عدم تکلیف دفاتر اسناد رسمی به استعلام از بخشداری/فرمانداری
هنگام تنظیم سند انتقال املاکی که در روستاها یا خارج از محدوده قانونی و حوزه استحفاظی شهرها قرار دارند، مراحل اداری و استعلامات لازم یکی از دغدغه‌های اصلی متعاملین و دفاتر اسناد رسمی است. یکی از سوالات متداول در این زمینه، مربوط به لزوم یا عدم لزوم اخذ استعلام از مراجع تقسیمات کشوری مانند بخشداری یا فرمانداری است.
رای وحدت رویه ردیف ۴۲ کانون سردفتران و دفتریاران، با هدف ایجاد شفافیت و وحدت رویه، به طور خاص به این موضوع پرداخته و تکلیف دفاتر اسناد رسمی را مشخص کرده است. این رای، پس از بررسی قوانین و مقررات مرتبط، به این نتیجه رسیده که دفاتر تکلیفی برای انجام این استعلام ندارند. در ادامه، جزئیات و اهمیت این رای را تشریح می‌کنیم.
موضوع رای وحدت رویه ۴۲: استعلام برای املاک خارج از محدوده شهر
محور اصلی این رای، پاسخ به این پرسش است که آیا دفاتر اسناد رسمی قانوناً موظف هستند پیش از تنظیم و ثبت سند انتقال قطعی املاک و اراضی واقع در خارج از محدوده قانونی و حوزه استحفاظی شهرها، وضعیت ملک را از بخشداری یا فرمانداری مربوطه استعلام نمایند یا خیر.
حکم قاطع رای: عدم وجود تکلیف قانونی برای استعلام از بخشداری/فرمانداری
پاسخ رای وحدت رویه ۴۲ به سوال فوق، کاملاً روشن و صریح است: “… تکلیفی در رابطه با استعلام از بخشداری یا فرمانداری برای دفاتر اسناد رسمی… به نظر نمی‌رسد.” این عبارت به معنای آن است که در مجموعه قوانین و مقررات لازم‌الاجرا (تا زمان صدور رای)، هیچ الزام و وظیفه قانونی مشخصی برای دفاتر اسناد رسمی جهت انجام این استعلام خاص، پیش‌بینی نشده است. بنابراین، دفاتر نمی‌توانند به استناد عدم وجود پاسخ استعلام از بخشداری/فرمانداری، از تنظیم سند خودداری کنند و مراجعین نیز تکلیفی به پیگیری این استعلام ندارند.
محدوده جغرافیایی شمول رای چیست؟
تاکید رای بر عبارت “املاک خارج از محدوده شهری و حوزه استحفاظی شهرها” بسیار مهم است. این به آن معناست که این رای صرفاً شامل املاکی می‌شود که:
- در داخل مرزهای رسمی و قانونی تعریف شده برای یک شهر قرار ندارند.
- در محدوده استحفاظی (حریم) شهرها نیز واقع نشده‌اند.
بنابراین، این رای عمدتاً اراضی کشاورزی، باغات، املاک واقع در روستاها و به طور کلی هر ملکی که خارج از این دو محدوده تعریف شده قرار دارد را در بر می‌گیرد. وضعیت املاک داخل محدوده یا حریم شهرها ممکن است تابع قوانین و استعلامات دیگری باشد.
مبنای صدور رای وحدت رویه ۴۲
رای ۴۲ استدلال خود را بر “توجه به قوانین و مقررات مربوطه” بنا نهاده است. این بدان معناست که هیئت بررسی کننده در کانون سردفتران و دفتریاران و مقام تایید کننده در سازمان ثبت، با بررسی قوانین حاکم (مانند قانون ثبت، قانون شهرداری‌ها، قوانین مربوط به اراضی و…) در زمان صدور رای، به این نتیجه رسیده‌اند که هیچ ماده یا تبصره قانونی، چنین وظیفه‌ای (استعلام از بخشداری/فرمانداری) را به صراحت بر عهده دفاتر اسناد رسمی قرار نداده است.
اهمیت و تاثیر رای بر فرآیند تنظیم سند
صدور این رای وحدت رویه دارای آثار مثبت و مهمی در عمل بوده است:
- کاهش بوروکراسی: یک مرحله استعلام غیرضروری از فرآیند ثبت اسناد حذف شده است.
- تسریع در انجام کار: زمان مورد نیاز برای تنظیم و ثبت سند انتقال اینگونه املاک کاهش یافته است.
- کاهش هزینه‌ها: هزینه‌های احتمالی مربوط به پیگیری و دریافت این استعلام حذف شده است.
- ایجاد وحدت رویه: از برخورد سلیقه‌ای دفاتر در الزام یا عدم الزام به این استعلام جلوگیری کرده است.
- شفافیت قانونی: تکلیف دفاتر و مراجعین در این خصوص به روشنی مشخص شده است.
هشدار مهم: این رای به معنای عدم نیاز به سایر استعلامات نیست!
نکته بسیار حیاتی: نباید از این رای چنین برداشت کرد که برای انتقال املاک خارج از محدوده شهر، هیچ استعلامی لازم نیست! رای وحدت رویه ۴۲ صرفاً و منحصراً تکلیف استعلام از بخشداری و فرمانداری را منتفی دانسته است. این به هیچ عنوان به معنای حذف سایر استعلامات قانونی و ضروری نیست.
دفاتر اسناد رسمی همچنان موظف هستند استعلامات لازم دیگر را حسب مورد و طبق آخرین قوانین و بخشنامه‌ها دریافت کنند، از جمله مهم‌ترین آنها:
- استعلام از اداره ثبت اسناد و املاک محل (برای احراز مالکیت، وضعیت ثبتی ملک، عدم بازداشت و…).
- استعلام از اداره امور مالیاتی (برای دریافت گواهی پرداخت مالیات نقل و انتقال).
- در مورد اراضی کشاورزی و باغات خارج از محدوده، ممکن است نیاز به استعلام از اداره جهاد کشاورزی (برای رعایت قوانین مربوط به حفظ کاربری اراضی زراعی و باغ‌ها) باشد.
- استعلامات احتمالی دیگر بسته به نوع ملک و قوانین خاص حاکم بر آن.
بنابراین، رای ۴۲ فقط یک استعلام خاص را غیرضروری اعلام کرده و سایر الزامات قانونی کماکان پابرجا هستند.
مستندات صدور رای وحدت رویه
این رای بر اساس بند (۴) بخشنامه شماره ۱۱/۳۷۱۰۰ مورخ ۷۹/۱۱/۲۵ کانون سردفتران و دفتریاران تهران صادر و به تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز رسیده است (طبق نامه‌های شماره ۳۴/۹۲۷۳ و ۳۴/۶۳۸۵ مورخ ۷۹/۱۰/۲۸ اداره کل امور اسناد و سردفتران).
نتیجه‌گیری نهایی
رای وحدت رویه ردیف ۴۲ کانون سردفتران، یک قاعده روشن و کاربردی را برای دفاتر اسناد رسمی و عموم مردم بیان می‌کند: برای تنظیم سند انتقال املاکی که خارج از محدوده و حوزه استحفاظی شهرها قرار دارند، نیازی به استعلام از بخشداری یا فرمانداری نیست و دفاتر تکلیفی در این زمینه ندارند. این رای با هدف کاهش مراحل غیرضروری و تسریع در کار صادر شده است. با این حال، تاکید می‌شود که این رای فقط مربوط به استعلام از بخشداری/فرمانداری بوده و لزوم اخذ سایر استعلامات قانونی لازم برای انتقال ملک (مانند ثبت، دارایی، و حسب مورد جهاد کشاورزی) همچنان به قوت خود باقی است.
سوالات متداول
نسخه کامل متن رسمی رای وحدت رویه ۴۲
عدم تکليف استعلام از بخشداری یا فرمانداری جهت تنظیم اسناد انتقال املاک خارج از محدوده شهری
با توجه به قوانین و مقررات مربوطه، تکلیفی در رابطه با استعلام از بخشداری یا فرمانداری برای دفاتر اسناد رسمی در مورد تنظیم اسناد انتقال املاک خارج از محدوده شهری و حوزه استحفاظی شهرها به نظر نمی رسد.
(مستند به: بند (۴) بخشنامه شماره ۱۱/۳۷۱۰۰ مورخ ۷۹/۱۱/۲۵ کانون سردفتران و دفتریاران تهران؛ مورد تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور طبق نامه‌های شماره ۳۴/۹۲۷۳ – ۷۹/۱۰/۲۸ و ۳۴/۶۳۸۵ – ۷۹/۱۰/۲۸ اداره کل امور اسناد و سردفتران).
این رای وحدت رویه در ردیف ۴۲ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی (بخش آرای وحدت رویه کانون سردفتران) چاپ شده است.
برای مشاهده سایر آرای وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران می‌توانید به دسته‌بندی زیر در سایت محضرچی مراجعه کنید:
آرای وحدت رویه کانون سردفتران در محضرچی
