این بخشنامه به توضیح مراحل و اهمیت اخذ اثر انگشت سردفتران در دفاتر اسناد رسمی می‌پردازد و راهنمایی‌های لازم برای اجرای این فرایند را در اختیار سردفتران و کاربران واحدهای ثبتی قرار می‌دهد.
حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه
به‌روزرسانی: ساعاتی پیش
حضور و غیاب سردفتران با اخذ اثر انگشت
پیش از دوران کرونا، برای اطمینان از حضور سردفتر در محل کار، لازم بود که سردفتران علاوه بر اخذ اثر انگشت طرفین، اثر انگشت خود را نیز اسکن کنند تا سند نهایی و تایید شود. این فرآیند برای تضمین امنیت و صحت اطلاعات در سیستم ثبت اسناد طراحی شده بود. اکنون، بر اساس بخشنامه‌های جدید، سردفتران مجدداً موظف به ثبت اثر انگشت خود در واحدهای ثبتی هستند تا برای حضور و غیاب و همچنین مدیریت اطلاعات الکترونیکی استفاده شود.
اهمیت اخذ اثر انگشت سردفتران
اخذ اثر انگشت سردفتران به عنوان یک الزام قانونی در دفاتر اسناد رسمی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این فرایند به ثبت دقیق‌تر اطلاعات و کنترل دسترسی به اطلاعات الکترونیکی کمک کرده و شفافیت بیشتری در مدیریت دفاتر ایجاد می‌کند.
راهنمایی‌های بخشنامه در مورد اخذ اثر انگشت
بر اساس بخشنامه شماره ۱۴۰۳/۱۵۳۲۹۹ و با استناد به تبصره بند ۷ اصلاح موادی از آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی، اخذ اثر انگشت سردفتران جهت حضور و غیاب از طریق سامانه‌های الکترونیکی باید به انجام برسد. این بخشنامه همچنین مسئولیت‌های کاربران در واحدهای ثبتی را برای اجرای این دستورالعمل مشخص کرده است.
روند اجرایی ثبت اثر انگشت در واحدهای ثبتی
در صورتی که اثر انگشت سردفتران قبلاً ثبت نشده باشد، لازم است کاربران در واحدهای ثبتی در مدت دو هفته نسبت به ثبت اثر انگشت آنها اقدام نمایند. این ثبت از طریق سامانه‌های الکترونیکی مرتبط انجام شده و کاربران مجاز می‌توانند این عملیات را اجرا کنند.
نحوه برخورد با موارد خاص
در مواردی که اخذ اثر انگشت به دلایل جسمی مانند مشکلات پزشکی یا آسیب‌دیدگی ممکن نباشد، سردفتران موظفند با دستگاه اثر انگشت خود به فناوری اطلاعات استان مراجعه کنند تا مشکلات احتمالی در ثبت اثر انگشت بررسی و حل شوند.
مسئولیت سردفتران در اخذ اثر انگشت
بر اساس این دستورالعمل، هرگونه تعلل از سوی سردفتران در ثبت اثر انگشت در بازه زمانی مقرر متوجه خود آنان است. در صورت عدم حضور به موقع، سردفتران مسئول پیامدهای احتمالی خواهند بود.
پرسش‌های متداول
سردفتران باید اثر انگشت خود را در حداکثر دو هفته از تاریخ بخشنامه ثبت کنند.
در صورت وجود مشکلات جسمی، باید به فناوری اطلاعات استان مراجعه و بررسی‌های لازم انجام شود.
مسئولیت بر عهده سردفتر مربوطه است و در صورت تعلل، عواقب آن نیز متوجه وی خواهد بود.
سامانه ثبت الکترونیک اسناد برای این منظور استفاده می‌شود.
تمدید مهلت بستگی به شرایط و موافقت مراجع مربوط دارد.
نسخه کامل متن بخشنامه
شماره: ۱۴۰۳/۱۵۳۲۹۹ مورخ: ۱۴۰۳/۰۸/۱۴
مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استان‌ها
موضوع: اخذ اثر انگشت سردفتران اسناد رسمی
با سلام و احترام
پیرو بخشنامه شماره ۹۷/۱۷۴۴۱۱ – ۹۷/۸/۳۰ با توجه به تبصره بند ۷ اصلاح موادی از آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، مصوب سال ۱۴۰۲، ریاست محترم و عالی قوه محترم قضائیه، که مقرر نموده:
“سازمان می‌تواند به هر نحو مقتضی اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه های مربوط اعمال نماید.”
در رابطه با آن دسته از سردفتران محترمی که قبلا اثر انگشت آنها در واحد ثبتی مربوطه اخذ نشده، لازم است با رعایت راهنمای اخذ اثر انگشت سردفتر در واحد ثبتی، مندرج در سامانه ثبت الکترونیک اسناد، حداکثر ظرف مدت ۲ هفته نسبت به اخذ اثر انگشت آنها توسط کاربران تعیین شده در واحدهای ثبتی مربوط اقدام گردد.
در مواردی که أخذ اثر انگشت سردفتر به دلایل جسمی از قبیل پزشکی و آسیب دیدگی غیر ممکن باشد، سردفتر با دستگاه اثر انگشت خود به فناوری اطلاعات استان مراجعه نموده و پس از بررسی موضوع و تست مجدد در صورت مشاهده مشکل در ثبت و یا تطبیق اثر انگشت سردفتر، موضوع توسط مسئول فناوری اطلاعات صورت جلسه و به مدیر کل محترم ثبت استان گزارش و سپس با توجه به تذکر ۴ “راهنمای اخذ اثر انگشت سردفتر در واحد ثبتی” منضم بخشنامه صدرالذکر، مکاتبه‌ای به انضمام صورتجلسه مذکور به دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک ارسال گردد.
مسوولیت هر گونه تعلل در مراجعه به واحدهای ثبتی و ثبت اثر انگشت ظرف مدت تعیین شده متوجه سردفتر مربوطه است.
سید صادق سعادتیان، معاون امور اسناد
رونوشت به:
- جناب آقای دکتر بابایی، معاون محترم رئیس قوه قضائیه و ریاست عالی سازمان جهت استحضار.
- جناب آقای طاهریان، سرپرست محترم معاونت توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی جهت استحضار و اقدام لازم.
- جناب آقای کشاورز، سرپرست محترم توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک جهت استحضار و اقدام لازم.
- جناب آقای خندانی، رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران جهت استحضار و اقدام لازم.
پانوشت:
ماده ۳۴ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی: سردفتر در محل دفترخانه و هم‌زمان با اخذ امضای هریک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان مکلف است اقدامات زیر را معمول دارد:
الف (اصلاحی 1402): از طریق سامانه، اثرانگشت آنها را در دفتر الکترونیک اخذ و سپس با امضای الکترونیک، دفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را چاپ، و پس از امضا، به مهر دفترخانه ممهور و نسخ اشخاص ذی‌ربط را به آنان تحویل داده و رسید اخذ نماید.
ب (اصلاحی 1402): مفاد اسناد را به طرف یا طرفین معامله حين امضا اسناد تفهیم نماید و مراتب را ذیل نسخه پشتیبان با قید عبارت “از مفاد سند مطلع شدم” درج و به امضای آنها برساند.
- تبصره (الحاقی 1402): سازمان می‌تواند به هر نحو مقتضی، اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه‌های مربوط اعمال نماید.
پ: ظرف شش ماه از تاریخ تصویب این آیین‌نامه، صدا و تصویر طرفین سند را حین تنظیم اسناد ضبط و ذخیره نماید، به نحوی که حداقل یک‌سال پس از تنظیم سند، قابل بازخوانی باشد.
- تبصره: قصور و تقصیر سردفتر در انجام تکالیف بندهای مذکور که موجب بروز خسارت به هر یک از طرفین شود، موجب مسئولیت خواهد بود.
