درخصوص سوالات متعدد دفاتر اسناد رسمی و رویه های مختلف در خصوص حدود صلاحیت دفاتر اسناد رسمی نسبت به تطبیق اوراق و مدارک ابرازی مراجعین
با توجه به صلاحیت ذاتی و عام دفاتر اسناد رسمی در مطابقت اصول اسناد و مدارک با تصویر آنها و مستنداً به مفاد ماده یک قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354 و ماده 57 قانون آیین دادرسی دادگاه های عمومی و انقلاب در امور مدنی مصوب 1379 و بند 35 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی و تنقیح مناط و وحدت ملاک مستفاد از مواد 1 و 4 آیین دادرسی دیوان عدالت اداری که همگی مشعر بر این معنا می باشد، گواهی نمودن برابری تصویر با اصل کلیه مدارک ابرازی مراجعین دفاتر اسناد رسمی صرفنظر از صحت مفاد و مندرجات آنان، بلامانع و تسجیل سند عادی تلقی نمی گردد، لیکن دفاتر اسناد رسمی نمی توانند بدون ملاحظه اصول مدارک، فتوکپی مصدق آن را مبنای تصدیق قرار دهند.
بخشنامه شماره 66/8027 – 1389/09/20 کانون سردفتران و دفتریاران | ردیف 215 مجموعه بخشنامه های ثبتی
پانوشت
- ماده ۱ قانون دفاتر اسناد رسمی: دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.
- ماده ۵۷ قانون آئین دادرسی مدنی: خواهان باید رونوشت یا تصویر اسناد خود را پیوست دادخواست نماید. رونوشت یا تصویر باید خوانا و مطابقت آن با اصل گواهی شده باشد مقصود از گواهی آن است که دفتر دادگاهی که دادخواست به آنجا داده می‌شود یا دفتر یکی از دادگاه‌های دیگر یا یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی و در جایی که هیچ یک از آنها نباشد بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد در صورتی که رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده باید مطابقت آن با اصل در دفتر یکی از سفارت خانه‌ها و یا کنسولگری‌های ایران گواهی شده باشد. هرگاه اسنادی از قبیل دفاتر بازرگانی یا اساسنامه شرکت و امثال آنها مفصل باشد قسمت‌هایی که مدرک ادعاست خارج نویس شده پیوست دادخواست می‌گردد. علاوه بر اشخاص و مقامات فوق، وکلای اصحاب دعوا نیز می‌توانند مطابقت رونوشت‌های تقدیمی خود را با اصل تصدیق کرده پس از الصاق تمبر مقرر در قانون به مرجع صالح تقدیم نمایند.
- بند ۳۵ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی: دادن فتوکپی به جای رونوشت از اسنادی که ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می‌نمایند یا سردفتر مکلف به ارسال است مشروط بر اینکه فتوکپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر به خارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلا اشکال است.
- ماده ۱ آئین دادرسی دیوان عدالت اداری: رسیدگی در دیوان عدالت اداری محتاج به تقدیم دادخواست است که باید به زبان فارسی و با خط خوانا روی برگ رسمی دادخواست به تعداد طرف شکایت به اضافه یک نسخه نوشته شود و به امضا یا اثر انگشت شاکی یا نماینده قانونی او برسد. امضاء یا اثر انگشت شاکی یا نماینده قانونی او به وسیله دفتر شعب دیوان یا دفتر یکی از دادگاه‌ها یا دفتر اسناد رسمی یا شورای محلی یا یکی از ادارات دولتی یا نهادهای انقلابی و در مورد افراد مقیم خارج از کشور به وسیله مأمورین کنسولی جمهوری اسلامی ایران گواهی شود. به دادخواست باید طبق مقررات قانونی تمبر قانونى الصاق و ابطال شود.
- ماده ۴ آئین دادرسی دیوان عدالت اداری: شاکی باید رونوشت یا تصویر خوانای مصدق مدارک خود را به تعداد اد طرف شکایت به اضافه یک نسخه پیوست دادخواست نماید. مطابقت رونوشت یا تصویر مدارک با اصل آنها باید به تصدیق یکی از مراجع مذکور در ذیل ماده یک برسد چنانچه اسناد به زبان فارسی نباشد باید ترجمه آنها به گواهی مترجم رسمی یا مأمورین کنسولی جمهوری اسلامی ایران رسیده و به تعداد طرف شکایت به اضافه یک نسخه ضمیمه شود.
