نگاهی عمیق به چالش‌ها و پرسش‌های رایج در دفاتر اسناد رسمی
کانون سردفتران و دفتریاران تهران به صورت هفتگی میزبان جلسات هم‌اندیشی با حضور سردفتران، دفتریاران و کارمندان محترم دفاتر اسناد رسمی است. این جلسات فرصتی مغتنم برای تبادل نظر، طرح پرسش‌ها و بررسی چالش‌های روزمره حرفه خطیر سردفتری محسوب می‌شود. وب‌سایت محضرچی مفتخر است که خلاصه‌ای از مباحث مطرح شده در یکی از این جلسات را، با هدف اطلاع‌رسانی و افزایش آگاهی همکاران گرامی، منتشر نماید. لازم به ذکر است که مطالب پیش رو صرفاً بازتاب نظرات و دیدگاه‌های حاضرین در جلسه بوده و لزوماً مبنای قانونی یا بخشنامه لازم‌الاتباع تلقی نمی‌گردد. هدف ما ارائه تصویری از دغدغه‌های موجود و بحث‌های جاری در جامعه سردفتری است.
چالش عمومی‌سازی تخلفات سردفتران
یکی از دغدغه‌های مطرح شده در جلسه، نحوه اطلاع‌رسانی تخلفات احتمالی سردفتران در جراید بود. یکی از حاضرین این سوال را مطرح کرد که چرا اخباری مبنی بر تخلف تعداد قابل توجهی از سردفتران و انفصال تعدادی از آن‌ها به صورت عمومی منتشر می‌شود؟
ایشان معتقد بود که این نوع اطلاع‌رسانی می‌تواند منجر به ایجاد دیدگاه منفی و بی‌اعتمادی عمومی نسبت به دفاتر اسناد رسمی شود، به خصوص که ممکن است برخی از این موارد پس از پیگیری از طریق دیوان عدالت اداری، اساساً تخلف تشخیص داده نشوند. این نگرانی از آن جهت اهمیت دارد که حفظ جایگاه و اعتبار دفاتر اسناد رسمی در جامعه، امری حیاتی است.
ابهام در پایلوت شدن دفاتر برای ثبت شرکت‌ها
سوال دیگری در خصوص فرآیند انتخاب دفاتر اسناد رسمی به عنوان پایلوت برای ثبت شرکت‌ها مطرح شد. پرسش این بود که چرا تنها تعداد محدودی از دفاتر برای این امر انتخاب شده‌اند و معیارها و نحوه این انتخاب شفاف نیست؟ همچنین این ابهام وجود داشت که چرا امکان پایلوت شدن برای تعداد بیشتری از دفاتر فراهم نمی‌گردد.
متاسفانه در جلسه پاسخ مشخصی به این سوال داده نشد و عنوان گردید که روند و معیارهای این انتخاب در حال حاضر مشخص نیست. شفاف‌سازی در این زمینه می‌تواند به ایجاد فرصت برابر برای تمامی دفاتر کمک کند.
محاسبه حق‌الثبت و حق‌التحریر اسناد پیش‌فروش، قولنامه و مشارکت
یکی از مباحث مهم و کاربردی جلسه، نحوه محاسبه حق‌الثبت و حق‌التحریر برای اسنادی نظیر پیش‌فروش، قولنامه و مشارکت در ساخت بود که در قانون الزام به ثبت رسمی آن‌ها تاکید شده است. در پاسخ به این سوال، به مواد ۵ و ۲۲ آیین‌نامه اجرایی قانون پیش‌فروش ساختمان استناد شد:
- ماده ۵ قانون پیش‌فروش: تنظیم قرارداد پیش‌فروش و واگذاری حقوق و تعهدات ناشی از آن نزد دفاتر اسناد رسمی با پرداخت حق‌الثبت و بدون ارائه گواهی مالیاتی صرفاً در قبال پرداخت حق‌التحریر طبق تعرفه خاص قوه‌قضائیه صورت می‌گیرد.
- ماده ۲۲ آیین‌نامه اجرایی: مأخذ محاسبه حق‌الثبت موضوع ماده (۵) قانون، بر اساس ماده (۱) قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین (مصوب ۱۳۷۳ و اصلاحات بعدی) می‌باشد.
برخی از حاضرین معتقد بودند که محاسبه این هزینه‌ها مشابه سند قطعی است. همچنین بحثی در مورد قراردادهای مشارکت در ساخت و مبلغی که به عنوان “بلاعوض” دریافت می‌شود، شکل گرفت. سوال این بود که آیا این مبلغ بلاعوض نیز باید مبنای محاسبه حق‌الثبت و حق‌التحریر قرار گیرد؟ نظر اکثریت حاضرین بر این بود که مبلغ بلاعوض نباید در محاسبه لحاظ شود، هرچند نظرات مخالفی نیز وجود داشت. در خصوص نحوه محاسبه مالیات این اسناد نیز اشاره شد که در به‌روزرسانی‌های جدید سامانه ثبت آنی، با وارد کردن “شناسه جام“، سیستم به صورت خودکار مالیات متعلقه را محاسبه می‌کند.
وضعیت نامشخص دفتر امانات
وضعیت “دفتر امانات” و نحوه ثبت قبوض و اسناد در آن، موضوع دیگری بود که مورد بحث قرار گرفت. با توجه به راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، این سوال مطرح شد که آیا همچنان نیاز به ثبت در دفتر امانات فیزیکی به روال سابق وجود دارد یا خیر؟ آیا دفتر امانات نیز مانند دفاتر گواهی امضا و دفاتر جاری باید جمع‌آوری شده و ثبت صرفاً در سامانه صورت پذیرد؟
با توجه به عدم وجود شیوه‌نامه یا بخشنامه مشخص در این خصوص، نظر اکثریت حاضرین بر این بود که تا زمان تعیین تکلیف قطعی، ثبت در دفاتر امانات فیزیکی همچنان باید ادامه یابد و این دو (سامانه و دفتر فیزیکی) به صورت موازی عمل کنند.
انتقال ملک تجاری-مسکونی بدون سرقفلی
پرسشی در مورد امکان تنظیم سند انتقال برای ملکی که دارای کاربری همزمان تجاری و مسکونی است، اما فروشنده قصد انتقال بخش سرقفلی (حق کسب و پیشه) را ندارد، مطرح گردید. آیا دفترخانه می‌تواند سند انتقال را “به استثنای سرقفلی” تنظیم کند؟
در این مورد اختلاف نظر وجود داشت. برخی معتقد بودند که چنین استثنایی امکان‌پذیر نیست و نظر غالب نیز همین بود. در مقابل، عده‌ای دیگر معتقد بودند که تنظیم سند با ذکر استثناء سرقفلی بلامانع است. این موضوع نیازمند بررسی دقیق‌تر قوانین مربوط به سرقفلی و حقوق تجاری است.
استعلام جهاد کشاورزی برای انتقال اراضی و باغات
نحوه اقدام در خصوص انتقال باغات یا زمین‌هایی که نیازمند استعلام از وزارت جهاد کشاورزی هستند، سوال دیگری بود. پاسخ به این سوال با ارجاع به ماده ۶ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول داده شد. بر اساس این ماده:
- کلیه دستگاه‌هایی که نقل و انتقال ملک منوط به اعلام نظر آن‌هاست (مانند جهاد کشاورزی)، مکلفند حداکثر تا یک‌سال پس از لازم‌الاجرا شدن قانون (یعنی از تیرماه ۱۴۰۴)، با اتصال به سامانه ثبت الکترونیک اسناد، پاسخ استعلام را به صورت آنی ارسال کنند.
- در صورت عدم ارسال پاسخ در موعد مقرر، این امر به منزله جواز انجام معامله تلقی شده و سردفتر می‌تواند سند انتقال را تنظیم نماید.
- تبصره ۱: کارکنان متخلف از اجرای این ماده به مجازات‌های اداری محکوم می‌شوند.
- تبصره ۲: برای املاک واقع در پلاک‌های ثبتی که کاداستر در آن‌ها کامل اجرا نشده، مهلت پاسخ وزارتخانه‌های جهاد کشاورزی یا راه و شهرسازی حداکثر یک ماه است.
بنابراین، با اجرایی شدن کامل این ماده، فرآیند استعلام تسهیل و تسریع خواهد شد.
وضعیت اسناد دفترچه‌ای شهرک‌های صنعتی
در خصوص تنظیم اسناد وکالت، رهن و سایر معاملات مربوط به املاک واقع در شهرک‌های صنعتی که دارای اسناد مالکیت دفترچه‌ای قدیمی هستند، بحث شد. اشاره گردید که بر اساس یک مصوبه، ظاهراً تنها بانک‌ها مجاز به پذیرش این اسناد (مثلاً برای ترهین) هستند، زیرا لازمه دریافت خدمات ثبتی نوین، تبدیل این اسناد به سند تک‌برگ است. در عمل نیز برای انجام اموری مانند رهن، سند مادر ملک توسط مالک ارائه شده و مراتب رهن در آن درج می‌گردد. تأکید بر لزوم تبدیل اسناد دفترچه‌ای به تک‌برگ برای تسهیل امور ثبتی و حقوقی است.
تکلیف دفاتر در خصوص عوارض نقل و انتقال شهرداری (ماده ۸ قانون درآمد پایدار)
سوال مهمی در مورد تکلیف دفاتر اسناد رسمی برای اخذ عوارض نقل و انتقال املاک موضوع ماده ۸ قانون درآمدهای پایدار و هزینه شهرداری‌ها و دهیاری‌ها (مصوب ۱۴۰۱) مطرح شد. این ماده مقرر می‌دارد که مالکین موظفند هنگام پرداخت مالیات نقل و انتقال (موضوع ماده ۵۹ ق.م.م)، ۲% (برای املاک) و ۱% (برای حق واگذاری محل) به عنوان عوارض به حساب شهرداری محل واریز نمایند.
پاسخ داده شد که اگرچه این تکلیف قانونی برای مالکین وجود دارد، اما تا زمانی که سامانه‌های لازم طبق ماده ۶ قانون الزام راه‌اندازی نشده باشد، دفاتر اسناد رسمی تکلیفی به وصول مستقیم این عوارض ندارند. همچنین به بخشنامه شماره ۱۴۰۲/۱۷۲۳۲۲ مورخ ۱۴۰۲/۰۹/۰۸ معاونت امور اسناد سازمان ثبت اشاره شد که صراحتاً بیان می‌دارد:
“با توجه به صراحت ماده قانونی مذکور، صرفاً مالکین موظف به پرداخت عوارض یادشده گردیدند و تکلیفی از طرف قانونگذار برای دفاتر اسناد رسمی در این خصوص پیش بینی نشده است. لذا هر گونه الزام به دفترخانه جهت وصول عوارض خلاف قانون موضوعه است.”
بنابراین، در حال حاضر دفاتر تکلیفی به کنترل پرداخت یا وصول این عوارض ندارند.
انتقال ورثه‌ای با اسناد دفترچه‌ای
آیا منعی برای تنظیم سند انتقال سهم‌الارث ورثه برای ملکی که دارای سند دفترچه‌ای است، وجود دارد؟
پاسخ داده شد که اصولاً یک بار انتقال ورثه‌ای با اسناد دفترچه‌ای بلامانع است، حتی اگر خدمات ثبتی مدرن برای این اسناد ارائه نشود. البته لازمه این کار، مراجعه به اداره ثبت مربوطه جهت “داده‌آمایی” و ورود اطلاعات سند به سیستم است. هرچند برخی حاضرین اشاره کردند که بعضی ادارات ثبت ممکن است بدون انجام داده‌آمایی نیز پاسخ استعلام را صادر کنند.
وکالت یا اقرارنامه برای حضانت فرزند
بحث جالبی در مورد حضانت فرزند مطرح شد: آیا زوجه (مادر) می‌تواند طی سندی، حضانت فرزند را پس از ۳ سالگی به زوج (پدر) واگذار کند؟ (با توجه به اینکه طبق قانون مدنی، حضانت تا ۷ سالگی با مادر و پس از آن تا سن بلوغ با پدر است). برخی پیشنهاد تنظیم اقرارنامه را دادند. اما نظر غالب در جلسه این بود که حضانت هم حق است و هم تکلیف، و لذا قابل واگذاری صرف از طریق اقرارنامه نیست. بهترین راهکار، تنظیم سند “وکالت در حضانت” است که از نظر قانونی بلامانع می‌باشد.
همچنین پیشنهاد شد که مطابق یک بخشنامه پیشین (که به دلیل مشکلات ترجمه کلمه “حضانت” در اسناد ارسالی به خارج از کشور صادر شده بود)، بهتر است به جای عبارت “حضانت”، از عبارت “سرپرستی و نگهداری” استفاده شود تا از ایرادات احتمالی بازرسین جلوگیری گردد.
فروش ملک موضوع صلح عمری با شرط عدم فروش
آخرین سوال مربوط به وضعیت پیچیده یک “صلح عمری” بود. در این مورد، مصالح (صلح‌کننده) ملکی را به متصالح (صلح‌گیرنده) صلح کرده، اما حق فسخ برای خود نگه داشته، منافع ملک (حق انتفاع، نه مالکیت منافع) را تا پایان عمر برای خود حفظ کرده و شرط عدم فروش ملک توسط متصالح تا زمان حیات مصالح را نیز در سند درج نموده است. حال، طرفین قصد فروش ملک به شخص ثالثی را دارند. سوال این بود که آیا برای تنظیم سند فروش، امضای متصالح به تنهایی کافی است یا امضای مصالح نیز لازم است؟ پاسخ دقیقی در جلسه ارائه نشد، اما به نظر می‌رسد با توجه به شروط موجود (به خصوص حق فسخ و حق انتفاع مادام‌العمر مصالح و شرط عدم فروش)، امضای هر دو نفر (مصالح و متصالح) ضروری باشد. راهکار دیگر می‌تواند “اقاله” (فسخ توافقی) سند صلح عمری و سپس تنظیم سند قطعی به نام خریدار جدید باشد.
نتیجه‌گیری
جلسه پرسش و پاسخ این هفته کانون سردفتران تهران، بار دیگر نشان‌دهنده پویایی و گستردگی مباحث حقوقی و اجرایی در حرفه سردفتری بود. موضوعات مطرح شده از چالش‌های کلان مانند جایگاه دفاتر در افکار عمومی و ارتباط با سامانه‌های دولتی تا نکات ریز و فنی تنظیم اسناد خاص مانند پیش‌فروش، مشارکت، صلح عمری و وکالت حضانت را در بر می‌گرفت. اگرچه برای برخی سوالات پاسخ‌های نسبتاً روشنی مبتنی بر قوانین یا رویه‌های موجود ارائه شد، اما در موارد دیگر، ابهامات و اختلاف‌نظرها پابرجا ماند که نشان‌دهنده نیاز به شفاف‌سازی بیشتر از سوی مراجع ذی‌صلاح و ادامه گفتگو و هم‌اندیشی میان همکاران است. محضرچی امیدوار است با انتشار این گزارش‌ها، گامی کوچک در جهت اشتراک دانش و تجربیات و کمک به رفع چالش‌های همکاران گرامی بردارد.
