سازمان ثبت اسناد و املاک کشور روش اقدام سردفتران در خصوص پیشنویسهای ارسالی از سوی مشاوران املاک را ابلاغ کرد. بر این اساس، تحمیل هزینه مضاعف به متعاملین از طریق تنظیم سند تعهد به بیع یا قولنامه ثانویه ممنوع اعلام شده است.
دستورالعمل تبدیل پیشنویس مشاوران املاک به سند رسمی
متن بخشنامه
شماره: ۱۴۰۴/۱۹۷۷۷۷
تاریخ: ۱۴۰۴/۱۰/۲۱
مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها
موضوع: روش اقدام سردفتران اسناد رسمی نسبت به پیشنویس موضوع بند ج ماده ۱ آییننامه اجرایی ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
با سلام و احترام؛
نظر به گزارشهای واصله و عملکرد برخی از سردفتران اسناد رسمی در راستای اقدام به ماده ۳ و تبصره ۲ ماده مزبور و ثبت قرارداد پیرو پیشنویس درج شده در سامانه ثبت الکترونیک اسناد موضوع بند ج ماده ۱ آییننامه اجرایی ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و پرهیز از تحمیل هزینههای مضاعف به طرفین، لازم است کلیه سردفتران اسناد رسمی به محض درج پیشنویسها در سامانه ثبت الکترونیک اسناد با رعایت موارد زیر اقدام نمایند:
- توجهاً به بند “ب” اصلاح موادی از آییننامه ماده (۳) قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول منتشره در ویژهنامه شماره ۲۱۰۳ – ۱۴۰۴/۰۹/۱۳ روزنامه رسمی کشور و ماده ۱۱ آییننامه فوقالذکر، سردفتر مکلف است در اجرای مقررات ماده ۱۰ آییننامه با مراجعه طرفین ظرف مهلت ۵ روز از درج پیشنویس در سامانه، ضمن تأیید و ثبت حضور طرفین با انجام تکالیف قانونی از قبیل استعلامات (به صورت الکترونیکی و آنی) نسبت به ادامه فرآیند سند رسمی در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام نماید.
- الف) با توجه به اینکه به محض تأیید حضور اصحاب معامله در دفتر اسناد رسمی سردفتر میبایست نسبت به استعلامات و تنظیم سند اقدام نماید، تا تصویب تعرفه هرگونه اخذ وجه برای ثبت حضور وجاهت ندارد.
- ب) به محض فراهم شدن بستر الکترونیکی مربوطه، حضور طرفین میبایست با اثر انگشت طرفین ثبت و تأیید شود.
- ج) با توجه به اینکه عبارت: «…ضمن تایید و ثبت حضور طرفین سند رسمی قرارداد را تنظیم و در سامانه ثبت میکند» مندرج در ماده ۱۰ اصلاحی آییننامه صدرالذکر به جز شرط مراجعه طرفین به دفترخانه ظرف ۵ روز، ثبت حضور در سامانه و استعلامات لازم، مقید به امر دیگری نشده و امکان ثبت کلیه معاملات در سامانه ثبت الکترونیک اسناد نیز فراهم میباشد؛ لذا از تنظیم تعهد به بیع یا قولنامه رسمی علیحده یا مستقل پیرو پیشنویس واصله در سامانه که موجب تحمیل هزینههای اضافی به طرفین میشود جداً خودداری نمایند.
- حذف پیشنویس قرارداد از سامانه و فقدان آثار حقوقی برای اینگونه پیشنویسها موضوع قسمت اخیر ماده ۱۰ و مواد ۱۲ و ۱۳ آییننامه فوقالذکر در صورتی است که حسب مورد طرفین در مهلت ۵ روزه مراجعه ننمایند و یا قرارداد در سامانه ثبت رسمی نشود. بنابراین در صورت مراجعه و درخواست طرفین در موعد مزبور و تأیید و ثبت حضور آنان، چنانچه مقدمات قانونی برای ثبت رسمی قرارداد موضوع ماده ۱۱ از آییننامه مزبور فراهم نباشد، سردفتر میبایست بدون تنظیم تعهد به بیع یا قولنامه رسمی تبعی و مانند آن… و در راستای ثبت پیشنویس درج شده در سامانه، در اسرع وقت مقدمات لازم برای تنظیم سند را فراهم و فرآیند ثبت قرارداد در سامانه را به استناد ماده ۱۲ از آییننامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول تکمیل نماید.
- در صورتی که مبنای توافق طرفین بر معامله مؤجل یا ثمن معامله حال نباشد، بنا به تجویز ماده ۱۲ آییننامه مارالذکر سردفتر مکلف است صرفاً پیشنویس درج شده در سامانه را مطابق اراده طرفین اصلاح و شرایط مورد توافق طرفین را در قرارداد رسمی لحاظ نماید.
سیدصادق سعادتیان
معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
شناسنامه فنی و اداری بخشنامه
| فیلد اطلاعاتی | محتوا و مستند |
|---|---|
| شماره بخشنامه ابلاغی | ۱۴۰۴/۱۹۷۷۷۷ |
| تاریخ صدور | ۱۴۰۴/۱۰/۲۱ |
| مرجع صادرکننده | معاونت امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور |
| مخاطبان هدف | کلیه دفاتر اسناد رسمی و ادارات کل ثبتی استانها |
| موضوع بنیادین | منع تنظیم اسناد تبعی (تعهد به بیع یا قولنامه) و تکالیف دفاتر در مواجهه با پیشنویسهای الکترونیک |
تحلیل فرآیندی و حقوقی بخشنامه (دیدگاه تخصصی محضرچی)
با اجرایی شدن قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، زنجیره متصلی میان مشاوران املاک و دفاتر اسناد رسمی شکل گرفته است. این بخشنامه دقیقاً برای پاسخ به ابهامات کاربری و رویههای نادرست برخی دفاتر اسناد رسمی صادر شده که به بهانههای مختلف، هزینههای اداری زائد و موازی به مراجعین تحمیل میکردند. تحلیل گامبهگام این دستورالعمل حیاتی به شرح زیر است:
۱. قانون مهلت ۵ روزه و تکلیف ثبت حضور
به محض اینکه مشاور املاک پیشنویس قرارداد را در سامانه ثبت و به کارتابل دفترخانه ارسال میکند، طرفین معامله ۵ روز کاری مهلت دارند تا به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند. سردفتر مکلف است حضور آنان را در سیستم ثبت و استعلامات آنی (مالیاتی، ثبتی و…) را آغاز کند.
تذکر مهم مالی: سردفتران تا زمان تصویب و ابلاغ تعرفه رسمی، حق دریافت هیچگونه وجهی بابت «ثبت حضور متعاملین» در سامانه را ندارند و این فرآیند در این مرحله کاملاً رایگان است. همچنین در آینده نزدیک این حضور منوط به اخذ اثر انگشت الکترونیک خواهد بود.
۲. ممنوعیت مطلق تنظیم «تعهد به بیع» و «قولنامه رسمی تبعی»
مهمترین فراز این بخشنامه، برچیدن رویه موازیکاری است. برخی دفاتر اسناد رسمی پس از دریافت پیشنویس از بنگاه، اقدام به تنظیم یک سند رسمی جداگانه تحت عنوان «تعهد به بیع» یا «قولنامه رسمی» میکردند و بابت آن تحریر جداگانه اخذ مینمودند. سازمان ثبت صراحتاً اعلام کرده است که سیستم کاداستر و سامانه ثبت الکترونیک اسناد پتانسیل ثبت مستقیم قرارداد نهایی را دارد و سردفتران باید مستقیماً پیشنویس را به سند نهایی قرارداد تبدیل کنند. تنظیم سند تعهد به بیع علیحده، تخلف انتظامی محسوب میشود.
۳. مدیریت زمان در صورت آماده نبودن پاسخ استعلامات
اگر طرفین در مهلت ۵ روزه مراجعه کنند اما پاسخ استعلامهایی نظیر شهرداری یا دارایی آماده نباشد، پیشنویس نباید حذف یا ملغی شود. سردفتر موظف است حضور آنها را گواهی کرده، سیستم را فعال نگه دارد و به محض وصول پاسخ استعلامات، بر اساس ماده ۱۲ آییننامه، فرآیند ثبت نهایی همان پیشنویس را تکمیل کند (بدون نیاز به نوشتن قرارداد واسطهای).
۴. نحوه برخورد با معاملات مؤجل و اقساطی
چنانچه ثمن معامله حال نباشد (مثلاً پرداخت به صورت چکهای مواج یا مراحل ساخت باشد)، سردفتر نیاز به تغییر ساختار ندارد؛ بلکه طبق قانون مجاز است مفاد پیشنویس دریافتی از سامانه را بر اساس تراضی جدید طرفین ویرایش، شروط مؤجل را اضافه و سپس آن را به سند قطعی تبدیل نماید.
مستندات و مواد قانونی مرتبط
این ابلاغیه بر پایه اسناد بالادستی و اصلاحیههای زیر صادر شده است:
- ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات: تکالیف دلالان املاک و دفاتر در بستر سامانههای الکترونیک مراجع ثبتی.
- مواد ۱۰، ۱۱، ۱۲ و ۱۳ آییننامه اجرایی ماده ۳ قانون الزام: تبیین بازههای زمانی بطلان پیشنویسها و رویه ویرایش مفاد متون ارسالی.
- اصلاحیه آییننامه ماده ۳ قانون الزام: منتشره در ویژهنامه شماره ۲۱۰۳ مورخ ۱۴۰۴/۰۹/۱۳ روزنامه رسمی کشور.
12 دیدگاه. Leave new
درخواست پيشنويس قرارداد (ماده 3 قانون الزام) به شماره فلان توسط دفترخانه اسناد رسمي شماره 65 شهر اصفهان استان اصفهان پذیرش شد این به چه معناست؟یعنی پیشنویس نهایی شده؟و دیگر نمیتوان کاریش کرد چون میخوام فسخ کنم و پولم پس بگیرم.ایا این متن یعنی نهایی شده و اگر فسخ کنم باید ۱۰درصد خسارت رو بدم؟
جناب آقای مجید،
با سلام. پیامی که دریافت کردهاید به این معناست که پیشنویس قرارداد شما که توسط مشاور املاک تنظیم شده، با موفقیت به دفتر اسناد رسمی منتخب شما ارسال و توسط آن دفترخانه دریافت (پذیرش اولیه) شده است.
این پیام به معنای نهایی شدن و امضای سند قطعی نیست. قرارداد شما هنوز نهایی نشده است.
در خصوص فسخ و پرداخت خسارت، تعهدات شما تابع شرایطی است که در همان پیشنویس قرارداد (مبایعهنامه) که با فروشنده امضا یا تایید الکترونیکی کردهاید، قید شده است. اگر در آن مبایعهنامه، برای فسخ از سوی شما، پرداخت ۱۰ درصد خسارت به عنوان «وجه التزام» پیشبینی شده باشد، بله، با انصراف از معامله، شما ملزم به پرداخت آن خسارت خواهید بود.
برای فسخ قرارداد، باید با فروشنده و مشاور املاک صحبت کنید. پیامک پذیرش پیشنویس، ماهیت تعهدات شما در مبایعهنامه را تغییر نمیدهد.
ایا برای ملکی که در سامانه خودنویس بصورت پیش فروش ثبت کردیم و امضا الکترونیکی همه طرفین قرارداد و شاهدها انجام شده و کد رهگیری گرفتیم
نیازی هست باید به محضر برویم؟
تنظیم سند پیشفروش از اوایل سال 1405 حتماً باید در دفاتر اسناد رسمی انجام شود یا از بنگاه به دفترخانه ارجاع شود.
با سلام
اگر بعد از ثبت کاتب در موعدی که در پیشنویس درج شده به دفترخانه مراجعه نشود یا دیر تر مراجعه شود چه اتفاقی می افتد؟
خود به خود از سامانه پاک میشود
ما یه ملکی رو مبایعه نامه نوشتیم و تو همون سیستم کاتب هم پیشنویس شد، برای بخشی از ثمن معامله، اخذ وام مسکن رو شرط کردیم، تو همون ۵ روز کاری که به دفترخانه مراجعه کردیم گفتن تا زمانی که وام رو نگرفتین کارهای ثبت سند انجام نمیشه، یعنی اون ۵ روز شامل معاملاتی که میخان وام مسکن بگیرن نمیشه؟ املاک یه حرفی میزنه، دفترخانه یه چیز دیگه میگه، این وسط احتمال اینکه حقی ضایع بشه زیاده، یه خرده شفاف تر میشه توضیح بدین که چی به چیه؟ ممنون
مطابق راهنمایی دفترخانه اقدام کنید
در صورتی که ملک ورثه دفترخونه بجای 5 روز 35 روز بعد تایید قرارداد را بزند مشکل هست
تاخیر در تایید قرارداد در دفترخانه از بازه زمانی قانونی تعیینشده (5 روز) میتواند مشکلات حقوقی و ثبتی ایجاد کند. بهتر است موضوع را بهطور مستقیم با دفترخانه موردنظر پیگیری کنید و در صورت لزوم، از اداره ثبت یا مراجع قانونی راهنمایی بگیرید تا مشکل حل شود.
سلام از کجا متوجه بشیم که سر دفتر نسبت به ثبت قرارداد پیش نویس اقدام کرده یا نه؟؟
سلام، پس از ثبت قرارداد پیشنویس توسط دفترخانه، پیامک تأیید از سامانه برای شما ارسال میشود. اگر پیامکی دریافت نکردید، میتوانید با دفترخانه مربوطه تماس بگیرید و موضوع را پیگیری کنید.