مقدمه‌ای بر مباحث داغ هفته در حوزه دفاتر اسناد رسمی
جلسات هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران تهران، به عنوان یک سنت دیرینه، هر یکشنبه محفلی برای هم‌اندیشی و تبادل نظر میان سردفتران، دفتریاران و کارمندان دفاتر اسناد رسمی است. در این جلسات، چالش‌ها، پرسش‌ها و موضوعات روز حرفه مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرد. گزارش پیش رو، خلاصه‌ای از مباحث مطروحه در جلسه مورخ ۲۱ اردیبهشت ۱۴۰۴ است. لازم به ذکر است که این مطالب صرفاً جنبه اطلاع‌رسانی داشته و بیانگر نظرات و تجربیات حاضرین در جلسه است و نباید به عنوان مشاوره حقوقی یا نظر قطعی قانونی تلقی شود. هدف از انتشار این گزارش در وب‌سایت محضرچی، آگاهی‌بخشی و کمک به ارتقاء دانش حرفه‌ای همکاران گرامی است.
تجمیع املاک بر اساس سهم و متراژ: نگاهی به بند ۳۱۳ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی
یکی از پرسش‌های مطرح شده در جلسه، به نحوه تجمیع املاک و تعیین سهم مالکین پس از تجمیع اختصاص داشت. تاکید شد که در فرآیند تجمیع، هر یک از مالکین باید به نسبت سهم و متراژ اولیه خود در ملک تجمیع شده، مالک شوند. به عنوان مثال، اگر یک قطعه زمین ۱۰۰ متری در کنار یک قطعه زمین ۳۰۰ متری قرار گیرد و مالکین قصد تجمیع داشته باشند، نمی‌توان به سادگی سه دانگ از هر ملک را به دیگری منتقل کرد. در این خصوص، رعایت دقیق مفاد بند ۳۱۳ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی الزامی است.
مفاد کلیدی بند ۳۱۳ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (اصلاحی):
- هدف: تسریع در کار مراجعین و جلوگیری از مکاتبات غیرضروری.
- شرایط تجمیع:
- دو یا چند پلاک که در اثر احداث بنا یا دیوارکشی به صورت واحد درآمده باشند یا قطعات متصل به هم باشند.
- مالک یا مالکین سهام مشاعی برابر در املاک مورد تجمیع داشته باشند (یا توافق بر تجمیع حدود با تسلیم اسناد مالکیت).
- تجمیع مخالف مقررات جاری نبوده و موجب تضییع حق، تعارض یا اختلاف نشود.
- ملک در بیع شرط، وثیقه، بازداشت یا مشمول بند (ز) نباشد (با اصلاحیه بعدی، در صورت رهن بودن ملک، با توافق طرفین و باقی ماندن مجموع پلاک‌ها در رهن، تجمیع ثبتی بلامانع است – بخشنامه شماره ۳/۵۷۴۹ مورخ ۱۳۷۰/۸/۴ سازمان ثبت).
- ترسیم نقشه و تنظیم صورت‌مجلس تجمیعی با رعایت عدم تجاوز به مجاورین، معابر و اموال عمومی و تطابق با حدود املاک مجاور و دفتر املاک.
- استثنا: پلاک‌هایی که حدود آنها به مسیل، کوه و نظایر آن محدود شده، از شمول این دستور خارج هستند.
- فرآیند: پس از احراز شرایط، دستور اصلاح و تجمیع با بایگانی اسناد مالکیت اولیه و صدور سند مالکیت جدید صادر و مراتب در دفتر املاک ثبت می‌شود.
برای مطالعه توضیحات تکمیلی در خصوص بند ۳۱۳ و اصلاحیه آن، می‌توانید به مطلب آموزشی جامع وب‌سایت محضرچی در این لینک مراجعه فرمایید.
تغییر ساعت برگزاری جلسات کانون سردفتران
با توجه به تغییر ساعت کاری ادارات دولتی به دلیل گرمای هوا و لزوم صرفه‌جویی در مصرف انرژی، ساعت برگزاری جلسات هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران نیز تغییر یافته است. جلسات از این پس از ساعت ۱۵:۳۰ الی ۱۷:۳۰ برگزار خواهد شد. این تغییر به منظور تسهیل حضور همکاران و تطابق با شرایط جدید اعلام شده است.
بررسی پیشنهاد تعطیلی دفاتر اسناد رسمی جهت صرفه‌جویی در مصرف انرژی
موضوع تعطیلی احتمالی دفاتر اسناد رسمی در فصل گرما به منظور صرفه‌جویی در مصرف انرژی، یکی دیگر از مباحث مهم جلسه بود. اشاره شد که با توجه به تعطیلی قوه قضاییه در برخی ایام یا کاهش ساعات کاری، و از آنجایی که دفاتر اسناد رسمی طبق ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، واحد وابسته به قوه قضاییه محسوب می‌شوند، منطقاً باید مشمول تصمیمات مشابهی گردند. با این حال، تاکنون تصمیم مشخصی از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در خصوص وضعیت تعطیلی یا عدم تعطیلی دفاتر اسناد رسمی اتخاذ نشده است. پیشنهاد حاضرین در جلسه این بود که در صورت اتخاذ تصمیم مبنی بر تعطیلی، این امر باید شامل تمامی دفاتر شده و به منظور جلوگیری از سردرگمی و ایجاد رقابت ناسالم، سامانه ثبت الکترونیک اسناد نیز در آن ایام غیرفعال گردد.
وکالت و شرط عدم سقوط حضانت زوجه پس از ازدواج مجدد
در پاسخ به سوالی مبنی بر امکان درج شرط عدم سقوط حضانت زوجه در صورت ازدواج مجدد وی ضمن عقد وکالت، حاضرین در جلسه نظرات مختلفی ارائه دادند. نظر غالب این بود که به جای عبارت “سقوط حضانت”، بهتر است قید شود که “در صورت ازدواج مجدد زوجه، وکالت اعطایی باطل نمی‌گردد” یا “اختیارات وکیل در خصوص حضانت فرزند مشترک، ولو پس از ازدواج مجدد زوجه، کماکان به قوت خود باقی است”. این نوع نگارش، ضمن حفظ مقصود موکل، از بروز ابهامات حقوقی احتمالی جلوگیری می‌کند. البته لازم به ذکر است که اعتبار نهایی چنین شروطی در محاکم قضایی بررسی خواهد شد.
محدودیت‌های قانونی در گواهی امضای نوشته‌های مالی (ماده ۳۶ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی)
سوال دیگری در خصوص امکان گواهی امضای سندی مطرح شد که در آن شخصی مبلغ یک میلیارد ریال دریافت کرده و اقرار به عدم ادعای آتی نموده است. پاسخ غالب این بود که طبق ماده ۳۶ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته‌های مالی نیست. این ماده صراحتاً بیان می‌دارد:
“سردفتر مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته‌های مالی یعنی نوشته‌هایی که در آن به‌طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاکننده، تعهد یا ضمانت شده و یا آن‌که موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت‌های ثبت شده است، نخواهد بود.”
بنابراین، گواهی امضای چنین نوشته‌ای صحیح به نظر نمی‌رسد. هرچند نظر مخالفی نیز در جلسه مطرح شد مبنی بر امکان‌پذیری آن، اما توصیه کلی بر این بود که به جای گواهی امضا، تنظیم اقرارنامه رسمی در خصوص دریافت وجه و اسقاط هرگونه ادعای احتمالی، راهکار قانونی و مناسب‌تری است. این امر علاوه بر ایجاد سند رسمی و معتبر، منجر به وصول حقوق دولتی متعلقه، از جمله حق‌الثبت نیز خواهد شد. همچنین تاکید گردید که مبایعه‌نامه عادی اموال نیز قابلیت گواهی امضا در دفاتر اسناد رسمی را ندارد و باید در قالب سند رسمی انتقال تنظیم گردد.
امکان اعطای وکالت در خصوص حضانت فرزند توسط پدر
در پاسخ به این سوال که آیا پدر می‌تواند حضانت فرزند خود را طی وکالت‌نامه رسمی به شخص دیگری (مانند مادر، پدربزرگ، مادربزرگ یا فرد معتمد دیگر) واگذار نماید، پاسخ مثبت داده شد. تاکید شد که اعطای وکالت در امور مربوط به حضانت، به شرط رعایت مصلحت کودک، منع قانونی ندارد و دفاتر اسناد رسمی می‌توانند نسبت به تنظیم چنین وکالت‌نامه‌هایی اقدام نمایند.
مسئولیت و محل صحیح قرارگیری توکن سردفتر در دفترخانه
یکی از همکاران به ایراد بازرس مبنی بر اتصال توکن سردفتر به سیستم کارمند و تلقی آن به عنوان تخلف اشاره کرد. در جلسه توضیح داده شد که سیستم‌های کامپیوتری دفترخانه، متعلق به سردفتر است. تخلف زمانی محرز می‌شود که توکن سردفتر بدون حضور وی و برای ارائه خدمات ثبتی در اختیار کارمندان قرار گیرد. صرف اتصال توکن به یک سیستم خاص در دفترخانه، به تنهایی نمی‌تواند مصداق تخلف باشد، بلکه باید سایر شرایط قانونی مبنی بر سوءاستفاده از توکن در غیاب سردفتر نیز احراز گردد. هدف قانونگذار، جلوگیری از ارائه خدمات ثبتی بدون نظارت و حضور مسئول دفترخانه (سردفتر) است.
پیش‌فروش یا تعهد به بیع: کدام برای املاک در حال ساخت مناسب‌تر است؟ (با نگاهی به ماده ۴ قانون پیش‌فروش و اصلاحات ۱۴۰۳)
در خصوص تنظیم سند برای املاک در حال ساخت، این سوال مطرح شد که آیا تنظیم سند “پیش‌فروش” ارجحیت دارد یا “تعهد به بیع”. پاسخ داده شد که تنظیم قرارداد پیش‌فروش مطابق با قانون پیش‌فروش ساختمان مصوب ۱۳۸۹، به دلیل حمایت‌های قانونی بیشتر از پیش‌خریدار و شفافیت در تعهدات طرفین، گزینه بهتری است. هرچند بنا به درخواست متعاملین، تنظیم سند تعهد به بیع نیز امکان‌پذیر است.
مدارک لازم برای تنظیم قرارداد پیش‌فروش طبق ماده ۴ قانون پیش‌فروش ساختمان (با در نظر گرفتن اصلاحات قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول مصوب ۱۴۰۳):
- سند رسمی مالکیت یا سند رسمی اجاره با حق احداث بنا یا قرارداد رسمی حاکی از اینکه مورد معامله در ازاء سرمایه‌گذاری با حق فروش از طریق احداث بنا بر روی عرصه به پیش‌فروشنده اختصاص یافته است.
پروانه ساخت کل ساختمان و شناسنامه فنی مستقل برای هر واحد. (این بند به موجب ماده ۱۵ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول مصوب ۱۴۰۳ حذف گردید)- بیمه‌نامه مربوط به مسؤولیت موضوع ماده (۹) این قانون (مسئولیت‌های ناشی از عیب بنا و…).
تأییدیه مهندس ناظر ساختمان مبنی بر پایان عملیات پی ساختمان. (این بند به موجب ماده ۱۵ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول مصوب ۱۴۰۳ حذف گردید)- پاسخ استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک.
تبصره ماده ۴ (حذف شده): در مجموعه‌های احداثی که پیش‌فروشنده تعهداتی در برابر مرجع صادر کننده پروانه از قبیل آماده‌سازی و انجام فضاهای عمومی و خدماتی با پرداخت حقوق دولتی و عمومی و نظارت آن دارد، اجازه پیش‌فروش واحدهای مذکور منوط به حداقل سی‌درصد (۳۰٪) پیشرفت در انجام سرجمع تعهدات مربوط و تأیید آن توسط مرجع صادر کننده پروانه می‌باشد. (این تبصره نیز به موجب ماده ۱۵ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول مصوب ۱۴۰۳ حذف گردید)
بنابراین، در حال حاضر برای تنظیم سند پیش‌فروش، ارائه سند مالکیت، بیمه‌نامه مسئولیت و پاسخ استعلام ثبتی الزامی است. هزینه تنظیم این سند نیز بر اساس قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین محاسبه می‌شود.
انتقال ملک به نام مادر و اخذ وکالت فروش توسط فرزند: چالش‌های احتمالی
موردی مطرح شد که در آن پسری برای استفاده از امتیازات طرح‌های ملی مسکن، آپارتمانی را خریداری و به نام مادر خود ثبت کرده و همزمان وکالت فروش بلاعزل از مادر اخذ نموده است. پس از مدتی، پسر با استفاده از همان وکالت‌نامه، ملک را به نام خود منتقل کرده است. سوال این بود که آیا سایر فرزندان مادر می‌توانند مدعی شوند که این انتقال صوری بوده و مادر وجهی در قبال آن دریافت نکرده است؟
پیشنهاد شد که برای جلوگیری از مشکلات آتی و شفاف‌سازی موضوع، یک اقرارنامه رسمی از مادر تنظیم شود که در آن به تفصیل جریان امور، از جمله علت اولیه ثبت ملک به نام ایشان و رضایت کامل وی به انتقال بعدی ملک به نام پسر (بدون دریافت وجه یا با شرایط خاص مورد توافق) شرح داده شود و به امضای مادر برسد. این اقرارنامه می‌تواند به عنوان مدرکی دال بر رضایت و آگاهی کامل مادر، در دعاوی احتمالی مورد استناد قرار گیرد.
امکان تنظیم سند صلح عمری برای زمین بدون منفعت ظاهری
در پاسخ به این سوال که آیا می‌توان زمینی را که در حال حاضر منفعت مشهود و ملموسی ندارد (مثلاً زمین بایر)، موضوع عقد صلح عمری قرار داد، پاسخ مثبت داده شد. استدلال شد که زمین فی‌نفسه دارای منافع بالقوه و آتی است و عدم بهره‌برداری فعلی از آن، نافی امکان صلح منافع آتی (صلح عمری) نیست. بنابراین، تنظیم سند صلح عمری برای چنین املاکی بلامانع است.
شرایط و نحوه فک رهن اسناد رهنی ثبت شده در سایر دفاتر
پرسیده شد آیا فک رهن سندی که در دفترخانه دیگری به ثبت رسیده، در دفترخانه فعلی امکان‌پذیر است؟ پاسخ داده شد که بله، این امر میسر است. اما پیش از اقدام به فک رهن، ابتدا باید از دفترخانه تنظیم‌کننده سند رهنی اولیه، استعلام مبنی بر عدم صدور اجرائیه برای آن سند اخذ گردد. همچنین اشاره شد که امکان بررسی وضعیت صدور یا عدم صدور اجرائیه از طریق سامانه‌های الکترونیکی سازمان ثبت نیز وجود دارد. پس از اطمینان از عدم صدور اجرائیه، می‌توان نسبت به فک رهن در دفترخانه دیگر اقدام نمود.
اعتبار تعهدنامه زوج مبنی بر انتقال ملک آینده به همسر
در خصوص تعهد زوج در دفتر اسناد رسمی مبنی بر اینکه اگر در آینده ملکی را خریداری نماید، نیمی از آن را به نام همسر خود منتقل خواهد کرد، سوال شد. پاسخ داده شد که چنین تعهدی معتبر است و در صورت عدم ایفای تعهد از سوی زوج پس از خرید ملک، همسر می‌تواند از طریق دادگاه، الزام وی به ایفای تعهد (انتقال سهم مقرر از ملک) را درخواست نماید. اینگونه تعهدات در چارچوب ماده ۱۰ قانون مدنی (اصل آزادی قراردادها) و سایر مقررات مربوط به تعهدات، قابل بررسی و پیگیری است.
صلح اعیان آپارتمان و نکات مربوط به املاک وقفی
در مورد امکان صلح اعیان یک واحد آپارتمان سوال شد که پاسخ مثبت بود. یعنی مالک می‌تواند صرفاً اعیان (ساختمان و مستحدثات) آپارتمان خود را، جدا از عرصه (زمین)، به دیگری صلح نماید (مثلاً صلح عمری یا رقبی برای اعیان). در ادامه به نکته‌ای در خصوص املاک وقفی اشاره شد: اگر ملکی که اعیان آن مورد صلح قرار می‌گیرد، دارای عرصه وقفی باشد، هرچند اخذ موافقت اداره اوقاف برای صلح اعیان از نظر قانونی الزام مطلق ندارد (زیرا صلح مربوط به حقوق مالکانه بر اعیان است و نه رقبه وقف)، اما توصیه شد که به منظور جلوگیری از مشکلات احتمالی و رعایت جوانب احتیاط، بهتر است موافقت اداره اوقاف و امور خیریه نیز اخذ گردد. این موضوع در جلسات قبلی نیز به تفصیل مورد بحث قرار گرفته بود.
نتیجه‌گیری
جلسه هفتگی کانون سردفتران و دفتریاران مرکز در تاریخ ۲۱ اردیبهشت ۱۴۰۴، بار دیگر فرصتی مغتنم برای طرح پرسش‌ها، ابهامات و تبادل تجربیات در خصوص موضوعات متنوع و کاربردی حرفه دفاتر اسناد رسمی بود. مباحثی چون تجمیع املاک، گواهی امضا، وکالت، پیش‌فروش، صلح و رهن، نشان‌دهنده گستردگی و پیچیدگی مسائل حقوقی و ثبتی است که همکاران محترم روزانه با آن سروکار دارند. ادامه این جلسات و به اشتراک‌گذاری دانش و تجربیات، نقش بسزایی در ارتقای سطح کیفی خدمات دفاتر اسناد رسمی و کاهش اختلافات خواهد داشت. وب‌سایت محضرچی نیز همواره تلاش دارد با انتشار این مطالب، گامی در جهت اطلاع‌رسانی و آموزش همکاران گرامی بردارد.
