این اطلاعیه مهم از اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران، با هدف بهبود و تسریع فرآیند اجرای اسناد رسمی، دستورالعمل‌های جدیدی را برای ورود صحیح اطلاعات درخواستهای مراجعین توسط دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابلاغ می‌کند. رعایت این نکات، ضمن کاهش حجم کار دبیرخانه‌ها، به تسهیل امور متقاضیان نیز کمک شایانی خواهد کرد.
تسهیل و تسریع در فرآیند اجرای اسناد: راهنمای جامع دفاتر اسناد رسمی
راهنمای دفاتر اسناد رسمی برای ثبت دقیق درخواستهای اجرایی و تسهیل فرآیند اجرا
یکی از مهم‌ترین وظایف دفاتر اسناد رسمی، ثبت دقیق و صحیح اطلاعات مربوط به معاملات و تعهدات افراد است. این دقت، به ویژه در فرآیند اجرای اسناد و پیگیری پرونده‌های اجرایی، از اهمیت بسزایی برخوردار است.
اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران، با توجه به شیوه نامه ابلاغی سازمان و به منظور رفع برخی مشکلات موجود در ورود اطلاعات، دستورالعمل‌های جدیدی را برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق استان تهران تعیین نموده است.
این دستورالعمل‌ها، با هدف تسهیل فرآیند پذیرش و پیگیری درخواستهای اجرایی، به دو روش مشخص برای ارسال اطلاعات به دوایر اجرا اشاره دارند. در این پست، به بررسی دقیق این دستورالعمل‌ها و اهمیت رعایت آن‌ها خواهیم پرداخت.
روش‌های صحیح ورود اطلاعات درخواستهای اجرایی توسط دفاتر اسناد رسمی
بر اساس بخشنامه ابلاغی، دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق استان تهران موظف هستند هنگام ارسال درخواستهای مربوط به پرونده‌های اجرایی به دوایر اجرا، از یکی از دو روش زیر استفاده نمایند:
۱. ورود مستقیم اطلاعات در مکاتبات مکانیزه:
در این روش، دفاتر محترم باید هنگام ثبت اطلاعات در سیستم مکاتبات الکترونیکی، به موارد زیر توجه ویژه داشته باشند:
- ذکر دقیق شماره پرونده ۱۸ رقمی: درج صحیح و کامل شماره پرونده اجرایی، از بروز هرگونه اشتباه و ابهام جلوگیری خواهد کرد.
- ثبت کلاسه بایگانی صحیح: وارد کردن کلاسه بایگانی مربوطه، امکان دسترسی سریع و آسان به سوابق پرونده را فراهم می‌سازد.
- قید کامل نام و نام خانوادگی طرفین پرونده: ذکر دقیق مشخصات هویتی طرفین (محکوم‌له و محکوم‌علیه) از الزامات این روش است.
شایان ذکر است که بر اساس این بخشنامه، متاسفانه در حال حاضر رعایت این موارد به طور کامل توسط برخی از دفاتر صورت نمی‌پذیرد که این امر، مشکلاتی را برای دبیرخانه ادارات اجرا به وجود می‌آورد.
۲. ارسال درخواست به صورت نامه وارده (درخواست تبعی با کد ۰۴۱۵):
این روش، به عنوان بهترین حالت برای ارسال درخواستهای اجرایی به دوایر اجرا معرفی شده است. در این روش، دفاتر محترم می‌توانند درخواستهای خود را به صورت نامه وارده با کد اختصاصی ۰۴۱۵ ارسال نمایند. مزیت این روش آن است که درخواست به صورت آنی در پرونده‌های اجرایی مربوطه قرار گرفته و فرآیند رسیدگی را تسریع می‌بخشد.
اهمیت رعایت دستورالعمل‌های جدید برای دفاتر اسناد رسمی
رعایت دقیق موارد ذکر شده در این بخشنامه، از سوی دفاتر اسناد رسمی استان تهران، مزایای متعددی را به همراه خواهد داشت که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- کاهش حجم کار دبیرخانه ادارات اجرا: با ورود صحیح و یکپارچه اطلاعات، نیاز به بررسی و اصلاح موارد ناقص توسط دبیرخانه‌ها به حداقل خواهد رسید.
- تسهیل و تسریع در فرآیند رسیدگی به پرونده‌ها: دسترسی آسان و سریع به اطلاعات صحیح، روند رسیدگی به درخواستهای اجرایی را سرعت می‌بخشد.
- رضایت بیشتر متقاضیان: با تسریع در فرآیند اجرا، مراجعین و ذینفعان پرونده‌های اجرایی از خدمات ارائه شده رضایت بیشتری خواهند داشت.
نتیجه‌گیری
بخشنامه اخیر اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران، گامی مهم در جهت بهبود و تسهیل فرآیند اجرای اسناد رسمی محسوب می‌شود. انتظار می‌رود با همکاری و دقت دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در رعایت دستورالعمل‌های ابلاغی، شاهد ارتقای کیفیت خدمات و افزایش رضایت مراجعین باشیم. استفاده از روش دوم (ارسال درخواست به صورت نامه وارده با کد ۰۴۱۵) به دلیل مزایای آن، به عنوان روش ارجح توصیه می‌گردد.
نسخه کامل متن رسمی:
شماره: ۱۰۱/14۰۳/96438
تاریخ: ١٤۰۳/۰۹/۱۱
از: محمد افخمی عمودیزج، مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان تهران
به: جناب آقای خندانی ریاست محترم کانون سردفتران و دفتریاران؛ سرکار خانم شبیبی سرپرست محترم امور اسناد اداره کل ثبت استان تهران
موضوع: ورود اطلاعات درست درخواستهای مراجعین اجرا توسط دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق
با سلام،
احتراماً به استحضار می‌رساند با عنایت به بند ۳ ماده ۱ شیوه نامه ابلاغی سازمان مصوب ۱۴۰۳/۰۶/۰۳ در خصوص پذیرش هرگونه درخواست و پیگیری اقدامات اجرایی توسط طرفین پرونده‌های اجرایی از طریق دفاتر اسناد رسمی به دوایر اجرا صورت می‌پذیرد به دو طریق یک یا دو به شرح ذیل ارسال نمایند:
- دفاتر مذکور هنگام ورود اطلاعات در مکاتبات مکانیزه شماره پرونده ۱۸ رقمی و کلاسه بایگانی صحیح و نام و نام خانوادگی طرفین پرونده را ذکر نمایند (عموماً توسط دفاتر رعایت نمی‌گردد)
- دفاتر مذکور چنانچه درخواست‌ها را به صورت نامه وارده (درخواست تبعی با کد 0415) ارسال نمایند به صورت آنی در پرونده‌های اجرایی قرار می‌گیرد (بدیهی است روش دوم بهترین حالت می باشد.)
لذا با رعایت موارد مذکور توسط دفاتر محترم در حجم کار دبیرخانه ادارات اجرا علی‌الخصوص اداره پنجم اجرای تهران، متصدیان دبیرخانه با مشکل مواجه نمی‌شوند و این امر موجب سهولت کار متقاضیان خواهد شد.
گیرندگان رونوشت:
- ریاست محترم اداره بازرسی، ارزیابی عملکرد و رسیدگی به شکایات اداره کل ثبت تهران جهت اطلاع و اقدام لازم
- رؤسای محترم ادارات ثبت شهرستانهای استان تهران جهت اطلاع
- رؤسای محترم ادارات پنجگانه اجرای شهر تهران جهت اطلاع
سوالات متداول:
چرا ورود دقیق اطلاعات در درخواستهای اجرایی اهمیت دارد؟ ورود صحیح اطلاعات، فرآیند رسیدگی به پرونده‌ها را تسریع کرده و از بروز اشتباهات و تاخیرات جلوگیری می‌کند.
کدام روش برای ارسال درخواستهای اجرایی به دوایر اجرا ارجحیت دارد؟ روش ارسال درخواست به صورت نامه وارده با کد ۰۴۱۵ به دلیل قرارگیری آنی در پرونده، روش ارجح محسوب می‌شود.
اگر اطلاعات به صورت نادرست وارد شود چه مشکلاتی به وجود می‌آید؟ ورود نادرست اطلاعات می‌تواند منجر به افزایش حجم کار دبیرخانه‌ها، تاخیر در رسیدگی به پرونده‌ها و نارضایتی مراجعین شود.
