تنظیم سند در منزل یا بیمارستان: فرآیند قانونی و مدارک لازم
یکی از اصول اساسی در نظام ثبتی، لزوم تنظیم و ثبت سند در محل دفترخانه و با حضور اصحاب سند است. اما قانون‌گذار با پیش‌بینی شرایط خاص، راهکاری برای افرادی که به دلیل بیماری یا ناتوانی قادر به حضور در دفترخانه نیستند، در نظر گرفته است. با این حال، به نظر می‌رسد رویه‌ای اشتباه مبنی بر لزوم کسب مجوز از اداره کل ثبت استان برای این امر در بین برخی دفاتر و مراجعین شکل گرفته بود که موجب سردرگمی و اتلاف وقت می‌شد. اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران با صدور بخشنامه‌ای جدید، ضمن تأکید بر تکلیف قانونی دفاتر، به این رویه نادرست پایان داده و مسیر صحیح قانونی را یادآوری کرده است.
مشکل موجود: رویه اشتباه در کسب مجوز برای تنظیم سند خارج از دفتر
بر اساس متن بخشنامه جدید، به نظر می‌رسد برخی از دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم سند در خارج از محل دفترخانه برای افراد بیمار، اقدام به ارسال نامه به اداره کل ثبت استان یا اعزام متقاضیان به این اداره کل برای دریافت «مجوز» می‌کردند. این فرآیند، یک مرحله بوروکراتیک اضافی و غیرضروری بود که نه تنها مبنای قانونی نداشت، بلکه موجب سرگردانی مردم و افزایش حجم مکاتبات اداری می‌شد.
دستورالعمل اداره کل ثبت تهران: توقف رویه اشتباه و عمل به قانون
بخشنامه شماره ١٠١/١٤٠٤/٣٥١٦٥ به صراحت به این رویه اشتباه پایان می‌دهد. در این بخشنامه به کلیه سران دفاتر اسناد رسمی تابعه دستور داده شده است که:
«از ارسال نامه و یا اعزام متقاضیان به این اداره کل جهت اخذ مجوز خودداری و برابر مقررات و وفق ماده مزبور [ماده ۴۲] نسبت به انجام وظیفه و تکلیف قانونی خود اقدام نمایند.»
این دستور به معنای آن است که مسئولیت و اختیار تصمیم‌گیری و اجرای این فرآیند، مستقیماً بر عهده سردفتر و با رعایت کامل ضوابط ماده ۴۲ است و نیازی به هیچ‌گونه استعلام یا کسب مجوز از مرجع بالاتر نیست.
مراحل صحیح قانونی برای تنظیم سند خارج از دفترخانه (طبق ماده ۴۲)
ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، مسیر قانونی و شفاف این کار را مشخص کرده است. این فرآیند شامل مراحل زیر است:
- ارائه گواهی پزشکی معتبر: شخص متقاضی یا بستگان او باید گواهی پزشکی معتبری ارائه دهند که به صراحت در آن قید شده باشد که شخص مورد نظر به دلیل «بیماری» قادر به حضور در محل دفترخانه «نمی‌باشد».
- هماهنگی با دادستانی: پس از احراز صحت گواهی پزشکی، سردفتر مکلف است موضوع را با دادستان عمومی و انقلاب محل هماهنگ نماید.
- حضور نماینده دادستان: تنظیم سند و ثبت آن باید الزاماً با حضور نماینده معرفی شده از سوی دادستان عمومی و انقلاب محل انجام شود.
- انجام تشریفات ثبت: سردفتر به همراه نماینده دادستان به محلی که شخص بیمار حضور دارد (مانند منزل یا بیمارستان) مراجعه کرده و پس از احراز هویت و اهلیت، سند را تنظیم، ثبت و به امضای اصحاب سند و نماینده دادستان می‌رساند.
نقش و اهمیت حضور نماینده دادستان
حضور نماینده دادستان در این فرآیند صرفاً یک امر تشریفاتی نیست، بلکه تضمین‌کننده صحت و سلامت عمل حقوقی است. نماینده دادستان بر موارد زیر نظارت می‌کند:
- احراز هویت دقیق شخصی که قادر به حضور در دفترخانه نبوده است.
- اطمینان از سلامت روانی و قوه تمیز و تشخیص فرد در حین امضای سند.
- جلوگیری از هرگونه اکراه، اجبار یا سوءاستفاده احتمالی از وضعیت شخص بیمار.
مورد خاص: تنظیم سند برای زندانیان (تبصره ماده ۴۲)
ماده ۴۲ دارای یک تبصره برای تنظیم سند زندانیان است. طبق این تبصره، اداره کل ثبت استان موظف است یک سردفتر مشخص را برای این امر تعیین کند. سردفتر منتخب، با حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل، به زندان مراجعه کرده و سند را تنظیم و ثبت می‌نماید. این مورد نیز نیازی به مجوزهای موردی ندارد و طبق روال مشخص شده در قانون انجام می‌شود.
متن کامل بخشنامه و ماده ۴۲ آیین‌نامه
بخشنامه شماره ١٠١/١٤٠٤/٣٥١٦٥ مورخ ١٤٠٤/٠٤/١١
روسای محترم ادارات ثبت اسناد و املاک شهرستانهای استان تهران
رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران
با سلام
احتراما” نظر به اینکه طبق ماده ۴۲ آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران که مقرر می‌دارد: “تنظیم سند باید صرفا در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند انجام شود. چنانچه یکی از اصحاب سند قادر به حضور در محل دفترخانه نباشد پس از ارائه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم حضور وی در دفترخانه، تنظیم سند و ثبت آن در حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل انجام می‌شود.” دستور فرمایید سران دفاتر اسناد رسمی تابعه از ارسال نامه و یا اعزام متقاضیان به این اداره کل جهت اخذ مجوز خودداری و برابر مقررات و وفق ماده مزبور نسبت به انجام وظیفه و تکلیف قانونی خود اقدام نمایند.
محمد افخمی عمودیزج
مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان تهران
ماده ۴۲ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی
ماده ۴۲- تنظیم سند باید صرفاً در محل دفترخانه با حضور اصحاب سند انجام شود. چنانچه یکی از اصحاب سند قادر به حضور در محل دفترخانه نباشد، پس از ارائه گواهی پزشکی معتبر مبنی بر بیماری و عدم امکان حضور وی در دفترخانه، تنظیم سند و ثبت آن در حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل انجام می‌شود.
تبصره- اداره کل ثبت استان مکلف است برای تنظیم و ثبت اسناد زندانیان، سردفتری را تعیین نماید. سردفتر سند را با حضور نماینده دادستان عمومی و انقلاب محل، تنظیم، ثبت و به امضای ذینفع و نماینده مزبور می‌رساند.
نتیجه‌گیری
بخشنامه اداره کل ثبت استان تهران، گامی مثبت در جهت حذف بوروکراسی‌های غیرضروری، شفاف‌سازی فرآیندهای قانونی و یادآوری تکالیف و اختیارات دفاتر اسناد رسمی است. این دستورالعمل به وضوح نشان می‌دهد که قانون‌گذار راهکار لازم برای شرایط خاص را پیش‌بینی کرده و دفاتر اسناد رسمی باید با تسلط بر این قوانین، بدون نیاز به کسب مجوزهای اضافی و با رعایت دقیق ضوابط (به‌ویژه اخذ گواهی پزشکی معتبر و حضور نماینده دادستان)، به ارائه خدمات به مردم بپردازند. این امر موجب تسریع در کار مردم و تقویت جایگاه قانونی دفاتر اسناد رسمی می‌شود.
آیا تجربه‌ای در زمینه تنظیم سند خارج از دفترخانه برای خود یا بستگانتان داشته‌اید؟ نظرات و سوالات خود را با ما و سایر کاربران محترم محضرچی در میان بگذارید.
