بخشنامه جدید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، کلیه مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها را موظف به اخذ اثر انگشت سردفتران اسناد رسمی جدیدالانتصاب نموده است. این اقدام در راستای اجرای تبصره بند ۷ اصلاحیه آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال ۱۴۰۲ و به منظور اعمال نظارت دقیق‌تر بر حضور و غیاب سردفتران از طریق سامانه‌های مربوطه صورت می‌گیرد.
الزام اخذ اثر انگشت سردفتران اسناد رسمی جدید ابلاغ شد
جزئیات بخشنامه اخذ اثر انگشت سردفتران در سال ۱۴۰۳
در راستای اجرای قوانین و مقررات جدید و به منظور ارتقاء سطح نظارت و انضباط در دفاتر اسناد رسمی، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اقدام به ابلاغ بخشنامه جدیدی نموده است. این بخشنامه که با شماره ۱۴۰۳/۲۲۵۷۸۷ و در تاریخ ۱۴۰۳/۱۲/۱۲ صادر شده است، بر لزوم اخذ اثر انگشت سردفتران اسناد رسمی جدیدالانتصاب تأکید دارد. این اقدام مهم، گامی دیگر در جهت مکانیزه کردن فرایندها و اعمال نظارت مؤثر بر عملکرد دفاتر اسناد رسمی به شمار می‌رود.
تأکید بر اجرای قانون جدید:
این بخشنامه به استناد تبصره بند ۷ اصلاح موادی از آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال ۱۴۰۲ ریاست محترم قوه قضائیه صادر شده است.
بر اساس این تبصره، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند از طریق سامانه‌های مربوطه، حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را به هر نحو مقتضی اعمال نماید.
اخذ اثر انگشت سردفتران جدید، یکی از راهکارهای اجرایی این تبصره به شمار می‌رود.
دستورالعمل اجرایی به مدیران کل استانها:
در این بخشنامه، مدیر کل امور اسناد و سردفتران، جناب آقای سید عبدالعزیز الیاسی، به مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها دستور داده‌اند که ضمن نظارت و پیگیری اجرای نامه قبلی (شماره ۱۴۰۳/۱۵۳۲۹۹ مورخ ۱۴۰۳/۸/۱۶)، نسبت به اخذ اثر انگشت سردفتران جدیدالانتصاب اقدام نمایند.
این فرایند باید مطابق مفاد نامه پیروی و توسط کاربران تعیین شده در واحد ثبتی مربوطه انجام شده و تحت نظارت دقیق آن اداره کل قرار گیرد.
هدف از اخذ اثر انگشت:
هدف اصلی از این اقدام، ایجاد سازوکاری دقیق و قابل اعتماد برای ثبت و نظارت بر حضور و غیاب سردفتران اسناد رسمی است.
با توجه به امکان استفاده از سامانه‌های الکترونیکی برای این منظور، اخذ اثر انگشت به عنوان یک روش احراز هویت بیومتریک، می‌تواند نقش مهمی در افزایش شفافیت و جلوگیری از تخلفات احتمالی ایفا نماید.
نتیجه‌گیری:
بخشنامه جدید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر الزام اخذ اثر انگشت سردفتران اسناد رسمی جدیدالانتصاب، نشان از عزم این سازمان برای به‌روزرسانی و مکانیزه کردن فرایندهای نظارتی در دفاتر اسناد رسمی دارد. این اقدام، گامی مهم در راستای اجرای قوانین جدید و ارتقاء سطح انضباط و شفافیت در این حوزه به شمار می‌رود و انتظار می‌رود که با اجرای دقیق آن، شاهد بهبود عملکرد و افزایش اعتماد عمومی به دفاتر اسناد رسمی باشیم.
نسخه کامل متن رسمی:
شماره: ۱۴۰۳/۲۲۵۷۸۷
مورخ: ١۴٠٣/١٢/١٢
از: سید عبدالعزیز الیاسی، مدیر کل امور اسناد و سردفتران
به: مدیران کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها
موضوع: اخذ اثر انگشت سردفتران اسناد رسمی
با سلام و احترام
پیرو نامه شماره ۱۴۰۳/۱۵۳۲۹۹ – ۱۴۰۳/۸/۱۶ با توجه به تبصره بند ۷ اصلاح موادی از آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال ۱۴۰۲ ریاست محترم و عالی قوه محترم قضائیه که مقرر نموده :
“سازمان می تواند به هر نحو مقتضی اقدام لازم در خصوص حضور و غیاب سردفتران و دفتریاران را از طریق سامانه های مربوط اعمال نماید.”
دستور فرمایید ضمن نظارت و پیگیری اجرای نامه صدر الذکر معاون محترم امور اسناد با توجه به ابلاغ انتصاب سردفتران جدید اخذ اثر انگشت سردفتران مذکور مطابق مفاد نامه پیروی توسط کاربران تعیین شده در واحد ثبتی مربوطه مورد پیگیری و نظارت آن اداره کل قرار گیرد.
رونوشت به: جناب آقای سعادتیان معاون محترم امور اسناد جهت استحضار.
سوالات متداول:
سوال: هدف از اخذ اثر انگشت سردفتران چیست؟
پاسخ: نظارت دقیق‌تر بر حضور و غیاب سردفتران از طریق سامانه‌های الکترونیکی.
سوال: این بخشنامه شامل چه کسانی می‌شود؟
پاسخ: سردفتران اسناد رسمی که به تازگی منصوب شده‌اند.
سوال: مرجع قانونی این بخشنامه چیست؟
پاسخ: تبصره بند ۷ اصلاح موادی از آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال ۱۴۰۲.
