دفاتر اسناد رسمی (محضر، دفترخانه) + سند رسمی

دفتر اسناد رسمی

(دفترخانه یا محضر) یک نهاد مدنی برای تنظیم حرفه‌ای عقود و قراردادها و ثبت رسمی اسناد در ایران است.

هرچند این نهاد وابسته به قوه قضائیه ایران است ولی بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می‌شود.

دفتر اسناد رسمی به عنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است.

مهم‌ترین کار این نهاد تأمین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه است.

این نهاد دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم است و با تنظیم دقیق اسناد در جلوگیری از وقوع نزاع‌های بی‌مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری نقش دارند.

کمک به تأمین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی‌های خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از کارهای این نهاد است.

از ابتدای تأسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار سنتی و قدیمی اداری و مدیریتی آن، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده‌است.

دفاتر اسناد رسمی بخشی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمناً کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام می‌دهند.

واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده است.

استعلامات دفترخانه

دفترخانه‌ها هنگام تنظیم سند از کدام ادارات استعلام می‌گیرند

1. استعلام از سازمان ثبت احوال

   • دفترخانه هنگام تنظیم کلیه اسناد کد ملی و تاریخ تولد شخص را در سیستم ثبت آنی وارد میکند و ثبت احوال سایر مشخصات مانند: نام، نام خانوادگی، نام پدر، شماره شناسنامه، محل صدور، شماره سریال شناسنامه را به صورت آنی نمایش می دهد.
   • همچنین وضعیت حیات وی و معتبر بودن اطلاعات شخص با سازمان ثبت احوال مشخص می گردد.

2. استعلام افراد ممنوع المعامله

   • پس از دریافت اطلاعات از ثبت احوال در صورتی که شخص ممنوع المعامله باشد به همراه علت ممنوع المعامله بودن به طور کامل نمایش داده می شود.
   • همچنین در صورتی که قبلاً ممنوع المعالمه بوده باشد و رفع ممنوع المعامله بودن آن و علت آنها به طور کامل نمایش داده می شود.

3. استعلام از اداره پست

   • هنگام تنظیم سند پس از دریافت 2 استعلام فوق تعیین اقامتگاه قانونی شخص ضروری است.
   • به طوری که چنانچه در آینده اقامتگاه و نشانی شخص تغییر کند باید به دفترخانه مراجعه نماید و آدرس جدید خود را اعلام نموده و دفترخانه در سیستم ثبت آنی لحاظ خواهد کرد.
   • به همین منظور با ورود کد پستی شخص در سیستم ثبت آنی نشانی کامل او به صورت آنی بارگزاری خواهد شد.

4. استعلام از سازمان ثبت اسناد و املاک

   • در مواردی که قصد انتقال آپارتمان یا هر نوع ملک و زمینی داشته باشید، دفترخانه از سازمان ثبت اسناد و املاک استعلام می نماید که در آن صحت اطلاعات مندرج در سند نظیر: پلاک ثبتی، متراژ، ناحیه ثبتی، بخش ثبتی، شماره دفتر الکترونیک، مشخصات مالک یا مالکین و … به طور کامل مشخص می گردد.
   • جهت دریافت اطلاعات بیشتر کلیک کنید

5. استعلام از اداره امور مالیاتی

   • دفترخانه اسناد رسمی همچنین برای تنظیم اسناد آپارتمان و… باید از سازمان امور مالیاتی هم استعلام نماید و مالیات این نقل و انتقال را بپردازد.
   • و نیز اگر فروشنده هر نوع بدهی مالیاتی داشته باشد مشخص می گردد.
   • برای اطلاعات بیشتر در مورد این استعلام اینجا کلیک کنید

ادله اثبات دعوی

هر کس مدعی حقی باشد باید آن را اثبات کند و مدعی علیه هر گاه در مقام دفاع، مدعی امری شود که محتاج به دلیل باشد اثبات امر بر عهده او است. (ماده 1257 قانون مدنی)

دلایل اثبات دعوی از قرار ذیل است (ماده 1258 قانون مدنی):

به موجب قانون مدنی، ادله اثبات دعوی پنج گونه است که عبارتند از:

1. اقرار

   • اقرار اخبار به حقی است برای غیر، بر ضرر خود.
   • و در فرهنگ عمید آمده‌است که اعتراف کردن به امری به سود دیگری و به زیان خود
   • اقراربه هرلفظی ممکن است به شرط آنکه اقرارکننده بالغ، عاقل، قاصد و مختار باشد

2. سند

   • مدرک یا سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد.
   • قانون مدنی ماده ۱۲۸۴، «نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد.»
   • انواع سند از نظر اعتبار قانونی:
     • سند رسمی: سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند. مثل اسنادی که در دفترخانه‌ها تنظیم می‌شوند و شناسنامه، گواهینامه، احکام استخدام و… . (از ویژگی‌های اسناد رسمی در آیین دادرسی دادگاه‌ها و مراجع رسیدگی‌کنندهٔ غیر دادگستری این است که نمی‌توان نسبت به این اسناد، اظهار انکار یا تردید کرد و تنها می‌توان مدعی جعلی بودن شد. همچنین از دیگر ویژگی‌های این اسناد، قابلیت اجرای مفاد این اسناد از راه حاکمیت دولتی از قبیل دوایر اجرایی ادارهٔ ثبت اسناد و املاک است.)
     • سند عادی: ماده 1289 قانون مدنی: “غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد، عادی است”. به عبارت دیگر، سند عادی عبارت است از سندی که از جانب اشخاص غیررسمی بدون دخالت مأمورین رسمی تنظیم شده و تابع تشریفات خاص نباشد مانند دفاتر و اسناد تجارتی نظیر دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کل. اگر چه اسناد تجارتی یادآوری شده در بالا، دارای تشریفاتی تقریباً مشابه سند رسمی می‌باشند، از آن جهت که شماره گذاری و پلمپ آن‌ها توسط مامورین رسمی دولتی انجام می‌پذیرد، ولی این اسناد نیز سند رسمی محسوب نشده پس سند عادی هستند.

3. شهادت

   • شهادت در فرهنگ لغت ازجمله به معنای گواهی دادن و تأییدکردن است و در دانش حقوقی گواهی کتبی یا شفاهی دادن در محضر دادگاه است.

4. امارات

   • اماره (فقه) در لغت به معنای نشانه و در حقوق اوضاع و احوالی است که به حکم قانون یا به نظر قاضی دلیل بر امری شناخته شود.

5. قسم

   • سوگند یا قسم، اقرار و اعترافی را گویند که شخص از روی شرف و ناموس خود می‌کند و خدا یا بزرگی را شاهد گیرد.

سند رسمی

سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع، قابل استناد باشد. (ماده 1284 قانون مدنی)

سند بر دو نوع است: (ماده 1286 قانون مدنی)

1. سند رسمی.
2. سند عادی.

اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است. (ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی)

غیر از اسناد مذکور در بند فوق، سایر اسناد عادی است. (ماده 1289 قانون مدنی: “غیر از اسناد مذکوره در ماده 1287 سایر اسناد عادی است”.)

نتیجه گیری

پس، اسنادی که در دفترخانه تنظیم می شود برابر ماده 1287 و 1257 و 1289 قانون مدنی، رسمی هستند.

با این توضیحات انجام معاملات به صورت دستی و در قالب قولنامه، مبایعه نامه و همچنین امضای تعهد نامه، اقرارنامه، رضایت نامه و … بین طرفین بدون ثبت رسمی در دفترخانه در قالب سند عادی است و اعتبار سند رسمی را ندارد و در مقام دعوی یا دفاع، قابل استناد نیست.

تفاوت سند رسمی با سند عادی از زبان کانون سردفتران و دفتریاران

از جهات مختلف سند رسمی با سند عادی تفاوت دارد.

سند رسمی، قدرت اجرایی دارد در حالی که در اسناد عادی، اصل بر عدم قدرت اجرایی است؛

تاریخ سند رسمی، هم از لحاظ اصحاب دعوی و هم از نظر اشخاص ثالث، معتبر است در حالی که تاریخ سند عادی، برای اشخاص ثالث مؤثر نیست.

به گزارش میزان، تحقق بخشیدن به عدالت و تظلم خواهی یکی از وظایف اصلی دستگاه قضایی ایران است که در اصل‏ یکصد و پنجاه و ششم قانون اساسی به آن اشاره شده است.

 

در راستای اجرای عدالت، رسیدگی به پرونده‌های دعاوی ملکی یکی از وظایف این نهاد جمهوری اسلامی ایران است.

دعاوی‌ که حجم بسیار انبوهی از پرونده‌های وارده به دستگاه قضایی را تشکیل می‌دهد.

آمار و ارقام این پرونده ها چیزی حدود 50% از دعاوی حقوقی است.

به عبارت بهتر منشأ حداقل 50 درصد از پرونده‌های حقوقی در کشور، ریشه در معاملات عادی و اختلافات مالی دارد.

 

اما دعاوی معاملات عادی و رسمی چیست که این چنین بار سنگینی را به دستگاه قضایی، نظام و نهایتاً مردم تحمیل می‌کند؟

سند رسمی و سند عادی چیست؟

با یک مطالعه مختصر در کتب حقوقی و قوانین می‌فهمیم که اسناد در ایران دارای دو تقسیم بندی سند عادی و سند رسمی هستند.( ماده 1286 قانون مدنی).

در تعریف سند رسمی قانونگذار اینگونه تعریف کرده است که اسنادي که در اداره‌ ثبت اسناد و املاک يا دفاتر اسناد رسمي يا در نزد ساير مأموران رسمي در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند، رسمي است. ( ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی).

سند عادی را هم اینگونه تعریف کرده است که غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷ سایر اسناد عادی است. ( ماده ۱۲۸ قانون مدنی).

با این توضیحات انجام معاملات به صورت دستی و در قالب قولنامه یا مبایعه نامه بین طرفین بدون ثبت رسمی در قالب سند عادی است.

تفاوت سند رسمی با عادی

اما این اسناد در ماهیت چه تفاوت‌هایی دارند و مزایا و معایبشان نسبت به یکدیگر چیست؟

در مورد سند رسمی، فقط ادعای جعل قابل طرح است، در حالی که سند عادی هم در معرض ادعای جعل بوده و هم قابل تکذیب (تردید و انکار) است؛

سند رسمی، تابع تشریفاتی است که از قبل قانون معین کرده، در حالی که اصل در سند عادی عدم تشریفات است.

در سند رسمی، مأمور رسمی دولت در تنظیم آن دخالت دارد، در حالی که سند عادی را افراد به هر نحو بخواهند تنظیم می‌کنند.

به علاوه اینکه سند رسمی، در صورت مفقود شدن، تهیه رونوشت از آن به سادگی ممکن است ولی با گم شدن سند عادی نمی‌شود از رونوشت آن استفاده کامل کرد.

این تفاوت‌ها همه ماجرا نیست.

در حوزه‌ی اموال غیرمنقول (مانند ملک و زمین) قرار بود سند عادی توسط حاکمیت معتبر شناخته نشود (ماده 48 قانون ثبت) و دولت فقط کسی را مالک بشناسد که سند رسمی دارد(ماده 22 قانون ثبت).

ولی مصوبات بعدی مجلس و ابطالیه‌های شورای نگهبان سبب شد نه تنها سند عادی در دادگاه پذیرش شود بلکه به استناد آن سند رسمی نیز باطل گردد.

تا جایی که اختلافات فراوان بین متعاملین سبب شده است هر یک با داشتن سندی عادی، خود را صاحب حق بدانند و توقع داشته باشند این حق را دستگاه قضایی برای آنها ثابت کند.

آسیب‌های اعتباردهی به اسناد عادی چیست؟

این تفاوت در اعتبار اسناد باعث می‌شود پرونده هایی با موضوع ابطال سند رسمی مالکیت، زمین خواری، فروش مال غیر، فرار از پرداخت های قانونی مانند عوارض و مالیات، تغییر کاربری اراضی و… روز به روز بیشتر به دستگاه قضایی کشور وارد شوند.

فروش یک ملک به چند نفر

یکی از جرائمی که در سال‌های گذشته بسیاری از مردم را متضرر کرده است، فروش یک واحد مسکونی همزمان به به چند نفر است.

در این خصوص فروشنده با حضور در بنگاه‌های املاک مکرراً اقدام به تنظیم بیع نامه (که یک نوع سند عادی است) برای یک ملک می‌کند.

در این جرم فرد فروشنده ممکن است در یک روز یک واحد مسکونی را به چند نفر به صورت جداگانه بفروشد و خریدار بی‌اطلاع از معاملات دیگر او با تحویل گرفتن تنها یک مبایعه‌نامه، میلیون ها تومان پول را به حساب فروشنده قلابی واریز کند.

این در حالی است که اگر فرد خریدار برای تنظیم مبایعه نامه به جای مراجعه به بنگاه معاملات املاک به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می‌کرد این کلاهبرداری صورت نمی‌گرفت.

چون با صدور سند رسمی برای یک واحد مسکونی دیگر امکان فروش چند باره آن وجود ندارد و با یک استعلام ساده از ادارات ثبت، مالک واحد مسکونی قابل احراز است.

ضرورت توسعه ثبت رسمی در کشور

با ذکر مثال بالا که مبتلا به جامعه است باید پذیرفت که ریشه بسیاری از اقدامات مجرمانه مثل فروش مال غیر، زمین خواری و … انجام معاملات غیر رسمی و غیر شفاف است.

مثلا انتقال و تقسیم اراضی مذکور به صورت رسمی و در دفترخانه ها، مستلزم اخذ مجوز لازم از مراجع حامی و ناظر کاربری اراضی کشاورزی و باغ ها و منابع طبیعی است

اما تنظیم مبایعه نامه ها (سند عادی) در خارج از دفترخانه‌ها بدون مجوزهای مذکور و بی توجه به آنها صورت می گیرد.

لذا ثبت رسمی معاملات به دلیل ایجاد شفافیت و فراهم کردن قابلیت رهگیری معاملات بهترین راهبرد به منظور حل معضل اسناد عادی است.

پیشگیری از جرائم اقتصادی

علاوه بر این موارد اسناد عادی زمینه فساد اقتصادی و فرار مجرمان را نیز فراهم کرده است.

بسیاری از بدهکاران کلان بانکی و نیز کلاهبرداران کلان که مال و پول مردم را تحت پوشش شرکت های لیزینگ، صندوق های تعاونی و… ربوده اند از طریق انتقال عادی املاک، آن ها را نقد کرده و فرار می کنند.

اما ثبت اجباری معاملات، سبب شناسایی مالک و امکان ردگیری و پس بینی سابقه معاملات می شود و امکان شناسایی معاملاتی که به قصد فرار از دین انجام می شود را فراهم می کند.

عدم نیاز به حضور در دادگاه‌ها

علاوه بر این، ثبت معاملات اموال غیر منقول، ایفای تعهدات طرفین و اجبار آنها به انجام تعهد از طریق اداری و غیر قضایی را ممکن می سازد.

در این حالت برای اجبار متعهد به مفاد قرارداد، نیازی به مراجعه به دادگاه و اخذ رای قاضی نیست.

مهر سردفتر اسناد برای توسل به قوای قهریه و رسیدن به خواسته کافی است.

این ویژگی ثبت رسمی باعث می شود حجم زیادی از ورودی های دادگاه ها کاهش پیدا کند.