در موقع ثبت شركتها و موسسات غیرتجارتی جدیدالتأسیس بایستی دقت لازم به عمل آورند كه نام انتخاب شده قبلاً به ثبت نرسیده باشد.
بدین منظور: اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی باید با مراجعه به «مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی مشخصات شركتهای ثبت شده» و حصول اطمینان از عدم سابقه ثبت عین و یا مشابه و نظیر، نام مورد درخواست نسبت به پذیرش نام شركت و یا مؤسسه غیرتجارتی جدید اقدام قانونی معمول و در شهرستانها:
عجالتاً هر واحد ثبتی تلگرافاً از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی مراتب را استعلام و پس از وصل گواهی اداره كل مزبور مبنی بر عدم سابقه ثبت نام درخواستی، اقدام لازم معمول دارند.
به منظور ایجاد تسهیل و تسریع در این امر، اداره كل ثبت مناطق بایستی ضمن هماهنگی و همكاری با اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی و دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش در مركز، نسبت به تهیه مجموعه دفاتر كامپیوتری حاوی آخرین فهرست مشخصات شركتهای ثبت شده اقدام و در مركز منطقه نگهداری و هر ششماه یكبار كه مجموعه دفاتر جدید كامپیوتری با درج آخرین تغییرات و تحولات، آماده تكثیر میشود، مجموعه های تكمیلی بعدی را نیز منظماً تهیه و برای استفاده جایگزین مجموعه های قبلی نمایند.
پس از تحقق این امر و آمادگی ثبت مناطق، هر یك از واحدهای ثبتی شهرستانها برای ثبت شركتها و مؤسسات غیرتجاری جدید، كافی است مراتب را از ثبت منطقه متبوعه خود استعلام، و مناطق نیز با مراجعه به مجموعه دفاتر كامپیوتری موجود به موضوع استعلام رسیدگی و در صورت نداشتن سابقه ثبت، برای تطبیق نام مورد استعلام با آن دسته از شركتهائی كه در فاصله بین از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری مورد عمل تا زمان استعلام به ثبت رسیده اند، بنحو مقتضی، از اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی كسب نظر نمایند.
در اینصورت كافی است اداره كل مزبور فقط به فهرست شركتها و مؤسسات ثبت شده از بعد از تاریخ چاپ مجموعه كامپیوتری در مورد عمل تا زمان استعلام مراجعه و به سهولت و سرعت پاسخگوئی ثبت مناطق باشد، در خاتمه یادآور میشود كه ثبت شركتهای تعاونی كشورزی نیاز باستعلام ندارد.
بمنظور جلوگیری از بروز هرگونه اشتباه و بی ترتیبی، ثبت مناطق و همچنین اداره كل ثبت شركتها و مالكیت صنعتی بایستی هر ششماه یكبار پس از تحویل مجموعه های كامپیوتری جدید، بلافاصله آنها را جایگزین مجموعه های قبلی نموده و تمامی جلدهای مجموعه های قبلی و نیز دفاتر مخصوصی را كه برای یادداشت و قید اسامی شركتهای ثبت شده در فاصله بین تحویل مجموعه قبلی تا زمان استفاده و بكارگیری مجموعه كامپیوتری جدید مورد استفاده قرار می داده اند را بنحو مقتضی منسوخه و از رده خارج و در دسترس قرار ندهند.
بند 138 مجموعه بخش‌نامه‌های ثبتی
