رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی: انتخاب بهتر برای شهروندان، رقابت سالم برای دفاتر
رتبه‌بندی دفاتر اسناد رسمی دیگر یک بحث نیست، بلکه یک واقعیت اجرایی است! آیا می‌دانید رتبه دفترخانه‌ای که به آن مراجعه می‌کنید چیست و این رتبه بر اساس چه معیارهایی تعیین شده است؟ بر اساس ماده ۵۸ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۴۰۰ و در راستای سند تحول قوه قضائیه، “شیوه‌نامه اجرایی رتبه‌بندی سردفتران اسناد رسمی” رسماً ابلاغ و پیاده‌سازی شده است. هدف این طرح، افزایش آگاهی عمومی، بهبود کیفیت خدمات و ایجاد شفافیت در عملکرد دفاتر است.
رتبه‌بندی سردفتران چیست و بر چه اساسی است؟
طبق شیوه‌نامه اجرایی، رتبه، نمره‌ای است که بر اساس ارزیابی عملکرد عمومی و اختصاصی سردفتر احراز می‌شود (ماده ۱، بند ح). این به آن معناست که:
- رتبه قائم به شخص سردفتر است: اگر سردفتر به دفتر دیگری منتقل شود، رتبه‌اش همراه او منتقل می‌شود و ربطی به محل قبلی یا جدید دفترخانه ندارد (ماده ۳).
- هدف ایجاد انگیزه و شفافیت است: این سیستم برای تشویق سردفتران به ارتقاء عملکرد، کاهش تخلفات و شفاف‌سازی برای مراجعین طراحی شده است (ماده ۴).
- رتبه باید نمایش داده شود: سردفتر مکلف است رتبه کسب‌شده را در محلی قابل دید برای مراجعین در دفترخانه الصاق نماید (ماده ۹).
معیارهای دقیق ارزیابی و امتیازدهی (بر اساس شیوه‌نامه)
بر اساس ماده ۶ شیوه‌نامه، عملکرد سردفتران به‌طور ماهیانه ارزیابی می‌شود. اساس ارزیابی، کسر نمره از نمره ۱۰۰ اولیه بر اساس شاخص‌های منفی زیر است:
الف) شاخص‌های مربوط به عدم رضایت مراجعین (محاسبه به نسبت تعداد خدمات‌گیرندگان – تبصره ۳ ماده ۶):
- برخورد نامناسب سردفتر، دفتریار و کارکنان: ۵ نمره منفی
- اخذ وجه اضافی (بیشتر از تعرفه): ۳ نمره منفی
- اخذ وجه به صورت نقدی یا کارت به کارت (به جای استفاده از دستگاه کارتخوان دفترخانه): ۵ نمره منفی
- فضای نامناسب دفترخانه (از نظر امکانات، نظافت و…): ۳ نمره منفی
- عدم رعایت شئونات اسلامی و اداری: ۳ نمره منفی
ب) سایر شاخص‌های مؤثر:
- محکومیت قطعی انتظامی:
- توبیخ کتبی با درج در پرونده: ۱ نمره منفی
- جریمه نقدی: ۲ نمره منفی
- انفصال موقت از ۳ تا ۶ ماه: ۳ نمره منفی
- انفصال موقت از ۶ ماه تا ۲ سال: ۵ نمره منفی
- انفصال طبق تبصره ذیل ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی: ۳ نمره منفی
- محکومیت قطعی قضایی (مرتبط با وظایف شغلی):
- جزای نقدی: ۳ نمره منفی
- منع اشتغال به سردفتری: ۵ نمره منفی
- عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه (بدون مجوز):
- تا ۸ ساعت در ماه: ۲ نمره منفی
- بیشتر از ۸ ساعت در ماه: ۳ نمره منفی
- وصول شکایت منجر به محکومیت یا گزارش بازرسی منجر به تشکیل پرونده: هر مورد ۱ نمره منفی
- عدم رعایت الزامات فناوری اطلاعات سازمان ثبت: (مانند عدم به‌روزرسانی سیستم، عدم رفع آلودگی ویروسی و…): ۶ نمره منفی
نکته مهم: رتبه‌بندی برای سردفتران جدید، دو سال پس از شروع به کار آنها لحاظ خواهد شد (تبصره ۱ ماده ۶).
رتبه‌های سه‌گانه: عالی، خوب و متوسط
بر اساس نمره نهایی کسب شده توسط سردفتر (پس از کسر نمرات منفی از ۱۰۰)، رتبه‌ها به شرح زیر تعیین می‌شوند (ماده ۷):
- رتبه عالی: نمره ۸۵ به بالا
- رتبه خوب: نمره ۷۱ تا ۸۵
- رتبه متوسط: نمره ۵۰ تا ۷۰
دفاتری که نمره کمتر از ۵۰ کسب کنند، در این دسته‌بندی‌ها قرار نمی‌گیرند و احتمالاً تحت نظارت و اقدامات خاص سازمان ثبت قرار خواهند گرفت.
تاثیر رتبه‌بندی بر انتخاب دفتر توسط شما (شهروندان)
اکنون که رتبه‌بندی رسمی و عمومی شده و سردفتران ملزم به نمایش رتبه خود هستند، شما به عنوان شهروند می‌توانید از این اطلاعات در انتخاب دفترخانه استفاده کنید:
- شفافیت بیشتر: رتبه، یک دید کلی از پایبندی دفتر به استانداردها و رضایت مراجعین (بر اساس معیارهای منفی) به شما می‌دهد.
- ابزار کمکی در تصمیم‌گیری: می‌توانید رتبه دفتر را به عنوان یکی از فاکتورهای مهم در کنار عواملی مانند موقعیت مکانی، تخصص مورد نیاز، تجربه شخصی یا توصیه دیگران در نظر بگیرید.
- توجه به رتبه‌های عالی و خوب: طبیعتاً رتبه‌های “عالی” و “خوب” نشان‌دهنده عملکرد مطلوب‌تر سردفتر در چارچوب معیارهای تعیین شده است.
با این حال، همچنان توصیه می‌شود که رتبه را تنها معیار انتخاب خود قرار ندهید. ممکن است یک دفتر با رتبه “متوسط” یا “خوب” به دلیل نزدیکی یا تخصص در کار شما، انتخاب مناسب‌تری باشد. اما رتبه می‌تواند یک شاخص هشداردهنده یا اطمینان‌بخش باشد.
نقش سازمان ثبت و نحوه مشاهده رتبه‌ها
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نقش اصلی را در این سیستم دارد:
- تعیین و انتشار رتبه: معاونت توسعه فناوری سازمان رتبه هر سردفتر را بر اساس داده‌های دریافتی از مراجع مختلف (اداره کل امور اسناد، کانون، دادگاه‌های انتظامی، بازرسی) تعیین و به صورت برخط در سامانه‌های مربوطه برای مشاهده عموم بارگذاری می‌کند (ماده ۲).
- رسیدگی به اعتراضات: سازمان از طریق هیأت‌های استانی به اعتراضات رسیدگی می‌کند (ماده ۵).
- بازنگری احتمالی: سازمان می‌تواند در صورت نیاز، شاخص‌ها و امتیازات را بازنگری کند (ماده ۱۰).
شما می‌توانید رتبه دفاتر را از طریق سامانه‌های آنلاینی که سازمان ثبت معرفی می‌کند (مانند سامانه ثبت من یا درگاه‌های مرتبط مثل کاتب) و همچنین با مشاهده رتبه الصاق شده در محل دفترخانه، مشاهده نمایید.
روند رسمی اعتراض به رتبه توسط سردفتر
شیوه‌نامه، روند مشخصی را برای اعتراض سردفتر به رتبه اکتسابی پیش‌بینی کرده است (ماده ۵):
- سردفتر اعتراض خود را ثبت می‌کند.
- موضوع در هیأت استانی بررسی می‌شود. اعضای این هیأت عبارتند از:
- مدیرکل ثبت اسناد و املاک استان
- معاون امور اسناد استان
- مسئول حفاظت و اطلاعات اداره کل ثبت استان
- رئیس کانون سردفتران و دفتریاران استان
- هیأت پس از بررسی، در مورد اعتراض تصمیم‌گیری می‌کند.
- اگر اعتراض وارد تشخیص داده شود، مراتب به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام می‌گردد تا رتبه در سامانه مربوطه اصلاح شود.
امتیازات ویژه برای سردفتران با رتبه عالی
کسب رتبه “عالی” (نمره ۸۵ به بالا) صرفاً یک عنوان نیست، بلکه طبق ماده ۴ شیوه‌نامه، امتیازات و تشویق‌های مادی و معنوی برای سردفتر به همراه دارد:
- ارجاع اسناد با تحریر بالا: اولویت در ارجاع اسنادی که مبلغ حق‌التحریر آنها بالاتر از سقف تعیین شده سالیانه است (با هماهنگی ثبت استان و سازمان).
- اولویت در ابلاغ‌های خاص: اولویت در دریافت ابلاغ کفالت دفتر دیگر، مجوز دفتر سیار، مجوز تنظیم اسناد کشتی‌ها و اسناد زندانیان.
- سقف بالاتر برای اسناد دولتی: امکان ارجاع اسناد دستگاه‌های دولتی تا ۲ برابر سقف معمول به این دفاتر.
این امتیازات، انگیزه قوی برای سردفتران جهت تلاش برای کسب و حفظ رتبه عالی ایجاد می‌کند.
نکات مهم دیگر از شیوه‌نامه رتبه‌بندی
- ارزیابی ماهانه: عملکرد سردفتران هر ماه ارزیابی و نتیجه در سامانه‌ها به‌روز می‌شود (ماده ۶).
- تاثیر بلندمدت محکومیت: در محکومیت‌های انتظامی منجر به انفصال (درجه ۲ به بالا)، تاثیر منفی آن بر رتبه، به میزان مدت انفصال، حتی پس از اشتغال مجدد سردفتر ادامه خواهد داشت (تبصره ۲ ماده ۶).
- گزارش سالانه به کانون: سازمان نتیجه کلی ارزیابی‌ها را تا بیستم اسفند هر سال به کانون سردفتران و دفتریاران مرکز اعلام می‌کند (ماده ۸).
- مقایسه با جهان (به طور خلاصه): همانطور که قبلاً اشاره شد، سیستم‌های نظارتی در جهان متنوع است. سیستم رتبه‌بندی عددی و عمومی ایران با اعلام عمومی رتبه و امتیازات مشخص، مدلی نسبتاً خاص محسوب می‌شود که بر شفافیت برای عموم و ایجاد انگیزه رقابتی تمرکز دارد.
جمع‌بندی: رتبه‌بندی، گامی به سوی شفافیت
اجرای شیوه‌نامه رتبه‌بندی سردفتران اسناد رسمی گام مهمی در جهت افزایش شفافیت، پاسخگویی و ارتقای کیفیت خدمات در دفاتر اسناد رسمی است. این سیستم با تعریف معیارهای مشخص (عمدتاً منفی)، تعیین رتبه‌های سه‌گانه، ایجاد سازوکار اعتراض و در نظر گرفتن امتیازات تشویقی، چارچوب روشنی را برای ارزیابی عملکرد سردفتران فراهم کرده است.
به عنوان شهروند، آگاهی از این سیستم و استفاده هوشمندانه از اطلاعات رتبه‌بندی می‌تواند به شما در انتخاب بهتر دفترخانه کمک کند، ضمن اینکه این سیستم، سردفتران را نیز به بهبود مستمر خدمات تشویق می‌نماید.
در مجموعه محضرچی، ضمن استقبال از هرگونه اقدامی در جهت افزایش شفافیت و کیفیت خدمات، همواره کوشیده‌ایم بالاترین استانداردها را در دقت، سرعت و تکریم مراجعین رعایت کنیم. تعهد ما به ارائه خدمات حرفه‌ای، فارغ از سیستم‌های رتبه‌بندی، پابرجاست.
برای تنظیم اسناد خود با اطمینان خاطر و بهره‌مندی از مشاوره تخصصی کارشناسان مجرب، با ما در محضرچی تماس بگیرید.
