سرنوشت نامعلوم اثر انگشت سردفتران: بخشنامه‌ای که یک روز دوام آورد!
مقدمه: موضوع حضور فیزیکی سردفتر در محل دفترخانه و نحوه احراز آن، همواره یکی از دغدغه‌های مهم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بوده است. تا پیش از شیوع ویروس کرونا، یکی از راهکارهای این احراز، اخذ اثر انگشت الکترونیک از سردفتر پس از ثبت اثر انگشت اصحاب سند بود. با آغاز همه‌گیری و برای حفظ سلامت سردفتران، این الزام متوقف شد. این توقف در نهایت با اصلاح آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در خرداد ماه ۱۴۰۲، شکل قانونی به خود گرفت. ماده ۳۰ اصلاحی این آیین‌نامه، «امضای الکترونیک» را مبنای تمامیت و اعتبار سند دانست و عملاً الزام به اخذ اثر انگشت از سردفتر را از مقررات حذف کرد. اما به تازگی، اداره کل ثبت استان تهران با صدور دو بخشنامه در کمتر از ۲۴ ساعت، بار دیگر این موضوع را به صدر اخبار جامعه سردفتری بازگرداند.
پیشینه موضوع: از حذف اثر انگشت تا اصلاح آیین‌نامه در سال ۱۴۰۲
تا قبل از سال ۱۳۹۹، رویه بر این بود که سردفتران اسناد رسمی برای تأیید نهایی و اثبات حضور خود در دفترخانه هنگام تنظیم سند، ملزم به ثبت اثر انگشت الکترونیک خود در سامانه بودند. با شیوع کرونا، این الزام برای کاهش تماس فیزیکی و حفظ سلامت جامعه سردفتری به حالت تعلیق درآمد. این تعلیق موقت، با اصلاح آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در خرداد ۱۴۰۲، دائمی و قانونی شد. ماده ۳۰ اصلاحی این آیین‌نامه به صراحت بیان می‌کند: «در طول دوره فعالیت دفاتر، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری سند از طریق امضای الکترونیک خواهد بود.» این اصلاحیه، امضای الکترونیک را جایگزین و مبنای نهایی اعتبار سند قرار داد و عملاً به الزام اثر انگشت از سردفتر پایان داد.
بخشنامه اول (مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۲۸): دستور برای بازگشت الزام اخذ اثر انگشت
در تاریخ ۲۸ تیر ماه ۱۴۰۴، اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران با صدور بخشنامه شماره ۱۰۱/۱۴۰۴/۴۰۴۰۶، و با استناد به بند ۳ مصوبات یکصد و هشتاد و یکمین جلسه شورای عالی تحول و تعالی سازمان ثبت، کلیه دفاتر اسناد رسمی را به دو موضوع مکلف کرد:
- لزوم حضور فیزیکی منظم و مؤثر سردفتران در محل دفترخانه.
- ضرورت احراز هویت سردفتر اسناد رسمی با **اثر انگشت** ذیل سند تنظیمی.
این بخشنامه که به سرعت در میان دفاتر منتشر شد، به دلیل مغایرت آشکار با ماده ۳۰ اصلاحی آیین‌نامه، موجب بروز ابهامات و سوالات فراوانی گردید.
بخشنامه دوم (مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۲۹): تعلیق اجرای بخشنامه اول
در اقدامی سریع و تنها یک روز پس از صدور بخشنامه اول، همان مرجع یعنی اداره کل ثبت استان تهران، با صدور بخشنامه شماره ۱۰۱/۱۴۰۴/۴۱۰۶۸، اجرای بخش مربوط به اثر انگشت را متوقف کرد. در این بخشنامه آمده است:
«پیرو بخشنامه شماره ۱۰۱/۱۴۰۴/۴۰۴۰۶… در خصوص ضرورت احراز هویت سردفتر اسناد رسمی با اثر انگشت ذیل سند تنظیمی، **اجرای آن منوط به اعلام سازمان خواهد بود.**»
این بخشنامه دوم عملاً اجرای بخشنامه اول را تا اطلاع ثانوی و اعلام نظر نهایی از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، به حالت تعلیق درآورد.
تحلیل وضعیت: دلیل این رفت و برگشت سیاستی چه بود؟
صدور دو بخشنامه متناقض در فاصله زمانی کمتر از ۲۴ ساعت، نشان‌دهنده ناهماهنگی یا بررسی شتاب‌زده موضوع در لایه‌های اجرایی است. به نظر می‌رسد مصوبه شورای عالی تحول و تعالی سازمان ثبت، بدون توجه کافی به اصلاحیه ماده ۳۰ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (مصوب ۱۴۰۲) به ادارات کل استان‌ها ابلاغ شده است. پس از صدور بخشنامه اول توسط ثبت استان تهران و بازخورد سریع جامعه حقوقی و سردفتران مبنی بر مغایرت آن با آیین‌نامه، مرجع صادرکننده به سرعت با صدور بخشنامه دوم، اجرای آن را متوقف کرده تا موضوع در سطح کلان سازمان ثبت مجدداً بررسی و تعیین تکلیف نهایی شود.
وضعیت فعلی چیست؟ آیا سردفتران باید اثر انگشت بزنند؟
پاسخ کوتاه: خیر.
با توجه به بخشنامه دوم (مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۲۹)، اجرای الزام به اخذ اثر انگشت از سردفتران **فعلاً متوقف و معلق است.** دفاتر اسناد رسمی باید تا زمان صدور دستورالعمل قطعی و نهایی از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، مطابق رویه جاری و بر اساس مفاد ماده ۳۰ اصلاحی آیین‌نامه عمل نمایند که اعتبار سند را مبتنی بر «امضای الکترونیک» می‌داند.
متن کامل بخشنامه‌های ثبت استان تهران
بخشنامه اول به شماره ۱۰۱/۱۴۰۴/۴۰۴۰۶ مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۲۸
روسای محترم ادارات ثبت اسناد و املاک شهرستانهای استان تهران
رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران
با سلام
احتراما” طبق بند ۳ مصوبات یکصد و هشتاد و یکمین جلسه شورای عالی تحول و تعالی سازمان محترم ثبت مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۰۳، در خصوص لزوم حضور فیزیکی منظم و موثر سردفتران در محل دفترخانه و همچنین ضرورت احراز هویت سردفتر اسناد رسمی با اثر انگشت ذیل سند تنظیمی، دستور فرمایید مراتب به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ گردد.
محمد افخمی عمودیزج
مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان تهران
بخشنامه دوم به شماره ۱۰۱/۱۴۰۴/۴۱۰۶۸ مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۲۹
روسای محترم ادارات ثبت اسناد و املاک شهرستانهای استان تهران
رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران
با سلام
احتراما” پیرو بخشنامه شماره ۱۰۱/۱۴۰۴/۴۰۴۰۶ مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۲۸ موضوع بند ۳ مصوبات یکصد و هشتاد و یکمین جلسه شورای عالی تحول و تعالی سازمان محترم ثبت مورخ ۱۴۰۴/۰۴/۰۳، در خصوص ضرورت احراز هویت سردفتر اسناد رسمی با اثر انگشت ذیل سند تنظیمی، اجرای آن منوط به اعلام سازمان خواهد بود. لذا دستور فرمایید مراتب به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ابلاغ گردد.
محمد افخمی عمودیزج
مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان تهران
نتیجه‌گیری
ماجرای این دو بخشنامه نشان می‌دهد که هرچند دغدغه حضور فیزیکی و موثر سردفتران در دفاتر اسناد رسمی، دغدغه‌ای به‌جا و مهم برای سازمان ثبت است، اما راهکارهای اجرایی برای تحقق آن باید کاملاً با قوانین و آیین‌نامه‌های بالادستی منطبق باشد. تعلیق سریع بخشنامه اول، اقدامی مثبت در جهت اصلاح یک تصمیم شتاب‌زده و احترام به رویه‌های قانونی بود. در حال حاضر، جامعه سردفتری باید منتظر دستورالعمل نهایی و شفاف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در این خصوص بماند و تا آن زمان، رویه سابق مبتنی بر امضای الکترونیک کماکان معتبر و جاری است.
نظر شما در مورد این تصمیم و تعلیق آن چیست؟ آیا بازگشت الزام به اخذ اثر انگشت را برای تضمین حضور سردفتر ضروری می‌دانید یا امضای الکترونیک را کافی می‌دانید؟ دیدگاه‌های خود را با ما در میان بگذارید.
