راهنمای اخذ اثر انگشت سردفتر در واحد ثبتی برای تایید نهایی اسناد

راهنمای نصب و استفاده از سیستم اثر انگشت سردفتر

به‌منظور افزایش امنیت و دقت در ثبت اسناد رسمی، استفاده از دستگاه اثر انگشت برای تایید نهایی اسناد در دفاتر اسناد رسمی اجباری شده است.

بر اساس تبصره بند ب ماده ۳۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند از طریق سامانه‌های مربوطه، اقدامات لازم را برای حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران اجرا کند. یکی از این اقدامات، اخذ اثر انگشت سردفتر پس از تایید هر سند است.

برای آشنایی با مراحل اخذ اثر انگشت سردفتر در زمان تایید نهایی، راهنمای PDF منتشرشده توسط سازمان ثبت در سامانه ثبت آنی را از اینجا دانلود کنید.

مراحل استفاده از دستگاه اثر انگشت:

1. ثبت اولیه اثر انگشت: در مرحله نخست، اثر انگشت سردفتر در واحد ثبت اداره کل، ثبت می‌شود تا در مراحل بعدی مورد تطبیق قرار گیرد.
2. تایید نهایی سند: پس از تنظیم سند، فرم تایید نهایی نمایش داده می‌شود و با اخذ اثر انگشت سردفتر، این تایید نهایی انجام می‌گردد.
3. تایید گواهی امضا: در زمان تایید گواهی امضا نیز مشابه مراحل قبلی، اثر انگشت سردفتر تطبیق داده می‌شود تا از صحت گواهی اطمینان حاصل گردد.
4. نمودار عملیات تایید نهایی: نمودار فرآیند تایید نهایی با استفاده از دستگاه اثر انگشت به کاربران کمک می‌کند تا به‌سادگی مراحل تایید نهایی را دنبال کنند.
   این نمودار در صفحه آخر فایل pdf قراردارد.

با استفاده از این سیستم، احتمال بروز خطا در تایید نهایی اسناد و گواهی‌های امضا کاهش یافته و امنیت و صحت عملیات ثبت به‌طور چشمگیری افزایش می‌یابد.

پانوشت:

ماده ۳۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: سردفتر در محل دفترخانه و هم‌زمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد:

الف (اصلاحی 1402): از طریق سامانه، اثرانگشت آنها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک، دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ، و پس از امضا، به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی‌ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.

ب (اصلاحی 1402): مفاد اسناد را به طرف یا طرفین معامله حين امضا اسناد تفهیم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت “از مفاد سند مطلع شدم” درج و به امضای آنها برساند.

• تبصره (الحاقی 1402): سازمان می‌تواند به هر نحو مقتضی، اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه‌های مربوط اعمال نماید.

پ: ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌نامه، صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید، به نحوی که حداقل یک‌سال پس از تنظیم سند، قابل بازخوانی باشد.

• تبصره: قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود.