رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی با هدف ارتقاء کیفیت خدمات، افزایش شفافیت و ایجاد رقابت سالم بین دفاتر انجام می‌شود. این رتبه‌بندی بر اساس معیارهای مشخصی مانند میزان رضایت‌مندی مراجعین، گزارش‌های بازرسی، و تعداد تخلفات انتظامی صورت می‌گیرد و به شهروندان کمک می‌کند تا با آگاهی بیشتری دفتر مورد نظر خود را انتخاب کنند.
شفافیت و رقابت سالم: اهداف اصلی رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی
به‌روزرسانی: ساعاتی پیش
رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی
رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی، یکی از مهم‌ترین تحولات در حوزه ثبت اسناد و املاک است که با هدف ارتقاء کیفیت خدمات، افزایش شفافیت و ایجاد رقابت سالم بین دفاتر صورت گرفته است.
این رتبه‌بندی بر اساس معیارهای مشخصی انجام می‌شود و به شهروندان کمک می‌کند تا با آگاهی بیشتری دفتر مورد نظر خود را انتخاب کنند.
مبنای قانونی رتبه‌بندی:
رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی در آیین‌نامه اجرایی قانون دفاتر اسناد رسمی پیش‌بینی شده است. این آیین‌نامه، چارچوب کلی برای ارزیابی دفاتر و تعیین رتبه آن‌ها را مشخص می‌کند.
معیارهای رتبه‌بندی:
معیارهایی که برای رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی در نظر گرفته می‌شوند، بسیار متنوع هستند و معمولاً شامل موارد زیر می‌شوند:
[شاخص‌های دقیق و وزن هر یک از آن‌ها در رتبه‌بندی، ممکن است در هر منطقه یا استان متفاوت باشد.]
- میزان رضایت‌مندی مراجعین: نظرسنجی‌ها و بازخوردهای مشتریان درباره کیفیت خدمات ارائه شده.
- گزارش‌های بازرسی: نتایج بازرسی‌های دوره‌ای از دفاتر
- تعداد و نوع تخلفات انتظامی: بررسی تخلفات و میزان رعایت قوانین و مقررات.
- محکومیت‌های کیفری: بررسی سوابق کیفری سردفتران.
- میزان اجرای مقررات و نظامات: ارزیابی میزان پایبندی به قوانین و دستورالعمل‌های سازمانی.
- کیفیت خدمات: سرعت انجام کار، دقت در تنظیم اسناد، رعایت قوانین و مقررات، برخورد مناسب با مراجعین و …
- تجهیزات و امکانات: داشتن تجهیزات مدرن، فضای مناسب دفتر، دسترسی آسان و …
- پرسنل: تعداد پرسنل، تخصص و تجربه آن‌ها، میزان رضایت مراجعین از عملکرد پرسنل و …
- سایر شاخص‌ها: ممکن است برخی شاخص‌های دیگر مانند میزان مشارکت در طرح‌های الکترونیکی و نوآوری نیز در نظر گرفته شود.
طبقات رتبه‌بندی:
دفاتر اسناد رسمی معمولاً به چند طبقه تقسیم می‌شوند که هر طبقه نشان‌دهنده سطح کیفیت و عملکرد دفتر است.
به طور معمول، طبقات عبارتند از:
- عالی: دفاتری که در تمام معیارها، عملکرد بسیار خوبی داشته باشند.
- خوب: دفاتری که به طور کلی عملکرد خوبی داشته باشند اما در برخی موارد نیاز به بهبود داشته باشند.
- ضعیف: دفاتری که در برخی یا بسیاری از معیارها عملکرد ضعیفی داشته باشند.
مزایای رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی:
افزایش کیفیت خدمات: رقابت بین دفاتر برای کسب رتبه بالاتر، باعث ارتقاء کیفیت خدمات ارائه شده می‌شود.
شفافیت: شهروندان با اطلاع از رتبه دفاتر، می‌توانند انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشند.
کاهش تخلفات: با نظارت دقیق بر عملکرد دفاتر و اعمال معیارهای مشخص، تخلفات احتمالی کاهش خواهد یافت.
افزایش رضایت‌مندی مراجعین: بهبود کیفیت خدمات و شفافیت، منجر به افزایش رضایت‌مندی مراجعین می‌شود.
چگونگی اطلاع از رتبه دفاتر:
اطلاعات مربوط به رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی معمولاً در سامانه‌های الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک (سامانه کاتب) در دسترس عموم قرار می‌گیرد. شهروندان می‌توانند با مراجعه به این سامانه‌ها، رتبه هر دفتر را مشاهده کنند.
مستندات
ماده 58 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1400: سازمان موظف است ماهانه براساس شاخص‌های نظیر میزان رضایت‌مندی مراجعین، گزارش‌های بازرسی، تعداد و نوع تخلفات انتظامی، محکومیت‌های کیفری و میزان اجرای مقررات و نظامات، نسبت به رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی اقدام و نتیجه را جهت اطلاع عموم در پرتال سازمان قرار دهد. شیوه‌نامه اجرای این ماده ظرف مدت ۶ ماه پس از تصویب آیین‌نامه تهیه و به تصویب رئیس سازمان خواهد رسید.
نتیجه‌گیری:
رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی، گامی مهم در جهت بهبود کیفیت خدمات و افزایش شفافیت در این حوزه است. با اجرای این طرح، شهروندان می‌توانند با اطمینان بیشتری به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند و از خدمات باکیفیت‌تری بهره‌مند شوند.
