامانه بستگی دارد و این بخشنامه حکمی درباره آن یا ایجاد محدودیت در دفتر املاک ندارد؛ پیشنهاد میشود موضوع را از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام کنید.
سلام
منظور از ۵ روز ، ۵ روز کاری هست یا روزهای تعطیل هم محسوب میشه؟ اگر زمان بگذره و تایید نکنیم چی میشه؟
با سلام و احترام؛ متن بخشنامه از «مهلت ۵ روز از درج پیشنویس در سامانه» سخن گفته و در تحلیل همین مطلب به ۵ روز کاری اشاره شده است؛ برای پرهیز از ریسک، توصیه میشود طرفین در نخستین فرصت مراجعه کنند. طبق بخشنامه، اگر طرفین در این مهلت مراجعه نکنند یا قرارداد در سامانه ثبت رسمی نشود، پیشنویس حذف شده و فاقد آثار حقوقی است؛ و در صورت مراجعه به‌موقع، سردفتر مکلف به تأیید و ثبت حضور آنان است.
سردفتر باید هزینه بگیره برای تایید پیش نویس؟
با سلام و احترام؛ طبق بند «الف» بخشنامه مندرج در همین مطلب، تا زمان تصویب تعرفه، اخذ هرگونه وجه بابت ثبت حضور طرفین وجاهت ندارد؛ هزینه‌های تنظیم خود سند رسمی (مانند حق‌التحریر طبق تعرفه) موضوع جداگانه‌ای است. ممنوعیت دریافت حق‌التحریر مضاعف در این فرآیند نیز در مطلب زیر آمده است: https://mahzarchi.ir/law/bakhshname/haghol-sabt-tahrir/23513/
درخواست پيش‌نويس قرارداد (ماده 3 قانون الزام) به شماره فلان توسط دفترخانه اسناد رسمي شماره 65 شهر اصفهان استان اصفهان پذیرش شد این به چه معناست؟یعنی پیشنویس نهایی شده؟و دیگر نمیتوان کاریش کرد چون میخوام فسخ کنم و پولم پس بگیرم.ایا این متن یعنی نهایی شده و اگر فسخ کنم باید ۱۰درصد خسارت رو بدم؟
جناب آقای مجید،
با سلام. پیامی که دریافت کرده‌اید به این معناست که پیشنویس قرارداد شما که توسط مشاور املاک تنظیم شده، با موفقیت به دفتر اسناد رسمی منتخب شما ارسال و توسط آن دفترخانه دریافت (پذیرش اولیه) شده است.
این پیام به معنای نهایی شدن و امضای سند قطعی نیست. قرارداد شما هنوز نهایی نشده است.
در خصوص فسخ و پرداخت خسارت، تعهدات شما تابع شرایطی است که در همان پیشنویس قرارداد (مبایعه‌نامه) که با فروشنده امضا یا تایید الکترونیکی کرده‌اید، قید شده است. اگر در آن مبایعه‌نامه، برای فسخ از سوی شما، پرداخت ۱۰ درصد خسارت به عنوان «وجه التزام» پیش‌بینی شده باشد، بله، با انصراف از معامله، شما ملزم به پرداخت آن خسارت خواهید بود.
برای فسخ قرارداد، باید با فروشنده و مشاور املاک صحبت کنید. پیامک پذیرش پیشنویس، ماهیت تعهدات شما در مبایعه‌نامه را تغییر نمی‌دهد.
ایا برای ملکی که در سامانه خودنویس بصورت پیش فروش ثبت کردیم و امضا الکترونیکی همه طرفین قرارداد و شاهدها انجام شده و کد رهگیری گرفتیم
نیازی هست باید به محضر برویم؟
تنظیم سند پیش‌فروش از اوایل سال 1405 حتماً باید در دفاتر اسناد رسمی انجام شود یا از بنگاه به دفترخانه ارجاع شود.
با سلام
اگر بعد از ثبت کاتب در موعدی که در پیشنویس درج شده به دفترخانه مراجعه نشود یا دیر تر مراجعه شود چه اتفاقی می افتد؟
خود به خود از سامانه پاک میشود
ما یه ملکی رو مبایعه نامه نوشتیم و تو همون سیستم کاتب هم پیشنویس شد، برای بخشی از ثمن معامله، اخذ وام مسکن رو شرط کردیم، تو همون ۵ روز کاری که به دفترخانه مراجعه کردیم گفتن تا زمانی که وام رو نگرفتین کارهای ثبت سند انجام نمیشه، یعنی اون ۵ روز شامل معاملاتی که میخان وام مسکن بگیرن نمیشه؟ املاک یه حرفی میزنه، دفترخانه یه چیز دیگه میگه، این وسط احتمال اینکه حقی ضایع بشه زیاده، یه خرده شفاف تر میشه توضیح بدین که چی به چیه؟ ممنون
مطابق راهنمایی دفترخانه اقدام کنید
در صورتی که ملک ورثه دفترخونه بجای 5 روز 35 روز بعد تایید قرارداد را بزند مشکل هست
تاخیر در تایید قرارداد در دفترخانه از بازه زمانی قانونی تعیین‌شده (5 روز) می‌تواند مشکلات حقوقی و ثبتی ایجاد کند. بهتر است موضوع را به‌طور مستقیم با دفترخانه موردنظر پیگیری کنید و در صورت لزوم، از اداره ثبت یا مراجع قانونی راهنمایی بگیرید تا مشکل حل شود.
سلام از کجا متوجه بشیم که سر دفتر نسبت به ثبت قرارداد پیش نویس اقدام کرده یا نه؟؟
سلام، پس از ثبت قرارداد پیشنویس توسط دفترخانه، پیامک تأیید از سامانه برای شما ارسال میشود. اگر پیامکی دریافت نکردید، می‌توانید با دفترخانه مربوطه تماس بگیرید و موضوع را پیگیری کنید.