اهمیت احراز هویت دقیق اتباع بیگانه در دفاتر اسناد رسمی
احراز هویت دقیق افراد، به‌ویژه اتباع بیگانه، یکی از وظایف اصلی و حساس دفاتر اسناد رسمی هنگام تنظیم هرگونه سند رسمی است. ارائه مدارک شناسایی معتبر، اساس این فرآیند را تشکیل می‌دهد. اما آیا صرف داشتن کارت اقامت برای یک تبعه خارجی کافی است تا بتواند سندی را در دفترخانه تنظیم کند؟ رای وحدت رویه شماره ۳۴ کانون سردفتران و دفتریاران به این پرسش مهم پاسخ منفی می‌دهد و بر لزوم ارائه مدارک کامل‌تر تاکید دارد.
رای وحدت رویه شماره ۳۴: کارت اقامت به تنهایی کافی نیست
رای وحدت رویه شماره ۳۴ کانون سردفتران و دفتریاران، که مستند به بند (یک) بخشنامه شماره ۹۷۱۰/۳۷۰ مورخ ۱۳۷۹/۱۱/۲۵ این کانون و مورد تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است، به طور قاطع اعلام می‌دارد:
“تنظیم اسناد برای اتباع بیگانه، تنها با ارائه کارت اقامت (بدون گذرنامه) وجهه قانونی ندارد.”
این بدان معناست که دفاتر اسناد رسمی مجاز نیستند صرفاً بر اساس کارت اقامت یک تبعه خارجی، هویت او را احراز شده تلقی کرده و برای وی سند رسمی تنظیم کنند. عدم ارائه گذرنامه معتبر در کنار کارت اقامت، فرآیند تنظیم سند را از منظر قانونی با چالش مواجه می‌کند.
چرا گذرنامه در کنار کارت اقامت الزامی است؟
اگرچه رای وحدت رویه به صراحت دلایل این الزام را بیان نمی‌کند، اما می‌توان دلایل منطقی و حقوقی زیر را برای آن متصور شد:
- گذرنامه به عنوان سند شناسایی بین‌المللی: گذرنامه اصلی‌ترین سند هویتی بین‌المللی هر فرد است که تابعیت وی را مشخص می‌کند.
- کارت اقامت مکمل است نه جایگزین: کارت اقامت، مجوز حضور و اقامت قانونی تبعه خارجی در کشور میزبان (ایران) را نشان می‌دهد و اطلاعات هویتی گذرنامه را تکمیل می‌کند، اما جایگزین آن نیست.
- احراز هویت کامل و دقیق‌تر: بررسی همزمان گذرنامه و کارت اقامت به سردفتر امکان می‌دهد تا اطلاعات هویتی (نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد، عکس) و وضعیت اقامتی فرد را با دقت بیشتری تطبیق و تأیید کند.
- جلوگیری از سوءاستفاده: الزام به ارائه هر دو مدرک، امکان جعل یا سوءاستفاده از مدارک هویتی را کاهش می‌دهد.
- اعتبار ویزا و مهر ورود و خروج: گذرنامه معمولاً حاوی اطلاعات مهمی درباره نوع و اعتبار ویزا و مهرهای ورود و خروج است که می‌تواند در برخی موارد برای تنظیم سند مرتبط باشد.
چه اسنادی مشمول این رای می‌شوند؟
رای وحدت رویه شماره ۳۴ به طور کلی به “تنظیم اسناد” اشاره دارد و نوع خاصی از سند را مستثنی نکرده است. بنابراین، می‌توان نتیجه گرفت که این الزام شامل کلیه اسناد رسمی که برای اتباع بیگانه در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود، می‌گردد. از جمله این اسناد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اسناد مربوط به خرید و فروش اموال منقول (مانند خودرو – با رعایت رای وحدت رویه ۳۱)
- اسناد مربوط به خرید و فروش اموال غیرمنقول (در صورت داشتن مجوزهای لازم طبق آیین‌نامه استملاک)
- انواع وکالت‌نامه‌ها (کاری، فروش، جامع و …)
- اقرارنامه‌ها و تعهدنامه‌ها
- رضایت‌نامه‌ها
- اسناد مربوط به ثبت شرکت‌ها (در بخش مربوط به احراز هویت سهامداران یا مدیران خارجی)
- و سایر اسنادی که نیاز به احراز هویت فرد در دفترخانه دارد.
مدارک هویتی معتبر برای اتباع خارجی جهت تنظیم سند
بر اساس مفاد رای وحدت رویه شماره ۳۴ و رویه جاری، مجموعه مدارک هویتی لازم برای احراز هویت اتباع بیگانه در دفاتر اسناد رسمی جهت تنظیم سند، به طور کلی شامل موارد زیر است:
- اصل گذرنامه معتبر: گذرنامه باید دارای اعتبار زمانی باشد.
- اصل کارت اقامت معتبر: کارت اقامت (یا کارت آمایش برای پناهندگان) نیز باید دارای اعتبار باشد.
ارائه همزمان این دو مدرک برای احراز هویت و تنظیم سند ضروری است و صرف ارائه یکی از آن‌ها کافی نمی‌باشد.
مسئولیت سردفتر در احراز هویت اتباع بیگانه
سردفتر اسناد رسمی مسئولیت قانونی احراز هویت صحیح و دقیق متعاملین، اعم از ایرانی و خارجی را بر عهده دارد. رای وحدت رویه شماره ۳۴ نیز به عنوان یک دستورالعمل مشخص، چارچوب این مسئولیت را در قبال اتباع بیگانه روشن‌تر می‌سازد. سردفتر مکلف است:
- اصل گذرنامه و کارت اقامت معتبر تبعه خارجی را رؤیت نماید.
- اطلاعات هویتی مندرج در هر دو مدرک را با یکدیگر و با مشخصات ظاهری فرد تطبیق دهد.
- از اعتبار زمانی هر دو مدرک اطمینان حاصل کند.
- در صورت وجود هرگونه شک یا ابهام، اقدامات لازم برای رفع آن را انجام دهد.
عدم رعایت این موارد و تنظیم سند بر اساس مدارک ناقص، می‌تواند موجب مسئولیت انتظامی و حقوقی برای سردفتر گردد.
نتیجه‌گیری: لزوم ارائه گذرنامه در کنار کارت اقامت
رای وحدت رویه شماره ۳۴ به روشنی تکلیف دفاتر اسناد رسمی و اتباع بیگانه را در خصوص مدارک هویتی لازم برای تنظیم اسناد مشخص می‌کند: ارائه کارت اقامت به تنهایی وجهه قانونی نداشته و کافی نیست. لزوم ارائه گذرنامه معتبر در کنار کارت اقامت معتبر، اقدامی در جهت تضمین صحت احراز هویت، جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی و حفظ اعتبار اسناد رسمی است. بنابراین، اتباع خارجی که قصد انجام امور ثبتی در دفاتر اسناد رسمی ایران را دارند، باید همواره این دو مدرک شناسایی معتبر را به همراه داشته باشند.
نسخه کامل متن رسمی رای وحدت رویه شماره ۳۴
بلاوجهه بودن تنظیم اسناد اتباع بیگانه با کارت اقامت (بدون گذرنامه)
ردیف ۳۴ – تنظیم اسناد برای اتباع بیگانه، تنها با ارائه کارت اقامت (بدون گذرنامه) وجهه قانونی ندارد.
بند (یک) بخشنامه شماره ۹۷۱۰ / ۳۷۰ مورخ ۷۹/۱۱/۲۵ کانون سردفتران و دفتریاران تهران (مورد تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طبق نامه شماره ۳۴/۱۰۶۸۷ – ۷۹/۱۰/۲۸ اداره کل امور اسناد و سردفتران تهران).
سوالات متداول
این رای وحدت رویه در ردیف 34 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی چاپ شده است. برای مشاهده سایر آرای وحدت رویه به دسته‌بندی زیر مراجعه کنید:
آرای وحدت رویه کانون سردفتران
